《公文写作》PPT课件

1、公 文 写 作,第一章 公文写作概述,第一节 公文的定义、特点与作用 一、公文的定义与特点 1、公文定义 是指法定的组织和个人在公共事务活动中依规范体系形成并固定使用，以直接发挥其社会管理效能和法定效力的文书等信息载体。 公文定义的涵义 一是制发者（作者）； 二是在“公共事务活动”中形成的； 三是具有规范的体式（执法程序、行文规则、特定格式和规章制度）； 四是具有固定使用的特点； 五是直接发挥其社会管理效能和法定效力的文书等信息载体。 2、公文的特点 一是以处理公共事务为内容； 四是必须履行法定程序； 二是有法定的作者； 五是对受文者的强制性和约束力。 三是有规范的体式；,二、公文的作用,1、

2、规范和准绳作用 规范性公文，作为行政法规来使用的章程、条例、规定等，是一定范围内人们行为的规范和准则。 2、领导和指导作用 党政领导机关为传达贯彻党和国家的方针政策的 （决定、规定等）公文，而对下属机关产生领导作用。 3、宣传和教育作用 在传达贯彻党和国家的方针政策的同时要辅以必要的说明，即说明某种做法的理由或缘由，这就是宣传教育的作用或效果。 4、联系和知照作用机关 在机关工作中，通过公文进行联系和协调，并对具体问题进行及时处理和获得相关信息资料，使得机关工作有序进行；通过公告、通知等知照性公文，使收文方了解信息。 5、依据和凭证作用 公文本身反映了制发机关的意图，具有法定效力，同时收文机关

3、也以此作为处理工作、解决问题的依据；而记述性公文（记录、纪要），又是某项活动的凭证。,三、公文、文书与文件三者的关系 公文、文书、文件，这三个概念在公务活动中经常使用，由于某些使用者对它们的具体含义把握不准确，在使用中常常出现相互混淆、彼此不分的现象，甚至在有些讨论文书工作的书籍中，出现这里称公文、那里称文件的现象。这种现象对公文学的深入研究是十分不利的。因此，我们有必要将它们加以分别说明。 1 、公文与文书 公文与文书既有联系，又有区别。一般而言，文书是指行为主体（国家机关、团体、企事业单位以及个人）以具有固定格式的语言文字系统为载体，处理各种事务的公文体。它既包括公文，也包括私人文书，如私

4、人书信、日记、自传、房契、地契等等。即： 文书=公务文书+私务文书 文书包括公文，公文是文书的重要组成部分。文书的概念要比公文大，它们的外延与内涵都不同。,此外，文书还指文书工作和从事文书工作的人。文书工作包括对公文的收发、登记、分送、拟办、批办、承办、催办、签发、缮印、校对、盖印、立卷、归档，以及会议、汇报、电话的记录与整理等，这些于公文相关，但也与公文的外延、内涵不同，在这里，公文只是文书工作的对象，而不是其实质。从事文书工作的人有时也称文书，但现在已经很少用了。 2 、公文与文件 公文与文件是两个容易混淆的概念。公文与文件内涵是一致的，它们都是公务活动的工具，都是表述国家行政管理的思想意

5、志的书面形式。所以，在很多情况下，文件和公文通用。事实上，这两者是有区别的。文件，一般是具有固定规格的有红色文件头（文头）并有编号的公文。 结论：文书公文文件,四、公文的相关概念分析 1、公文的体式 是指公文的文体、构成要素及其在格式上的安排。公文之所以要有一定的体式，主要是为了保证公文的完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便。建国以来，为了摆脱旧的公文体式的影响，党和国家曾对公文体式作过多次规定和改革，从而使公文成为党政机关实施领导与管理的有力工具。 2、公文的文体 是指在公文写作中运用语言陈述事情、说明问题所采取的具体方法和特点，即公文的表达方式和语体特征。公文属应用

