OA系统讨论会PPT.ppt

1、承载宽广 信可逐日,广日物流办公自动化(OA)系统,2011-06-05 信息部,讨论会,承载宽广 信可逐日,主要分三大块进行讲解:,公司行政办公现状分析,公司OA系统规划及介绍,一,二,如何使OA系统上得更好些？,三,承载宽广 信可逐日,现状 分析,一,一、公司行政办公现状分析 办公流程手工传递效率无法提升,管理任务重、工作量大，人力资源凸显不足 目前公司高中层等管理者对下级的管理主要靠周、月、年度考核等方式，下级每周、月、年往往要制作很多报表来满足领导层的决策和管理等，不同部门下级做的报表大部分是重复、工作量大、而独立性强，而实际很多数据是可共享及互用的，或可从业务系统中提取出来，同一份报

2、表可能另一个部门早有，同一份报表或工作汇报高、中层领导也需要关注。,在公司的日常工作中，有很多的工作是以文件传递的方式完成的，它们的共同的特点是需要有一份或者若干份纸张形式的文档在上下级之间、不同部门之间、不同分司之间的传递和签阅。,通过传统的纸张文件手工传递方式完成工作的效率缺点是显而易见的，在办公室之间来回传递文件需要时间，某个环节稍有延迟更使处理时间大大增加，问题出在哪里难以跟踪，手工传递和签阅过程中也难保不出错，如文件的丢失。目前公司在行政办公方面所使用的技术手段还仅仅停留在电话、传真、邮寄等传统方式，工作效率低下，文件的传达经常要花费一整天甚至几天时间的现象十分普遍，周期较长，对人力

3、资源应用造成极大浪费，公司各部门的利用信息技术革新办公方式的呼吁十分强烈。,承载宽广 信可逐日,现状 分析,一,一、公司行政办公现状分析 多点离散办公协同性较弱,领导常被琐事干扰：高层领导常被各种审批签字、材料上报等各种日常事务干扰，领导迫切需要一个协同的办公平台、知识的共享平台，以实现文件/费用/报告等材料的电子化签批，主动获取企业的各种决策信息。 信息的管理协同率低：企业的规章制度、业务资料、工作报告、培训资料等，部分分散存储，没有进行集中管理，资料经常丢失，经验得不到传承，新员工进入角色慢，极大地影响了信息的管理、查找、利用效率等。 工作进度监管不力：企业缺少高度透明的办公机制，对工作进

4、展、文件处理情况等缺乏监管机制，企业需要建立规范的办事流程，建立部门之间高效协同的工作机制，有效地监管工作办理情况，提高执行力。 组织文化建设困扰：组织文化是现代企业非常重视的一个管理课题，但企业缺少一个多元化的沟通平台，难以开展文化传播、公文通知、话题讨论、意见征集、经验分享、技术交流等文化建设工作，组织凝聚力迫切需要得以增强。,公司分支机构分散：各个部门在不同的大楼或区域办公，且各分司及驻外办等分支机构较多，迫切需要摆脱时间和地域限制，实现协同办公、分布式办公和移动办公。,承载宽广 信可逐日,现状 分析,一,一、公司行政办公现状分析 不能节约、整合和重用资源，管理不够规范等,资源未能整合或

5、重用：现阶段很多同事技术经验不能分享、共享或保存，很多资源得不到重用或共用，例如：知识经验、资料档案、数据报表、非生产用车辆、技术人才等 管理不够规范：现阶段我司各类管理较分散，各部门有各自己的管理方式，而且就单项管理不够系统及全面，例如：固定资产管理、设备管理、车辆管理、合同管理、客户管理等 办公效率不高：目前公司任何日常办公或综合办公时间周期较长，加之领导外出、出差或其它原因，更会使周期拉长，例如：单据审批和签阅、公文流转、费用报销等,节约纸张开支：目前公司纸张较浪费、很多日常办公或综合办公，均用纸张打印出来进行公文交换和内部流转。例如部门往来联系函、各种文件审批、单据单证报销等均可在内网

6、进行处理，领导签批、流转情况和处理情况随时查看，省时方便，节约资源，并可进行催办、督办、严秘权限管理等，提高办公的时效性和行政效率等。,承载宽广 信可逐日,规划 介绍,二,二、公司OA系统规划及介绍 规划概述及总进度安排,公司OA系统分三阶段进行。,系统进度安排,第一阶段：11-05-04至11-12-30,第二阶段：12-03-02至12-06-13,第三阶段：12-07-18至12-12-21,承载宽广 信可逐日,规划 介绍,二,二、公司OA系统规划及介绍 各阶段规划介绍,第一阶段(基础型)：本期建设后，公司 OA 系统具备日常办公系统化操作，均通过系统规范操作、整合资源、整合流程、提高办

7、公效率、减化办公环节等。 包括：催办管理(内部联系函)、人员去向、公文管理、公司通知、工作日志、工作汇报、任务中心、用款管理、费用报销、内部沟通(邮箱管理、短信管理、即时通讯)、我的文档、日程管理、个人申请(请假、加班、出差、用印等)、个人工具(联系人、常用网址、万年历、公司电话及手机号码、飞机航班、各地天气、日记、笔记本等)、个人设置、系统管理等功能。,预计时间：2011年5月4日至2011年12月30日,承载宽广 信可逐日,规划 介绍,二,二、公司OA系统规划及介绍 各阶段规划介绍,第二阶段(扩展型) ：本期建设主要是规范我司综合办公、整合和节约综合和公共资源、大力推广条码及无线条码枪技术

8、、应用到各种管理当中、减化综合办公环节等。 包括：设备或固定资产管理、资料管理、车辆管理、办公用品、物品管理、档案管理、项目管理、合同管理、客户管理、网上调查、问卷调查、会务管理、名片申请等功能。例如固定资产管理，可以从申请固定资产和采购，一直到报废完整的过程进行详细的管理，从而建立完整的固定资产或设备电子档案，方便查询及统计。,预计时间：2012年3月2日至2012年6月13日,承载宽广 信可逐日,规划 介绍,二,二、公司OA系统规划及介绍 各阶段规划介绍,第三阶段(智能型) ：本期建设重点在于挖掘和提取业务系统(运输、仓储、包装、配送、财务等)数据、与人力资源系统数据进行互动、展示各类经理

9、报表、与高新设备进行智能互动等。 包括：个人考勤数据查询、个人工资查询(领导同意后)、经理报表中心(运输、仓储、包装、配送、财务、人事、其它日常报表等)、手机办公、平板电脑办公、移动或远程办公、无线条码枪(3G、GPRS、WiFi)、车辆与GPS互动、与LED电子屏或电视机互动等功能。,预计时间：2012年7月18日至2012年12月21日,承载宽广 信可逐日,顺利 上线,三,三、如何顺利上线OA系统?,问题2：OA系统没人用、某些模块无法使用、不切合公司实际？ 方案：成立OA系统小组、落实各部门关键用户、指定即略懂公司办公和业务又懂软件技术的信息人员，通过信息人员与公司相关部门办公需求的了解，与供应商协调功能开发，再由关键用户进行测试和问题反馈，使之适合公司实际的OA系统，再由部门领导强制各人员使用，最终解决所有问题及发挥它应有的价值，总言之OA系统是全公司所有人员的事。,问题1：高中层领导如何使用OA系统进行公文签阅、事务处理、报表查阅等？ 描述：公司高中层领导经常在现场、