采购管理办法

1、采购管理方法第一章总则第一条为规范xxxxxxxx公司(以下简称“公司”)的物资、设备、服务采购管理，有效降低采购成本，控制采购风险，制定本办法。第二条本法适用于公司及下属的分子公司的采购管理。第三条分子公司有公司授予的采购权，自行采购本公司生产、建设所需的物资、设备。 公司通过合同评审、采购价格、库存盘点、占有资金分析等监督分子公司的采购和供应行为。第四条本办法中的“物资”指各单位的生产、建设用材料、办公及生活用品等，不含原煤、精煤、焦炭大宗物资、工程项目配套物资的“设备”指生产建设所需的定径套、单体设备、备品、大型手工工具等，“服务”指非物资产品第二章职务分工第五条分子公司及部门责任(一)

2、分子公司及部下单位；1 .负责公司授权采购范围、采购概预算内采购业务的全过程管理，包括修订、报价请求、合同、验收、结算、资金支付等。2 .负责采购机构的设立、采购人员的配置；3 .负责制定机械材料的成本分配和消费分析4 .协助公司对采购业务的审核、审计和监督5 .有责任根据本办法，结合本公司的实际情况，制定相应的采购管理实施细则，向公司提交备案。(二)生产部门1 .负责分子公司重要、大型设备技术参数的设定、修改；2、参与分子公司重要、大型设备的检验；负责3.50万元以上采购合同(含开口合同)签订前审核4、分子公司负责生产、建设使用的采购产品的监督检查，检查分子公司使用不符合煤矿生产建设的采购产

3、品5 .负责在本公司职责范围内管理业务所需物资、设备、服务的采购。(3)财务部门1 .负责年度采购概预算、临时采购概预算的审批；2 .负责采购资金支付的监督和资金占有分析；3 .负责组织半年、年度的库存盘点和设备盘点，调查损失4 .负责在本公司职责范围内管理业务所需的服务采购5 .参与公司职能部门的采购合同审查。第三章管理内容和要求第六条采购、供应的原则管理要求(一)按采购类别设立业务流程和批准权限； 转让委托行政许可应当符合公司规定。(二)采购、检验、仓库管理、领用四个环节相对独立，岗位、人员不重叠，管理者职权分散； 作为检查入库的一环，必须为了检查或者监督设置财务负责人。(3)明确采购物资

4、和设备的产品标准(井下物资设备必须执行强制性标准)、布兰德、质量等级、厂家、仓库定额、消费定额(修订版)。(四)对采购和供应业务的主要环节进行具体的管理规定或者要求。 其中，采购审批、合格供应商的选择和价格、进货检查是采购业务联控特罗尔的重点环节，出入库手续的处理和领导审批是供应业务联控特罗尔的重点环节。(五)所有采购业务必须符合公司工商管理权和经济合同的管理规定。 原则上，要求财务部门的全过程(各合同从概预算到最后的资金支出)参加管理。(6)采购公司要亲自接受公司的合同评审意见、采购价格意见、出入库监察、物资消费水平分析等，加强采购和供应管理，不断降低采购成本和生产建设成本。(七)分子公司通

5、过“巩固管理基础，严格要求审批，合理采购质量价格比，加强入库检验，规范出入库，管理库存数量，严格管理领取，追究损失和浪费行为”等措施，综合控制采购成本。(八)行使采购权的分子公司必须有效地管理和控制采购风险，对采购错误造成的直接和间接经济损失承担一切责任。(九)分子公司应当每月编制采购报告，以煤矿/清洗厂为单位编制供应报告，向公司办公室报告监察小组。(10 )各采购公司采购使不得公司禁止的采购项目(产品)。第7条年度采购概预算买方公司根据下一年的生产、建设、经营、管理目标制定本公司的年度采购概预算。 其中，在生产单位采购概预算建立后，要在本公司财政预算信息组财务部组织职能管理部门采购概预算建立

6、后，经过本部门财政预算信息组财务部组织财务部的审查，并对公司进行总结报告。第8条采购订正计划管理(一)订正计划管理过程；根据使用单位预定使用状况填写物资需求修正计划(格式参照附录a )采购部门接受使用单位需求修正计划汇总使用单位需求修正计划修正计划平衡(核库、消费验证、市场状况等)制作采购修正计划采购部门责任者批准采购单位责任者批准采购单位责任者批准。(二)具体规定和要求；1 .需求订正计划(1)使用单位作成的需求订正计划，原则上必须在年度需求订正计划和采购概预算额的范围内。 由于实际情况的变化，需要增加采购概预算指标时，根据公司的预算管理要求，办理相关追加概预算的审查手续(2)使用单位按月制

