秘书工作实务题(1)答案

1、秘书工作实务问题(一)会议的组织和管理；1 .一家公司拟召开重要临时会议，该公司总经理请秘书陈红向公司各主管部门发送这次会议通知。 陈红没有给各级主管发通知，但她认为是左不过内部会议，只需在公司壁纸上贴通知即可。 请指出陈红发布会议通知的方法有哪些错误，可能导致哪些结果参考回答：(1)陈红忽略一个问题，这次会议是公司内部会议，但由于是临时召开的重要会议，而不是公司例行会议，因此在发送会议通知时，不应该像公司例行会议那样采用墙报通知的会议通知方式。 (5分)(2)陈红的这种做法，在外工作的一些主管不能及时看到这个通知，主管们可能无法按时出席或缺席。 (5分)2 .一家公司下周在公司内召开重要的产

2、品技术研讨会，秘书小丽为该公司各主管准备会议所需的文件资料。 由于会议资料多，会议事务繁忙，小丽为忙不迭各主管准备了文件夹，并将所有资料放入文件夹中。小丽准备会议资料的方法有什么不妥，如果三位主管在会议前回答不能参加什么会议，秘书小丽认为有必要为三位这些个主管准备会议资料，为什么？参考回答：(1)秘书小丽准备会议文件时，必须事先整理分类所有资料，为忙不迭各主管准备和使不得文件。 因此，有些上司面临着不知道如何找到许多想看的资料的情况，会影响会议的进度。 (5分)我认为秘书小丽应该为可能不能参加会议的三位主管准备会议资料，以免出现正式会议中这三位主管突然地归来，会议中的主管有些没有资料，不能发表

3、意见的情况。 (5分)3 .一家公司计划召开为期两天的全新产品推广会，邀请了国内外十多家合作公司的管理者、技术人员近百人。 秘书小华负责安排挂号处，但由于他缺乏一定的经验，有些参加者找不到挂号处，影响了按时上报，损害了公司的良好形象。 请向小华说明挂号处报告的主要步骤。参考回答：(1)掌握参加者名单及飞机、动车组的班次及到达的正确时间，以一目了然的表示，掌握参加者的联络人。 (2分)(2)在一盏茶安排很多车辆和站务员，分工时间和路线迎接参加者。 (2分)(3)在车站飞机场设置挂号处。 (2分)(4)在报纸各处设置宣传卡和标识牌卡，指出报告的具体位置。 (2分)(5)收货人将事先准备好的资料袋发

4、送给报告参加者。 (2分)4 .一家公司在大礼堂召开表彰奖励大会，当会议进行到颁奖计程仪项目时，不向云同步播放音乐。 秘书张立马示意音响师放音乐，音响师的心中的感觉错了，播放了充满爱情的情歌月亮代表我的心，使会场哄堂大笑。 会后，总经理批评张先生，决定扣除当月奖金。 小张生气地去找音响师算帐。 结果，录音师没有买单。 他说他不知道会议议题。请指出张先生的失误在哪里，并提出修正案。参考回答：(1)张先生犯的错误没有实现与音响师的交流，音响师不知道会议的进行情况。 因此，会议进行颁奖计程仪时，由于没有安排播放音乐的工作，音响师引起了忙不迭失误，开了个玩笑。 (4分)(2)小张应尽量让会议参加者掌握

5、会议议题，明确各自的分工，设定固定的二烯烃模式，使各会议参加者理解自各儿在会议中的作用。 (3分)(3)此外，张先生必须事先将阿二烯烃达通知会议参加者，使会议参加者能够提前理解阿二烯烃达的安排，在会议进行中遵守阿二烯烃达。 (3分)5 .一家公司邀请全国客户来昆明参加该公司新开发的产品咨询会。 秘书王欣安排了参加者回家的工作，王欣想先解决容易预订的近地点参加者的票，然后慢慢解决北京牌等远难预订的票，并为客户尽可能的预订动车组的硬卧票。 结果，一部分客户未能及时得到回程票、机票，对该公司感到不满，大大折扣了洽谈会的工作效果。(1)请找出会议参加者回去安排中王欣的错误并加以纠正。(2)如果你是王欣

