项目二--办公室日常事务管理

1、项目二 办公室日常事务管理,案例导入,子项目一 办公室环境管理,【学习目标】 了解办公环境构成的基本要素； 熟悉办公环境布置的程序和基本要求； 能够识别办公室内的安全隐患并采取相应预防措施和处理措施，创造和维护安全、有序、高效的办公环境。,【任务情境】 凌力是一家咨询公司的经理，一天他来到老朋友丁辉的公司，看到朋友的公司非常凌乱，显然没有清扫打理过。于是他问朋友，为什么会这样，是不是公司遇到什么难题了？朋友说那倒还没有，只不过今天保洁公司的员工有事未能及时前来打扫而已。 听了朋友的这番话，凌力觉得很诧异，问道：“那秘书呢？她也没在吗？”丁辉说：“在啊。”“那她为什么不打扫呢？”凌力觉得无法理解

2、。没想到，丁辉一脸苦笑地说：“她说她是秘书，不是清洁工。” 正说着呢，电话响了，透过玻璃，凌力看见秘书向文站起身来走到位于窗户附近的公用话机前去接电话，电话是找经理助理的。这会儿助理没在，对方要留言，只见小向走回到办公桌旁的抽屉里翻找用来做记录的纸张。记录完毕，小向把这张纸压在了经理助理的水杯下面。刚在电脑前坐下，公关经理进来要一份资料，小向又赶忙起身走到文件柜前找资料。拿着文件走向公关经理的时候，小向的高跟鞋带住了有点脱落的电脑电源线，只见电脑屏幕闪了几下，小向也差点儿跌倒，亏得公关经理手快扶了她一把。不长的时间里，小向已经在屋里转了好几个圈，真是够忙乱的。 看到这里，凌力对朋友意味深长地说

3、道：“秘书固然不是清洁工，但创造一个整洁、舒适、方便、安全的办公环境却是一个秘书应尽的职责，你应该让她好好学学。”,一、任务描述 根据任务情境及你对办公室环境的理解和认识，说明办公环境管理的要求和相关规定。 任务及要求： （1）制订秘书维护和管理办公环境的范围和职责。要求维护和管理的范围区域划分合理、准确；职责具体、明确。 （2）说明办公室内部环境布置程序。程序要条理清楚，具体内容包含办公家具、办公设备、物品摆放等，只需言简意赅，不必面面俱到。 （3）举例说明办公室常见的健康和安全隐患。熟悉办公环境常见的安全隐患，并能按其性质进行分类。 （4）明确办公环境安全检查实施步骤。要求将检查过程和结果

4、以表格形式加以记录，表格内容具体、详细。,二、任务分析 维护和营造一个整洁、美观、方便、舒适、健康、安全的环境有利于办公室日常工作的完成，有利于提高工作效率，有利于员工的身心健康。作为负责办公室日常工作事务的秘书或助理来讲，维护和管理办公环境，是其分内的职责。 知识点：办公环境构成的基本要素； 办公环境常见安全隐患； 秘书维护和管理办公环境的范围和职责； 办公环境布置的基本原则和要求。 技能点： 明确文秘人员办公环境的维护范围和管理职责； 能够根据具体情况布置办公环境； 能够识别办公环境内的安全隐患并采取相应预防措施； 能够实施安全检查并做记录。,三、相关知识 办公环境的含义是指一定的组织机构

5、的秘书部门工作所处的人文环境和自然环境。包括 空间环境（办公室朝向，办公设备配置及其布局）、 视觉环境（办公室绿化、装饰及光线、色彩）、 听觉环境（声音）、空气环境（空气、气味）、 健康与安全环境。,视觉环境管理 家具、装修的色彩 灯光、采光 听觉环境管理 避免噪音的方法 适度播放音乐 空气环境管理 温度适当 湿度合理 空气流通,（一）办公室环境维护与管理的原则 1.舒适 装潢、摆设、光线、色彩、气候、噪音等舒适； 整洁有序； 2.和谐 办公室的办公桌椅,橱柜等的大小, 格式,颜色尽可能统一 ； 3.实用 办公室布局方便,讲求时效； 4. 安全 保险柜安全, 防盗 。 ,（二）办公室的布局 办

