5第五章 报表的应用.ppt

1、第五章 报表的应用,5-1 认识报表 5-2 创建报表 5-3 编辑报表 5-4 报表中数据的排序与分组 5-5 创建子报表 5-6预览及报表打印,5-1认识报表,报表是Access数据库中的一个对象,以打印的格式显示数据的一种有效方式 报表可以将大量数据进行排序和汇总，可以嵌入图片和图像来丰富数据显示，并最终生成数据的打印报表。,5-1认识报表,报表的作用 报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。 与窗体一样报表本身没有存储数据，是通过表、查询、sql语句作为报表的数据源。 报表中只能查看数据，不能编辑数据。,5-1认识报表,报表的组成和结构 Access报表由报表页眉、

2、页面页眉、主体、页面页脚和报表页脚5个部分组成，如图所示。每个部分称为一个“节”。,5-1认识报表,报表的类型 Access 提供了纵栏式报表、表格式报表、图表报表和标签报表4种类型报表。,1.纵栏式报表 纵栏式报表一般是在一页中主体节区域内显示一条或多条记录。每个字段都显示在一个独立的行上。记录中各字段纵向排列，如图所示。,5-1认识报表,2.表格式报表 表格式报表将数据字段的标题安排在页面页眉中。 可以在表格式报表中设置分组字段，产生组页眉和组页脚，显示分组统计数据。,5-1认识报表,3.图表报表 图表报表将数据以图表的形式直观地表示出数据之间的关系。图5-4是每个学生平均成绩图表报表图。

3、 Access提供了近20种图表类型，包括折线图、柱形图、饼图、圆环图、面积图、气泡图等。,5-1认识报表,4.标签报表 图表标签报表是报表的一种特殊格式，主要用于打印物品标签、信封、准考证等。,5-2创建报表,报表的视图 “设计”视图 “打印预览”视图 “版面预览”视图 创建报表的方法 使用“自动创建报表”创建报表 使用报表向导创建报表 使用视计视图创建窗报表,5-2创建报表,5-2-1 使用“自动创建报表”创建报表 例5-1:在“学生管理”数据库中，使用“自动创建报表”创建纵栏式课程表 。 5-2-2 使用“报表向导”创建报表 例5-2:使用“报表向导”创建输出以“系别”为分组的，显示“姓

4、名”、“性别” 、 “学历” 、 “工作时间” 、 “职称” 、 “系别” 、 “联系电话” 字段内容的教师信息报表. 例5-3:使用“报表向导” 创建输出“学号” 、 “姓名” 、 “性别” 、 “出生日期” 、 “入学成绩” 、 “课程名称” 和“成绩”的学生成绩报表 。Result : P183 5-2-3 使用“标签向导”创建标签报表 例5-4:使用“标签向导”创建一个“新生表”的新生信息标签。,5-2创建报表,5-2- 使用“图表向导”创建图表报表 例:使用“图表向导”创建“每个学生平均成绩报表” 5-2-5 使用“设计视图”创建报表 例5-5:使用“设计视图”创建“学生平均成绩报表

5、”,在报表设计视图中可以修改已经创建的报表，可以设置报表格式，添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚，添加当前日期，添加页码，添加背景图片等。,5-3编辑报表,5-3-1 添加或删除报表页眉页脚和页面页眉页脚 添加报表页眉页脚和页面页眉页脚的操作方法如下： 在设计视图打开报表； 选择“视图”菜单上的“报表页眉/页脚”命令或选择“页面页眉/页脚”命令项； 在设计视图中可以看到添加了“报表页眉”和“报表页脚”或“页面页眉”和“页面页脚”。 说明：页眉和页脚是作为一对同时添加。如果不需要页眉或页脚，可以将此节属性中的“可见性”属性设置为“否”，或者删除该节的所有控件，将该节属性中的“高度”属性设置

6、为“0”或使用鼠标拖动该接调整为“0”。,5-3-2 在报表中添加当前日期和时间 在报表中添加当前日期和时间的操作方法有两种，一种是使用插入日期和时间菜单命令，另一种是在创建的文本框中输入计算表达式得方法。可以将日期和时间添加在任何节区内。,使用插入“日期和时间”命令来添加日期和时间 在设计视图打开报表； 选择“插入”菜单上的“日期和时间”命令； 屏幕显示“日期和时间”对话框，在“日期和时间”对话框中选择日期和时间的显示格式，如图5-28所示，单击“确定“按钮即可。,使用添加计算文本框方法 在设计视图打开报表； 单击“页面页脚”节，单击工具箱上的“文本框”控件，在“页面页脚”节单击要放置“文本

7、框”的位置处； 单击“文本框”控件，单击工具栏上的“属性”按钮，在“控件来源”属性框中输入表达式“=date()”，然后关闭“属性”对话框。 单击工具栏上的“打印预览”按钮。可以看到在“页面页脚”的位置显示了当前系统的日期。,5-3-3在报表中添加页码 在报表中添加页码的操作方法如下： 在设计视图打开报表； 选择“插入”菜单上的“页码”命令； 在“页码”对话框中，根据需要选择相应页码格式、位置和对齐方式； 若选择“首页显示页码”复选框，则在第一页显示页码。,5-3-4在报表中添加分页符 在报表中可以在某一节中使用分页符来标志另起一页的位置，人为地将其分一页。添加分页符的操作步骤如下： 在设计视

