第二节办公环境管理

1、第二节办公环境管理,正确选择办公的模式,办公模式的种类 办公模式的类型及管理方法 导致办公模式变化的原因 不同办公模式的特点,合理进行办公室布局（知识）,办公室布局种类 合理进行办公室布局的作用 不同办公室布局的设计要求,合理进行办公室布局（工作流程）,分析不用部门业务特点对于办公条件的要求 设计平面图 选择办公家具、设施和装饰 采光、温度和通风,看一看：小案例:,请问：听了这个小故事，你有什么体会？,某天，有个顾问到一家公司去拜访，看到公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是，他就问这家公司的老板为什么会这样的，老板告诉他说：“公司的日常清洁工作是请专职清洁公司清洁的，平时清洁公司会在早晨9点

2、钟派清洁工来打扫卫生，可今天有事不能前来。” 听了这话后，顾问就觉得诧异了：“那你的秘书呢？她不在吗？” 老板说：“在啊。” “那她为什么不举手之老啊？”顾问更无法理解了。 想不到老板一脸苦笑说：“她说她是秘书，不是清洁工。” “秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁舒适的环境却是秘书应尽的义务。”顾问意味深长地说道。,请问：那么什么样 的办公室才是让人舒适的呢？,一、办公环境的含义: 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境、健康与安全环境。,办公环境管理的意义,办公室环境的营造，与企业的管理思想息息相关。 1、它反映着单位的理念、形象、功能分隔

3、、关系建立等信息 2、它反映着在这个环境中工作的人的精神风貌、审美情趣以及工作作风等 3、它对工作效率和工作效果产生影响,二、办公环境管理的原则 方便 舒适整洁 和谐统一 安全。,1、办公环境的构成要素,（1）、硬环境 A、绿化环境 B、空气环境 C、光线环境 D、声音环境 （2）、软环境 个人素质：提高工作人员的个人素质（宽容开朗） 人际关系：改善工作场所的人际环境（和谐宽松，彼此尊重，以礼相待，心情舒畅） 工作作风：办公室文化（文明健康、积极向上、团结合作） (3）软环境比硬环境更为重要 营造良好的办公室氛围，需要每一个人的共同努力,办公室布置的原则与要求 办公室环境管理的根本目的在于提高

4、工作效率。具体原则是 ：,1、采光通风良好 2、员工面对同一方向，光线来自桌子的斜后方，不直接面对窗户 3、公共空间和私人空间相对独立 4、直线对称布置 5、桌椅统一大小 6、家具颜色和谐 7、使用办公室隔断，尽可能让个人空间不受干扰。,1、接待室置于门口，不干扰其他员工工作。 2、光滑、不透明的玻璃屏风当墙，易于架设，且可提供良好的光线和通风 3、主管位于员工后方，易于观察工作地点发生的事情。和秘书距离较近，便于工作上的交流。 4、采取直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成对角的排列。 5、档案柜当做隔断使用。,主管的位置相对独立，其办公区域需保留适当的访客空间,1、常用的设备和档案柜与使用者

5、相隔太远,2、档案柜也可背对背放置，当做隔断使用。,根据员工数量的多少，选择大间办公室要比采用同样大小的若干个办公室好得多，更利用采光、通风、监督、沟通等。,工作任务,请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办公室布置方案，并说明设计的思路。（见教材） 1.面积、设备及工作人员要求 办公室面积：14平方米。 办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等 2.个人办公需求 经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客） 秘书：两项（个人任务，接受上司安排的任务） 下属：单项（个人任务） 3.个人空间需求 经理：办公桌应该离秘书最近

