工资管理系统.ppt

1、,第四章 工资管理子系统,4.1 工资管理子系统的概述 4.2工资子系统的特点和功能 4.3 工资管理子系统的业务处理流程 4.4主要数据文件的设计 4.5工资管理子系统功能模块的设计,工资管理子系统是会计信息系统不可缺少的子系统。 （1）工资子系统主要完成企业员工工资的核算与管理，向成 本和账务处理等子系统提供成本费用及报告信息； （2）确定企业员工的业绩考核和酬金的正确与否直接关系到 每一位员工的贴身利益； （3）企业的工资费用是产品成本的重要组成部分，加强劳动 工资管理、合理调配人员组织生产、有效控制工资费用在成本 中的比例，可以有效的降低产品成本； （4）工资是国民收入中消费基金的重要

2、组成部分，其数额的 大小关系到国民收入中积累和消费的比例，因此也是国家重点 管理和控制的内容； （5）工资的发放也是企业一个重要的现金流出，对企业合 理安排现金流也有重要的意义。,第一节 工资子系统概述,工资是以货币形式支付给劳动者的报酬，在尚未支付，它是企业为了使用职工的知识、技能、时间和精力而承担的对职工个人的一种负债。在介绍工资管理之前，先对工资的各种制度和工资总额的构成有一个清晰的认识。 工资制度围绕职工劳动报酬，对工资等级、工资标准、工资形式、奖励与津贴制度等作出有关规定。 工资等级是按照劳动者的技术水平。熟练程度和责任大小等为工资划分等级，它是确定劳动者工资数量差别的依据，工业企业

3、一般实行八级工资制。 工资标准是按一定工作时间为每个等级职工规定的工资数额，可分为小时、日、月工资三种标准。 工资形式最基本的是计时工资制和计件工资制两种。奖金和津贴是工资的补充形式。,1、工资制度及工资组成,目前，国家规定的工资总额主要有以下组成内容： （1）计时工资。指根据计时工资标准（包括地区生活费补 助）、工资等级和工作时间计算并支付劳动报酬。 （2）计件工资。根据工资计件单价和每人（或班组）完成合 格产量计算并支付的劳动报酬。 （3）奖金。支付给职工的超额劳动报酬和增加节支的劳动报 酬。 （4）津贴和补贴。为补偿职工特殊的劳动消耗和其它特殊原 因支付给职工的津贴，还包括物价、住房补贴

4、。 （5）加班加点工资。指根据职工的延长工作时间而支付给职 工的加班加点工资。 （6）特殊情况下支付的工资。根据国家法律、法规规定，对 残疾、工伤、婚丧假、探亲假等原因按规定支付给职工的工资。,2、工资管理系统 人力资源管理（Human recourses management) 是一个组织取得、保证与发展该组织所需的人力和专门知识的过程，其主要目标是保证向组织提供的人力能够高效地完成被支派的任务。 传统上，人力资源管理被分散在组织的各个部门，人事部门负责员工的招募、培训、评价、解聘等，会计部门负责计算和支付工资，其他业务职能部门如生产、销售部门负责记录各自部门员工的工作情况。会计人力资源管理

5、流程的工作重点集中在工资发放方面。,在当代经营环境中，人力资源是企业最有价值的资 产，对企业经营成功至关重要。各种类型的组织均需建 立人力资源管理系统。人力资源管理系统包括两个相关 的不同职能或子系统：人事管理系统（Personnel management system)和工资系统(payroll system)，人 事管理系统被视为企业管理信息系统（MIS)的一个子系 统，而工资系统则被视为会计信息系统(AIS)的一个子 系统。 如何科学合理的录用、业绩考核、工资标准、晋升 制度和培训人才的办法？对人力资源的成本和价值的正 确核算？业绩考核如何量化？人力资源如何量化？,计算机在企业应用的初期

6、，人事管理和工资核算是分开处理的。但是近几年，随着计算机技术子企业管理中应用的普及，人事管理和工资处理被整合为一个“人力资源管理系统”。,第二节 工资子系统的特点和功能,2.1 工资子系统的特点 （1）政策性强、涉及面广。工资的核算与管理不仅涉及到企业的每个职工，而且涉及到企业的所有组织机构。应严格按国家政策进行核算与管理。同时，工资又是成本的重要组成部分，合理的工资核算与管理，可降低人工费用。 （2）工资项目繁多。应付工资和应扣款项可达到3040项。 （3）计算方法复杂，有规律。如个人所得税要考虑收入及适用税率；计算方法具有规律性。,（4）计算重复，数据量大。对每个职工的工资都需计算，工资信

