电子文件管理基础知识.ppt

1、聊城市档案局,主要内容,电子文件概述 电子文件管理的目标与原则 电子文件归档管理的内容与要求 电子文件保管的基本要求,一、 电子文件概述,电子文件的概念 电子文件的特征 电子文件的结构 电子文件的特点,在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理、并可在通信网络上传输的文件。,电 子 文 件 的 特 征,特征一：电子文件是由电子计算机等数字设备生成和处理的，其信息用二进制数字代码记录和表示。这是电子文件与以往所有其他形式文件的基本区别，也是电子文件与其它数字信息的共同点。 特征二：电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性，特别是具有特定的要

2、素、作用和效力。 这是电子文件与其他数字信息的基本区别，也是电子文件与其它形式文件的共同点。,内容：是指文件中所包含的表达作者意图的信息（如文本、数据、符号、数字、影像、声音和图片等）。,背景：是指能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及和文件之间相互关系的信息（如发文者、签署人、文件生成日期、收件者、地址、元数据、应用软件等）。,结构：是指文件内容信息的组织表达方式（如字段、字体、文体、页码与段落、电子文件所使用的代码、格式、载体、附件等方面的信息，以及链接和其它编辑设备间的关系）。,电子文件的特点,电子文件的技术特点 电子文件的形成特点,电子文件的技术特点,信息的非人工识读性 系统依赖

3、性 电子文件对其他设备环境的不兼容性。 信息与特定载体之间的可分离性 信息的易变性 信息存储的高密度性,多种信息媒体的集成性 信息组织的多维性 物理结构与逻辑结构的分离性 信息的可操作性,电子文件的物理结构和逻辑结构通常不一致，同一份电子文件的正文、图形、批示、附件等可以不在同一载体上连续存储，甚至可以存储在不同的载体上，而不影响其正常输出。 电子文件在处理和传递过程中，其物理结构经常发生变化，每运行一次就可能变换一次存储方式，而其逻辑结构却可以不变。 电子文件的真实性实质上是指其逻辑结构的真实可靠，保证电子文件的真实性和可靠性，也就是以不依赖物理结构的方式保持其逻辑的完整、真实和准确。,电子

4、文件的形成特点,电子文件的形成特点是指电子文件从制作到生成过程中所表现出来的内在规定性，不包括文件在形成之后的管理、利用过程中具有的特性。 影响电子文件形成特点的要素主要有两个方面： 一是技术要素，包括电子文件自身的技术特点。 二是机构、职能和文件类型要素。,电子文件的形成特点,电子文件与机构活动的伴生性 电子文件之间的有机联系 电子文件内容、结构、背景信息的分散性 电子文件技术状态的多样性,多 样 性,数据类型多样性 文件格式多样性 文件形成系统多样性。,二、电子文件的管理目标与原则,电子文件管理目标,保证电子文件的真实性 保证电子文件的完整性 保证电子文件的长期可读性 促进工作效率的提高

5、方便查询和利用,电子文件的五个管理目标之间的关系,保护电子文件的真实性、完整性和长期可读性是实现电子文件价值的基础和保障； 促进工作效率的提高是实现电子文件价值的结果； 方便查询和利用是实现电子文件价值的方式，五个目标是相辅相成的。,电子文件管理原则,全程管理原则 前端控制原则 集成管理原则 动态管理原则 注重效益原则,电子文件的五个管理原则中，全程管理是基本的、核心的原则，前端控制、集成管理、动态管理等具体原则是全程管理原则的逻辑展开，注重效益原则是从另一种角度对全程管理原则的补充。,三、电子文件归档管理的内容与要求,电子文件归档范围 电子文件归档方式 电子文件归档时间 电子文件归档要求 电

