会议组织与管理.ppt

1、会议组织和管理，会议概要会议工作机构会议工作流程4会议工作内容，目的是通过本模块的学习，了解会议工作的基本内容和工作流程，制定会议议案，掌握会议组织工作环节和会议工作中的文件工作。 一、会议种类1、按规模分：大型(数千人)、中型(数百人左右)、小型(数十人或数人)。 2、举办方式：电话会、现场会、网络视频会。 3、公司常见会议类型：生产经营例会、员工大会、公司年会、股东大会、业务座谈会、联谊会、表彰会。 会议概要、二、会议要素、形式要素：名称、时间、场所、参加者、会议方式。 内容要素：指导思想、议题、目的、任务、作用。计划要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻执行。 财务

2、要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。 会议工作单位、会务组：负责会务组织、会场配置、会议挂号处签名、录音网络视频、娱乐活动、摄影图片服务等会议的组织、协调工作。 秘书组：负责会议议案的编制、各种会议资料和资料的准备、会议纪要的编制、会议纪要的编制等。 挂号处组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等。 财务组：负责会议经费的统一使用和收费、支付。 防卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。 会务工作流程图(会前)，确定会议主题，制作会务工作流程图(会中)，制作会议记录，组织签名，做会议值班防卫工作，做报告和接待工作，做后勤保障工作，制作会议简报和速报、会议信息工作。 确保组织严密、

3、服务周到的安全。 二、会前准备工作1、确定会议主题和议题1需要确切依据2、必须结合本单位的实际3、有明确的目的。 议题是会议主题的细分。 会务工作内容、2、确定会议名的会议名一般由“单位内容类型”构成，必须根据会议议题和主题进行化学基定。 3 .确定会议规模和规格确定会议规模和规格的依据是会议的内容或主题。 以极简化表演这一原则为基础。 会议规模为大型、中型、小型。 会议的规格有高级、中级、低级。 4 .会议时间，会议期间确定会议的最佳时间，考虑主要引导者能否出席，确定会议期间的长度，与会议内容密切相关。 5、确定会议所需用品和设备(1)、常用文具用品。 例如笔、原稿纸、笔记本等常用文具用品。

4、 (2)、印刷设备。 例如，笔记本计算机、复印机、扫描仪等。 (3)、会场基本设施。 例如桌椅、照明设备、通风机、卫生器具、消防设施等。 (4)、会场装饰用品。 花卉、旗帜、会标、会章、图片、标语口号等。 (5)、视听设备。 例如，麦克风、投影仪、黑(白)板、视频摄像头、磁带录音机、光盘等。设立会议组织机构会务组、秘书组、挂号处组、财务组、防卫组。 7 .确定出席会议参加者名单会议和列席会议的知情人员，必须根据会议性质、议题、任务确定会议参加者。 8 .确定会议地点必须根据会议规模、规格和内容等要求进行确定。 政治、经济、环境等因素也要考虑。9、安排会议议程和安排会议议程的二烯烃是会议的主要活

5、动安排顺序，主要是议题活动的规划化，将会议议题按讨论、审议和表决的顺序排列固定，反映议题的主、轻、前、后。 会议议程发挥着维持会议秩序的作用。会议日程表是每单位时间具体执行一天的各上通告，不仅细分了围绕会议议题的所有上通告，还包括聚餐、观察学习、考察、娱乐等会议中的其他辅助上通告。10、制作会议通知会议通知是向会议参加者传达开会信息的载体，是会议组织者与会议参加者之间会前通信的重要途径。 会议通知的内容包括名称、时间、地点、参与者、议题、请求等。 根据1通知的形式，根据口头通知和书面通知2通知的性质，根据预备通知和正式通知3通知的名称，分为会议通知、邀请信(信、本)、邀请信、公告等。 4、会议

6、通知的发行(1)为了恰当把握发送时间，最好是会议参加者在接收到通知之后，留有馀地准备会议，能够按时到达会议场所。 (2)需要回复的会议通知或备用通知中，也可以放入记载了本公司地址、邮政编码、电话、发信人姓名的明信片。 这样，对方方便，可以及时回复。 (3)出现重要会议通知后，立即打电话与对方联系，询问对方是否收到和是否去开会。 11、会议证书代表证出席证会议正式证书列席证来宾证会议证书旁听证作业证书出席证会议证书的内容有会议名称、会议参加者单位、姓名、职务、证书编号等。 一些重要的证书贴上本主儿的摄影图片来推一推印章。12、准备会议资料(1)会议的辅导书类，如上级的政策性和工作安排性文件、上级