6、文体，它除具有应用文体的一般特点外，在表达方式和语言运用上又有它自身的特点：在表达方式上，兼用叙述、说明和议论三种表达方式是公文文体的主要特点；公文在语言运用方面应当做到准确、简明、庄重、得体。,3、公文的书面格式 是指公文构成的数据项目在公文文面上所处的位置和书写的样式。公文讲求书面格式，这是公文在形式上区别于一般文件的重要标志. 公文的书面格式在文面上一般分为文头、行文和文尾三个部分。 公文的文头部分包括公文格式代码、印制顺序号、秘密等级、紧急程度、收文处理标记、发文机关版头、发文字号、签发人姓名等项； 公文的行文部分包括公文标题、题注、主送机关、正文、 无正文说明、附件说明、发文机关署名

7、、成文日期、机关印章与领导人签署、注释及特殊要求说明等项； 公文的文尾部分包括主题词、抄送机关、印发说明、页码等项。 4、公文的稿本 是指公文的文稿和文本，同一内容和形式的文件，在撰写印刷过程中，以及根据使用时的不同需要，又往往形成不同的文稿和文本。 公文的文稿是指公文在起草过程中形成的一次又一次的稿子，包括草稿、定稿两种。同一份文件，根据它们的不同用途，可分为正本、副本、存本、修订本；一些法规性文件又有试行本、暂行本妁形式，同一内容的文件使用不同的文字就又成为不同的文字文本。,5、公文文种 又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成

8、部分。公文的文种一共分为13类：命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。 公文标题有三要素，即：发文机关名称+事由+文种。 如： XXX单位关于发放本年度住房补贴的通知,机关名称,事由,文种,6、公文的排版形式 是指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文版头设计、版面安摔、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。,公 文 写 作,第二讲,主讲教师：娄淑华学时：32,第二节 公文的分类与格式 一、选用文种的依据,1,2,3,4,5,依据发文机关与主送机关之间的行文关系。,依据发文机关的职责权限。,依据发

9、文机关的行文目的。,依据长期以来约定俗成的文种使用习惯和写作人员的使用经验。,依据党、政、军领导机关关于公文处理的权威性文件。,二、公文的分类 分类目的：掌握公文特点，正确制作和使用公文，有秩序、高效率地做好公文处理工作。以不同的标准，从实际工作出发，将公文分为七种类型： 1、根据行文方向（关系），可分为上行文、下行文和平行文 行文方向（隶属关系）：就是公文从发文机关向收文机关传递、运行的方向。行文方向主要有三种，即上 行、下行和平行。公文相应地也可分为上行文、下行文和平 行文。 上行文，是指下级机关或其职能部门向上级领导机关或上级业务主管部门发送的公文。 平行文，是指同级机关或不相隶属机关之

10、间发送的公文。 下行文，是指上级领导机关向其下级机关、上级业务主管部门向对口的下级业务部门发送的 公文。,传递方向,2、根据作者性质，可分为党内文件、行政文件和社团文件 党内公文专指中国共产党的各级机关制发的公文，其中限定党内使用的是党内文件。 行政公文指各级国家机关及企业、事业单位的管理机构在公务活动中形成并使用的文件（广义）。国家行政机关各自正式规定的文种（狭义）。 社团公文是指作为法定作者的各种社会团体在日常公务活动中形成的文件。 3、根据公文来源，可分为收进公文、外发公文和内部公文 收进公文简称收文，是其他机关撰制、发送到本机关的文件。从办理要求上分，收文可分为承办件和参阅件。对于收文