7、息量大，包括固定信息、变动信息，中间信息等。 （5）时间性强。工资的发放有一定的时间限制，必须按时完成工资的计算，及时发放给职工。 （6）精确性高。工资及税金的计算关系到每个职工的切身利益，不允许出现丝毫的差错。 （7）原始数据来源分散。如考勤部门，产量统计部门，人事部门，工会等。,（1）输入与职工工资核算和管理有关的原始数据； （2）及时处理职工调入,调出,内部调动,调资等数据； （3）按工资发放单位正确计算职工工资,输出“工资结算单”和“工资条”,为及时发放工资提供准确的依据； (4)逐级汇总、统计各级单位所需各种面额人民币数量，输出“票面张数表”（非现金方式发放工资，不需此功能） （5）

8、逐级汇总各级单位的汇总工资费用，输出“工资费用汇总表”； （6）按规定比例计提职工福利费和工会经费；,2.2 工资子系统的功能,（7）按工资的用途，进行费用分配，输出“工资费用分配表”； （8）根据“工资费用分配表”编制转账凭证，传输到账务处理于系统和成本子系统，以便汇总入账和计算产品成本； （9）正确计算并代扣个人所得税； （10）提供丰富的查询功能； （11）按月进行核算与管理处理(包括月初始化)； （12）为系统基本功能的实现提供必要的系统管理功能。,第三节 工资子系统的业务处理流程,（一）手工处理流程,在手工方式下，工资业务处理涉及基层单位（车间、科室）、人事部门、业务部门、综合行政部

9、门和财会部门。工资结算业务的处理流程为：工资的发放单位（包括企业内部各个单位）将考勤表和工资表交给人事部门，先由人事部门审核工资表的合法性和真实性；人事部门将审核后的工资表交到财会部门，再由财会部门审核工资表的正确性并将各发放单位的工资表进行汇总，编制“工资汇总表”，审核无误后到银行取款，办理手续，取回工资（以非“现金”形式发放工资的企业没有提现过程）；财会部门将工资表及工资发放给工资发放单位，工资表一联由领款人盖章后返回财会部门做帐务处理。由此，完成个人工资计算、部门工资汇总及工资发放工作。,手工处理流程,工资处理系统原始数据量大，涉及的部门多。为 提高原始数据的输入效率，可对输入数据进行分

10、类， 以便根据其特点，采用相应的输入方法。一般按工资 数据变动频率的不同，可将其分为基本不变数据和变 动数据两类。 基本不变数据是指固定不变的数据和较长时间内 很少变动的数据，如参加工作时间、职工代码、姓 名、基本工资等。 变动数据是指每月都有可能发生变动的数据，这 种变动可以是数值大小的变动，也可以是有无变动， 如病、事假时间，某种不固定的津贴和代扣款项等。,（二）计算机处理流程,将工资固定信息和变动信息设置为两个基本的数 据文件。在工资计算前的考勤和其他变动数据的录 入，只对变动数据文件进行操作；而人事部门所需的 职工自然工资档案只与基本不变工资有关，对此数据 库的创建、查询、修改和维护可

11、作为人事管理系统的 子模块独立于工资子系统之外，以支持工资核算与管 理的实现。这样设计既满足工资核算的需要，又为整 个企业关系系统提供了方便，最大限度地提高了信息 的共享性。,在规模较大、数据量较多的企业，可以将上述两部分数据分别建立基本不变数据文件和变动数据文件。基本不变数据文件供系统长期使用，只有在人员调出、调入、内部调动或调资时更新此文件数据。每月核算都可以直接调用这些基本不变数据，不需要重新输入。变动数据文件中的数据需在月初始化后每月输入。,计算机处理流程,第四节 数据编码及主要数据文件设计,（一）职工代码与部门代码设计 职工代码 职工代码是对每一个职工进行编码，为了分类汇总的需要，职

12、工个人代码应包含职工所属部门、职工类型的信息。部门代码主要作用是便于分部门汇总，编制工资汇总表。职工类型代码的主要作用是，通过设置类型名称和开门，按照职工的工作性质和工作岗位对职工进行分类，以便按职工工作性质汇总工资和进行工资及相关费用的分摊。,职工编码： ,部门编码,职工类型,职工序号,注意：职工的编码必须唯一,部门代码 部门代码的主要作用是设置企业内部各部门 的名称和代码，从而方便各种数据按照部门进行 分类汇总，提高需要的信息。部门代码一般可以 采用类似会计科目编码的方式，依照企业组织结 构的划分，进行相应的编码，因此不同的组织结 构和规模可以采用不同的编码方案。 部门代码应提现层次性、一