6、子文件移交与接收,电子文件归档范围,不同文件格式文件的归档范围 电子文件附带材料的归档范围 双套制管理的归档范围,不同文件格式文件的归档范围,文本文件T 图像文件I 图形文件G 影像文件V 声音文件A 多媒体文件M 数据文件D 计算机程序文件P,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。对特别重要的文件，其历次修改稿如都有必要保存时，每一稿应以不同的标识区别。定稿电子文件其标识应以正式文件文号注明。收集重点是定稿电子文件和正式电子文件。,文本文件,文字型电子文件以xml文档和rtf、txt为通用文件格式，一般不宜采用doc、wps、s2、pub等其他格式作为永久

7、保存格式。 文本文件的类别代码 t,图像文件,使用数字设备采集或制作而获得的图像电子文件，如采用非通用文件格式，收集时应转换为通用文件格式。如无法转换，则应将相关软件一起收集。 图像电子文件以jpeg、tiff为通用文件格式。 图像文件的类别代码 i,图形文件,采用计算机辅助设计（cad）或绘图中产生的图形电子文件（如设计模型、图纸、图画等）。收集时应注明软硬件环境和各种相关数据。 图形文件类别代码 g,影像文件,用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件，收集其压缩计算方法和相关软件，并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 影像数据以mpeg、avi为通用文件格式。 影像文件类别代码

8、 v,声音文件,用数字音频设备获得的声音文件，收集时应注意收集其属性标识、参数和相关软件，并注意收集其非通用格式的相关软件。 音频电子文件以wav、mp3为通用文件格式。 声音文件类别代码 a,多媒体文件,用多媒体设备获得的以及用超媒体链接技术制作的多媒体文件，收集时应保证参数准确，数据完整。并应注意收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。 多媒体音像数据以mpeg、avi为通用文件格式。 多媒体文件(超媒体链接文件)类别代码 o,数据文件,用计算机软硬件系统进行信息处理形成的各类参数、管理数据文件等，应与电子文件一同收集。应能够以dbf文件格式或通过xml文档进行数据交换。 数据文件类别代码

9、d,元数据文件,对描述电子文件产生及运行过程中说明各种数据关系及结构属性的文件。应注意与电子文件一同收集。 元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。,电子文件附带材料的归档范围,除了电子文件之外，还应该归档如下材料： 电子文件登记表。 电子文件支持软件。 电子文件生成和处理过程中形成和积累的各类元数据。,双套制管理的归档范围,具有重要凭证作用和长远查考价值的电子文件制作纸质拷贝，对利用率较高的纸质文件进行数字化，这样可使机构保持两套文件同处于存储状态。 如果生成的是电子文件，据此打印输出的纸质文件及其他相

10、关文件应列入归档范畴，如电子文件积累过程中形成的登记表、使用权限保护登记表，与该电子文件配套或关联的纸质文件等。 如果生成的是纸质文件，若业务部门或保管部门已完成数字化工作，则转换后的电子版本应当保留。,双套制管理的归档范围,双套制归档时，要注意在文件内容、相关说明及描述上保持电子文件和纸质等其他载体文件的一致、完整和相关性。 在条件许可的情况下不予或无法归档纸质文件时，可以考虑单独归档电子文件。这些文件包括：在纸质条件下不予归档的微观文件、已实现计算机辅助生产的cad文件、某些数据量大保存年限短的数据文件、多媒体文件、电子邮件文件、网站文件、超文本文件等。,电子文件归档方式,1物理归档 物理

11、归档是指各部门将自身形成的电子公文以网络传输或介质传递方式移交给档案部门的过程。 以网络传输方式进行的归档亦称在线归档，以介质传递方式进行的归档亦称离线归档。 物理归档可以实现电子公文的集中管理，保证电子公文的安全性。,电子文件归档的方式,2逻辑归档 逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子公文的管理权限向档案部门移交的过程。即文件形成部门仅将存储归档电子公文的逻辑地址通知档案部门，使档案部门能够通过网络直接查阅和控制该电子公文。逻辑归档后的档案信息可以全部在网络中显示和检索利用，电子公文生成时在什么位置，归档后的物理位置保持不变。,电子文件归档的时间要求,一般在文