6、公室布局一般分成开放式布局、封闭式布局和混合式布局三大类。 1开放式布局 开放式办公室由一块大而连续的空间组成。在这个空间里包含众多单个工作位置（或称之为办公室子系统）。 在开放式办公室里，所有办公桌和其他办公家具、办公设备都应当排列整齐，并尽可能朝着同一方向。现代办公大厦多采用开放式布局。,（1）开放式布局的特点 首先，开放式布局不设立个人专用办公室。 其次，开放式办公室以信息流和工作运转的自然路线为依据进行布局，一般不考虑窗户或其他常规结构的限制。 再者，在开放式办公室里不设传统的领导座位，工作人员的地位级别不由办公位置确定，而由其承担的任务确定。较高级的行政人员可以有较大的办公场所，或者

7、不同颜色、不同形状的办公桌，但除此之外，就几乎没有可以看得见的等级标志了。,（2）开放式布局的优点 首先，使用开放式设计可以节约建筑成本，提高空间利用率，提高重新布局的灵活性。 其次，使用开放式布局可以加强公司成员之间的沟通和交流。 最后，开放式布局还实现了集中化服务及办公设备共享，降低了工作成本，提高了工作效率。,（3）开放式布局的缺点 首先，员工没有单独办公的空间，也没有了私人空间。有些员工感到他们总是处于某人的监控之下。 其次，外界环境的干扰，如不断响起的电话，来回走动的声响，隔壁工作人员的谈话、机器设备工作时的喧闹等，会使得某些员工无法集中精力工作。 最后，开放式布局不利于保密性工作的

8、开展。,2封闭式布局 封闭式布局又称为传统办公室布局、网格式办公室布局，是指按照办公职能设置将办公空间分隔成若干带有门、窗的独立小房间的办公室结构。,封闭式布局,（1）封闭式布局的优点 安全，也易于员工集中注意力专心工作。 其次，封闭式布局中带有门、窗的独立小房间结构，保护了员工的隐私，也保证某些工作的秘密性。 例如，计算机程序员的工作由于需要集中注意力而应在封闭式办公室中执行；人事部门的某些员工由于要对求职者进行面试，也需要在封闭式办公室内进行。 ,（2）封闭式布局的缺点 首先，建筑成本比较高，隔墙、门、走廊等，既占用了空间，也提高了装修成本。 其次，封闭性的环境使得管理层难以监督员工的活动

9、，也阻碍了公司成员之间的沟通和交流，不利于形成融洽的工作氛围。,3.混合式布局 混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。,开放式与封闭式结合布局,前台,秘书,接待区,任务1 制定秘书/行政助理维护和管理办公环境的范围和职责,【操作流程】,分析维护办公环境的范围,明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责,【操作步骤】 步骤1 分析维护办公环境的范围 与秘书相关的办公环境，主要是指秘书日常工作活动范围涉及的办公区域。 包括： 秘书个人的工作环境 主要服务对象领导的办公环境 接待来访的公共区域的办公环境,1.个人办公责任区

10、个人办公责任区指秘书办公桌椅围绕区域中的地面、墙壁、家具和秘书负责的所有办公设备、文件柜、书架、文具等。 秘书除了做日常的整理、擦拭工作之外，还要将办公桌椅摆放舒适，将办公桌面收拾得井然有序。最常用的办公物品，如电话、便笺、文具盒等要放在触手可及的地方。,2.公用区域 公共区域的办公环境包括: 接待前台、通道、会客室、会议室等; 公共使用办公用具包括文件柜、档案架、书报架、物品柜、茶水桌、饮水机及电话簿、航班表等资料; 公共使用设备如计算机、传真机及电话机等。 3.由你辅助的上司的办公区域 一般指上司办公桌椅周围区域、桌面、家具等。但是，秘书整理上司的办公桌前要注意应事先经上司授权。,步骤2