11、机关来说，承办件是需要答复或者主办落实的文件，参阅件是只需要了解其内容的文件。同一份文件，对于主送机关来说几乎都是承办件，而对于抄送机关来说基本上都是参阅件。 发出公文简称发文，是本机关撰制、发送给其他机关单位的文件。发文有主动发文和被动发文两种情况，主动发文是发文机关根据工作需要先行向收文机关制发文件 ；被动发文是发文机关在已经接到来文或工作布置后向收文机关制发文件。 内部公文是发文机关为内部使用而撰制的文件。,4、根据办文时限（缓急程度），可分为特急件、急件和平件 办文时限（缓急程度），指公文在传递与处理时限上的不同要求。 特急件是指以能够达到的最快速度传递和办理的文件。收文机关必须随到随

12、办，通常在当时或当日办理完毕。 急件是指以较快速度传递和办理的文件。收文机关也应抓紧办理，通常最迟三日内办结。 平件是指以正常速度传递和办理的文件。 5、根据机密程度，可分为绝密件、机密件、秘密件和普通件 绝密件是涉及最重要的国家秘密，一旦泄 露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的文件。 机密件是涉及重要的国家秘密，一旦泄 露会使国家的安全和利益遭受严重损害的文件。 秘密件是涉及一般的国家秘密， 一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害的文件。 普通件是不涉及到国家秘密的文件。,6、根据使用范围，可分为通用公文和专用公文 通用公文指的是在各级各类机关单位普遍使用的公文。这类公文又可分为两大部分：

13、,法定公文,非法定公文,指的是虽未被党政领导机关纳入公文处理的法规性文件，但在实际工作中同样被广泛使用的公文文种，这些文种又可分为规范 性公文、计划性公文、会务性公文、记录性公文等不同的几类。,党政,文种,条 例,办 法,不 同,相 同（九种）,关系,是党政领导机关在有关公文处理的法规性文件中明确规定的文种，包括中共中央办公厅1996年5月3日发布的中国共产党机关公文处理条例规定的十四个文种和国务院 2000年8月24日发布的新办法规定的十三个文种。共有27个文种。,7、根据特性作用，可分为行政公文、法规与规章文书、筹划总结性文书、会务文书、信息文书、经济文书、考核文书、司法文书、科研文书和礼

14、仪文书等10类常用文书。 本课中所讲授的内容，是以行政公文为主，部分讲解其他特性的常用公文。 希望同学们通过本课程的学习，在公文写作过程中有更大的收获和提高。,二、公文的格式,代码 010101010 份号 0000001,机密 特急,文 件 X发【XXXX】XX号,收发机关全称,编号 日期 存档号,XXX关于XXXX工作的通知 XXXX： 。正文 附件：1、 2、 XXXXXX（制发机关） XXXX年X月X日 （印章） 附注： 主题词：XXX XX XXXX XXX(不超过5个）,抄送：XXXX,XXXXXX XXXX年X月X日印发,（共印XX份）,公文格式的意义：一是公文的格式是公文区别于

15、其它书面材料的一个显著标志。二是由于公文的特殊属性与作用，因而决定了公文必须有规范的格式。三是公文格式关系到维护文件的权威性、严肃性、有效性；关系到档案的外在质量；关系到公文格式适应现代化管理工作需要，并有利于提高公文处理的效率。 为了便于公务信息传递、接受和处理，公文基本都具有固定格式。法定公文的固定格式为：,这是下行文的格式。上行文应在发文字号右侧，空两个字，标明文件签发人的姓名。,公文格式包括外观形式和内在结构两部分： （一）公文的外观形式,依据2008年8月24日修订后的国家行政机关公文处理办法第十二条规定，公文用纸及排版采用国际标准，基本要求如下： 1、公文用纸幅面及版面尺寸： A4

16、纸（210mm297mm） 天头（上白边）37mm1mm 订口（左白边）28mm1mm 版心尺寸（不含页码）156mm225mm 2、排版规格 正文用3号仿宋体字 每面排22行 每行排28字,（二）公文的内在结构 按照公文基本的组成部分来分析，主要由三部分构成，而每一部分中又分别含有国家行政机关公文处理办法中规定的全部内容。 文头=眉首 部分（界栏线以上）：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。 行文=主体 部分（标题以下至附注）：公文标题、主送机关、 正文、附件、成文时间、公文生效标识（印章）、附注。 文尾=版记 部分（主题词以下）：主题词（附件）、抄送

