第8章 项目采购管理.ppt

1、,第八章 项目采购管理,8.1 项目采购管理概述 8.2 采购计划的编制 8.3 采购计划的实施 8.4 项目合同管理,第八章 项目采购管理,8.1 项目采购管理概述,8.1.1 项目采购与采购管理的含义 8.1.2 采购管理的过程,8.1.1 项目采购与采购管理的含义,项目采购管理（Project Procurement Management）是指在项目整个实施过程中，有关项目组织为完成项目可交付成果，而从外部积极寻求和采购项目各种所需资源的管理。项目所需资源基本上分为两大类：产品和服务。产品包括厂房、机器设备、原材料、能源等各种类型的物质；服务包括劳务、咨询、设计、管理中介等各种活动。,8

2、.1.1 项目采购与采购管理的含义,项目采购是指从项目组织外部获得产品和服务的过程，具有以下特点： 买方就成为顾客，因而也就成为一个主要的利害关系者；卖方的项目管理组织必须关心项目管理的所有过程，而不仅仅是项目采购过程；分包合同的条款和条件就构成了许多过程的关键依据。,8.1.2 采购管理的过程,项目采购程序包括： 1做好准备工作 2采购计划编制 3制定项目采购工作计划 4询价 5选择产品供应商 6合同管理 7合同收尾,8.2 采购计划的编制,8.2.1 项目采购计划编制的前期准备 8.2.2 采购方案的选择 8.2.3 采购计划编制的依据 8.2.4 采购计划编制的工具与技术 8.2.5 采

3、购计划编制的成果,8.2.1 项目采购计划编制的前期准备,采购计划编制是确定从项目组织外部采购哪些产品和服务能够最好的满足项目需求的过程，它必须在范围定义中完成。 良好的市场信息机制应该包括以下三个方面： （1）建立重要的产品来源的记录，以便需要时就能随时提出不同的供应商所能供应的产品的规格性能及其可靠性的相关信息； （2）建立同一类目产品的价格目录，以便采购者能利用竞争性价格得到好处，例如：商业折扣； （3）对市场情况进行分析研究，作出预测，使采购者在编制采购计划、决定如何打包及采取何种采购方式时，能有比较可靠的依据作为参考。,8.2.2 采购方案的选择,采购计划一般要对下列事项之一做出决策

4、： （1）通过一家总承包商采购所有或大部分所需要的产品和服务。 （2）向多家承包商采购很大部分需要的产品和服务。 （3）采购小部分需要的产品和服务。 （4）不采购货物和设备。,8.2.3 采购计划编制的依据,1企业环境因素 所考虑的企业环境因素包括市场条件、从市场上可获得的产品或服务、按照什么条件从何处获得。 2组织过程资产 组织过程资产可提供在制定采购管理计划和选择合同类型过程中需要考虑的正式和非正式的与采购相关的政策、程序、指导原则和管理体系。 3范围说明书 范围说明书中说明了项目目前的界限以及与项目范围相关的要求、制约因素和假设条件。 4工作分解结构 工作分解结构阐明了项目各组件之间及其

5、与项目可交付成果之间的关系。,5工作分解结构说明 工作分解结构说明提供了工作的详细说明，包括可交付成果的识别以及完成每项可交付成果所需的工作分解结构组件内的工作描述。 6项目管理计划 项目管理计划提供了项目管理的总体计划，包含相关子计划，如范围管理计划、采购管理计划、质量管理计划和合同管理计划（为采购管理计划提供指导）。 采购计划编制过程必须考虑有哪些其他计划成果可利用。通常应加以考虑的其他计划成果包括： （1）风险登记表（2）与风险相关的合同协议 （3）活动的资源要求（4）项目进度计划 （5）活动费用估算（6）费用基准,8.2.3 采购计划编制的依据,8.2.4 采购计划编制的工具与技术,1

6、自制或外购分析 自制或外购分析是一种通用的管理技术，是项目采购计划编制过程的一部分，用以确定某项具体产品或服务是由项目团队自行生产还是外购。 2专家判断 在编制采购计划时经常需要专家的技术判断来评估采购计划编制的依据，也可依据专家的判断制定或修改评标标准。 3合同类型 采购中通常采用以下三类合同中的一种： （1）固定总价或总包合同 （2）成本偿还合同 （3）时间与材料合同,8.2.5 采购计划编制的成果,1.采购管理计划 采购管理计划描述如何管理从制定采购文件到合同收尾的采购过程，其内容包括： （1）采用的合同类型； （2）如果评估标准要求独立估算，由谁进行估算； （3）如果实施组织设有采购部

7、门，项目管理团队本身应采取的行动； （4）如果需要，将使用标准的采购文件； （5）管理多个供应商； （6）协调采购与项目的其他方面，如进度和绩效报告；,（7）能够对采购造成影响的制约因素和假设条件； （8）处理购买产品所需的提前订货期，并与项目的进度计划进行协调； （9）进行自制或外购决策，并与资源需求和进度计划相联系； （10）明确合同中规定的可交付成果的交付日期，确保其与进度计划和控制过程相协调； （11）检查履约保函或保险合同，以降低项目风险； （12）为供应商提供有关如何建立和维持合同工作分解结构的说明书； （13）确定合同说明书应使用的格式和形式； （14）确定通过资格预审的供应商；