7、指示文件、这次会议原因文件等。 (2)会议的主题文件。 引导者讲话、代表发言资料、经验介绍资料等。 (三)会议计程仪程序文件。 包括二烯烃达、日程、选举计程仪计划、投票计程仪计划等。 (四)会议参考资料。 统订通讯端口、技术资料、参加者来信、各种访问等书面资料。 (五)会议管理文件。 包括会议通知、会议心得体会、议事规则、证书、保密制度、休息时间、生活管理等。13、安排饮食住行会议饮食管理，要本着“卫生第一、保证营养、合味、方便节约”的原则，做好饮食概预算和饮食的结合和调理工作。 会议住宿安排，应根据实际情况和规定的标准，尽量满足会议参加者的住宿要求。 安排会议车辆，为会议提供完善的交通服务。

8、 14、制定会议概预算方案，包括文件资料费、邮政通讯费、会议设备和用品费、会议场所租金费、会议办公费、宣传交际费、住宿费、交通费、其他费用。 15 .布置会场(1)的风格特点是庄严、肃穆、轻松、简洁。 庆祝，儒家思想，简单，朴素。 (2)会场的类型和版结构小会议室。 椭圆形、回字形、t字形、长方形。 中型会议室：半圆型、类型。 大会议室。 大礼堂型，众星拱形。 (3)会场的配置、会议主席座位、会议主席座位的配置1是对称的，第2点是简化。 会议主席座位的座位一般位于职务最高的第一排中间，然后按左后右、从前到后的顺序排列。 场内其他人员的座位排列整齐。 竖写法。 左右排列法。 会场内外的配置：会标

9、、会章、台幕、标语、座标、色调、照明、旗帜、花卉。 16、检查会场(1)方式一是听取会议准备者的报告，另一个是现场检查。 (2)检查的内容a .文件材料的准备情况。 b .会场布局情况。 c .会议保护工作情况。 d .其他内容。 三、会中服务工作1、报告及接待工作(1)接待参加者(2)会议交通工具的安排(3)参加者回来时，预定和购买车、船和飞机票(4)会议娱乐活动的安排和组织(5)其他接待相关工作。2、组织签名(1)秘书代表处签名。 (2)本主儿签名。 3、编制会议纪要；(1)会议纪要格式：记录头、记录主体、记录尾部记录头：会议名会议地点会议主席(主持人)会议的出席、列席、缺席情况会议记录者

10、、会议的主要议题。 记录本代理参加者的发言、协议事项。 尾部主持人，记录记者的签名。 (2)会议纪要要求准确、完整、简洁、明确。 (三)围绕会议纪要重点会议中心议题和中心议题的有关活动会议的讨论、争论的焦点以及各方面主要见解权威者和代表发言会议开始时的定调性言论和结束前的总括性言论会议已被表决或未表决事项对会议产生重大影响的其他发言和活动。 (4)记录会议纪要方法的重点是，主要讨论的观点、决议、决定、重要声明、修正案的内容、结论全部记录下来，可以做其他简单的记录。 漏记的内容首先做上记号，对照录音进行修正。 与会者的意见、建议必须记住人名。 (5)在印刷会议纪要的修改原稿之前，请主持人签名并批准。 与会者可以指出错误，主持人和秘书可以改正。 一旦会议纪要签名，就不能再更改了。 4、确保会议期间的信息交流，收集、传达、回种子文件会议期间的信息。 秘书要听很多，记很多，想很多，修订很多，做很多事，全面收集信息。 深入会议，掌握第一手资料。 重视会议信息的加工提取，便于各方面的利用。 注重实效，收集回种子文件信息。 值班防卫工作(1)值班秘书要保护值班岗位，会议以顺顺利利结束，随时应对各种突发事件。 (2)保护工作保护重要参与者人身安全重要文件保护会场和驻地保护会议设备保护会议参与者贵重物品6