17、机关、印发机关和印发日期等。 公告、通告、公函、会议纪要等一般性公文可以不用三部分齐全。 具体分析如下：,1、文头部分（第一页的1/3位置）,编号 内容,含 义 基 本 要 求,（4） 密级等级,（3） 文件名称,（8） 界 栏 线,（2） 份 号,（1） 代 码,（5） 紧急程度,（6） 收文处理,（7） 发文字号,九位阿拉伯数字，位于文头左上方 。,也叫印刷顺序号。是依据统一文 六位阿拉伯数字，位于代码下边。 稿印制若干份每份的顺序编号。,“发文机关全称或简称+文件”组成，上行文不加“文件”两字，位于文 头的正中央，多为红字。,按国家相关规定，起草者提出，核稿人初审，签发人审定。在左上角、

18、印刷顺序号下标注。信封上加盖戳记。,是对公文处理的时限要求，包括“特急”和“急件”。,包括收文机关名称、收文编号、收文时间、存档号。由收文部门在文头右上角盖章。,俗称“文号”。是由发文机关编排的文件的代号。,指文头与行文之间的间隔线 行政文件用红线；党的文件用中间带有一颗五角星的红线。,写在密级下方，在信封上标明；有的在标题中体现。紧急划分适当，以保证急件的有效处理。,以机关代字、年份（六角号扩入）、序号的次序居中标注于文件名称下方；无版头标注于标题右上方，靠右空两格为宜，联合发问，只标注主办机关发文号。,2、行文部分 行文部分指公文的内容和结构。包括六个部分。 （1）标题 标准式标题：发文机

19、关+事由+文种如“吉林大学关于本科生助学贷款的通知” ，其中“关于”是介词，“的”是结构助词。发文是“法规”或“规章”要加书名号， 否则，不加。 特殊形式的标题 ： 一是发文机关+文种（缺事由）；事由+文种（缺发文机关），称此为“双向式”标题。 二是由发文机关、被批转或转发文件的标题和文种组成的标题，称之为“转文式”标题。如国务院批转进出口委、国家经委关于建立中国工艺美术行业协会的报告的通知。 一是传神；二是显性；三是好记；四是便用。,标题的作用,公 文 写 作,第三讲,主讲教师：娄淑华学时：32,标题的要求,准确、简要、清楚、醒目。拟好公文标题的关键在于概括主要内容和标明文种。标题不规范的现

20、象：事由不准、事由不简要、文种不正确等。,（2）主送机关 主送机关是指承办或处理公文的机关。主送机关的三种情况：,一是上行的公文，只写一个主送机关，如确实需要同时送达其他机关，可用抄送在文尾标注。,二是下行的普发性公文，主送机关应按惯例排列。,三是直接向社会和群众发布的告知性公文，以及法规性公文，不写主送机关。,要求：主送机关要写全称、规范化简称或同类型机关的统称（省、市、区宣传部）；顶格写在标题之下，正文之前，后加冒号。,（3）正文 是公文的主体，用来表达公文的具体内容。 正文的一般写法： 一是叙述发文的因据； 二是说明有关事项或提出某项主张； 三是得体的结束语。 正文内容的写作要求： 一是

21、观点明确； 二是逻辑严密； 三是文理通顺； 四是文字简练； 五是标点正确。,（4）附件 附件是指附属于主件的有关文字、图表材料。 常见的附件种类： 一是对正文的补充说明或参考材料（照片、图像、统计表、其他文字材料等）。在正文之后、发文机关之前注明（件数序号、标题名称、另起一页附上附件的全部材料）。 二是主体所转发、颁布的文件。 主件正文起说明和介绍的作用，附件是公文的核心。附件名称可直接附在主件之后。 （5）发文机关与印章 写法要求： 一是发文机关写在离正文3-4行的右下方； 二是发文机关的第一个字，写在公文用纸宽度的1/2处，最后一个字靠右空1-2个字格（美观）； 三是发文机关写全称或规范化

