管理信息的收集与处理(名、简、论)

1、收集和处理管理信息名词企业信息主要是有关本公司的经济信息、科技情报、政治信息、社会信息、生活信息等。企业信息工作是为企业的经营、战略、管理、生产等服务进行的信息收集、加工、处理、传达、存储、交换、检索、利用、回种子文件等活动的总称。信息采编是信息采编根据工作的需要，用不同的渠道和方式收集取得信息的过程。信息整理通过对收集到的大量原信息进行分类、筛选、校正、加工整理，使原信息成为系统化信息，使下位信息成为上位信息。信息存储是指使用科学的管理方法，按照分类标准有序地存储有保存价值的信息的过程。所谓信息传递，是指将加工整理后的信息经由介质或载体，从信息产生源向信息接收源传递信息的过程信息反馈：将操纵

2、系统输出的信息与其作用的结果进行比较，是影响信息再输出的过程信息的开发和利用，通过多种方式，开发收集、整理、储存的信息资源，以一定的形式提供给用户，发挥信息的效用，实现信息的价值。信息意识：信息工作人员对事物的敏感性和洞察力，是信息工作人员政治素质、职业素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决策能力等很多知识和能力的综合反映。半寿期：指某学科现在利用的所有文献的一半是在近多久内发表的。信息发展是指对信息材料进行技术化处理，使信息更好地为各级引导人观科学的决策和推进提供服务。档案收集是指通过接收、招募、登记等手段，分散到机关、个人手中，将散到其他地方的档案收集到公文馆

3、(室)。各机关、企业、事业单位在工作活动中不断发生的文件资料，处理完毕后，由文件或业务部门整理立卷后，定期交给档案室，通常称为档案化。“记账本外”文件：指发送接收未登记的机关内部文件或外部文件。文件鉴定是指识别收集到的文件，判断其价值，选择有价值的文件存放在文件部门，删除并销毁没有价值的文件。档案保管期限表：以书目形式列举档案来源、内容和形式，是表示其保管期限的标准、指导文件，是鉴定档案保存价值、确定档案管理期限的依据。文件销毁是指销毁没有保存价值的未档案化的文件和超过储存期间而不需要继续保存的文件的过程全宗：一个机构、社会组织和个人在执行职务活动过程中创建的所有文件的修订组织组织分类法按文件

4、单位的内部组织架构设定来分类文件，各个具体的内部组织架构是具体的类别。年度分类法是根据创建和处理的年度分类档案化文件。“文件搜索”是指对文件信息进行分类存储，并根据需要进行搜索。文件萧录是在创建文件搜索工具时分析、选择和记录文件内容和格式特征的过程。文件指标是在记录文件时分析和选择文件的内容特征并给予标准化搜索id的过程。分类指标是分析文件的主题，根据主题赋予文件分类编号的过程。“文件搜索工具”可记录、报告文件内容，并查找利用文件资源的工具。全宗指南是公文馆(室)内某全宗档案状况的检索工具，一般采用本形式，亦称全宗绍介大事记：是一个单位将一定历史期间内发生的大事和重要事情按时间顺序简单记载的二

5、次加工文件编辑的成果。组织机构沿革是记载一个单位机构的设置(包括内部机构)、职能配置、人员编制和体制变更等方面情况的二次加工文件编辑的成果。会议概要以文章记述等形式简洁简洁地介绍会议，是记述和反映某会议基本情况的参考资料。全宗卷是由档案室在管理所在公司的文件全宗的过程中形成的，是由能够说明其全宗历史状况的各种文件资料构成的专业卷。电子文件：由数字设备或环境生成，以数字形式存储在录音带、磁盘、光盘等载体中，可依赖计算机等数字设备进行读取、处理，并在通讯网络上传输的文件。逻辑档案化：使文档编写部门能够将档案化电子文献的逻辑地址通知档案化部门，使档案化部门能够实施在网络上接收、控制和管理电子文献的档