6、，怎样安排参加者的回程工作？参考回答：(1)案例中王欣犯的错误是在预约参加者的往返票时，先解决容易预约的近地点参加者的票，然后再解决北京牌等远程难以解决的票，我想为客户尽可能的预约动车组就可以了。 对于王欣犯的错误，在预约会议参加者返程票时，要先预约北京牌等难以解决的票，然后安排容易预约近地点的会议参加者的票，与会议参加者事先商量，了解会议参加者对时间和交通工具的要求。 (6分)(2)提前完成参加者的车票、船票、机票的登记前预售工作，帮助参加者提前准备回家。 (4分)6 .公司将于7月5日上午9点召开销售工作会议，主要内容为上半年的工作总结下半年销售塔斯克引进营销部员的调整营销部将宣读上半年销

7、售经验介绍公司销售员的招聘方案。 为了这次会议请设定会议议程表，用文本说明会议议程表的设定方法。参考回答：(1)xx公司销售业务会议二烯烃表(6分)会议时间： 7月5日上午9点会议地点：公司二楼会议室议题：一)发表议题。2 )说明知情人员的缺席情况。3 )上半年的工作总结报告。4 )营销部的经验介绍。5 )营销部人员的调整。6 )销售员的招聘方案。7 )下半年的销售任务。(2)议程表的正确设定、修改方法： (4点)1 )首先要注意议题所涉及的各种事务习惯的顺序和本公司章程的会议议题的顺序有无明确的规定。2 )在adama表中，第一个是发表adama二烯烃，安排讨论的问题，尽量把同种性质的问题汇

8、总排列。3 )机密性高的议题，一般放在后面。7.2007年3月20日，一家公司举办科技成果研修班。 会议内容是上午9点00335410点30分在二楼会议室听报告，10点30335412点看科技成果示范，12点00335413点在公司餐厅吃饭。 请设定会议日程表，说明日程表的要求和议程表的联络和不同。参考回答：(1)xx公司科学技术成果研讨会日程(4分)日期时间内容调度地方参加者备考2007年三月二十日9:00-10:30马星空卫视莱通讯端口二楼大会议室全体出席者10:30-12:00技术成果的演示三楼会议室自由参加12:00-13:00吃午饭公司的餐厅13:30-15:00由专门人才举办的专题

9、讨论会二楼大会议事室全体出席者15:00-17:00现场参观三楼会议室自由参加17:30-18:30用晚饭公司的餐厅20:00-21:00联谊会上通告公司的多功能大厅自由参加(2)会议日程表一般采用短文字和表格形式，会议时间为每天上午、下午，晚上的三个尤针织面料，将会议议题具体化。 (2分)(3)议程表和会议日程的联络和不同： (4点)会议议题和会议日程的功能不同，会议议题是会议议题的细分，是会议内容的具体表现，用号码写的会议日程是会议议题的时间上的具体安排和分配。会议议程的编制必须提前，一旦确定了议程二烯烃，就不能再变更的会议日程，由于时间、地点、人员等问题，如果有多少变化，可以相应调整。会

10、议的二烯烃和会议日程必须一致。会议的工作安排制定后，应经主管审查实施。8 .天地实业公司总部举办2007年公司年会。 会期2007年12月22日，与会者超过公司总部和分公司经管人，共58人。 会议讨论了2007年的决算报告和2008年的概预算报告，研究了2008年公司整体的发展战略和公司的新销售策略。 请为这次会议写一份准备方案。参考回答：天地公司将于2007年准备普计程仪兰天地实业公司总部董事局：根据公司总部董事局2007年x月x日会议决议精神，为使本公司2008年工作进入新阶段，适应中国加入wto后的新发展形势，公司决定于2007年12月22日至25日在公司总部天地大厦会议室召开2007年

11、公司年会。 (1分)现将准备方案报告如下一、会议任务(2分)总结2007年公司的全面工作，研究在讨论通过2007年公司决算报告和2008年公司概预算报告的新历史条件下，如何适应和改变研究公司发展总体发展战略的新市场竞争状况。2、参加者。 (1分)公司管理层，各分公司部门经管人以上的管理者。三、会议的二烯烃。 (2分)12月22日，公司总裁王建成天地实业总公司2007年财务决算报告和天地实业总公司2008年财务预算报告，大会审议合格的12月24日，2008年公司如何根据新形势，确定公司整体发展战略，分组讨论，讨论大会发言的12月25日4、会议的召开方法。 (1分)开幕式、闭幕式是大会形式。 讨论

