行政人事部岗位职责和流程

1、行政部人员的岗位责任一、酒店总经理在上级有关部门和饭店的董事局领导下，认真落实党和国家的各项路线、方针、政策、法令和法律规范，全力领导广大职工管理饭店，完成各项工商管理指标，不断提高饭店的经济效益和社会效益。1 .制定饭店的经营目标和发展战略，确立饭店的发展方向，军队指挥实施2、主持酒店各项规章制度的制定和完善，健全酒店内部组织系统和工作流程，协调各部门的关系，建立酒店内部合理有效的管理运行反应历程3、研究掌握市场变化和发展情况，制定竞争策略，完善营销体系，及时提出阶段性经营的重点，军队指挥实施4、全面负责酒店安全保卫工作，重点划分财务、人力资源等部门工作5 .负责对至店重要贵宾接待服务的统一

2、安排和军队指挥监督，与社会各界保持广泛联系，形成饭店良好的品牌形象6 .负责酒店管理工作团队的建构和培养，注重中层以上管理者的培养和使用，监督酒店培训计划的制定和实施7、做好管理沟通工作，实行民主管理，动员广大员工队伍，关心员工的工作和生活，不断改善员工的工作条件，提高员工的充满度和忠诚。二、酒店副总经理1、协助总经理完成来自董事局的经营指标，保证酒店各项工商管理决策的贯彻2 .定期组织分管部门主管会议，了解部门工作情况，安排本期重点工作3 .每天巡视分管部门岗位区域，检查指导各部门工作4 .负责分管部门的安全生产，确保酒店及客户的安全和酒店的正常运行5、认真理解和掌握分管部门的工作，及时向总

3、经理提供信息，并与总经理共同研究制定酒店发展战略、工商管理修订计划和措施。三、行政助理1 .负责组织酒店内对外工作修订、报告、总结、指示、通知、会议纪要等各种文件的起草、审查工作2 .组织和安排每周行政例会和其他与酒店工商管理业务有关的酒店会议，编制会议纪要和有关决议，将会议精神的贯彻情况随时种子文件总经理3 .负责酒店内外的联系和访问挂号处4 .负责各部门之间的协调平衡工作，执行总经理的经营决策5、坚持经常性调查研究，分析工商管理情况，收集各方面信息，搞好政策研究和管理咨询，为总经理、副总经理/总经理芦苇特技表演提供决策依据6 .做好对外沟通和联络工作，确保总经理、副总经理/总经理助理特技表

4、演与外部沟通渠道畅通7 .负责酒店印章的使用管理和内部车的审查。四、行政部文人1 .负责各类文件的印刷、收发、档案化；2 .处理信件往来，立即上传，接到电话，制作留言记录。3 .组织行政例行会议和会议记录的印刷4 .负责酒店印章的保存和管理；5 .负责总经理、副总经理文件的收发和分类档案化；6 .负责行政部所有办公用品的领导、保存和管理；7 .监督和必要协助负责复印工作管理的各部门复印使用8 .负责行政部人员及各部门主管的工作管理9 .负责酒店高级管理人员值班表的编制和申报10 .保密的办事儿。五、工会干事1 .协调、组织和指导酒店工作人员文体娱乐活动2、完成工会工作订正计划，起草各类通知、订

5、正计划、报告、材料总结等工作3、及时收发工会公文，文件、影像文件、会员文件的收集、整理、档案化等办事儿；4 .转变工会组织关系，发展新会员等组织工作5 .负责工会日常招待和各项活动的信息报道。行政部工作流一、文件处理程序酒店的文件处理工作，大量出现在接收处理和日常发信处理中，文件处理工作必须及时、准确、安全。 行政部是酒店文件管理部门，统一收发、分取、传达、印刷、立卷和档案化。酒店的公文处理工作有自个儿的规律和程序，文件工作的关键是跟踪文件的程序，监督、发挥文件本身需要的功能，起到完成行政管理的作用。 公文处理计程仪计划包括领取、预定、批量处理、承兑、传阅、主办、答复等。1 .领取文是指公文的

6、领取、登记和读取。 行政部作为酒店的统一公文收发部门，严格办理收信手续，按照收信登记表所包含的项目填写登记后，有些文件可以由送达部门直接送达，在有些文件前附上文件处理文件，让有关引导者阅读2 .建议是指阅读收到的来文后提出初步处理意见。 提案主要是详细的文件作业顺序，直接关系到公文处理质量和公文处理时效。 这项工作由行政部主任负责，收到文件后阅读，制作简单简洁的初步处理意见，签署文件处理表的拟议意见栏3 .批量处理是指有权按照职权范围和分工处理文件相关事项的引导者在阅读文件和建议意见后，对处理文件和处理文件相关事项提出意见。 批量处理是文件处理的重要环节，是处理文件相关事项的前提4 .承包是指