8、图打开报表； 单击工具箱中的“分页符”控件按钮，单击需要放置分页符的节的适当位置，分页符的标志短虚线标志显示在该位置上的左边。,5-3-5在报表中添加背景图片 在报表中添加背景图片。操作步骤如下： 在设计视图打开报表； 单击报表选定器，单击工具栏上的“属性”按钮； 在报表属性表窗口中，单击“格式”选项卡，在“图片”属性栏右侧的“表达式”按钮，打开“插入图片”对话框； 在对话框中的“查找范围”列表框中选择要插入图片的文件夹，在“文件命”列表框中选择文件的名称，如图5-29所示；,单击“确定”按钮，图片插入在报表中；单击“图片缩放模式”属性栏右侧的下三角按钮，选择“裁剪”，单击“图片对齐方式”属性

9、栏右侧的下三角按钮，选择“中心”项，单击“图片平铺”属性栏右侧的下三角按钮，选择“是”，单击“图片出现的页”属性栏右侧的下三角按钮，选择“所有页”，如图5-30所示； 关闭属性窗口，在设计视图就可以看到添加图片的效果，如图5-31所示。,5-4报表中的数据排序与分组 如果在输出报表数据时需要按照某个字段的值来排序，可以使用报表的“排序”操作，如果需要将记录分组输出显示，可以使用报表的“分组”操作。“排序与分组”是报表和窗体最大的区别。 5-4-1排序数据 “排序”一般用来整理数据记录，以便查找和输出。 在报表中设置多个排序字段时，先按第一排序字段值排列，第一字段值相同的记录再按第二字段值排序，

10、依次类推。 5-4-2对记录进行分组 分组是指按照选定的某个或某几个字段值相同的记录归为一组。这是排序功能的进一步应用。,5-4-3报表中的数据汇总 在报表设计中可以使用计算控件设置其控件源为合适的计算表达式。利用计算控件进行统计计算并输出结果的形式主要有以下几种。 计算一个记录的总计 计算一个记录的总计的方法如下： 在设计视图打开报表； 将“计算”文本框添加到主体节中； 单击该文本框，单击工具栏上的“属性”按钮， 在“控件来源”属性框中输入以等号开始的计算表达式。,2.计算一组记录的总计值或平均值 计算一组记录的总计值或平均值的方法如下： 在设计视图打开报表； 将“计算”文本框添加到组页眉或

11、组页脚中； 单击该文本框，单击工具栏上的“属性”按钮， 在“控件来源”属性框中输入以等号开始的SUM函数来计算总计值，或输入以等号开始的AVG函数来计算平均值的表达式。,5-5创建子报表 创建子报表可以在已有的报表中创建子报表，也可以将已有报表添加到另一个已有报表来创建报表和子报表。 5-5-1在已有报表中创建子报表 在创建子报表之前，应确保已经正确建立了表关系。 例5-7 在“学生表”报表中增加“成绩表”。,5-5-2在已有报表中添加其他已有报表来创建子报表 在已有报表中添加其他已有报表来创建子报表的操作方法如下： 在设计视图中打开主报表； 确保工具箱中的“控件向导”在启动状态下，按F11键

12、切换到数据库窗口； 将作为子报表的报表拖拽到主报表中需要插入子报表的节中； 调整报表的布局，单击工具栏上的“打印预览”按钮，可以看到主/子报表的结果。 单击“文件”菜单上“另存为”命令，在另存为对话框中输入新的报表名称，单击“确定”按钮；,5-5-3创建多列报表 多列报表最常用的是标签报表形式，可以将以个普通报表设置为一个多列的报表。 例5-8 将“教师信息标签”报表，设置为3列输出，“横向”打印，“先列后行”的形式。,5-6预览及打印报表 报表在打印之前首先要进行页面设置，设置报表的边距、报表的打印方向、纸张大小、列的尺寸、列的布局等；然后通过打印预览来观看要打印输出的结果，经过设置预览后才

13、执行打印操作。,5-6-1页面设置 在Access中常用的页面设置有“边距”、“页”和“列”三项。页面设置的操作方法是： 在数据库窗口“报表”对象下，单击要进行页面设置的报表； 选择“文件”菜单上的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框中有3个选项卡，分别是“边距”、“页”和“列”选项卡，在表5-1中列出页面设置选项卡的设置说明。 在页面设置进行“边距”、“页”、“列”的设置后，单击“确定”按钮，完成对当前选定报表的页面设置。,5-6-2预览及打印 1.预览报表 预览报表可以使用“打印预览”和“版面预览”，两者十分相似，但前者是显示打印的全部数据，而后者是只显示部分数据，其目的是查看报表设计的结构，例如字体样式、颜色、字号、是否排序、分组等。,一般在打印报表之前通过选择“打印预览”视图方式，浏览打印的效果，然后才执行打印功能，打印报表。 打印预览输出显示报表的操作方法如下： 在数据库窗口“报表”对象下，单击要进行打印预览的报表； 在数据库窗口单击“预览”按钮，屏幕以“打印预览”视图形式显示报表； 可以单击“设计”按钮，进行进一步修改和调整报表布局，再通过“打印预览”来查看，直到预览效果满意