采购与供应商管理.ppt

1、采购管理与协力厂商,前言,一个企业的材料无法百分百都由自己生产因而必须通过交易行为使企业达到目的与需求。因此采购与供应商的相互关系即形成不可分割的亲密关系。 然而每个公司多少都会抱怨供应商的配合度质量成本而从不检讨自己。只怪供应商而供应商做不到也不会反应也是怪他人。所以一个企业就在你抱怨、我抱怨中有人成长有人关门。因此今天我们一起来探讨采购与供应商的管理如何才能达到双赢。,课程内容 采购的天职 采购三大流程 采购部门在企业里的重要因素 采购的含义 采购的范围 采购的组织结构与职能 采购作业流程 采购预算 采购控制 采购数量管理 供应商管理的概述 供应商管理的内容 供应商管理程序,采购的天职,满

2、足生产单位的需求 降低成本 制造业采购最大的压力 断料、缺货、使生产单位产能停摆。 当“采购”这份工作要把断料、缺货当作是奇耻大辱。 并要有舍我其为的精神。,采购三大流程,请购订单验收 采购工作是技术也是艺术。 采购者的敌人是“供应商”，但对供应商不可怀有敌意，但要有敌情。 要给供应商“一线生机，机会无穷”。 不要让供应商有“陪标”的感觉。,1. 物料成本最少占总成本的50%以上而这些费用金额都由采购部门负责购入，所以物料或设备无法以合理的价格购入时那么会影响公司的经营。如果所购的价格过高，那么会直接影响到销售与利润,进而影响到市场反之购的单价偏低其材料品质过差会影响到市场的竟争甚至造成公司关

3、门倒闭。,采购部门在企业里的重要因素,2.采购的周转率高那么资金的使用效率也可以提高所以合理的采购数量及适当的采购时机可避免生产车间停工待料且又能降低库存并减少资金的积压。 周转率计算.ppt 周转率例子.doc 3.采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息随时掌控物料单价免除材料升或降都不知而造成公司的损失。 4.采购在收集市场信息不是只有单价也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代来降低成本并提升品质与确保交期。,5.采购部门所得到的任何信息, 都应资源共享让公司的成本可以随时降低促使公司业绩成长。 6.采购部门在与供货商谈判单价或任何条件都必须站在公司的立场谈判并要知彼知已才能百战百胜所

4、以要谈判时要沙盘推演做好准备才能满载而归。 7.在交期成本质量上的运用须用任何技巧与智能才能达到目的并使双方面共识进而达到双赢才是上上策。,采购的含义,狭义的采购(purchase)系指限于以“购买”(buying)的方式由买方支付对等的代价向卖方换取物品的行为过程亦即所谓的“一手交钱一手交货”或“银货两讫”。 换句话说，在狭义的解释之下买方交“银钱”转让给“卖方”而卖方将“货品”转移给“买方”在买卖双方的交易过程中一定会发生“所有权”(ownership)的转移及占有。,广义的采购 租赁即一方以支付租金的方式取得他人物品的使用权。 借贷即一方以无需支付任何代价的方式取得他人物品的使用权。 交

5、换在货币经济尚未兴起之前人类之间的交易行为多以“交换”(barer)方式来进行，所以交换应该是最古老的采购途径。 征收这是政府以有偿或无偿的方式取得民间物品的使用权或所有权。,采购的范围,所谓采购的范围指采购的对象或标的含盖了所有的物品及劳务。 物品指原料物料机具及设备模具事务用品等 劳务是指技朮服务(售前售后专业服务)工程发包,采购的组织结构与职能,1.采购的组织要明确并要把职能规范说明清楚。 2.采购主管主办助理等工作内容要明确规范。 3.采购部门所有人员应具备采购相关知识以及要反应快与成本的概念等所以不是每位人员都可以当采购故要规范该部门人员的基本条件才不会造成部门与公司的伤害。,4.采