6、案化方式。物理档案化将计算机及其网络上的电子文献转发到可以集中独立或离线存储的运营商，然后将其交给档案化部门的过程。“双工系统”档案化采用物理档案化或逻辑档案化的电子文件，在云同步上创建并档案化纸张文件。磁记录文件：是指国家机关、社会组织和个人在社会活动和科学实践中直接形成的具有保存价值的以磁性媒体为信息载体的特殊载体专业文件。简答企业信息业务的作用：企业管理的基础开发利用全新产品、新技术、新工艺的前提生产过程控制的手段企业进入市场的关键提高企业员工素质的步骤树立企业良好形象的方法秘书处的信息工作主要包括：信息采编信息整理信息存储信息传递信息反馈信息开发与利用作为秘书，信息的易感性不是天生的，

7、可以通过平时的训练逐步提高。仔细看，这是形成敏锐信息洞察力的基础。二是要为培养灵活的信息采编和捕获能力而思考。三、应多练习培养信息工作人员正确筛选、整理信息的能力。-信息采编指南:准确及时完全适用选优信息采编通道：大媒体通道图书文件资料供应商与客户的贸易往来渠道；谍报机关通道相关通道调查途径获取信息的方法和优点和缺点： (简单的回答，案例)一、观察法。所谓观察法，就是人们使用直接感觉和其他工具来认识客观的东西，获得必要的信息的方法。 观察法简单灵活，可以得到更客观的信息，但是得到的信息量有限，很难收集深度水平的信息。二、阅读方法。所谓阅读方法，就是通过阅读书籍、报纸、杂志、资料来获得情报的方法

8、。 阅读方法是收集情报的基本方法。 它是最普遍的信息载体，具有信息量大、信息旋转快、易读的特点。 但是，报纸、书籍、杂志的信息有可能歪曲，要注意判断信息的真实性。三、询问法方。尺询问法是通过提问向对方征求回答来获得信息的方法。 询问法的形式包括人员询问法、电话询问法和书面询问法。 尺询问法灵活实用，双方可以直接交流，获得语言信息和非语言信息。 但尺询问法时间长，费用高，范围小。四、问卷法。问卷法是秘书使用问题单向受试者通知情况，收集情报的方法。 问卷法的最大优点是，通过广泛调查众多对象，节省了工时费时间，易于定量处理和分析。 但是，问卷法的缺点是，只能得到书面信息，无法与被调查者直接联系，问题

9、单的真实性受到一定的影响，难以保证问题单回答率。五、尺网际网络。网际网络方法是利用网际网络获得信息的方法。 不受时间和地域限制，收集文字、图表和音像信息。 但是，由于通过网际网络法收集的信息大多没有被验证，所以有必要鉴别所收集的信息、真伪。六、交换法。信息管理网法是迅速且及时地收集信息，将自各儿所拥有的信息材料与其他机关的信息材料进行交换的一种交换法。 交换法可以实现相互的信息共享，得到的信息可以及时、适用、目的强大，节省时间。 但是，交换法需要自愿确立，交换的信息内容范围狭小，必须注意信息的机密性七、采购法。这是一种通过购买报纸、图书、文献资料、音像制品等信息载体来收集信息的方法。 采购法可

10、以得到大量的系统化、专业化的信息，消息源广阔，但是费用高，花费时间和劳力。秘书在工作中收集的信息大致分为以下几大类名片资料贺卡资料广告资料图书期刊资料音像资料根据需要收集，亲自收集的资料在信息过滤中，通常有以下几种方法复验法时间序列法类比法专门人才评价法老化规律法保存时的注意事项：内存信息选择质量好的内存载体。加强存储托架的日常保管。留心调节保管场所的温度和大气湿度。防尘、防磁场、不要接触磁性表面。定期检查、复印。计算机存储必须采取必要的保护措施：创建应用备份的重要信息必须创建书面应用备份磁盘必须存储在附件中不使用外部磁盘，以免发生细小病毒。-用各种方法传达信息： (简单的回答，案例)一、语言