13、致性,（二）主要数据文件设计,1、职工工资结构描述文件 是以职工工资项目作为一条记录存储的数据库文件。系统根据用户设置的工资项目建立其结构，而用此结构描述文件自动生成工资数据文件结构（如：工资计算文件、汇总文件、费用分配文件等）。 职工工资结构描述文件结构： 文件名：GZKJG.DBF 字段名 类型 宽度 小数位 FIELDNAME C 10 FIELDTYPE C 1 FILEDLEN N 3 FILEDDEC N 3,2、工资计算文件,文件名： GzJswJ.DBF 字段名 类型 宽度 小数位 部门代码 C 4 职工代码 C 4 姓名 C 8 性别 C 2 工作类别 C 4 基本工资 N

14、7 2 固定津贴 N 7 2 事假扣款 N 7 2 病假扣款 N 7 2 事假天数 N 2 病假天数 N 2 应发工资 N 7 2 固定扣款 N 7 2 个人所得税 N 7 2 实发工资 N 7 2,3、 工资汇总文件,文件名： GZHZWJ.DBF 字段名 类型 宽度 小数位 部门代码 C 4 职工人数 N 4 基本工资 N 12 2 固定津贴 N 12 2 变动津贴 N 12 2 病假扣款 N 12 2 事假扣款 N 12 2 应发工资 N 12 2 固定扣款 N 12 2 个人所得税 N 12 2 实发工资 N 12 2,4、工资费用分配文件,文件名：GZFPWJ.DBF 字段名 类型

15、宽度 小数位 部门代码 C 工资类别 C 4 科目代码 C 7 应付工资 N 12 2 福利费 N 12 2 工会经费 N 12 2,5、部门代码文件,此文件给出部门代码和部门名称的对照关系。主要作用是设置企业内部各部门的名称和代码，从而方便各种数据按照部门进行分类汇总，提供需要的信息。其结构如下：,文件名： BMWJ.DBF 字段名 类型 宽度 小数位 部门代码 C 4 部门名称 C 20,6、个人所得税税率文件,此文件给出根据税法规定的工资、薪金个人所得税应纳税所得额、适用税率和速算扣除数的对照关系，是计算个人所得税的依据。其结构如下：,文件名： SLWJ.DBF 字段名 类型 宽度 小数

16、位 纳税所得额 N 6 税率 N 5 2 速算扣除数 N,7、工资项目计算公式库文件 此文件存放工资项目的计算公式。其结构如下：,文件名： GSKWJ.DBF 字段名 类型 宽度 小数位 序号 C 2 项目名称 C 10 计算公式 C 50,工资子系统主要是完成工资计算、汇总、分配和分摊的任务。 应设置的功能有：改变每一职工每月各项工资和各种扣款数据，查询每一职工的工资内容以及各工资项目的汇总数据，计算、汇总工资、打印工资条、工资存档表、工资汇总表，计提职工福利费和分配工资，打印工资分配表和福利费计提表，结转工资费用和职工福利费用，以及系统初始化功能。,第五节 工资子系统功能模块设计,功能模块

17、图如下：,（一）初始化模块设计,初始化是指运行某些程序使某一工作文件恢复到初始状态，以便开始新的工作。工资子系统初始化的功能如下： 1、库结构设置:对工资数据库文件结构（即工资项目和工资项目计算公式）的维护功能。 2、部门设置：设置部门代码与部门名称对应关系和部门代码文件维护的功能。 3、工资费用分配项目设置：根据会计制度规定输入工资费用分配文件中表明部门代码、工作类别与会计科目对应关系的数据；并对其进行维护。 4、基本不变数据输入：输入企业所有职工的全部基本不变数据，这部分数据一经输入便可长久使用。 5、月初始化：一个月执行一次，使子系统的所有数据文件恢复初始状态。,（二）人员变动模块设计,

18、人员变动模块是针对工资数据文件中的基本不变数据设置的。 1、人员变动：是工资管理中的重要辅助模块。人员变动包括职工调入，调出和内部的岗位调动。 2、基本工资变动：是对基本不变数据的零星修改。 3、固定津贴统一调整：是对基本不变数据的成批替换修改。 注：此模块必须设置口令确保模块的安全。,（三）数据录入模块设计,数据录入模块为工资核算与管理组织变动数据，并及时准确地将数据输入计算机系统中。,1、输入数据：分为基本不变数据和变动数据的输入。,（1）基本不变数据的输入：是在系统初始化时完成的。其输入格式如下：,第一种方式：按职工输入,（2）变动数据的输入格式，在设计时应考虑使用习惯。根据实际情况分为