6、购组织(参考)图,采购经理,原 材 类,经理助理,五 金 类,包 材 类,塑 胶 类,采购课长,采购作业流程,采购作业内容是从收到“请购案件”开始进行分发采购案件，由采购经办人员先就采购内容，查阅“厂商资料” 、“采购记录”及其它有关资料后，开始办理询价。于报价后，拟定议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。,采购程序：,一、接件分发： 请购单各栏填写是否清楚 接分配原则分派请购案件 急件优先分派办理 无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单”通知请购部门 撤销请购单应先送办理,二、询价 交货期无法配合需用日期时联络请购部门。 充分了解请购材料的品名、规格。 急件或需用日

7、期接近者应优先办理。 向厂商详细说明品名，规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法。 同规格产品有几家供应宜均询价。 有否其他较有利的代用品或对抗品。,三、比价与议价： 厂商的供应能力是否能按期交货、质量确认。 是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商。 其他经销商价格是否较低。 经成本分析后，没定议价目标。 是否有必要向厂商索取型录比较。 价格上涨下跌有何因素。 是否有必要开发其它厂商或转外购。 规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标。,四、呈核： 请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件。 买卖惯例需超交者应注明。 现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因。 按核决权限呈核。

8、,五、订购： 开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立。 要选择供应商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先。 开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或mail给相关供应商。 所开立的订购单依规定送给相关部门做收料、付款等依据。,六、催交： 约交日期前应确认交货期。 无法于约交日期交货时，联络请购部门列入交货期异常控制表内催办。 已预约交货日期尚未到货者催交。,七、整理付款： 发票抬头及内容是否相符。 发票金额与请购单价格是相符。 有否预付款或暂借款应处理。 是否需要扣款。 需要办退税的请购单转告退税部门。 需要请购单、采购单（要第一联的）、检收单、送货单、发票等。,采购预算,一、

9、采购预算（Purchasing Budget)： 预算：系将计划或活动以金额来表示之，传统上对采购预算之编制，系将“本期应购数量”（订购数量）乘以各该物料的购人单价；或按照物料需求计划（）的请购数量乘以标准成本，即可获得采购金额（预算）。,物料预算可分为三类： 1、以时间分类：年度预算 月份预算 专案预算 2、以用料性质分类：资本用料预算 营业用料预算 3、以功能分类：用料预算 购料预算：采购数量的预算 采购财务的预算,采购控制,1.采购要求有哪些原则? 适价大量使用与少量使用长期使用与短期的价格往往有差别所以一个合适的价格有下列步骤 a. 多方面询价 b. 比价 c. 自行估价 d. 议价

10、适时在订购与采购计划中要恰到好处采购过早会增加资金积压与场地的浪费过慢造成停工待料所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅又可以提高市场竞争力与节约成本。,适质采购材料的成本是直接的一般老板都非常重视而品质成本是间接的这是一般老板所忽略的俗话说 “价廉物美”才是最佳的选择所以偏重任何一方都会增加成本。 适量采购量多价格便宜但不是量大就好必须考虑资金场地以及周转率及成本所以物料需求计划采购必须以最经济的采购量。 适地供货商要在公司附近因为这样降低运费与配合度高如果无法在公司附近必须与5公里划圆以此类推才是上上策。,2. 采购有哪些方法 按采购方式可分为 a. 直接采购直接向物料生产厂商进行采购 b.

11、 委托采购由代理商或贸易商采购 c. 调拨采购由几个分厂将过剩物料进行调 拨或支持采购 按采购政策可分为 a. 集中采购由供应部统一采购 b. 分散采购由各分厂自行采购,按采购性质可分为 a. 公开采购 b. 秘密采购 c. 大量采购 d. 零星采购 e. 特殊采购 f. 普通采购 g. 正常性采购 h. 投机性采购 i. 计划性采购 j. 市场性采购,按采购时间分为 a. 长期固定性采购 b. 非固定性采购 c . 计划性采购 d. 紧急采购 e. 预定采购 f. 现金采购 按采购订约方式可分为: a. 订约采购 b. 口头电话采购 c. E-mail 采购 d. 试控性订单采购,按采购价格

