第三章 会计电算化_1_.ppt

1、第三章 会计电算化基本要求,3.1 会计电算化法规制度 3.2 会计核算软件的要求 3.3 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求 3.4 计算机替代手工记账的基本要求 3.5 会计电算化档案的基本要求,返回,第一节会计电算化法规制度,世界各国特别是发达国家对会计电算化的管理都比较重视，例如美国早在1976年就发布了管理咨询服务公告第4号计算机应用系统开发和初实施指南。 我国政府首先通过会计法规对会计电算化进行管理，尤其在会计法以及财政部发布的会计基础工作规范、会计档案管理办法等国家统一会计制度中，对单位会计电算化工作作出了具体规范。其中： 1、中华人民共和国会计法 1999年10月31日通过的

2、中华人民共和国会计法以法律的形式规定：使用电子计算机进行会计核算的，其软件及生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一的会计制度规定；会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度规定。,返回,2.会计基础工作规范 在1996年6月17日由财政部发布的会计基础工作规范中，有多个条文对会计电算工作做了具体规范，其中： 3.会计档案管理办法 在1998年8月21日财政部制订的会计档案管理办法的第十二条规定：采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等磁性介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部

3、、国家档案局备案。 二、 会计电算化的专门法规 按照会计法的规定，财政部还先后制定发布了会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范、 商品化会计核算软件评审规则 、会计电算化工作规范等一系列有关会计电算化的专门制度，对单位使用会计核算软件、软件生成的会计资料、采用电子计算机替代手工记账、电算化会计档案保管等会计电算化工作作出了具体规范。,返回,第二节 会计核算软件的要求,财政部在会计电算化管理办法、会计核算软件基本功能规范等有关会计电算化的法规文件中，对会计核算软件提出了若干规范性的要求，其中会计核算软件功能规范更是从会计数据的输入、输出、处理和安全等角度，全面对会计软件进行了规范。 一、

4、对会计核算软件的基本要求 根据会计法和国家统一的会计制度规定，会计核算软件设计、应用、维护应当符合以下原则：见书P101（1）-（9） （阅读）,返回,二、 会计数据输入功能的基本要求 在会计核算软件中会计数据输入可以采用键盘输入、软盘转入和网络传输等几种形式，而且一个功能模块所需的数据，可以根据需要从另一功能模块取得，也可以根据另一功能模块的数据生成。 会计数据输入的正确性是决定会计信息可靠性重要一环，因此财政部在会计核算软件基本功能规范中对会计数据的输入提出了明确要求，其中尤其要求软件具有足够的检验和防错功能，最大限度地发现错误并提供必要的修改手段。 1、会计软件必须具备初始化功能： 在会

5、计账套正式启用之前，会计软件必须具备以下初始化功能：见书P103 （1）-（6） （阅读）,返回,2、会计软件应当具备输入记账凭证的功能。 输入项目包括：填制凭证日期、凭证编号、经济业务内容摘要、会计科目或编号、金额等。 输入的凭证的格式和种类应当符合国家统一会计制度的规定。 3、会计软件对记账凭证编号的连续性应当进行控制。 记账凭证的编号可以由手工输入，也可以由会计核算软件自动产生。 4.在输入记账凭证过程中，会计核算软件必须提供以下提示功能：见书P103（1）-（5） （阅读） 5.会计软件对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，在修改过程中同样应给出上述和各项提

6、示，而审核通过后不能再对机内凭证进行修改。但在账务处理模块内不能提供对自动产生的机内记账凭证进行修改的功能。,返回,6、对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。 7、发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正，红字可用负号“-”表示。 8、采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。 9、由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。 此外，会计核算软件基本功能规范中对原始凭证的输入也有明确的要求。见书P105 （1）-（3

7、） （阅读）,返回,三、 会计数据输出功能的基本要求 会计数据输出主要有屏幕查询、打印输出、向磁盘输出以及通过网络传输输出等形式。 1、会计核算软件应当具有对机内会计数据进行查询的功能。见书P106 （1）-（6） （阅读） 2、应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式，打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。 3、总分类账可以用总分类账户本期发生期额、余额对照表替代。 4、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。 5、对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。 此外：会计核算软件应当提供数据备份功能,返回

8、,四、 会计数据处理功能的基本要求 会计电算化后数据处理主要由计算机自动进行，对于内部数据处理的总要求是符合国家统一的会计制度的规定。具体 1、会计核算软件应当提供根据审核通过的机内记账凭证及所附原始凭证登记账簿的功能。在计算机中，账簿文件或者数据库可以设置一个或者多个。具体见P108（1）（5）（阅读） 2、会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助，自动生成银行存款余额调节表。 3、会计核算软件应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能。 4、结账前会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其要检查由各

9、功能模块自动生成的机制转账凭证是否已生成和入账，全部登记入账后才能结账。,返回,5、结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证。 6、会计核算软件应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。 7、会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除功能。 8、通用会计核算软件应当同时提供国家统一会计制度允许使用的多种会计核算方法，以供用户选择。 五、会计数据的安全 1.会计核算软件具有按照初始化功能中的设定 2.会计核算软件遇到下列情况应予以提示，并保持正常运行 P109 3.对存储在磁性介

10、质或其他介质上的程序文件和相应的数据文件，应当有必要的加密或者其他保护措施 4.计算机发生故障或者强行退出引起内存和外存会计数据被破坏，利用现有数据恢复到最近状态的功能,返回,第三节 会计电算化岗位及其权限设置的基本要求,实现会计电算化后，单位要按照会计电算化的特点和要求，加强对会计电算化系统使用人员和维护人员的管理，按照“责、权、利相结合”的原则，明确系统内各类人员的职责、权限并与利益挂钩，建立、健全岗位责任制。 一、 电算化会计岗位设置及其职责： 会计电算化工作规范中提出了建立会计电算化岗位责任制的原则，“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确每个工作岗位的职责范围，切实