11、明确并制定秘书维护和管理办公环境的职责,1.公共区域办公环境管理内容： 经常清洁整理台面、地面、家具及门窗等处，保持桌面、地面无抛弃物、无水迹。 及时清洁来访客人用过的茶具、烟灰缸等，重新摆好待用；饮水机定期清理消毒。 不乱堆放杂物和私人物品，保持整洁美观。 正确使用和维护复印机、传真机等办公设备，注意设备周围清洁。,2.领导区域办公环境内容： 经常清洁整理领导办公桌的桌面、地面、门窗等，做到窗明几净，保持干净卫生。 文件、物品和设施摆放整齐，便于查找。文件柜和各种陈设保持整洁。 领导会见客人后，要及时整理会客室，使茶具、烟灰缸等恢复到备用状态。 定期整理文件、资料，按有关规定或归档，或清退，

12、或销毁。 精心养护领导办公室、会客室内的各种花卉或绿色植物，保持其良好的外观形态。 下班离开时要检查领导办公室的计算机等设备和电源开关，确保电源安全，注意关好门窗。,3.个人办公环境内容： 每天清洁办公桌，办公桌上的物品摆放整齐，无杂物和私人物品。 计算机、打印机位置摆放合理，便于使用，避开较强光线直射，采取文件保密措施。 零散小件物品，按其重要性、常用性和使用习惯分类摆放于抽屉内，保密物品应上锁。 废纸篓置于隐蔽处，每天下班前予以清理。 常用文件资料应放置在办公桌一边或直立在文件架上，并贴有分类标志，便于查找；保密文件应按规定锁入文件柜或保险柜；少用文件存档或置于高处；无用文件定期清理。 根

13、据工作流程和文件周转秩序，对档案柜和办公桌位置妥善安排，把常用物品和设备放在方便取用的地方。 定期清理过期文件资料、无用物品等，使办公场地留有足够的活动空间。 桌边可放置小盆绿色植物或不显眼的装饰物品，突出个人品位。,工作任务,请根据下列所给条件布置一间既高效、又舒适安全的办公室布置方案，并说明设计的思路。 1.面积、设备及工作人员要求 办公室面积：15平方米。 办公人员：经理1人，秘书1人，下属3人。 办公设备：文件柜2个，公用复印机一台，5张办公桌，隔离屏风等 2.个人办公需求 经理：多项（个人任务，给秘书安排任务，接待访客） 秘书：两项（个人任务，接受上司安排的任务） 下属：单项（个人任

14、务）,3.个人空间需求 经理：办公桌应该离秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰。 秘书：和经理办公桌最近，和经理频繁沟通不会影响其他同事 下属：不受干扰的个人办公空间,任务2 说明办公室内部环境布置程序,【操作流程】,分析办公环境,根据人员数量及工作性质设定办公空间,选配相应家具和桌椅,按图合理安放办公家具及用品,绘制座位布置图和线路图,【操作步骤】 步骤1 分析维护办公环境的范围 分析办公环境包括两方面内容: 一是各部门及各员工之间的关系； 二是办公室内部所需用品的陈设和容纳关系。 除了有利于沟通、协调舒适、有利于监督外，安置办公设备时，还必须节省空间，以使室内有较多的活