12、方式采购 a. 招标采购 b. 询价现购 c. 比价采购 d. 议价采购 e. 订价收购 f. 公开市场采购,3. 采购交易条件有哪些? 交期地点 包装及运输方法 付款方式 品质标准 不可抗力的天灾异常处理 违约责任 诉讼地点 其它,1. 什么是经济订购量 经济订购量是指存货总成本最低情况下所订购的批量存货总成本包括哪些 订购成本: 随订购量的增加而减少 a. 请购手续成本 b. 采购成本 c. 验收成本 d. 入库成本 e. 其它成本,采购数量管理,存货储备成本随订购量的增加而增加 a. 存货的品质维持需要资金的投入 b. 搬运成本 c. 仓储成本 d. 折旧与呆滞成本 e. 其它(保险费)

13、 物料订购价格在物料订购价格的情况下经济订购量由订购成本和存货储备成本来决定。,2.采购品质 采购对任何供货商与下单前须说明清楚材质功能规格等要求不可任意与随便差不多的心态而处理采购作业。 当供货商接到订单后要求买方提供说明品质要求条件时买方应提供相关资料或样品给予依据。 采购对供货商过去交货品质状况要清楚上一次出状况的品质与再下单时必须注明加强提醒供货商不可再犯同样的错误。,采购对供货商可要求自已无法检验的配件材料供货商要提供检验报告或品质保证书以确保品质与生产的顺畅。 供货商所交材料配件无法达到公司的标准但退已来不及出货时供货商必须派人前来处理及最迅速的补货来达到出货准时的目的。 供货商与

14、买家应不定期的检讨质量成本等问题以迎合双赢的走势。,3. 采购时间 采购对供货商的交期应了若指掌才不会造成停工待料。 采购对供货商的备货时间要详知才知如何下单以及插单是否可行。 采购下单后对交期的跟催与掌控,必须到位。 采购购料时间,在计划生产的状况下必须依据采购方式来决定之。,4.采购降低成本的途径有哪些? a. 改变采购技朮 b. 寻找新厂商 c. 寻找物料的来源 d. 改变设计 e. 寻找替代的配件或材料 f. 改善加工作业 g. 标准化的进行 h. 降低维护费用 i. 改变搬运或储运的方法,5.产品成本要从哪方面降低? a. 设计结构的改变 b. 找寻新的厂家 c. 找寻新的客户与市场

15、 d. 改变制造方式 e. 找寻替代品6 6.成本如何分类? a. 按因素分类物料成本人工成本制造成本。 b. 按产品关系分类:直接成本间接成本。 c. 按业务机能分类制造成本管理成本销售 成本。,供应商管理的概述,供应商的分类: 一个企业的供应商有很多, 通常可以分为三类: 第一类是原材料供应商,是指本企业产品中经常使用的原材料供应商,或策略伙伴,可称为管理型供应商,也是如今ERP中所提的供应链的主要部分。 第二类是小额服务性供应商,是指一些小金额的固定长期服务供应商,如食堂供应电脑维护设备维护商快递公司办公用品供应商等,可称为服务型供应商。,第三类是临时性供应商,通常是指一次性供应商,如设

16、备供应商,可称为临时型供应商。 供应商管理通常是做第一类供应商,按供应商管理体系去运作,进行相应的评分。 第二类供应商通常只是保存名单,选用几个相关的供应商名单,感到当某个供应商不满意时,随时可以更换。 第三类供应商是在需要时去联系或寻找,可以同时找几家供应联系,然后再从几个供应商中选择其中一个。,供应商管理的内容 供应商管理的内容包括供应商的开发;供应商评估;供应商联盟;供应商绩效管理等。其中供应商评选(估)是供应商管理的重中之重。 供应商评选是要对现有供应商在过去合作过程中的表现或对新开发的供应商作全面的资格认定。评估供应商主要着重于对他们的技术质量交货服务成本结构和管理水平等方面的能力进

17、行综合评定。供应商评选标准主要从质量控制能力财务状况经营管理能力员工素质合约执行能力等五个方面加以一一制定。 在本节中,对供应商的开发选择评估认定管理一一叙述。,1供应商对企业发展的重要意义,好的供应商是公司的好伙伴,不好的供应商是公司的要害；它有如“女人嫁错郎，男人入错行”一旦嫁错，一辈子叫苦连天，一旦入错行，一生事业暗淡无光，相同的供应商选对，平步青云可以大展鸿图，选择错供应商即叫苦连天，所以我们选择供应商有很重要的意义。 一个企业的发展必须要有许多的供应商配合所组成，企业的成功与失败，除了企业本身的体质管理外，其余的都与供应商有极密切的关系，例如：供应商的单价交期品质配合等。,供方质量能

