人事档案管理培训.ppt

1、档案管理培训,广东中奥物业管理有限公司2009年8月1日,目 录,一、档案管理目的 二、档案管理的职责 三、档案管理制度的内容 四、人事档案管理的几点规定,一、档案管理的目的,为了加强物业总公司、各项目管理处及各部门档案、文件、资料（财务账册除外）的分类、归档、保管和查阅等工作，实现档案管理标准化、规范化、现代化，有效地为企业积累档案史料。,二、档案管理人员的职责,华南区域行政人事部对分公司、各项目的档案保管工作有监督、检查管理权力，对违反档案管理的相关人员有处罚权。 华南区域的档案、文书等资料由华南区域行政人事部负责保管。 各分公司、各项目行政人事分部负责文书档案立卷归档及保管；客户资料由业

2、服分部负责归档及保管。设立档案室，各配备兼职档案管理员。特殊载体档案分别由属公司行政人事管理部门收集、整理立卷、保管。 档案管理应贯彻执行公司档案工作的方针、政策、法规及标准规定和办法。负责收集、整理、保管好公司的各类档案资料。 各分公司、各项目档案管理部门要做好开发利用档案信息资源，做好借（查）阅档案和登记等工作。 做好档案的统计及初步鉴定工作，对保管期限已满的、经初步鉴定无保存价值的档案，应编制成册，报公司主管领导审批后进行销毁。 开展档案宣传工作，提高员工档案管理意识，利用各种现代化管理设施和技术，完善档案管理工作，不断提高档案管理水平。理人员必须严格保密员工档案的内容。负责接收，收集、

3、整理、保管档案。,三、档案管理的制度内容,3.1 收、发文的档案管理 3.2 档案的归档、立卷管理 3.3 档案借阅管理 3.4 违反档案管理制度处罚规定,3.1 收、发文的档案管理,3.1.1 公司各部门所有对外发文、收文和合同、图纸、证照等一 律须在收、发文的次日将文件的原件交档案（资料）室（部门只保留文件的复印件），未设立档案室的交由指定档案管理人员.并由负责档案管理的人员办理登记、归档手续。 3.1.2 各分公司、各项目、各部门对外发文，一律须填写统一的发文稿纸，由项目负责人签发，发文后将发文签收的稿纸及文件正本一份交指定档案（资料）管理人员保存。 3.1.3 各项目、各部门所有外来文

4、件和图纸、证照等，在收文之日起三天内必须将原件交档案室或指定档案管理人员（各部门如有工作需要，可保留复印件）。 3.1.4 负责档案管理的人员需对收、发的文件建立完善的档案目录，并注明来文单位、送件人、接收时间等资料，便于查找。,3.2 档案的归档、立卷管理,3.2.1 各类文件资料应及时入册，并在档案目录和卷内目录上作好相应的记录，便于管理。 3.2.2 所有入册的档案资料必须把原件和附件、请示和批复放在一起。翌年应对各册中的资料进行一次清理，对具有永久和长期备查价值的资料，应进行立卷，并标明名称、种类、立卷日期，编列卷内目录明细。,3.3 档案借阅管理,3.3.1 各项目因工作需要借阅档案

5、（包括文件、资料、图纸、合同、证照等），必须经所属项目负责人批准后，原则上在档案室内阅读；因工作需要外借档案必须经所属项目负责人批准，方可由档案管理员办理借阅手续。 4.3.2已立卷的档案资料原则上不得外借，只可在档案室阅读；对未立卷的文件及资料可办理借出手续。 4.3.3借阅期限不得超过七天，到期必须归还，如需续借，须经管理处总经理或部门总监/经理同意签名后，按规定办理续借手续。 4.3.4 借阅档案的人员必须爱护档案，保证档案的安全与保密，不得擅自涂改、沟画、 剪裁、抽取、拆散、翻印、转借或损坏。因工作需要而必须摘抄或复印档案资料的，必须经所属管理处总经理同意。否则，将按公司的规章制度追究

6、当事人和负责档案管理的人员责任。 4.3.5 外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经公司总经理或部门总监/经理同意（重要文件须征得总公司总经理同意），如摘抄内容要经审查，并签名确认。 4.3.6外单位人员借阅档案资料，原则上不能离开档案室。,3.4 违反档案管理制度处罚规定,3.4.1 区域行政人事部对各分公司、各项目档案管理情况进行例行检查过程中，出现不符合制度要求的人员，将扣罚当事人50元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。 3.4.2 对负责档案管理人员未严格执行档案管理制度，对档案保管不善的，将扣罚当事人100元绩效奖金，并从当月工资中扣除，同时责令限期改正。 3.4.3

7、违反档案外借管理规定造成档案遗失或损坏，将扣罚当事人100元绩效奖金，并作必要的纪律处分。对公司造成损失的，将由责任人负责赔偿公司经济损失。 3.4.4 所有员工必须严格执行档案管理的规章制度，对违反上述规定的责任人、当事人将给予必要的纪律处分，情节严重者，将对有关责任人作违纪辞退处理。,4、人事档案管理的几点规定:,4.1 员工人事档案资料包括以下几项内容： 入职申请表/面试记录表（带相片） 身份证复印件 学历证及及其他相关证件（职称、前任公司的离职证明、担保人证件等）复印件 健康证明（体验表） 银行卡复印件 转正、调薪、调岗、晋升、奖惩等相关资料人事异动资料,4、人事档案管理的几点规定:,4.2 人事档案归档的要求： 上述4.1要求的所有员工人事资料按员工入职的先后顺序装订成册后归档，并编号。 在职员工和离职员工的资料