12、件完成运转任务、办理完毕后归档。 电子公文的归档时间分实时归档和定期归档两种。实时归档指电子公文生成时或在网络中首次传递时进行归档；定期归档是指按照机构有关规定，在电子公文处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。（一般办理完毕后三个月内归档） 逻辑归档通常应尽可能实时进行，以免发生失控；物理归档中的网络归档既可实时进行，也可与介质归档一样，借鉴纸质文件归档的经验，并按照有关规定定期完成。如管理性文件在次年年初归档，科技文件在项目完成之后归档，机密文件随时归档等。,电子文件归档工作要求,1电子文件归档工作的组织领导 2明确电子文件归档的工作程序 3采取措施保证电子文件归档的质量 4归档电子文件质量

13、的具体要求,电子文件归档工作的组织领导,加强组织管理，由主管部门或负责人统一协调，指定专门机构或专人负责。 电子文件的形成、收集积累、整理和归档工作，应由形成者或承办者按照归档要求将形成的电子文件收集积累下来，进行整理归档，向档案文件部门移交。 对归档后形成电子档案文件的管理应由档案部门负责，电子文件形成部门要协助支持。,明确电子文件归档的工作程序,一是电子文件形成签署、审批； 二是收集积累； 三是编制目录； 四是整理需归档的电子文件； 五是鉴定归档的电子文件，确定归档电子文件的档案文件属性；,明确电子文件归档的工作程序,六是检测归档的电子文件； 七是编制归档说明； 八给予归档标识 九是存入磁

14、、光介质(含压缩归档等方式)； 十是复制备份； 十一是确定载体标识。,电子文件的整理,归档电子文件的整理按DAT 22规定的要求进行。 归档电子文件以件为单位整理。 同一全宗内的电子文件按照年度一保管期限一机构(问题)或保管期限一年度一机构(问题)等分类方案进行分类。(参照纸质档案的分类方案） 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体。,电子文件的整理,电子文件的著录应参照DAT 18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识。 将著录结果制成机读目录和纸质目录。,档案著录项目,题名：表达文件中心内容、形式特征并使其个别化的名称。如：聊城市经济工作会

15、议林峰海市长讲话 稿本：草稿 D;非正式文件U;正式文件F. 时间：一律八位数标识。20100625 载体类型：保存文件的介质类型，光盘、磁盘；规格文件载体的尺寸型号；盘号每年从”00001”开始。 软硬件平台：描述文件生成时技术环境事项。硬件环境包括计算机CPU名称、内存数量、硬盘空间等；软件环境包括操作系统名称、版本、应用软件名称、版本。还有文件类型、编程语言等,档案著录项目,此外还有排检与编号项、文件办理项等内容。 电子文件的著录项目包括了文件的内容、结构、背景和文件系统等各个方面，比纸质文件复杂得多。 除全宗号、归档年度、保管期限、件号、题名、责任者、文件编号、稿本、文件类型、文件名、

16、载体类型、签发时间作为必著项外，其他项可以根据实际情况有所删减。,档案著录项目,电子文档号：档案室管理电子文件的一组符号代码。 示例：GPA00703LDF9002.TXT,例：数码照片的整理： 1、分类 数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。,2、排列 数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时间或重要程度排列在一起。 3、编号 （1）照片号（档号）: 全宗号-门类（类目）-年度号-保管期限号-张号 全宗号：市档案馆给定。未给定全宗号的，该项可暂空。 门类: 数码照片用“SP

17、”表示。 年度号: 照片拍摄年度，用四位阿拉伯数字表示。 保管期限号：用“1”或“2”表示。 张号:在同一年度（保管期限）内从“1”开始顺序编号， 用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。,（2）盘号： 指在同一全宗内光盘的顺序编号。用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0” 。 4、存储 载体：只读光盘 方式：“一次性写入” 光盘刻录数量：一式三套 分别用A、B、C标识 A封存 B利用 C异地存放,每张光盘根目录设置：,（1）说明文件 文件名：README.TXT 文件内容：照片形成时间 件数 光盘套别 制作人 审核人 制作时间,说明文件示例： 照片形成时间：2004.01-2004.12