18、力调查表,2我们选择供应商有什么重要的意义 供应商供应物料的顺畅才不会造成停工待料。 进料品质的稳定:才可以提高成品的品质与交期以及市场的竞争力。 交货数量的符合才不會造成公司尾数与短裝。 交期的准确可以保障公司对客戶的承诺。 合理的成本:可提高产品的竟争力。 各项工作的协调可使双方配合工作順利。 所以我们选择优秀的供应商对企业是非常重要的。,3一个好的供应商应包括哪几项要点:,好的供应商应有下列几个项目 优秀的企业领导人:企业才能稳定成长。 高素质的管理干部:企业才会有效率与活力。 稳定的员工群体:才有良好的品质。 良好的机器设备:品质更可以保证。 良好技朮:才能使产品品质更有保障与成本降低

19、。 良好的管理制度:才会激励员工士气。 良好的互动:可以使双方更紧密的配合。 资金状况。 供应商原料的来源。,4 寻找供应商,在目前的市场经济条件下,供应商的寻找除比较特殊的要求外相对较为容易,一方面可以通过工商黄页寻找,另一方面还可以通过Internet网络寻找,还可以通过朋友介绍。 在寻找的过程中,要注意地理位置和供应商规模的选择,同时在寻找到合适的供应商时,还应让供应商提供一些基本资料,以便于做一定的筛选。,以下是供应商的调查内容：,（1）管理人员水平： 管理人员素质的高低。 管理人员工作经验是否丰富。 管理人员能力的高低。 （2）专业技术能力： 其技术人员素质的高低。 技术人员的研发能

20、力。 各种专业技术能力的高低。 （3）机器设备的情况： 机器设备的名称规格厂牌使用年限及生力。 机器设备的新旧性能及维护状况等。 其产品所用原材料的供应来源。,（4）材料供应状况：,其材料的供应渠道是否畅通。 其原材料的品质是否稳定。 其供应商原料来源发生困难时，其应变能力的高低等。 （5）品质控制能力： 其品管组织是否健全。 品管人员素质的高低。 品管制度是否完善。 检验仪器是否精密及维护是否良好。 原材料的选择及进料检验的严格程度。 操作方法及制程管制标准是否规范。 成品规格及成品检验标准是否规范。 品质异常的追溯是否程序化。 统计技术是否科学以及统计资料是否详实等。,（6）财务及信用状况

21、： 每月的产值销售额。 来往的客户。 来往的银行。 经营的业绩及发展前景等。 （7）管理规范制度： 管理制度是否系统化科学化。 工作指导规范是否完备。 执行的状况是否严格。 （8）供应商调查资料表1 供应商调查资料表2,5 供应商开发的步骤： 物料分类： 搜集供应商资料： 供应商调查： 成立供应商评估小组： 调查评估： 送样或小批量试验： 比价议价： 追踪考核： 供应商之筛选：,6供应商的开发与考核 (1)供应商考核的项目： 价格： 品质：批退率合格率。 交期交量：交货率=送货数量订购数100% 交货率越高，得分越多。 逾期率=逾期批数交货批数100%， 逾期率越高，得分越少。 配合度（服务）

22、：,(2)供应商评估主要有哪些控制要点 供应商的选择条件 供应商的品质保证能力 供应商的样品品质鉴定 供应商评估内容及步骤的确定 供应商评估结论的审核与批准 合格供应商的批准 合格供应商档案的建立 合格供应商的供货情况并要定期监督与考核 根据供应商定期考核情况进行优胜劣汰或辅导 监督以及发现问题的处置,(3)供应商的控制方法主要有哪些 a. 驻厂 b. 定期或不定期到工厂进行检查 c. 设监督点对特殊的工序进行检查 d. 要求供货商及时报告生产状况 f. 组织管理技朮人员对供货商进行辅导 g. 进料检查 h. 要供货商提供生产日报表与检验日报表 在5分钟内传真到采购部,7、供应商管理程序 (1

