档案管理基本知识培训

1、.企业文件管理的基本知识和方法，中国人民大学宫孝洞E-mail :原阳智山公司文件业务培训专用。目录，企业文件管理的基本概念企业文件管理的基本要求企业文件管理的主要工作方法企业文件管理的主要工作方法提高企业文件意识。企业文件管理的基本概念，企业文件工作企业记录：研发、生产(建设)、管理和管理活动中企业形成的各种形式的保留价值记录。(各种文件解释)文件：人类用文本符号记录和传达特定意图或活动情况的特定格式的信息资料。资料：临时收集机关保存的信息资料供参考。全宗：以一个入团为单位形成的所有文件的集合。存档：根据需要整理适合存档范围的文档资料，然后将其转换为文件的过程。归档工作的主体是文件形成部门或

2、形成者。存档单元：文件中剩馀的最小管理单元(片段、卷、框、章节、磁盘等)文件分类：根据文件中反映的内容特征，将文件分为具有一定并行关系和从属管理级别的系统以进行管理和检索。文件编号：文件归档单元的唯一ID，通常由分类编号、要素编号和序列号的组合组成。企业文件管理的基本要求、企业文件工作原则：保持集中统一领导、层次管理文件的准确性、完整性、系统和安全性。实现档案资源的有效利用。“三个包含”要求：企业档案工作是企业各项工作和活动的有机组成，应列入企业领导工作议程，应纳入企业规章和工作流程、企业部门和相关人员的经济责任制或工作责任制。“4参与”要求：企业档案部门或档案人员应参与产品认证、科研课题成果

3、验证、项目验收、设备拆包验收等活动，并检查需要记录的文件的完整性和系统。“四同时”要求：企业下达项目计划任务时，必须同时提交项目文件的存档要求。检查项目计划进度的话，还要同时检查项目文件积累情况。验收、评估项目成果要同时验收、评估项目文件存档、项目总结，同时进行项目文件存档交接。“八防”:档案保管要防火、防盗、膀胱、有害气体预防、防尘、高温预防、防潮、有害生物预防。国家有关基本建设文件管理的规定：建设部关于建设工程文件归档整理规范GB/T503282001技术文件配置的一般要求GB/T118222000重大建设项目文件验收方法(文件20062号)国家重大建设项目文件归档要求和文件整理规范DA/

4、T 282002企业文件工作规范DA/T 422002、物业服务企业文件规定制度组合表、房地产文件业务管理方法、文件保管范围和保管期限表、各种文件资料保管整理细则、音频和物理资料保管整理细则、会计、人事文件管理细则、文件登记、积累细则、文件感情破坏细则、文件仓库管理3、文件持有比较随便，有无访问状态明显。4、无系统、无工作流程、1、专业工作。2、专业工作，经验管理。3、有基本存档要求。4、文件保存界限不明确，1、专业工作。2、建立了基于专家的管理、管理标准。3、存档范围和存档要求细分、过程。4、基本利用，1、功能资源管理工作。2、电源、全流程管理。3、管理要求包含在企业标准中。人会自动配置工作

5、4，主动服务，1，全过程资源。2、管理系统可以自动创新。3、全方位服务，深入开发。4、历史保存和资源管理专业化。企业文件管理系统成熟度评估，企业文件管理的主要工作方法，第一，企业文件清理(1)语义清理企业文件数据，即企业工作、部门、工作岗位的创建、处理、传输的所有信息(包括文件、图形、程序、报告)。要整理企业文件数据，必须了解企业的机构设置、职务设置、主要工作流，并根据此对数据情况进行分类和分析。目的寻找主体数据和关键信息流线，为企业文件管理的具体化提供依据。计划，调查，联系，合并，责任，由此可见，企业的各项业务实际上是以多种类型的数据为中心的一系列活动。跟踪特定数据的形成、传递、处理、保存等

6、运动过程，可以了解该数据的运动特性以及该运动所产生影响的规律性。这就是数据交互的规律。(4)数据清理工具的设计和使用，目前手动数据清理工具主要有以下4种：1，数据状态问卷。2、数据运动状态图；3、数据汇总表。XX有限公司文件整理工作问卷时间：部门：答复者：项目组成员： (说明：感谢您在百忙之中接受我们的问卷调查！这份问卷是对企业各部门形成和处理各种文件、数据、报告、图纸等信息资料的实际情况填写的。请根据实际工作的实际情况仔细填写，填写时请写具体的文件名称。)1，你的职位是：2，你在日常工作中主要收到的文件(文件)是： (请注明来源部门或职位)3，你在日常工作中主要处理的文件(文件)是4，你在日

7、常工作中主要发送的文件6。你在日常工作中最密切的部门(职位)是什么？7.你职位最不可缺少的文件是8，你职位最不需要的文件是9，你对当前企业文件管理有什么意见？，、和存档要求3360必须明确长期和安全地保留文件所需的措施。根据技术条件，存档份数：存档的重要性，确定原始和复制件的数量关系。保护使用，存档程序：明确了存档文件的转让。责任保证，1、档案范围(见档案整理表)管理文件资料的保管时间为第二年第一季度，股东大会、董事会、监事会、职工代表会、党代表会议等会议文件资料产权变更过程中形成的文件资料法律诉讼文件、文书、生产技术类文件资料的保管时间，应根据专业活动特点具体划分。3、存档副本管理类文档原则