6、，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。 秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间,德国：开放式办公室,(三）两种办公室布局方法的比较,（一）办公环境优化措施,一个清洁、有序的办公环境对组织的形象和绩效会产生一定的影响。有助于办公室日常工作的完成，有利于提高工作效率 1、办公桌上必备物品的放置 (1)电话（放在左手方便拿到的位置） (2）电脑 （3）常用参考书、文件夹（靠边放置整齐） （4）常用文具用品(桌面井然有序、办公桌抽屉（零散类文具、物品等有序放在抽屉里） 2、整理办公环境的方法 （1）将不常用的东西转移到其他的地方（文件柜）； （

7、2）该扔则扔，不要移师暗处，清理过期的文件和旧的阅读材料（销毁或卖掉）； （3）办公桌椅，还是抽屉，不要放置与办公无关的东西。 （4）将物品放在固定地方。常用公共物品用后放置原位。 （5）下班最后一件事 - 收拾办公桌,办公室环境布置要求：,1、空气环境： 空气清新，无异味，有流动； 温度：22-26； 湿度：40%-60%。 。,1、空气环境： 空气清新，无异味，有流动； 温度：22-26； 湿度：40%-60%。,2、听觉环境：安静，无噪音 避免户外声音干扰； 避免办公室内声音干扰； 避免办公设备声音干扰。 3、空间环境：无障碍 桌椅摆放合理，便于行走： 没有私拉乱扯电线或电话线； 常用档

8、案柜及其设备应就近摆放； 公共走道或安全出口不能摆放其他物品； 秘书座位与上司座位临近，便于沟通。,办公桌面整洁有序。 桌椅配套舒适。办公桌多以平面转交电脑办公桌为好，办公椅以有轮子有靠背能升降为佳。 电脑电话放在左手边，便于使用和接听，也便于读写。 办公必需品齐备。 私人用品及个性化的物品不要放置桌面。 适当美化：办公室美化应与单位性质和企业文化适应。可用盆景、挂画等，但应该高档而有品位。,4、视觉环境：,办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 办公室内覆盖物: (1)有效地使用颜色。 (2)地面覆盖物的颜色和类型应与墙壁、天花板的颜色协调一致，以保证一个统一的、和谐的环境。,照明：指为

9、完成办公室的指定工作而提供适当的光线系统。 光亮宜遵循以下原则设计：减少光源的强度，避免用一个发光体，宜多用几盏灯，降低光源强度，避免集束光而用匀散光；窗上宜装半透明玻璃，以免直接光而用间接光；光源宜置高处，并从后方或左侧射入。,5、办公室的保健与安全环境管理,识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：这主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。,办公设备及操作

10、中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识别有关的安全标识。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。,营造安全、健康的办公环境,练习1： 方圆公司新搬到一座办公楼，秘书小韩要选择、布置总经理办公室和秘书办公室，她要从以下几方面进行布置。 1、选择总经理办公室和秘书办公室的位置、朝向。 2、总经理办公室室内环境：需要哪些办公设备、会客用品？如何摆放，窗帘的颜色、材

11、质选择；光线、空气如何优化？。 3、秘书办公室室内布局：（面积、办公设备、视觉环境要求） 请为秘书小韩做出设计,（二）办公室布置的具体程序,1对各部门的业务工作内容与性质加以考察与分析，明确各部门及各员工之间的关系，以此为依据确定每位员工的工作位置。 2按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。一般而言，每人的办公空间，大者可310平方米，普通者1.58平方米。 3选配相应得家具、桌椅。 4绘制办公室座位布置图，依图布置。 5对办公设备安放提出合理化建议（优化设备，光源（百叶窗）、办公桌椅、隔音玻璃（隔音板）、档案柜、屏风、空调、电脑、传真机、复印机）,参考案例：秘书与领导办公室布局,