23、) 目的： 开发具有竞争的协力厂商，提供适时、适量及适价的零件，并对协力厂商的品质、交期、价格及环境保护管理上加以考核评鉴，使协力厂商与本公司相扶相持，共存共榮。 (2) 范围： 凡是国內外代理商、貿易商、制造商及工厂等欲和本公司往來時都適用新厂商开发。 本公司登录合格有交易往來的協力厂商生产性材料與委外加工厂商都适用于厂商考核与厂商评鉴。,(3) 权责： 申请单位：各单位认为有必要开发某家新厂商，由申请单位(采购、品保、研发单位)填写协力厂商申请数据表经主管签核后提出申请。 评鉴小组：由采购、品保、研发等单位之主管人员所，决定供应商申请资料表上的新厂商是否需要厂商调查，另外对于厂商交货品质不

24、良时，再重新评鉴其交期、品质、技术及开发能力等。,采购单位：协助申请单位为新厂商及协力厂商之间的连络管道及新厂商调查。 品保单位：新厂商开发时的调查、厂商交货品质的考核，厂商交货品质不良时再重新评鉴厂商。 研发单位：新厂商开发时的调查、厂商交货品质不良时，再重新评鉴厂商。 财务单位：会签协力厂商异动通知单、编写厂商编号。,(4) 定义： 新厂商：指尚未与本公司有交易往来之生产材 料或委外加工厂商。 供应商(协力厂商)：指供应零件的供货商或委外加工的加工厂商。 调查：针对新厂商的制程、品质、交期、技术及设备等加以调查评鉴判定是否符合本公司标准。 考核：针对协力厂商交货情形，由采购单位提出给予厂商

25、奖励惩罚。,评鉴：针对调查符合之新厂商或协力厂商交 货不良情形时，由评鉴小组安排时间实 际到厂商生产工厂实地视察品质系统及 制造能力。 委外加工厂商：本公司供应零件给厂商将零 件组成半成品交给本公司。,(5) 内容： 新厂商开发作业(生产性材料或委外加工厂商)： 新厂商之开发时机： 为求降低零件采购成本或新零件需求，降低委外加工费用或寻求其它委外加工厂商，使本公司产品能在市场上更具有竞争力。 新厂商在品质上、技术上、配合度、环境保护管理或其它方面值得开发成为本公司合格厂商。,(6) 新厂商开发目的： 当新零件提出需求而有厂商无法达到本公司的要求，势必寻求其它提供符合本公司要求的零件为本公司所用

26、。 寻找价格更低廉，品质更优良，交期准确的合格厂商为本公司所用，使本公司的产品在市场上更具有竞争力。,（7）新厂商的评鉴： 由申请人提出协力厂商申请资料表经申请单位主管签核后送交评鉴小组。 品保、采购、研发等单位，会同去厂商评鉴，如评鉴小组认为不必评鉴，则请厂商提供协力厂商申请资料表与营利事业登记证、公司执照及工厂登记证等影本即可不必实地去评鉴。 新厂商评鉴时需填写厂商调查结果通知书，做为调查评分的依据。 新厂商评鉴之日期及交通工具等，由评鉴小组连络厂商及品保、研发等单位订定。,（8）新厂商评鉴结果判定： 评估新厂商在制程上、开发作业上、质量管理上、交期上、技术上及环境保护系统上各方面是否符合本公司的要求，填写厂商调查结果通知书，经评鉴小组判定是否合格，合格厂商再转送核决单位核示。 不同意时，则退回评鉴小组不列入本公司合格厂商，如有需要可另行专案处理或重新厂商评鉴。,（9）免评鉴新厂商之条件： 国营事业 附(出货报告)贸易商及代理商 独占性或寡占性厂商 客户指定之厂商 经评鉴小组开会决定,（10）合格新厂商编号登录： 由采购单位填写协力厂商异动通知单并附 上营利事业登记证、公司执照、工厂登记证及厂商调查结果通知书影本，提交财务单位，编列厂商代号转交评鉴单位，由评鉴单位输入计算机合格厂商名册内。 （11）厂商考核目的： 为求合格协力厂商不故步自封、不求进步，故对本公司合格