15、动场地。,具体做法： 办公桌排列应按照直线对称原则和工作程序排列，最好朝同一方向办公，避免面面相对、相互打扰和闲谈。 勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。 秘书/行政助理安排在离接待区域最近的位置，便于接待，主管座位安排于员工座位之后，受到打扰较小，也便于观察办公室内发生的事情。 各座位间通道适宜，以事就人，避免往返浪费时间。 光线宜来自左前方以保护视力。 常用设备放在使用者的近处。,1、采光通风良好 2、员工面对同一方向，光线来自桌子的斜后方，不直接面对窗户 3、公共空间和私人空间相对独立 4、直线对称布置 5、桌椅统一大小 6、家具颜色和谐 7、使用办公室隔断，尽可能让个人空间不受

16、干扰。,1、接待室置于门口，不干扰其他员工工作。 2、光滑、不透明的玻璃屏风当墙，易于架设，且可提供良好的光线和通风 3、主管位于员工后方，易于观察工作地点发生的事情。和秘书距离较近，便于工作上的交流。 4、采取直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成对角的排列。 5、档案柜当做隔断使用。,主管的位置相对独立，其办公区域需保留适当的访客空间,1、常用的设备和档案柜与使用者相隔太远,2、档案柜也可背对背放置，当做隔断使用。,根据员工数量的多少，选择大间办公室要比采用同样大小的若干个办公室好得多，更利用采光、通风、监督、沟通等。,步骤2 根据人员数量及工作性质设定办公空间 按办公室容纳的人员数量及其工

17、作性质分配其空间大小。一般而言，每人的办公空间，大者在310m2，普通者在1.58m2即可。 各位置之间应留有充足通道。,步骤3 绘制座位布置图和线路图 办公空间规划好后，应用图纸形式固定下来，便于后续施工及选配相应尺寸的办公家具和用品。 现代办公室使用电器设备较多，因而电线走向和分布也需要集中规划并绘图，便于施工和日后维修。 电源插座应充足、安全、隐蔽，一方面，满足办公设备使用；另一方面，避免碰伤员工，便于人员走动；电线分布要安全、美观，位于隐蔽处、占用空间少。,阅读资料,统筹安排各职能部门及人员的场地位置 首先，要了解公司设立的部门。 其次，合理安排各职能部门的位置: 原则：经过很少的人手

18、和很短的距离，使工作运转以不间断的方式进行； 布局如下： 经理：专门的办公室，靠里面； 秘书：经理门外一侧； 财务室：经理室旁，靠里； 接待、会客室：近楼梯； 销售部：位于门口附近； 人事部、采购部：靠近接待区，或直接通向走廊； 集中服务区（市场部）：各部门的中心地点。 最后，确定每位员工的工作位置。,步骤4 选配相应家具和桌椅 根据每个人的工作性质和工作需要，选配相应的家具、桌椅等，并列表进行记载。 办公桌应大小适中，足够放置常用办公用品即可。办公桌应尽可能朝同一方向摆放，大小、颜色一致，既增进美观又体现员工相互间的平等性。 办公椅最好选用有靠背的旋转椅，既方便调节方位，便于工作，也可缓解疲

19、劳。 椅子高度适中，考虑个体需要。,步骤5 按图合理安放办公家具及用品 根据图纸安放办公家具及用品。文件柜应背对背或靠墙放置，远离日晒或有浸水迹象的墙面。 文件柜与其他柜子高度一致，以增进美观。 常用办公设备如电话机、传真机等应放置在方便、安全的位置（如电话放置在左手边，便于右手记录），公用设备如复印机、打印机等应有独立存放空间。,小贴士 有意思的办公室 美国一家家具公司，利用先进的灯光技术制造了虚拟加州海滩氛围的工作环境，工作 人员可以穿着海滩短裤、T恤上班，享受100%的新鲜空气和自然光。有趣的是，根据美国 商业周刊报道，这家公司的生产率因此增加了15%，其中，有8位被挖墙脚跳槽的员 工，

