如何在POWERPOINT上使用图表来表达思想.ppt

1、如何使用PowerPoint来表达思想,目 录,1. 幻灯片演示模板选用与配色 2. 制作幻灯片演示模板的技巧 3. 常用图表的种类与使用步聚,幻灯片演示模板的选用,字体的选择 给客户的演示或企业内训一般选用28号字做幻灯片标题， 24号字做正文。 确保屏幕清晰，观众与屏幕距离与字体大小的关系,幻灯片演示模板的选用（续）,给客户的演示或企业内训模板建议,幻灯片演示模板的配色,专家倾向于用黑色或白色作为背景色，也可用兰色做为背景色 在兰色背景下，用黄色字体；白色背景下，用黑色字体效果更好。 在黑色背景下，用冷色如蓝色和绿色表示框图或图形，黄色或白色做字体。白色或红色来强调实出视觉反差，使整个画面

2、色彩差别更大、效果更好。 设计中要确保使用的颜色不只是装饰性的，而且是有针对性的。 如：红色表示亏损，绿色表示盈利；或红色表示停止，黄色表示小心前进，绿色表示前进。 正确的使用颜色可以将幻灯片显示明亮清晰的内容，并不需要熄灭房间里的灯。,目 录,1. 幻灯片演示模板选用与配色 2. 制作幻灯片演示模板的技巧 3. 常用图表的种类与使用步聚,创建生动化画面,通过电脑的设计可以创建许多生动的效果 增加通过“放大和缩小”、“扫入和扫出”以及“变化形状”等办法来添加动画效果。 加入扫描图片：可以将产品的彩色照片或者有关人物放进图表中。 加入声音：加入各种音效，甚至一段音乐和访谈对话，可以增加图片的真实

3、性。 加入视频录像：加入视频录像剪辑，说明生产线瓶颈等等。 加入链接：将产品和制造商的网址链接起来，通过点击互联网查看制造商网站上有关该产品的详细介绍。 注意事项 连续播放视觉画面将会影响听众与报告者的相互交流，使听众的注意力都集中在画面上而不是报告者身上。 使报告看上去很花哨，给人感觉形式胜于内容。,设计PPT图表的原则,越大越好：通过改变布局、交换坐标等办法尽量将屏幕图表放大。 越简单越好：在不影响主题的情况下，精简图表内容。 越多越好：在一张幻灯片上讲述5个内容与每张幻灯片上讲述一个内容所花的时间是一样的。观众在一个时间只注意一个要点。 换一种方式更好：根据图表主题，选择适当图表。 加一

4、点儿想象更好：拟人化的名字，适当的添加卡通图画。,提高清晰度的简单步骤,使用整数，或者去掉小数点以后的数字，除非它们对表达你的主题很重要 可以在讲话时使用精确的数字。 在图表上使用刻度而不是在柱体或条块上注明数字。 用符号来替代语言，如用$替代美元、替代百分比等。 在不会造成理解困难的情况下，尽可能使用缩写。 精简语句。 去掉脚注。 如果脚注必要的话，可将其融入到讲话中。 省略资料来源，而在文字材料说明。,用图表说话的重要性,图表是表达语言的一种重要形式，如果运用得当的话，比起表格来能更明快更清晰地进行沟通。 选择图表的要点 决定图表形式的不是数据，也不是尺寸，而是你想说明的主题，你想指出的内

5、容要点。 图表贵精不贵多，只有当图表能够帮助你表达主题时才使用。 图表是直观教具，它不能取代书写和讲述，只有在帮助你传达主题时，它才能起作用。,目 录,1. 幻灯片演示模板选用与配色 2. 制作幻灯片演示模板的技巧 3. 常用图表的种类与使用步聚,一般来说,在演示报告中,常用图表主要有以下五种形式,常用图表的种类,圆点图表,条形图表,柱状图表,线形图表,圆形图表,数据变成图表的步骤一,确定你所要表达的主题（将数据转化为主题）,A 主题,数据,B 对比关系,C 图表形式,没有主题而要选择图表就象蒙上眼睛整理行装。 选择正确的图表形式完全取决于你的主题是否清晰明确。 确定所要表达在图表里的任务要点

6、，尽最大努力使任务要点成为图表的标题。,示例: 合同数量的趋势图中可以强调不同的任务点,1月8月的合同数量,0,10,20,30,40,50,60,70,80,90,1月,2月,3月,4月,5月,6月,7月,8月,任务要点1： 合同数量增长了,任务要点2： 合同数量一直在波动,任务要点3： 8月份合同数量达到最高点,任务要点4： 合同数量在8个月里面两次下跌,数据变成图表的步骤二,确定对比关系（从主题到对比关系）,5种基本的对比关系： 成分对比关系: 总数百分比 项类对比关系： 项类排列顺序 时间序列对比关系：随时间而变 频率分布对比关系：在一定范围内的项类 相关性对比关系： 几个变数之间的关