11、传达语言传达是将会话、座谈、会议、请求的提交、报告的听取、演说等信息转换成语言传达给信息接收者。 使用语言、姿势、听取来传达信息。 语言表达简洁、直接、快速，信息的种子文件反馈及时，很少受位置和地点的限制，但得到的信息很凌乱，很难为信息接收者所保存。二、文字传达文字传递是将信息变换为文字、符号、图像传递给信息接收者，具有避免信息失真，能够在远程进行多次传递，而且容易利用和存储的特征。 文字传达的表现形式是文本、表、格拉夫等。文本是许多信息传递的形式，人们可以使用文字处理机技术提高文本的影响力和清晰度。 表用于显示特定的标准信息。 如果有标题，信息应该简洁，表示消息源。三、电气通讯传递这是先进的

12、信息传递方式，现在有电话(包括大哥大和固定电话)、竖中指、通讯卫星、计算机网络等各种方式。 由于各机关规模和秘书素质的不同，通讯设备的装备和使用程度有很大差异。四、可视化辅助物的传递可视化辅助物的传递可以以影像、心理投射、展示架、公告牌等形式进行，有助于消防、安全公告、出口标识牌等工作和信息的理解。信息反馈的具体措施：建构健全的信息反馈系统简化信息反馈计程仪程序建立科学的工作制度-资讯发展作业顺序：决定主题：正确选择角度。 信息材料的分析：题材要深入研究选择信息开发方法选择开发信息的形式制作信息产品开发的信息制作的类型：动态型信息。 反映某一工作、活动或事件发生、发展、变化的客观情况。提案型信

13、息。 提出反映问题解决问题的措施。经验型信息。 反映地区、单位、部门某些方面经验的信息。问题型信息。 消极的信息预测型信息。 预测社会动态、经济动态、市场前景、工作状况等信息。编制调查记录通讯端口应注意的问题：缩小通讯端口主题。精选基本素材。合理规划版结构。拘泥于语言的运用。如何利用信息的办事儿： (简单的回答，论述)明确标准，实施规范化管理；完善职责规范业务加强评价设定工艺，制作精品信息；合上好的选稿元合上好的信息质量关闭好的过程控制特罗尔审查好的原稿关闭管理来源，巩固信息工作的基础；提高情报员工作团队的战斗力提高提交情报的质量信息网络的展望提高信息提交的营销对象性高质量的好信息必须符合以下

14、价值判断标准：导游正确，度过了政治关系参谋到达，已经过了决定的关系了解民情，度过了大众关系语言简洁，超越了文字的关系。-文件收集要求：加强档案馆(室)外调查和引导保证档案化文件的完全性积极推进入馆(室)文件标准化维持全宗和全宗群的完全性档案化质量要求：遵循文件的形成规则和特点保持文件之间的有机联系区分不同的价值易于保管和利用要收集文件，请执行以下操作严格执行文件收发文登登记制度和档案化制度加强对零散文件和“记账本外”文件的收集；重视专业文件的收集；文件保管期限表的作用：第一，可以根据文件的保管期限表，容易统一标准，避免个人认识的局限性、片面性，以及由此造成的文件价值过于广阔或过于严格的倾向，确

15、保文件价值鉴定的精准性，提高工作质量。 在云同步，由于鉴定工作人员思想不一致而引起的争论不断，可以避免犹豫的现象，加快工作进度，提高效率。其次，具体规定了文件保管期限表中应该保存哪些文件，应该销毁哪些文件，标准正确，边界清晰，如果有严格的销毁文件批准、审计、注销制度，可以有意或者有意地销毁文件第三，在建立卷时，一般要适当考虑文件的保存价值，将具有不同保存价值的文件组成不同的卷，在一个卷内只有一种，但不能有两种以上的保存期限文件身份验证要求：建立本部门切实可行的档案化范围；选择本公司制作的文件资料作为档案化要点，即“以我为主”将社会需求对档案价值的影响，即“利益优先”考虑到一盏茶要克服“多就多”的思想，确实要保存有永久保存价值的文件。文件销毁的步骤如下作废登记簿严格执行审批制度，履行审批手续；销毁的方法销毁完毕，应在相应的案卷目录、档案总登记簿、案卷目录登记簿中注明“已销毁”注意：为了避免因尚未发现文件的潜在作用而造成的无法恢复的损失，请将确定销毁的文件保存一段时间，然后再执