7、根据提案和批意见具体配置文件相关的工作事项。 承担承包任务后，必须迅速考虑执行文件的草案修正计划(草案修正计划必须再次经引导者批准同意，等待回复后再进行)。 内部部门共同承担的事项，应当积极协商工作，努力使合作部门或者机构积极合作5 .传阅是指组织知情人员阅读无法具体承担的文件。 行政部是文件传阅的组织者6、催促是避免工作牵引，防止文件滞留，提高生产率，加快文件运行的重要措施。 行政部主任，一切负责举办7 .重新发行是指承包完成后，负责人将结果明确记载在公文处理表中，行政部回收文件，并向有关引导者报告。二、文件立卷计程仪程序文件立卷以完整的文件系统在文件中集中暂时保管，随时调用参考，酒店工作完

8、整，构成真实的样子，为文件工作创造条件。 饭店文件立卷多由一个方面、一个接待、一个事件、一个会议等资料组成，这些个的具体资料与其相关文件一起形成一组卷轴。 保持文件之间的内在联系，要反映酒店工作活动的特点和真实。1 .立卷的范围主要是指酒店在工作活动中制作使用的、处理完毕的、有检验价值的收发文件和相关资料。 酒店下列资料可列入文件立卷范围1.1重要会议文件，包括会议通知、日程、工作报告、重要谈话、会议纪要和决议、会议纪要、典型资料、会议演示、定径套录音带、录象带、摄影图片等1.2上级关于本公司业务的决议、决定、指示、条例、方法、修订、修订、批准等1.3本公司正式向上级部门发文，包括请示、报告、

9、订阅、各种统订报告、定期或不定期刊物1.4本公司及各业务部门接待客户工作中的各类重要修订计划、安排、记录、总结及收益、创汇等统一修订资料等1.5酒店与有关机构及不属机构协商工作的往来文件及所签订的各种权利文件，如合同、协议等1.6酒店各级管理人员任免书、职工奖惩情况等1.7酒店员工的劳动、工资、福利、教育培训、考核、晋升、职务评定相关资料等1.8酒店财产、物资、文件交接的证明等1.9酒店建设或更新改造，设备设施修理一系列工程交流文件、资料等。1.10酒店的大事记反映了本公司重要活动的剪报、录音、网络视频、摄影图片等1.11社会有关部门、机构的要求本公司共同贯彻落实和横向合作的有关文件、材料等1

10、.12重要投诉及其他来函访问工作资料等1.13重要业务电报、电传、有关竖中指或工商管理的各种依据等1.14其他与本公司有关的重要书面资料或资料等。2 .建立音量的基本方法文件立卷是发现文件之间的共同特征，将它们组合成卷的纽带。 饭店常采用的立卷组合方式是按问题、作者、部门单位对卷进行分组。按问题对卷进行分组。 也就是说，按与文件内容相关的特定问题或工作对卷进行分组。 如果第一个文件定径套的内容包含相同的问题或相同的任务，则它构成了文件定径套的共同特征。 关于酒店评定星级的材料汇编、关于职工岗位培训的材料等。按作者对卷进行分组。 这里的作者是指制作文件的单位。 如果一系列文件来自同一个作者，可能

11、会将它们组合成一个卷。 例如，可以组合国家旅游局、地方旅游局或者部分酒店公司集团发行的文件。按酒店部门对卷进行分组，将与内容相同的部门相关的文件汇总，在内部进行分类。把问题特点小组卷作为本酒店的重要立卷形式。三、文件档案化管理作为文件作业后道环节的文件立卷，与文件作业有着密切的关系。 行政部作为酒店档案管理的重要部门，必要时应当做以下工作1 .平时的归卷作业：平时的归卷，相对来说是正式的立卷。 平时的归卷，就是根据文件的类别，将处理完毕的公文资料随时根据类别上的条款化学基归卷到文件中，进行有条不紊的管理，为年底的正式立卷提供前提条件。 一般来说，卷分类的建立主要是按酒店或下属部门的工作和功能分

12、类，另一个是按酒店设施进行分类。 平时的抽屉还包括文件的收集、文件的检查、抽屉类别的确定等环节，收集文件，必须一起收集。 既可定期收集，也可一周或一月收集一次。 收集要求及时完善，能够反映某工作全貌的文件，应当毫无遗漏地收集。 例如发行文的定稿和原本以及相关的调查统订资料等。 对于准备转移到卷的文件，检查文件是否有拷贝。2检查文件是否齐全，保存价值是否为有木有。 没有回复的，必须退货补充的手续不齐全的必须补充。 在此基础上，必须坚持与识别各文件应属于哪个类别的收集一起进行鉴别，并立即卷起2 .正式音量和档案化：2.1检查调整卷宗根据平时的卷帘化学基，仔细检查各条目中积蓄的文件，进行适当的调整。