22、简称； 四是联合发文，主送机关排列在前； 五是文头或标题中有发文机关的，落款处不再写，盖上印章即可。 印章是指发文机关对公文生效负责的凭证。会议纪要公文不盖公章。用印的位置要求上不压正文，下要骑年盖月。,（6）成文时间 成文时间的规定： 一是单独行文，以领导人签发的日期为准； 二是联合行文，以最后签发日期为准； 三是会议决定，以会议通过日期为准； 四是法规性文件，以文件批准日期为准； 五是电报，已发出日期为准。 成文时间在文件上的位置： 一是在标题下边，年月日使用圆括号。（经过会议讨论的公文） 二是在文件末尾，落款之下。没有落款的文件，成文时间写在正文右下方。 落点（位置）要求： 一是与落款上

23、下对称； 二是年月日头一个字不超越落款头一个字 三是日字靠右空两格为宜。 如仅有落款、年月日和加盖印章需到下页时，要在下页上部以圆括号注明“此页无正文”字样。,3、文尾部分,（4）印发机关、日期、份数,（3）抄送机关,（2）主题词,（1 ） 阅读 范围,是指对文件发送范围和阅读对象的限定。用圆括号标注在文件的左下方，如“此件发至县、团级”等字样。上行文无此内容,是公文主要内容的概括，由内容的标准化名词或名词性词组构成。标引的要求：类别词、类属词（反映文件内容词、反映文件形式词），找不到反映主题内容的类属词时，可在类别词中寻找。每份文件主题词不得超过五个词组。顶格写在抄送栏之上，词间空一格。,是

24、指公文涉及的机关，或需要协助承办，或需要知道、掌握内容的机关。写在主题词下方低一个字的位置上。,上级机关的发文，除绝密和不可翻印文件外，经下一级机关的秘书长或办公厅（室）主任批准，可翻印转发。翻印时，在文尾注明印发机关、印发日期、印发份数。印发机关置抄送机关之下；印发时间以戳印日期为准；印发份数在印发机关右下侧注明。,类属词是表示概念中类属关系的词。它表示的概念必须是具有上下级层次的类属关系，即不能处在同等层次，也不能跨越几个层次，必须是仅仅相连的上下层次。,上述各部分及部分项目，是完备文件的格式， 使用时也可根据具体情况略去某个项目，但 必须使用得当、合理。,第三节 公文的撰写与审核修改 一

25、、撰写公文的基本要求 1、明确目的 包括：内容的针对性和指导性；根据行文目的选择文种和发文对象。 2、符合政策 不能背离党和国家的方针、政策。因为公文是机关贯彻执行党和国家的方针、政策的工具及具体化的书面形式。 3、注重实效 就是要注重行文的必要性、内容的符合性（政策和实际）、措施办法的可行性和文件的权威性。 4、讲究科学 科学就是内容真实、表达准确、行文严谨、格式规范、文风端正简朴晓畅，适应机关工作的要求。,公 文 写 作,第四讲,主讲教师：娄淑华学时：32,二、公文的撰写 1、精心构思 公文的构思就是在没有动笔之前，为公文选主题， 搭架子（结构设计），选择所需要的公文材料等。 （1）定主题 主题是公文的中心思想、主旨和总观点，是灵魂。 确定主题的注意事项： 一是准确性；（主题是否反映该有的内容） 二是针对性；（阐明和回答人们最关心的问题） 三是时代感。（有新意的，与时俱进） （2）搭架子 是在主题确定之后，为公文的内容和形式进行安排。即从大问题到小问题、从阐述的先