7、定下月需求订正计划，采购部门按月制定下月采购订正计划(3)需求订正画必须正确填写品名、型号、数量、质量要求等，需要提供图纸、样本或有关审查手续时，可与需求订正画一起提供或验证，对于不符合要求的需求订正画，采购机构可以拒绝受理(四)申报需求修订计划不及时、不准确、及时保不定的，责任由使用单位承担。2 .采购订正计划(一)采购部门汇总使用单位需求订正计划后，应在核实核仓库、物资预期消费数量的基础上制定采购订正计划(2)采购单位因修订管理工作不足，对批准的修订不能按时、定量地采购而影响生产、建设的，由采购单位负责，按照有关规定做评估(三)采购单位根据需要进行采购，但生产、建设赶不上及时造成物资、设备

8、延误的，按照有关规定进行做评估(4)年度需求修正计划和超过采购概预算额范围的需求修正计划，没有追加概预算，采购单位无法采购(5)采购单位应当制作采购订单管理登记册，及时掌握物资、设备采购情况(6)严禁采购处无订正计划采购。(三)涉及购置固定资产的，应当按照公司的固定财富管理要求履行有关手续。第9条供应商的选择(一)采购单位编制合格的供应商目录计程仪；1 .市场资源调查买方公司在网际网络上收集、访问资源集散地，通过厂家现场调查、电话索取资料等方式取得供应商信息。2 .供应商调查买方公司调查选择供应商的产品品质、财务、资质等，确认选择的供应商有合格供应商条件。3 .建立合格的供应商分类计程仪买方公

9、司根据调查情况，对供应商进行综合分析、比较、选择合格供应商，编制合格供应商目录计程仪。(2)与供应商的关系管理采购单位收集、整理供应商提供的产品情况。 供应商发生质量、交货时间、数量等重大合同规定不符合的情况，应立即进行评价，如果发现供应商不能满足公司的需要，应立即将该供应商召回合格供应商目录计程仪。(三)供应商选择的原则要求；1 .各采购公司选择和使不得公司、分子公司的黑名单上记载的供应商。2、井下设备，向国内同类产品的前几家厂家采购。3 .价值大的设备和批量大的材料必须直接从厂家购买，由中间商购买使不得。第十条采购方式(1)采购方式分为招标、非招标采购2种。具有招标采购条件的可以采用招标采

10、购方式，不具有招标采购条件的可以采用非招标采购方式。 非投标购买分为比价(竞争谈判)、定点(谈判)、整体外包(谈判)、紧急购买(谈判) 4种。买方公司根据公司的要求、市场环境、资源状况、行业发展趋势等因素决定采购方式。(二)非招标采购要求；1 .比价购买按照质量论价格和保证供给优先相结合的原则，询问法的供应商必须在3家以上。2 .总体外包为了提高效率，减少资金积压，可以选择配送能力强，产品品质好，信用好，采购单位附近有仓库的供应商整体的外包。3 .定点购买不适用于批量采购，发散采购只能采用定点采购模式。4 .购买紧急当采购单位无库存或出现不可抗拒的原因导致无法及时交货，采购单位面临损失时，可以

11、进行紧急采购，但当月的紧急采购金额不得超过当月采购总额的1%。发生紧急采购时，采购单位应当上溯责任，对属于内部责任的进行严格评价，对属于供应商责任的进行顾客投诉。第十一条合同签订(一)合同签订程序；1 .合同草案采购经理起草的合同文本或供应商提供的合同文本由采购经理审查修改。2 .合同流程买方公司承包部门由合同、主管审查、责任者审查有关专业部门、财务部门、外勤执业律师(非必要)会签名审查买方公司承包部门修订合同买方公司承包部门主管审查、责任者审查买方公司分管指导审查买方公司责任者履行最终审批权。3 .在合同上签名盖章(一)采购公司完成采购合同流程批准后，持合同原件和合同流程到公司印鉴指定部门办

12、理合同用章；(2)合同由双方企业法人签字，并加盖双方合同专用章生效。4 .合同修订在合同履行过程中需要修订合同内容时，采购单位与供应商协商一致后，修订合同。 修订内容在买方公司的责任者批准后，由买方公司授权企业法人和供应商企业法人的签名，并加盖合同专用章后生效。5 .合同档案化备案(一)所签订的一切合同，应当由签订合同的部门、机关档案化(2)公司管理承揽合同必须在合同生效后5个工作日内报告集团办公室的档案化。 分子公司的承揽合同必须在合同生效后5个工作日内向集团办公室提交2份，1份传公司主管部门，1份档案化(三)公司主管部门应当组织编制、动态维护公司所有交易合同的文件和数字化合同数据库。(二)