8、 （15）管理合同，并评估供货商所采用的采购衡量指标。,8.2.5 采购计划编制的成果,2.合同工作说明书 每项采购合同工作说明书仅说明与合同相关的部分项目范围。根据范围说明书、工作分解结构和工作分解结构说明制定每项合同的工作说明书。 3.自制或外购决策 对产品和服务由项目团队自制或外购形成的决策，包括为应对风险而决定购买保险或履约保函。 4.请求的变更 采购计划过程可能会导致项目管理计划及其从属计划和其他组成部分提出变更请求，通过整体变更控制过程对请求的变更进行审查和处理。,8.2.5 采购计划编制的成果,8.3 采购计划的实施,8.3.1 招标采购的实施 8.3.2 非招标采购的实施,按照

9、标准的招标程序，公开招标一般分为三个阶段： 1.招标准备阶段。 基本分为以下六个步骤： （1）具有招标条件的单位填写招标申请书，报有关部门 审批获准后，组织招标班子和评标委员会。 （2）编制招标文件和标底。 （3）发布招标公告。 （4）投标者资格预审。 （5）文件答疑。 （6）接受投标方提交的投标文件。,8.3.1 招标采购的实施,2开标评标阶段。 这一阶段的主要工作包括： （1）开标。 （2）初审。 （3）询标。 （4）评标。,8.3.1 招标采购的实施,3决标、授标与签约阶段。 这一阶段的主要工作包括： （1）决标。 （2）授标与签约。,8.3.1 招标采购的实施,8.3.2 非招标采购的

10、实施,1.国际和国内询价采购 国际和国内询价采购又称为“货比三家”，不需要正式的招标文件，只需先收集若干家（三家以上）供货商提供的产品报价，然后将各个报价及其供货条件进行分析比较，在既定的产品质量上，选择售后服务最好、价格最低的供货商。,2.直接采购（或称直接签订合同） 1）对于已经授标并签约，而且正在实施中的工程或货物合同，在需要增加类似的工程量或货物量的情况下，可通过这种方式延续合同。 2）考虑与现有设备配套的设备或设备的标准化方面的一致性，可采用此种方式向原来的供货商增购货物。 3）所需设备具有专营性，只能从一家供货商购买。 4）负责工艺设计的承包人要求从指定的一家供货商购买关键的部件，

11、以此作为保证达到设计性能或质量的条件。 5）在一些特殊情况下，可采用直接签订合同方式进行采购，以免由于延误而花费更多的费用。,8.3.2 非招标采购的实施,3.自营工程 自营工程是指项目业主不通过招标或其他采购方式而直接使用自己国内、省（区）内的施工队伍来承建的土建工程。 自营工程主要适用于下列情况： 1）工程量的多少无法事先确定。 2）工程的规模小而分散或所处地点比较偏远，是承包商要承担过高的动员调遣费用。 3）必须在不干扰正在进行中的作业的情况下进行施工，并完成工程。 4）没有一个承包商感兴趣的工程。 5）如果工程不可避免地要出现中断，在此情况下，其风险由项目业主承担，比承包人承担要更为妥

12、当。,8.3.2 非招标采购的实施,8.4 项目合同管理,8.4.1 项目合同的基本概念 8.4.2 合同管理及其主要内容 8.4.3 合同管理的依据、工具与技术以及成果 8.4.4 项目合同的变更、解除和终止 8.4.5 项目合同的索赔管理 8.4.6 合同收尾,1项目合同的概念 合同被定义为：“平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议”。合同具有如下法律特征： （1）合同是一种民事法律行为。 （2）合同是两个以上当事人意思表示一致的民事法律行为。 （3）合同是以设立、变更、终止民事权利义务关系为目的的民事法律行为。 （4）合同是当事人各方在平等、自愿的基础

13、上产生的民事法律行为。,8.4.1 项目合同的基本概念,2项目合同的主要条款及合同分类 合同法第12条规定合同的主要条款包括：当事人的名称或者姓名和住所，合同的标的，标的的数量，标的的质量，价款或者报酬，履行期限、地点和方式，违约责任，解决争议的方法等八项。,8.4.1 项目合同的基本概念,表8.1 合同分类表,8.4.2 合同管理及其主要内容,项目采购合同管理就是为了实现项目采购计划，保证供应商或承包商按照合同约定履行义务，而运用各种手段、采取各种措施进行管理。 在项目的整个实施过程中，合同管理都贯穿其中，是项目全面管理的一个重要组成部分。 一般来讲，项目采购合同管理的主要内容有以下几点：