8、上保留一份。工程、生产技术类文件的保管份数根据国家行业标准和现场协议确定保管份数。4、档案要求档案实施承包商责任体系。文件必须是原件，由于某种原因没有原件的人必须进行签名说明。文件材料存档后不能修改。文件的载体和笔迹材料必须符合耐久性要求。5、保管手续保管手续以合法性和遵守规定为原则。文件承包商和文件负责人在文件转让审查后，将文件转让登记表一式两份，签署确认书。(莎士比亚，文件，文件，文件，文件，文件，文件，文件)转让登记表一份由文件人员保管，一份由文件转让人保管。文件转移登记表还必须提交电子版本。、(3)企业文件的分类和编号企业文件的分类企业文件分类是指根据企业文件的内容特征、形成规则和互连

9、遵循统一的原则和要求，使用科学、适用的方法对企业文件进行分类，使所有文件成为具有一定相关性和平行关系的一个资源系统。分类程序：、和其他分类方法适用于次要以下类别的分类：企业文件编号1，“部件”存档单位：编号=机构代码年度分类编号存档期间代码载体类型代码编号，2，“卷”存档单元：编号=机构代码年(4)存档资料的整理目录，一般文件资料的存档整理：根据文件资料的性质和保留价值对存档资料进行分类、排序、编号、目录、装订、箱子等的过程和方法。根据国家相关标准，企业一般采用“文件负责人入权”制度，由文件负责人整理文件，文件人员协助。1，整理要求a .存档整理要遵循文件形成顺序，徐璐区分不同的价值，便于存档

10、和利用。b .存档必须完整、完整和准确。需要用损坏的文件修理。字迹模糊或容易褪色的文件要复制并附在原件上，然后一起保管。c .存档的遗漏必须在准备表格中说明。d .用于归档文件的载体书写材料，装订材料必须符合文件保护要求，用铅笔、圆珠笔、红色墨水和纯蓝墨水写的话，将渡边杏。不能使用PH值小于7的办公用纸。使用容易生锈的金属装订材料渡边杏。e .文件材料的大小以国际标准A4型为基准超过A4页纸，必须折叠为A4。2、文件清理单位普通文件材质以“碎片”为清理单位。一种是内容上具有完整性，绑定在实体上，编录时作为一个项目出现的材料组合。具体表现是：单一文件的正本和最终稿合二为一。正文和附件合并为一。把

11、文件处理程序和正文合并成一个。原件和复制品合二为一。转发器和转发器合并成一个。各种报告、名册、地图册、书籍等一本(本)。会议记录以每次会议为一件(记录本，一本为一件)。编辑成册的会议资料是一件事。3，文件装订存档文件要装订，装订顺序在原稿前面，最终稿在后面，附件在后面原稿前面，副本在后面交付前面，后文版本在前面传递，其他文本版本在后文件处理书前面，正文后面较薄的文件要按文件分类不锈钢装订。、使用不锈钢卡箍装订厚文档；已经装订成册的文件可以保持原来的样子。装订文件时以左下对齐为准。4，存档排序文件分类表中最低级别的类别进行分类。在同一类别中区分为归档期间。在同一类别、同一保管期限下，按照文件形成

12、时间顺序排列。每个文档必须按页面编号，单个文档可以继承原始页码。合并的文件从每页的右下角(背面左下角)按自然数量顺序重建页码。5、技术文件材料整理技术文件材料一般以群组体积方式整理。组卷的方法包括：技术结构组卷方法会话(过程)组卷方法专业组卷方法技术编号组卷方法图幅组卷方法组卷方法组卷方法组卷方法组卷方法组卷方法组卷方法组卷方法组卷方法，6，会计文件清除会计文件通常按国家规定将会计文件分为以下类别：原始凭证、会计凭证、汇总凭证、其它会计凭证会计帐簿：总帐、明细分类帐、日记帐、固定资产卡、辅助帐簿和其它会计帐簿。财务报告类别：每月、每季、每年财务报告(包括会计报告、日历、附注和文本说明以及其它财务报告)其它类别：将银行存款馀额曹征表、银行对帐单、其它需要存档的会计专业资料、会计文件转发给请帖，存档会计文件，存档请帖，销毁会计文件然后根据会计年度徐璐根据其他会计文件种类编制卷轴。7，存档(竣工图章)和目录整理的存档文件，每个文件都要加盖存档章，工程竣工图各要加盖竣工图章。编录的主要任务包括：-创建卷封面-编录卷内-创建页码-填写准备表格等.、等公司的主要领导人是参与重要公务活动的音频和视频资料。公司举行重要会议的视听资料公司组织或参加