13、有关规定和要求；1 .买方公司在供应商目录计程仪中选择供应商，在与供应商签订采购合同之前，将信息种子文件给供应商，确认采购合同条款在一盏茶中是适当的，等双方达成一致意见后再签订正式的采购合同。 此外，大型或成套设备必须签订技术协定。2 .需要考察重要、重要物资、设备供应商的预付款后的商品购买合同，合同签订前必须重新核对供应商开户开户银行号码。3 .定点购买以外，签订使不得开口合同。4 .合同文本应具备的主要条款：标的(品名、布兰德、规格、型号、技术参数、详细产地或者制造商等)数量(修改量方式、检查方式、量差处理等)质量(技术基准或者协议、异议处理等)、价格以及货款结算方式(包括含税或者不含税价

14、格、税率、工厂价格)5 .没有概预算的项目签订合同使不得。6 .分子公司的合同管理要求(1)分子公司合同的终审签名可以由总经理，内部对领导班子的成员实行限额调任委托授权(责任主体为总经理)，调任授权应当向公司备案。(2)对合同过程管理的主要环节提出严格要求，明确各个环节的审批人和审批权限。(3)建立合同实施动态管理台帐，动态跟踪重要合同执行程度和资金支付或收回情况，切实控制风险。(4)亲自接受公司监管，对合同管理不严格或失误造成的损失承担主要责任(公司将分子公司发生的合同损失修订为其工资总额)。(五)须经公司批准，但未报批准的项目不得签订合同。(六)分子公司总经理签字后，向合同本报公司提交备案

15、。 具体批准程序由分子公司确定，并向公司提交备案。(七)无合同零散购买(特殊情况)特殊情况没有合同(协议)购买(如部分低价值散发物资)，分子公司自行确定审核程序，总经理为终审者，审核情况定期向公司报审核准备。无合同的零星购买金额不得超过本期(每月)购买总额的1%。7 .公司职能部门承担合同管理要求(一)确定或者调整公司内各种经济合同的合同企业法人主体；(二)建立、修订和实施公司内部关联交易价格；(3)规范采购类合同文本要求，统一采购产品(零配件)查询密码，逐步建构数字化合同数据库。(四)无合同零散购买(特殊情况)特殊情况没有合同(协议)购买(例如，部分低价值零星物资)，由承包部门责任者批准。无

16、合同的零星购买金额不得超过本期(每月)购买总额的1%。8 .所签订的一切合同或协议，除合同单位的档案化外，应当向公司文件管理部门报告归案管理，将生效后5个工作日内扫描的电子文件向公司主管部门提交云同步备案。9、公司应当监督采购合同订立、变更、执行、终止全过程的规范性和知情人员行使权力的精准性。第十二条采购合同的执行(1)买方公司应编制合同履行管理台帐，掌握合同执行情况。(二)采购单位应当严格按照合同约定条款执行。(3)采购单位应当加强与供应商的业务联系和信息交流，及时解决合同履行过程中出现的问题，有关部门应当配合。第13条检查入库管理(1)检查程序计程仪1 .物资、设备类(1)供应商送达指定场

17、所机械物资、财务人员参加检查仓库管理员办理入库手续(2)钢材、木材等大宗物资必须在采购单位的厨房称重。(3)设置的设备在设置、调试、运行完毕后进行检查。2 .服务类(一)供应商提交服务成果或者证明书使用单位、采购单位综合管理部门评价使用单位领取服务成果或者证明书；(2)服务采购由采购机构按合同规定的检查方式进行检查，包括任务完成、效果完成的适应性评价、鉴定等。(2)验收要求1 .物资必须严格按照合同规定的数量、质量(规格)检查。2、设备必须严格按照合同条件、技术协议、合格证书、产品说明书、运行报告等资料进行检查。3 .检查设备、物资有瑕疵，但不能影响正常使用，没有安全隐患的，应进行详细记录(包

18、括影像资料及现场人员的签名)，并根据生产情况处理。4 .检查设备、物资时有缺陷(即质量、型号与合同、技术文件规范不一致，或者设备有质量安全危险，不能使用等)，作详细记录(包括影像资料及现场人员的签名)。 此类物资、设备严禁入库，买方公司立即通知供应商退货或更换。5、检验时发现质量、数量异常，检查人员应及时通知供应商及采购经理现场处理。第十四条采购结算管理采购结算应当持有合同、配送清单、检验手续、出入库单、发票等进行处理，具体执行公司有关结算管理规定。第十五条仓库管理(1)分子公司必要时必须设置仓库，关闭场所。(二)各仓库应独立运行，各自单独进行出入库，单独盘点，单独核算。(3)特殊情况直接送往使用现场的物资和设备，也必须办理出入库手续。 这种特殊情况必须在基层财务人员的现场审查。(四)现场使用单位向仓库退货或者调配内部制剂的，按照财富管