20、在离职两星期后自动回来报到，原因是“他们无法忍受其他单位晦暗的工作环境”。,【案例】小李所在的公司办公面积较小，她所在的一间不大的办公室就放了十张办公桌，过道狭小拥挤，地上凌乱地摆着电线及插座。这天，其他部门一位穿高跟鞋的女士兴高采烈地走进办公室，边走边和同事打招呼，因地板滑险些跌倒，桌旁的小李赶紧扶住了她。同屋的小刘去文件柜里取文件，回来差点儿被地上的电线绊倒。很快到了下班时间，小李为大家冲咖啡，不小心把热水洒到旁边同事的身上，办公室顿时乱作一团。快下班的时候，天气忽然暗了下来，一位客户匆匆走进公司大门，也许是心急，也许是天暗，客户径直走了进来，头重重地撞在了玻璃门上，后被人送到医院缝了6针

21、。当时玻璃门擦得很干净，从门外往里看好像没有玻璃门一样，而且上面没有任何警示标志。请根据案例分析办公环境常见的安全隐患有哪些，并说明有关注意事项。,归纳起来，办公环境内的健康和安全隐患主要可分为以下几方面。 （1）办公建筑隐患。主要是地、天花板、门窗等。例如，地面缺少必要的防滑措施，天花板未安装烟雾报警器，离开办公室前忘记关门、窗等。 （2）办公室环境隐患。例如，室内光线不足或刺眼，温度过低或过高，空气不流通，装修材料不够环保等。 （3）办公家具隐患。例如，办公家具和设备有突出棱角、柜顶堆放大件或太重物品有倾斜危险等。 （4）办公设备隐患。例如，电源线磨损裸露，插座接口不稳固，各种电线拖曳，因

22、计算机显示器摆放位置不当有反光刺眼，复印机放置空间狭小等。 （5）办公设备操作隐患。例如，复印机、碎纸机等设备出现故障不切断电源就用手去拉，女士的长发可能卷进设备里等。 （6）人为隐患。例如，站在带轮的椅子上举放物品；复印后将保密原件遗忘在复印机玻璃板上。 （7）消防隐患。例如，灭火设备过期或损坏；消火栓前、消防通道摆放物品；应急照明灯出现故障等。,任务3 办公安全检查实施步骤,【操作流程】,确定检查周期,发现隐患后报告并解决,记录隐患处理过程及结果,【操作步骤】 步骤1 确定检查周期 办公环境安全检查分为定期检查、节假日检查和随机检查。 定期检查一般是根据组织实际情况，如每月或每季度进行周期

23、检查； 节假日检查：春节、国庆等重大节假日前实施检查； 随机检查是一种不定期检查。,步骤2 发现隐患后报告并解决 检查中发现办公环境及设备的隐患时，要及时予以处理，属于秘书职责范围内的要立即采取措施解决； 不属于职责范围内的或个人无力排除隐患的，要及时报告有关部门，重要的、危害较大的隐患要报告领导，寻求解决方案。,步骤3 记录隐患处理过程及结果 安全隐患的报告及解决结果要做记录，作为档案备查。 如果是办公环境和办公设备的安全隐患，要填写“安全隐患记录及处理表”，如表1-1所示。如果是设备运行过程中出现的故障，则填写“设备故障表”，如表1-2所示。,安全隐患记录及处理表的作用：一是向有关部门通报

24、需要解决和处理的隐患；二是使 人们提高防范意识；三是作为资料保存备查。 填写设备故障表的目的：一是便于维修人员了解事故情况，排除故障；二是建立设备运 行档案资料；三是作为工作记录备查。,江南公司刚搬进了新的办公室。但似乎人人都在抱怨，如果你是秘书，你该如何应对这些抱怨。 （1）王先生说办公室一直不够暖和，温度只有18 。 （2）档案管理员叶小姐说，她必须经常从楼的一头将所需要的很沉重的东西搬到在处于楼另一头的档案室。 （3）财务部的人说将财务部的位置放在了门口，每天人来人往，吵吵闹闹，太不安静了。 （4）大多数员工似乎都不喜欢新使用的开放办公室，因为在这种办公室里没有个人秘密可言，而且当与海外