19、以下几种方式：,第二种方式：按工资项目输入,第三种方式：与第二种方式基本相似，但不给出输入项目代码选择提示，要求用户输入项目字段名称，再连续输入该项目下的职工数据。,注：为保证原始数据输入的准确性、合理性和合法性，一般要对其进行校验或检测。,2、修改数据,是修改已经输入的变动数据。修改方式可以是：全部修改、成批修改和个别修改。 3、审核数据 由于工资数据涉及到企业每个职工的切身利益，所以必须保证输入的数据绝对正确。 审核的方法可以采用：二次输入法、数值控制法和输出审核法等。,（四）工资处理模块设计,是工资核算的核心，所有数据都要经过这一模块处理。设计时主要考虑的是计算技巧和运行速度。 1、工资

20、计算 （1）计算个人工资各项目的方法。 应发工资基本工资十固定津贴十变动津贴 扣款合计=病假扣款+事假扣款-个人所得税 实发工资应发工资 扣款合计 （2）计算病、事假、扣款的方法。 事假扣款=事假天数日工资 病假扣款=病假天数日工资扣款率 （扣款率按劳动保险条例规定）,（3）计算日工资,按全年251（即365-522-10）天计算。这种计算方法，在职工缺勤期间，遇有星期日和法定假日不扣工资，即职工在星期天和法定假日没有工资。 按每月日数固定为30天计算。这种计算方法在星期天和法定假日照付工资，缺勤期间的节假日也算缺勤，照扣工资。计算公式为： 日工资职工月基本工资30 按每月实际工作天数计算。这

21、种计算方法计算结果的误差最小。计算公式为： 当月应工作天数当月实际日历天数(当月星期日天数十当月法定假日天数),（4）计算工龄的方法,工龄=工资核算时间-职工参加工作时间 （5）计算个人所得税 按照个人所得税法规定，工资、薪金所得应纳税额计算公式为： 应纳税额=应纳税所得额适用税率一速算扣除数 =(每月收入额800或4000元)适用税率速算扣除数 个人所得税税率及速算扣除表,（6）工资数据的扣零 工资数据的扣零是将本月工资尾数留待 下月处理的一种数据处理方式。对使用现金发 放工资的单位这种处理是减少分发现金困难的 重要举措。 扣零处理的要点是：将上月扣零数加上 本月工资尾数后将整数部分合并到本

22、月实发工 资数中，尾数部分作为本月扣零保存以便下月 处理。 扣零单位：扣零至元、扣零至角、扣零至分。,（7）票面分解处理 票面分解处理的目的是生产票面分解一览表，以便在直 接使用现金发放工资的企业提取适合分发工资的，不同面值 的货币张数。对每个职工的实发工资数据进行分解，得到每 个职工各种面值的货币张数。 余额整除法： 实发工资/人民币面值需要量余额 按照上述公式，将实发工资依次除以100、50、20、10、5、2、1即可得到从100到1元的各种票面张数。,2、工资汇总,工资汇总一般有二种方法： （1）用同一数据来源逐次求出各级组织的工资数据 （2）用同一数据来源生成不同的工资汇总文件 3、工

23、资分配 将企业每月发生的全部工资费用按工资费用的用途进行分配。 （1）生成工资分配业务数据 系统初始化时，根据会计制度规定输入工资费用分配文件中表明部门代码、工作类别与会计科目、代码对应关系的数据。 按照财务制度规定的工资总额(14和2)比例计提职工福利费和工会经费。计算方法如下： 计提的职工福利费（工会经费）应付工资计提百分比,（2）编制工资分配业务转账凭证,当月工资业务处理完毕后,系统自动编制转账凭证传输到账务处理子系统。,提取福利费 借：生产成本 （4101） 制造费用 （4105） 管理费用 （5502） 贷：应付福利费 （2153） 提取工会经费 借：管理费用 （5502） 贷：其他应付款 （2181）,本月应发工资的分配 借：生产成本 （4101） 制造费用 （4105） 管理费用 （5502） 营业费用 （5501） 在建工程 （1603） 应付福利费 （2153） 营业外支出 （5601） 贷：应付工资 （215