电脑文档管理.ppt

1、怎样拯救我们的“脑”,为何要做 如何去做 怎样改进,为什么要管好电脑文件？,工欲善其事 必先利其器,这些悲催的情况有没有？,老板站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！,这些悲催的情况有没有？,应聘人来了，收到的面试简历 在茫茫的文件中分不清！,这些悲催的情况有没有？,电话的一端客户要的资料怎么也找不到？,电脑文件最容易乱的地方在哪里？,系统中用户的文件夹 X: Documents and Settings 我的文档 My Document 桌面 Desktop 个人下载目录 X: Downloads,文件管理的真谛,在于文件方便、快速提取 科学地分类和规范化命名是文件管理的精髓所在,电子文件

2、存找三要素,文件存放路径,文件保存属性,电子文件分类,如果把电脑比作一片森林 硬 盘 一棵树 分 区 大的枝桠 文件夹 分枝 内嵌文件夹 小枝桠 文 件 树叶,要素之一：文件存放路径,同样如果把它当城市 硬 盘 街道 分 区 马路 文件夹 小区 内嵌文件夹 单元 文 件 房间,要素之一：文件存放路径,某一个文件所在的地方：分区文件夹子文件夹文件名 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成,要素之一：文件存放路径,要素之二 ：文件保存属性,存档 能看的，能改的 只读只能看，不能改，防修改 隐藏一般你看不到，设置了才能看

3、，可防错误删除,要素之三：文件分类：常见电子文件格式1,要素之三：文件分类：常见电子文件格式2,要素之三：文件分类：常见电子文件格式3,如何去做,怎样改进,为什么做,电脑文件的“5S”管理,整理(Seiri) 整顿(Seiton) 清扫(Seiso) 清洁(Seiketsu) 素养(Shitsuke),把需要的文件定位、定量 以便用最快的速度取得所需。 整理三要点： 盘符固定化 结构科学化 存放目视化,举例： 电脑硬盘中有C:D:E:F:四个盘符，我们可以将它们标准规划为：,D: 应用软件盘 F: 私人文件盘,C: 操作系统盘 E: 工作文件盘,适合的文件夹(科学地分类) 适中的层级数(结构的

4、深度) 控制文件夹与文件的数目,规范化地命名文件夹和文件名称要简短贴切方便查找。,先把有用与无用的文件分类， 再对无用的文件进行处理。,有用文件进行整顿 无用文件果断删除,定期归档文件 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档 将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态,定期清扫垃圾 安装目录programfilestencentQQad 这里面是QQ广告 安装目录programfilestencentQQflashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录programfilestencentQQflashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 安装目录pro

5、gramfilestencentQQQQMusicMhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹 这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！,经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？ 建立完善的文件结构 规范化地命名文件夹 周期性地将文件归档,结构,归档,命名,下载软件 - 把软件存放在规划好的位置 安装软件 - 安装软件要安装在合适的位置，并且记住这个位置。 - 卸载软件后要到软件安装的地方 将目录彻底删除。,培养每天清洁的良好习惯,下载资料 - 下载的各种资料放在临时文件夹 归档资料 - 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类文件夹中（注意区分已完成和未完成的）没有用的果断删除。,

6、培养每天清洁的良好习惯,电脑的空间因整理变大！ 生活的空间因清理变宽！ 思想的空间因总结变扩！,素养,清洁,整理,整顿,清扫,小结：电脑文件管理的”5S”,文件架构 建,定期归档 归,每日整理 整,区别文件 分,效果不错 推,如何去做,怎样改进,为什么做,“我的文档”能方便地在桌面上、开始菜单、资源管理器、保存/打开窗口中找到，有利于我们方便而快捷地打开、保存文件。,利用“我的文档”中已有的目录，也可以创建自己的目录，将经常需要访问的文件存储在这里。,如果我们经常要快速访问文件或文件夹，那可以右击选择“创建快捷方式”，再将生成的快捷方式放置到你经常停留的地方,当然，当文件和文件夹不再需要经常访问时，你需要及时将快捷方式删除，以免快捷方式塞堵了太多空间或牵扯了你的注意力。,当你看到一些PPT达人的分享时，可下载到一个临时“temp”文件夹 待有空时，仔细阅看“temp”中的PPT，对于值得收藏的作品，可以按人名或分类地存放在文件夹中 及时地处理过期文件，存放该保留的，删除不需要的，是一个好习惯,科学的电脑文件管理带来什么,避免失误 良好状态 高效工作 优秀业绩 树立个人品牌