12、冯市长的办公室就在黄一平（秘书）斜对门，中间只隔一道宽大的走廊。如此设置的好处显而易见，一方面，坐在黄一平的位置上，凡是从电梯上来进市长办公室者，必先经过秘书室，方便秘书为客人引路，或向领导请示、报告、预约，也可直接为领导挡驾；另一方面，两边门都开着的时候，黄一平稍一探头，就可以纵览对面市长办公室，领导有事招呼秘书，只要轻呼一声或一点头、一招手即可。,试一试,办公室面积：20平方米 办公人员：主管1人，秘书1人，下属3人 办公设备：公用文件柜一个，一套电脑桌及一台公用电脑，5套办公桌椅，一套沙发、茶几，绿色植物等 个人办公需求： 主管：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客） 秘书：两项（个

13、人任务，接受主管安排的任务） 下属：单项 个人空间需求： 主管：办公桌应该与秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰 秘书：和主管办公桌最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事。 下属：不受干扰的个人办公空间。 根据上述要求，结合你所了解的办公室的性质和内容，利用Word绘制出你认为最合理的办公室布置图,秘书对日常环境的管理，主要包括哪些方面的内容?,秘书个人区域 上司的办公区域 公共区域,办公环境安全管理方法,1、要营造一个安全、健康的环境，就必须以下方面加强管理： （1)防盗。(2)防火。 （3）防止意外伤亡。 2、办公环境安全检察的程序 （1）确定检查周期 （2）发现隐患后报

14、告并解决 （3）做好记录 3、办公设备使用基本规范 (1）熟练使用，正确操作。 (2) 定期保养、维修，及时修理。 (3)保持清洁，防尘、防晒。 (4) 每天下班前关闭设备，切断电源。,情景分析： 顾客王某在某公司看到如下情景：秘书钟苗正站在有轮子的办公椅上取文件柜上面的东西；一办公人员正在搬动办公室一角放置的一堆东西，显然在寻找什么，王某瞅见灭火器被压在下面；窗外的阳光直射到窗边的电脑上。顾客王某看此情景皱起了眉头。 请问：王某为什么皱眉头？,3.如何对日常环境进行维护?,(1)个人工作环境的要求,A、保持台面、地面、电脑、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁 B、经常保持办公桌面的清

15、洁、整齐、美观，不乱放零散物品，不放置个人的生活用品 C、电话按键和听筒，电脑键盘要经常用酒精棉消毒 D、来访者用过的茶具应及时清洁干净，并重新摆好，用过的一次性杯子应及时清理 E、保持电脑、电话等办公自动化设备的线路整齐，经常检查线路是否有破损情况，检查电源插头是否有松动等不安全的情况 F、报纸、杂志、资料、文件等要及时进行清理，摆放到文件柜等固定地点存放 G、每天下班前，要认真检查一下电脑、电灯、空调等是否关闭、抽屉、柜门等是否上好锁。,(2)保持你的上司的工作环境的整洁,经常整理上司办公室和办公桌，将文件和物品摆放整齐，文件柜、书架、博古架和各种陈设要保持清洁 每天定时开窗通风，保持空气

16、的自然清新，并定时测温、测湿，保持适合上司习惯的温度和湿度 经上司授权后，定期对上司的文件柜进行清理，将文件资料归类保管存放，将一些无用的文件及时清退或销毁 上司接待客人后，要及时对烟缸、茶具等进行清洗和整理 经常对安全、卫生等状况进行检查。发现问题及时通知有关人员进行修理，时刻保持良好的状态,(3)保持你所参与的公共区域整洁,要保持上司会客室或会议室的清洁 正确使用并主义维护复印机、打印机、传真机等办公自动化设备，保持周边的整洁 对文件柜、档案柜、书架、物品柜等公用资源要经常清理，对报刊、文件及公用的办公用品，用后要及时放回原处，保持整洁有序,办公室日常事务管理,改进办公室日常事务工作（知识）,工作思路 重新安排 修改 替换 合并 精简,改进办公室日常事务工作（程序）,定义 评价 分析 改进 实施（改进日常办公事务工作的流程表）,处理突发事件,突发事件的种类（常出现以下） 火灾 伤害 疾病 炸弹威胁或恐慌,处理