14、1对供应商或承包商工作的监督管理 2. 采购质量控制管理 3.合同变更的管理 4解决纠纷 5项目组织内部对于变更的理解 6支付管理,8.4.3 合同管理的依据、工具与技术以及成果,1项目合同管理的依据 项目合同管理的依据主要有： 合同文件 合同管理计划 选中的供应商或承包商 供应商或承包商的绩效报告 变更请求以及供应商或承包商提供的单据,2项目合同管理的工具与技术 (1) 合同变更控制系统 (2) 进行绩效审核 (3) 检验和审计 (4) 绩效报告 (5) 支付系统 (6) 合同档案管理系统 (7) 信息技术,8.4.3 合同管理的依据、工具与技术以及成果,3合同管理的成果 （1）合同文件 合

15、同文件包括合同以及所有支持性进度计划、未批准的合同变更请求和批准的合同变更请求。 （2）合同变更 有关合同变更的具体情况应该反映到项目的其他有关计划中，并在必要时更新项目计划或其他有关文件。 （3）推荐的纠正措施 推荐的纠正措施指为使供应商或承包商符合合同条款的规定而需采取的所有行动。 （4）付款时间表和付款申请 供应商或承包商按照合同约定履行供货义务后，向项目组织提出的付款时间表和付款申请。,8.4.3 合同管理的依据、工具与技术以及成果,8.4.4 项目合同的变更、解除和终止,1项目合同变更的特征 项目合同的变更通常是指由于一定的法律事实而改变合同的内容和标的的法律行为。它的特征有如下几点

16、： (1)项目合同的双方当事人必须协商一致； (2)改变合同的内容和标的； (3)合同变更的法律后果是将产生新的债权和债务关系。,8.4.4 项目合同的变更、解除和终止,2项目合同解除的特征 项目合同的解除是指消灭既存的合同效力的法律行动，其主要特征有如下三点： (1)项目合同的双方当事人必须协商一致； (2)合同当事人应负恢复原状的义务； (3)项目合同解除的法律后果是消灭原合同的效力。,3合同变更或解除的条件 (1)双方当事人经过自愿协商同意，并且不因此损害国家利益和社会公共利益。 (2)由于不可抵抗力致使项目合同的全部义务不能履行。 (3)由于另一方面在合同约定的期限内没有履行合同，且在

17、被允许的推迟履行的合理期限内仍未履行。 (4)由于项目合同当事人的一方违反合同，以致严重影响订立项目合同时所期望实现的目的或致使项目合同的履行成为不必要。 (5)项目合同约定的解除合同的条件已经出现。,8.4.4 项目合同的变更、解除和终止,4项目合同变更或解除的程序 (1)当事人一方要求变更或解除项目合同时，应当事先向另一方用书面的形式提出。 (2)另一方当事人在接到有关变更或解除项目合同的建议后应及时作出书面答复，如同意，则项目合同的变更或解除发生法律效力。 (3)变更和解除项目合同的建议与答复，必须在双方协议的期限之内或者在法律或法令规定的期限之内。 (4)项目合同的变更或解除如涉及到国

18、家指令性产品或工程项目时，必须在变更或解除项目合同之前报请下达该计划的有关主管部门批准。 (5)因变更或解除项目合同发生的纠纷依双方约定的解决方式或法定的解决方式处理。,8.4.4 项目合同的变更、解除和终止,5合同的终止 当事人双方依照合同的规定，履行其全部义务或双方一致确定合同的目标不可能实现，合同即行终止。我国合同法所认可的合同终止原因有以下几种： (1)当事人全部履行合同义务而宣告合同终止。 (2)合同的权利人和义务人混同一人时，合同自行终止。 (3)合同因不可抗力而无法继续执行而终止。 (4)合同双方当事人协商同意而终止。 (5)仲裁机构裁决或者法院判决宣告合同终止。,8.4.4 项

19、目合同的变更、解除和终止,8.4.5 项目合同的索赔管理,1索赔的起因 在有些采购项目如工程项目采购中索赔是经常发生的。而在项目实施中常常会由于如下原因产生索赔： （1）由于客户或其他最终用户没能正确地履行合同义务 （2）由于客户或最终用户因行使合同规定的权力而增加了项目组织的花费和延误了进度，按合同规定应该给予补偿。 （3）工程中经常发生的情况，由于某一个工作组完不成合同责任而造成的连锁反应。 （4）由于环境变化。,2索赔管理 由于有些项目技术和环境的复杂性，索赔是不可能完全避免的。 在现代工程中索赔额通常都很大，一般都有1020的合同价。甚至在国际工程招标中超过合同价100的索赔要求也不罕见。 索赔管理包括索赔和反索赔。 （1）索赔 索赔是对自己已经受到的损失进行追索。 （2）反索赔 反索赔着眼于防止或减少损失的发生。,8.4.5 项目合同的索赔管理,3索赔管理的工作过程 索赔管理工作过程中涉及的工作包括两个层次：一是合同双方索赔的提出和解决之后。二是项目组织内部的索赔（或反索赔）管理工作。 （1）索赔意向通知 在引起索赔的事件发生后，供应商或承包商必须迅速做出反应，在一定时间内（FIDIC规