12、微微大会讨论和小会议讨论相结合。五、会议筹备工作。 (1分)拟设立会务小组、挂号处小组和秘书小组三个小组。 秘书组重点负责总经理工作报告的起草和所有会议资料的印刷、校对分发，制作会议记录，做会议宣传、演示工作的会务组负责会务组织、地点安排、财务工作的挂号处组负责住宿安排、交通安排、生活服务。 在概预算，决算报告和销售业务的总结由财务部和销售部分别负责起草。 大会的工作准备工作必须在12月20日前完成。(六)会议经费。 (1分)会议经费共订25万元，由公司行政经费提取。 (经费概预算见附件)(七)会议生活服务和物流保障。 (1分)会议代表拟在公司招待所住宿，用餐标准为每人每天120元，自助餐形式

13、，25日晚上安排聚餐，在天地大楼卡拉ok厅安排克莉丝质量联欢会，公司工作团队派5辆轿车、2辆轿车和1台白色面包车参加大会。9.mb公司新任总经理吴先生明天将在公司和y公司的合作合同仪式上首次会见公司主要的几个大交易商和当地的新闻媒体。 她事先特别邀请她的芦苇特技表演提供这次会议的二烯烃表和邀请的特邀嘉宾和媒体名单，以便顺利地好极了这次出道。 她按了阿二烯烃达表和特邀嘉宾，媒体名单还不能打印，还没让吴总经理过目。第二天，坐在会议主席席介绍特邀嘉宾的吴总经理发现突然地、临时坐在特邀嘉宾名单和舞台上的特邀嘉宾完全不合。 而且，到场的一部分媒体也不想见她。 她非常生气，忙不迭，她以自各儿刚到任，对情况

14、还不熟悉为理由，向公司的管理者代表介绍了特邀嘉宾。 但是，纠纷并没有就此结束，在之后的新闻发布会，一些媒体提出了一些烫手山芋，困扰了吴总经理。 会议后，她还在公司提供给媒体的通讯稿中发现关于她的历史背景的一些内容有多个错误。 她真的不知道公司发给她的芦特技表演小陈在忙什么，一下子炒了小陈的伊卡斯。分析上述案例，指出陈先生工作中存在的问题。参考回答：在这个案例中，总经理助理陈的工作问题主要有以下几点。 其中之一是，她在重要会议之前，没有将会议议程等相关资料交给引导人，不仅使上司感觉到自各儿的权利受到了威胁，也不利于引导人掌握会议的整体情况。 (2分)其二，会议需要邀请特邀嘉宾和媒体客户时，必须事

15、先让引导人审查名单，自各儿认为这样做是要不得的。 这是因为，引导者能够更好地把握全球情况和各方面关系的平衡，如果事前没有脚丫子到交流，不仅引导者会抱怨，还会被动的做引导者工作。 (2分)其三，秘书处对会前有关资料的准备要做好。 像会议主席席上引导者和特邀嘉宾的名牌和引导者在会议上朗读的上级引导者和应邀的特邀嘉宾的名单一样，必须反复核查，及时调整，尽量避免没有名人或谁都有的尴尬的状况。 (2分)其四，组织向媒体提供的通讯稿，必须事先提交引导人审查，并且在提交引导人之前要检查有关情况和内容。 (2分)其五，在引导人出席新闻发布会之前，秘书会帮助引导人收集媒体感兴趣的问题，事先考虑重点和难点，做好准

16、备，让引导人感觉只有秘书在帮助，要不得。 (2分)10 .唐韵公司拟召开提高公司核心竞争力的研讨会，会议议题有：如何做好公司布兰德，如何以公司为学习型组织？ 如何使组织绩效持续发展下去呢？ 公司如何完善组织激励政策？ 如何利用外部脑系统提高企业核心竞争力？ 会议于2003年6月20日、21日连续2天，参加者主要为公司中层以上管理者和公司顾问，共50人。 第一天上午，公司总经理如何以公司为学习型组织做一个半小时的特别报告，让公司的咨询顾问就如何持续发展组织业绩举办一个半小时的讲座。 另外，负责人力资源部总监督和公司融资和对外联络的副总经理分别就有关事务作了1小时到1小时半的特别发言，然后分成三个小组分别讨论几个议题，时间为5小时到6小时，最后三个小组分别派代表参加大会发言一个人发言30分钟的20日晚上7点在公司俱乐部的卡拉ok联欢，21日下午6点在公司天地酒店餐厅聚餐。 下午8点安排代表离会。 请根据以上内容制作这次会议的议题和日程表。参考回答：(1)阿二烯烃达： (4分)提高企业号核心竞争力研讨会议程唐韵公司于6月20日至21日召开了提高企业核心竞争力的研讨会。 会议在公司会议室召开。(一)发表议事日程；(2)制作学习