25、通电话的时候，很难听得清。 ,任务四 办公室环境优化,【任务情境】 刘孜在一家较大规模的家族经营的民营企业工作。办公室新近安装了一台复印机，这样一来工作方便了不少，很多要复印的文件不需跑到另一层楼去了，但也由此带来了其他问题：一是原本不太宽敞的办公室空间显得有点局促；另外，有职员反映感觉不舒服，如头晕、恶心、眼睛干痒等，纷纷建议将复印机挪走。,复印机、打印机等办公设备能给工作带来很大便利，但同时也会有较大的副作用，如何能将其副作用降低呢？于是办公之余，刘孜就美化办公环境征求大家的意见。大家七嘴八舌地建言献策，有说将复印机移到较远的角落的，有说添置绿色植物的，有说摆放鲜花的，有说悬挂字画的。这些

26、建议和刘孜的想法不谋而合，于是她将大家的建议整理后找机会给经理做汇报，争取一些经费美化办公环境。当她推开总经理办公室门时，发现经理的办公室有了很大变化，经理办公室的墙壁上挂满了很多他和某明星的合影。经理还不无得意地说，最近交了好运，结识了自己的偶像，把这些照片放大挂到办公室里。刘孜看着兴致勃勃的经理，表面上微笑着，心里却在盘算着怎样开口跟经理谈自己的看法。,一、任务描述 该销售部门的装修已经完成，经理秘书对办公室进行整体装饰，让办公室更加舒适、美观。 二、任务分析 改善室内环境的常见方法是摆放绿色植物、墙壁悬挂字画。办公室秘书或助理应熟悉常见观赏绿色植物的种类及功效，了解墙壁字画悬挂的注意事项

27、。 ,任务二 办公室的装饰,三、相关知识 1、摆放绿色植物的必要性 杀菌消尘，净化空气。 美化环境，调节温湿度。 减少电器辐射，舒缓精神压力。,2. 选择及摆放绿色植物 步骤1 了解室内常见绿色植物 办公室或会议室内常见绿色植物主要分为三类。 观叶类大中植物。如发财树、绿萝、滴水观音、蒲葵、鱼尾葵、高杆苏铁、巴西木、富贵竹笼、棕竹等。 观叶类中小植物。如银边吊兰、文竹、君子兰、龙舌兰、白掌、虎尾兰（虎皮兰）、金橘、绿宝石、薰衣草等，球类中的仙人球等。 垂挂植物。如吊绿萝、吊兰、吊竹梅、常春藤、纽扣蕨、佛珠等。,发财树,绿 萝,滴水观音,高杆苏铁,巴西木,富贵竹笼,棕竹 文竹,金橘 君子兰,龙舌

28、兰 虎尾兰,吊兰 常春藤,芦荟 绿宝石,步骤2 熟悉常见绿色植物观赏特点及功效,步骤3 绿色植物摆放 办公环境应选择庄重幽雅的观叶植物。 走廊、墙角可放置苏铁、发财树、巴西铁或绿萝等大中型盆栽植物，或席地而放，或置于花架上； 沙发旁宜选用较大的散尾葵、鱼尾葵等； 窗台摆放文竹、龙舌兰、绿宝石等； 茶几和桌面上有空间可放小型盆栽植物如君子兰等； 柜架顶端放置常青藤或绿萝等悬垂植物，以欣赏植物的自然美，使房间显得明快，富有自然气息。 若办公室房间面积较小，则宜选择娇小玲珑、姿态优美的小型观叶植物，如文竹、金橘等，或置于案头，或摆放窗前，这样布置，既不拥挤，又不空虚，与房间大小相协调，充分显示出室内观叶植物装饰的艺术魅力。,小贴士 部分绿色植物的汁液有毒，如万年青、龟背竹、绿萝、龙舌兰、滴水观音等，注意