18、件 数：200件 套 别：A 制作人：王 静 审核人：李 霞 制作时间：20050121,（2） 著录文件 文件名：DESCRIPT.XML 文件内容：数码照片盘内目录的电子版本 该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成 文件格式：XML文件,（3）数码照片子目录 目录名：DATA 作用：存放经过整理后的数码照片,其他文件子目录,各种希望存入光盘的文件，包括浏览、压缩、软件等文件,5、填写光盘封面： 正面式样,反面式样,6、编制检索目录,电子档案目录光盘编号,采取措施保证电子文件归档的质量,1、贯彻“前端控制”和“全程管理”的思想 在电子文件管理系统设计阶段就应结合元数

19、据模型，按照归档需求，明确规定归档对象、归档范围、归档步骤、方法和检验标准等； 设计结构合理的归档文件数据库及其目录数据库，并保持两者之间的有机联系； 制定规范的工作流程，要求特定流程结束后必须将相关文件实时归档； 要求用户及时著录和鉴定文件，并在文件信息和文件归档前的著录、鉴定信息之间建立联系，保证在文件归档的同时，将相关信息移交或发送给档案部门等。,采取措施保证电子文件归档的质量,2电子文件归档中质量检查与技术鉴定工作同步 归档电子文件的检测工作首先由电子文件形成部门负责，检验结果分别由移交单位、接收单位填写归档电子文件移交、接收检验登记表的相应栏目。档案保管部门应按照要求及检验项目对归档

20、电子文件逐一验收。,4归档电子文件质量的具体要求,齐全完整 真实有效 格式规范 多套保存 经过整理,电子文件移交与接收,1移交、接收检验 （1）文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到100时方可进行交接。 （2）检验项目包括：载体有无划痕，是否清洁；有无病毒；核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。检验结果分别由移交单位、接收单位填入归档电子文件移交、接收检验登记表的相应栏目。 （3）档案保管部门

21、应按照要求及检验项目对归档电子文件逐一验收。对检验不合格者，应退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。,电子文件移交与接收,2、档案保管部门验收合格，完成归档电子文件移交、接收检验登记表的填写、签字、盖章环节。登记表一式2份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。,四、电子文件保管的基本要求,电子档案内容的保护 电子档案载体的选择与保护,电子档案内容的保护,1电子档案内容的安全性保护 2、电子档案内容的可存取性保护 3、电子档案内容的可靠性保护,电子档案载体的选择与保护,目前，数字信息记录载体有磁性的、光学性的和磁光性的等几种类型。磁性的包括磁带、硬磁盘和软磁盘等；光学的有光盘、光

22、带等；磁光性的有磁光盘等。,磁带,它具有机械强度高、受温湿度影响小、不易燃烧和比较柔软等优点。作为电子文件载体的磁带不同于记录模拟信号的传统磁带，它需要专用的磁带机。 磁带作为磁记录介质，其标准化程度高；存储容量大，由于可以脱机存储，磁带机的容量可以说是无限的；占据空间小；价格低；磁带作为硬磁盘的可靠又经济的大容量备份存储，可以和硬磁盘长期共存；磁带是串行记录，存取速度慢；磁带是接触式工作，易使磁带、磁头磨损。 磁带作为存储介质适宜用于数据存储按照顺序进行处理和数据存储量大而读取次数较少的应用。,硬磁盘,存储容量大；采用随机存储方式；存取速度快；由于记录密度高、磁盘转速快，其数据传输率高；通常硬磁盘与驱动器装在一起，构成一个密闭系统，不易受周围环境影响，工作稳定性好、可靠性高 硬磁盘宜作为计算机系统或网络中联机存储与管理电子文件的在线存储载体。,软磁盘,由盘片和护套组成，多使用聚酯底基作为支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱落、伸长后不易恢复等缺点。连接