13、 确定组卷，检查卷中的文件是否完整，多才多艺、不需要建立卷的文件是否与回退类别相匹配，请单击， 检查回滚条目是否汇总了文件的共同特征。要检查卷中文件的保留价值，请适当配置卷中文件的数量。2.2排列卷内公文的顺序对立卷时平时卷入的公文进行系统科学的排列，保持文件形成的自然规律和优先顺序，使文件卷眉清晰，有条理。 卷内的文件排列可以采用问题、时间、单位、部门、通讯人员、字母顺序等方法。 一般的排列方法是文档编写的时间序列、重要性水平和工作过程，排列可以使用多种方法，以1、2种为主。 卷内的文件被系统排列后，使用阿拉伯数字批量生成页码，固定排列顺序，保证卷资料的完全性。2.3制作文件的标题作文件卷标

14、题是立卷的重要步骤，也是文件管理者的基本工作。 文档卷的标题从卷中的所有文档中进行高度摘要和提取，以反映卷中文档的自然联系、共同特征和基本形式。 因此，要求标题结构严格、文字通顺、简洁、简洁。 要记录的文档的标题必须根据原始卷条目进行进一步的斟酌和修订。其基本结构为单位名称、时间、问题或文体、文档量术语，例如饭店1989年处理住店客人投诉综合材料。 文件卷的标题经过仔细推敲确定后，可以用毛笔或笔填写封面各栏。2.4填写卷内的分类计程仪和备注表卷内目录查询也称为卷头目录查询，用于介绍卷内材料的组件和内容种子文件，进行参照和修订。 卷内目录查询包括序号、收发语句单位、文件标题、文件大小、日期等。

15、有些没有标题的信可以查看和摘要内容。 卷末附注表可用于说明卷内材料和记录文件卷的调整变更情况及其他必须注明的事项。2.5填写文件封面和装订文件的封面和封底构成封面。 文件封皮要用毛笔或钢笔正楷填写项目的书写要求很准确。 填写的项目有单位(机构)名称、文件卷标题、密级、卷内公文资料张数、开始日期和保管期限等。 书皮填好后，就可以装订了。 装订前要求卸下文件上原来的金属钉、针，如卷面偏差则切齐，装订时要用线安装，注意不要装订卷内的文字。2.6文件的档案化档案化将整理好的文件交给档案管理部门。 档案化前的准备工作是按文档卷的顺序填写归档案卷移交目录。 目录装订的文件卷，应按年度排列，统一编号登记，卷

16、与卷之间形成一定的联系，清楚反映酒店工作情况。 交付文件卷时，双方应根据档案化文件卷交付目录认真清点，检查无误后，按规定办理领取手续。四、文档的利用和管理行政部文档工作要适应饭店工作的新情况、新特点，在提供工作中新问题的利用方式、服务手段和工作制度上，进行必要的改革，做好各项基础工作。文件是饭店历史纪录的原始资料，大多是单独的，由于某些内容具有一定的机密性，所以文件一般决定为出租使不得(个别出租必须严格管理制度，办理出租手续，保证按时完全归还)，主要采用室内阅览的方式为做好阅览服务，行政部应具备良好的工作风格和业务基本工作，制作熟练的检索和参考工具，熟悉保管文件的基本成分及其价值。 行政部必须

17、严格执行阅读文件和登记制度，加强文件复制品的制作和管理，有关酒店制度或者经营的文件，未经部门管理者或者总经理的行政许可不得复制或者借用。五、文印普计程仪拉姆行政部为酒店各部门提供复印、速印服务。 (酒店对顾客复印服务由商务中心区负责)1、各部门需要复印资料，部门文人把原稿拿到行政部门复印到机器上2、行政部负责材料的复印，复印前对复印材料进行一次检查，询问复印页数，选择纸型文件复印完毕后，按原稿顺序排列，检查后交给办公人员。 在云同步从事复印登记工作，由部门文人签名，包括复印部门、材料、内容、纸型、页数等4 .行政部负责所有复印纸的领导保管及使用登记工作5 .行政部负责所用复印机的维护、维护和机

18、械的日常联系维护6、行政部负责部门复印件数的统一修订工作，每月25日之前统一修订部门复印件数，向财务部忠实报告7 .行政部负责机械安全使用，复印材料保密。六、酒店公务招待的工作流程酒店的公务招待，是指上级指导机关、兄弟机关的检查团、学习团或者其他业务上与店联系的人的招待。 行政部作为饭店内外社会交流的中枢，公务招待是行政部工作的重要内容。 挂号处工作的步骤分为以下三个阶段(1)客人到达前的准备1 .要弄清来宾的基本情况，包括单位、姓名、身份、人数、目的、意图、到达时间等，外国人要来访，理解和掌握具体的车次和航班。 一般来宾、行政部主任掌握即可，重要来宾要向总经理报告2 .制定和执行挂号处订正计划。 修订计划包括报告内容、陪同人员、活动内容和方式、日程、交通工具等。(2)客人到达