11、做到事事有人管，人人有专责，办事有要求，工作有检查”。 （一）会计工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位。 其中：基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。,返回,（二）会计电算化会计岗位的职责 会计电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位，主要电算化会计岗位： 1、电算主管： 负责电算化系统的日常管理工作负责协调人员工作关系，制定考核制度负责帐表凭证数据的正确性和及时性检查工作建立电算化系统资源的调用修改更新审批制度完善管理制度提出改进意见 要求具备会计和计算机知识及相关管理经验；可由会计主管兼任； 2、软件操作： 负责输

12、入处理备份输出会计数据按规程操作计算机自检核对工作数据备份保管安全保密工作离开退出发现问题及时记录汇报填写记录凭证签名盖章 要求具备会计软件操作知识，达初级水平，可由基本会计岗位人员兼任；,返回,3、审核记账： 审核原始凭证真实性正确性不符合的退还修改输入凭证审核记账凭证的审核不符合的不签章记账审核审核记账人员不得兼任出纳工作 审核凭证，记账，对打印输出的报表 、账簿确认，要求具备会计和计算机知识，达初级水平，可由主管会计兼任； 4、电算维护： 保证软、硬件正常运行，管理机内数据。要求经过中级培训，应由专职人员担任，一般不对实际会计数据操作； 5、电算审查： 监督系统运行，防止利用计算机舞弊；

13、要求达到中级水平，可由会计稽核人员兼任； 6、数据分析： 对计算机内的会计数据进行分析，达中级水平，由主管会计兼任。,返回,上述会计电算化工作岗位的划分，是针对全面实行会计电算化的大型单位的，对于会计业务比较简单的单位，可以根据实际需要对电算化岗位进行适当合并，但即使中小企业电算化会计岗位设置也应该注意满足内部牵制制度的要求。 如：出纳和记账审核不应是同一人；制单和审核人员不应是同一人；软件开发人员不能操作软件处理会计业务；电算主管一般不对实际会计数据进行操作。但会计主管可兼任电算主管和审核记账岗位。,返回,二、 会计电算化岗位及其权限的设置 不相容岗位：电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记

14、账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。 会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。,返回,第四节 计算机替代手工记账的基本要求,财政部在会计电算化工作规范的通知中指出：“替代手工记账是会计电算化的阶段性目标，各地区、各部门要对这一工作加强指导和监督，制定替代手工记账的管理办法，保证这一过程的顺利实施。 计算机替代手工记账俗称甩账，即系统的正式运行，是指手工会计数据处理方式正式转为计算机会计数据处理方式。 替代手工记账之后，计算机会计系统将正式取代手工完

15、成对输入的会计数据进行处理，并根据需要输出各种会计凭证、账簿、报表，即正式采用电子计算机替代手工记账、算账和报账。,返回,一、计算机与手工并行 ： （一）选择适用的会计软件，并且计算机与手工进行会计核算双轨运行3个月以上，计算机与手工核算的数据相一致，且软件运行安全可靠。（大前提） 会计电算化，软件是基础，所以“配有适用的会计软件”是会计电算化的前提条件。企事业单位不但要根据规模和需求选择会计软件或者选择ERP，而且要从会计电算化的目标出发选择所需的功能模块。 （二）计算机与手工并行工作： 1.对会计电算化系统进行检查 2.对软件操作熟练程度进行检查 3.修改运行中出现的问题 4.逐步建立健全

16、电算化内部管理制度 二、专业计算机或计算机终端： 配有专用的或主要用于会计核算工作的计算机或计算机终端。 三、会计电算化专职人员： 1.要求： 配有与会计电算化工作需要相适应的专职人员，其中上机操作人员已具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。,返回,2.培训形式：目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式： 一是财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训。 二是软件公司提供的针对购买的会计软件的培训。 三是由企业自己组织的培训。 四、建立健全内部管理制度： 1.岗位分工制度 2.操作管理制度 3.机房管理制度 4.会计档案管理制度 会计电算化内部管

17、理制度主要包括：会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、会计电算化机房管理制度、会计电算化档案管理制度、计算机软件与硬件系统维护制度,返回,第五节 会计电算化档案的基本要求：,会计电算化档案是重要的会计基础工作，单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立和健全会计档案的立卷、归档、保管、调阅和销毁管理制度，切实地把会计档案管好。单位实现会计电算化后，会计档案具有磁性化和不可见的特点，因此必须根据这些特点和会计档案管理办法的要求，修订本单位的会计档案管理制度。 电算化会计档案管理的基本要求是： 一、会计电算化档案的存储介质： 采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案

18、。具备采用磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等存储介质保存会计档案条件的，由国务院业务主管部门统一规定，并报财政部、国家档案局备案。,返回,二、会计电算化档案的主要内容： （一）会计档案的内容 （二）会计电算化档案 会计电算化档案包括机内会计数据、软盘等备份的会计数据，以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。 1.打印输出和保存注意的事项： （1）采用电子计算机打印输出书面会计凭证、账簿、报表的，应 当符合国家统一会计制度的要求。作为会计档案保存的资料，其 保存期限按会计档案管理办法的规定执行。 （2）可以用“总分类账户本期发生额及余额对照表”替代当期总分 类账。 （3）日记账要求每天登记并打印。 （4）打印输出的凭证账簿中的表格线可适当减少。 2.采用各种介质存储账簿报表，作为会计档案保存的： （1）不再定期打印，应征得同级财政部门的统一 （2）保