7、系,A 主题,数据,B 对比关系,C 图表形式,选择图表形式 （从对比关系到图表）,1,2,数据变成图表的步骤三,A 主题,数据,B 对比关系,C 图表形式,成分对比关系,圆形图表：表达每一个部分相对于整体的百分比。,表示整体1中各成分所占百分比； 不宜超过6个部分，否则归为其他； 把最重要的内容放在12点的位置；并用对比强烈的颜色（从整圆中分离出来）来突出显示； 如果个部分都差不多时，应依大小顺序按顺时针或逆时针排列； 当需要比较两个整体成分时，不要犹豫的选择条形图表和柱状图表。,错误的图标形式,正确的图标形式,1,2,整体1,整体2,名称1,名称2,名称3,项类对比关系,条形图表：表明项类

8、的排序。,要使主体之间的距离小于柱体本身。 垂直尺度实际上不是一个刻度尺，而是一个用来标明所要度量的项类。 根据情况安排条形图表使其能够突出你所想要引起注意的部分。 对需要强调的地方使用对比性很强的颜色或阴影，以便强调主题。 如果数据的准确性对表达主题不是特别重要，可忽略小数点儿后面的数字。 不要用柱状图代替条形图，否则会与时间对比关系之间产生混乱，并且条形图左边还有很大空间用来写名称。,0%,1%,2%,3%,4%,5%,6%,7%,8%,名称6,名称5,名称4,名称3,名称2,名称1,条形图表 客户回报率位居第四位,常用项类对比关系图形示例,柱状和线形图表的选择问题： 时间点不多（比如，7

9、个到8个），使用柱状图表；否则使用线形图表。 柱状图表注重程度和数量，适合在一个时间段内的活动数据，每一个阶段都是一个新的柱体； 线形图表侧重变化和变化趋势，因此在表达数据的发展状况时宜用线形图表。 线形图表最简洁也最清楚表现上升、下降、波动或维持原状的趋势。 趋势线一定画的比底线粗，而底线相对也要比组成参考坐标的直线和水平线粗。 解决多条趋势线产生混乱办法是拆分成小图进行逐个比较。,柱状图表和线形图表：表达随时间变化而发生的变化,时间序列对比关系,意大利面条销量的趋势,解决混乱的办法,时间序列对比关系示例,分组线形图表是比较两个或多个项类的表现情况。 使用对比最强的颜色或精的实线作为客户的趋

10、势线，而用浅颜色或较细的虚线作为其他公司的趋势线。 为避免混乱，将第一个竞争对手分别做一张小图表。,通过在趋势线和基线的表面中加颜色或阴影，可以做成一个表面图表。把表面图表细分成各个成分就做成了细分表面图表。 细分表面图表可以表示几个项类随时间变化的绝对值变化。只有最下面的一层是直接根据固定基线度量的，而其他各层则是根据变化的基线度量的。 与细分条形图表和细分柱状图表一样，限制层面的数量到5个或更少，剩下的归为其他。 把最重要的部分放在紧靠基线的地方，其他图块的形状都受这个图块的支配。,A,B,C,其它,时间序列对比关系,时间序列对比关系,在观察样本的基础上进行归纳，频率分布用于预测风险、可能

11、性或机会。 收集大量数据证明一个有意义的关系。 频率分布可通过柱状或线形图表来表现，当比较范围数量比较少时，可以使用柱状图表，当数量较多时，则使用线形图表。 这些图表有两个刻度：垂直刻度（频率）表示项类的数量或事件发生的百分比概率，水平刻度则表示在各范围内的分布情况。 范围大小以及各组的数量对于得出分布模式来说是很重要的，组数太少，则分部模式不明显，太多则起到破坏作用。 最好使用相同大小的分组。,柱状图表和线形图表：表达在一个累进的数字范围内有多少项类,频率对比关系,频率对比关系示例,1,2,3,4,5 天,订货数量,大多数货物可在场天内收到,大多数产品销售价格在2-4美元之间,相关性对比关系表明的是两个变量之间的关系符合或不符合某种模式。 如果数据超过15组，最好使用紧密的圆点图表； 解释圆点图表中每个圆点所代表的意思，最好使用图例，解释每个圆点的全名，而在圆点旁边注明数字或字母