世一总台接待管理标准08.ppt

1、WF-ADMI-HR-003(01A),惠 州 世 一 软 式 线 路 板 厂,SEIL FLEX HUIZHOU FACTORY,文件分发状况：,文件签署：,WF-QEP-002-(03B),1、目的 规范接待流程，提高公司整体形象 2、适用范围 总台接待人员及各部门受访人员 3、定义 无 4、接待标准 4.1 一般来访客人接待 4.1.1 一般来访客人（面试人员、供应商）到保安先行登记，由保安电话通知受访部门并进行确认，OK之后 保安对客人身份进行登记，发放来访工作证，指引客人到达一楼接待室，保安须跟总台电话说明； 4.1.2 当客人到达总台时,工作人员应对其来访目的进行确认,并指引客人到

2、接待室就座,给客人倒完茶水之后 电话通知受访部门及相关人员; 4.1.3 如接待部门在5分钟后未到达接待,应电话再次确认,确认后及时跟来访客人解释说明,以免误会; 4.2 重要(VIP)客户来访接待 4.2.1 重要客户来访接待部门必须提前一天通知管理TEAM，由管理TEAM准备好欢迎牌，同时将VIP会议室 空调打开,人事PART长进行确认； 4.2.2 客户来访前2H,管理TEAM应电话通知保安部门站岗执勤,客户车辆进厂时要敬礼,并及时通知总台准备 接待, 4.2.3 当客户到达总台大厅时,总台人员立即起身,鞠躬问好,并引导客户换鞋,直接将客户带入VIP,通知其相关 人员端送茶水; 4.2.

3、4 负责接待部门人员应提前联络总务部门是否需要在公司进餐或用车事宜,总务部门做好相应的准备, 会议结束后,由接待部门将客户送至总台大门口,接送车辆应提前到达门口.待客户出门时,应打开车门, 示意上车,接待部门应目送客户车辆出厂门,到达厂门时,保安敬礼,目送车辆;,WF-ADMI-HR-003(03C),4.3 总台鞋柜管理 4.3.1 公司所有管理人员办公鞋柜均由总台负责分配及管理，按照一人一个鞋柜的标准进行编号.公司鞋柜应分 为管理人员、一般来访客人、重要客户等专用;总务PART负责5S维护,总台工作人员负责监督; 4.3.3 如新进管理人员上班之前,人事PART应知会总台按标准发放鞋柜,并

4、贴上姓名,待新员工报到时,告之其上 楼应换鞋等事宜; 4.3.4 如管理人员离职手续办理完毕,人事PART应知会其总台取消鞋柜,并对鞋柜进行确认,告之环卫担当做好 卫生,贴上封条,注明管理人员专用; 4.3.5 公司管理人员在使用鞋柜后应自觉将鞋柜门关好,对于未将鞋柜门关好的管理人员一次警告,两次将以邮 件形式通报; 4.3.6 管理人员不得私自调换鞋柜,如鞋柜破损,应告之总台申请调换,总台应在第二天书面联络工务申请维修或 重新购买; 4.3.7 一般客人来访时,如不需要上楼,直接在接待室进行洽谈业务者,总台应示意更换拖鞋或戴鞋套;待客人临走 前,应示意将拖鞋放回原位,鞋套仍到指定垃圾篓内;

5、4.3.8 重要客户来访时,总台应示意客户更换VIP专用拖鞋后上楼,在客户来访人员较多情况下,工作人员应直接到 鞋柜旁引导换鞋; 4.3.9 如一般来访客人或重要客户未能将鞋柜门关好,总台应第一时间将门关好; 4.4 接待室空调管理 4.4.1 接待室空调由总台直接进行管理,空调开放时间为早上8:30-12:00 13:30-17:00 4.4.2 接待室空调在开放之前应确认是否有必要开放,当室温达到27度以上方可打开空调,设定温度应在27度以 上,根据来访客人的规律,一般情况周六无须开空调; 4.4.3 如接待室无客人,总台应将空调及时关掉,待客人来访时再根据室温选择是否开放空调,受访人员不

6、得直接 要求总台打开空调; 4.4.4 总台工作人员应在每天中午、下午下班之前3分钟内确认空调是否关闭,进行详细确认; 4.4.4 总台空调每月进行一次点检维护,对空调在运行过程中出现的问题总台人员应及时报告;,WF-ADMI-HR-003(03C),4.5 总台雨伞管理 4.5.1 如天气下雨,又面临即将下班,总台工作人员应对雨伞进行清点,如雨伞不够,应知会保安人员将食堂、保安 室、员工下班打卡处备用雨伞集中送到总台; 4.5.2 管理人员下班后,如未带雨伞者,按2人/组,由总台在门口进行发放雨伞; 4.5.3 当管理人员就餐完毕后,应自觉将雨伞放到总台茶水间里; 4.5.4 总台在每天下班之前应对茶水间雨伞进行点检,确认数量; 4.5.5 当天气晴好时,由环卫担当将雨伞全部放在通风口处吹干,待吹干后应收起放好,总台须对雨伞数量再次确 认; 4.6 总台卫生管理 4.6.1 每天早上上班之前总台卫生应由环卫担当完成,主要为大厅卫生,如门窗、玻璃、花盆、鞋柜、垃圾篓、 地毯等;接待室如地面、桌椅、茶水间如纯净水、茶叶、地面等卫生的确认; 4.6.2 环卫担当每天应不定时对总台区域的卫生进行清扫,接待室客人走后总台人员应及时将水杯进行清理; 4.6.3 重要客户来