第2章 信息系统规划与业务流程改革(1).ppt

1、第2章 信息系统规划（1）,第2章 信息系统规划（1）,2,第2章 信息系统规划与业务流程改革（1）,主要内容： 系统规划的目标、任务、工作特点与关键问题及系统规划各阶段的工作内容。 信息系统规划的工作包括四个部分： 信息系统战略规划、业务流程规划、信息系统总体结构规划、项目实施与资源分配规划。 业务流程规划是本章的重点内容之一。 论述业务流程的特征、分类和生命周期，识别业务流程的基本步骤，业务流程改革的方法、实施策略与步骤以及业务流程改革的类型； 总体结构规划方法与步骤是本章又一重点内容。 包括组织的信息需求分析、数据规划、信息系统功能规划与子系统的划分以及信息资源配置规划。 通过本章学习，

2、掌握系统规划与业务流程改革的基本理论、方法与实施步骤。,第2章 信息系统规划（1）,3,21 系统规划的目标和工作内容,一、系统建设中的主要问题 规划，一般是指对较长时期的活动进行总体的、全面的计划。 必须对一个组织的信息系统的建设进行规划，根据组织的目标和发展战略以及信息系统建设和客观规律，考虑到组织面临的内外环境，科学地制定信息系统的发展战略、总体方案，合理安排系统建设的进程。 随着科学技术的进步和社会经济的发展，不少已经建成或正在建设的系统面临一系列问题。 其中主要的问题是： (1)系统建设与组织发展的目标和战略不匹配； (2)已建成的系统解决问题的有效性低，即系统建成后对管理与业务状况

3、并无显著改善： (3)不能适应环境变化和组织变革的需要；,第2章 信息系统规划（1）,4,(4)组织结构陈旧、管理落后，企业主要业务流程效率与效益低下； (5)系统使用人员的素质较低； (6)系统开发环境落后，技术方案不合理； (7)系统开发以及运行维护的标准、规范混乱； (8)资源短缺、投入太少，而对系统的期望又过高。 造成以上问题的众多原因中，有一个主要的原因就是人们更多地关心怎样建设一个信息系统，而对于建设一个什么样的信息系统却注意不够。对于系统的具体方案考虑较少，对总体方案与发展战略问题不够重视。总之，在系统建设中，往往缺乏科学的、有效的系统规划。,第2章 信息系统规划（1）,5,二、

4、系统规划的目标与任务 系统规划是信息系统生命周期的第一个阶段，是信息系统的概念形成时期。,第2章 信息系统规划（1）,6,上述任务也规定了信息系统规划工作进程的四个主要阶段，形成了信息系统规划四阶段模型的基本框架(见图)。,第2章 信息系统规划（1）,7,三、系统规划工作的特点 系统规划的好坏将直接影响到整个系统建设的成败。 我们应该充分认识这一阶段工作所具有的特点和应该注意的一些关键问题，以提高系统规划工作的科学性和有效性。 (1)具有较强的不确定性，非结构化程度较高 系统规划工作是面向长远的、未来的、全局性和关键性的问题，关系到整个组织的改革与发展进程。 (2)工作环境是组织管理环境，高层

5、管理人员(包括高层信息管理人员)是工作的主体。 (3)系统规划工作过程是管理决策过程、技术与管理相结合的过程。 规划是为整个系统建设确定目标、战略、系统总体结构方案和资源计划。 规划确定利用现代信息技术有效地支持管理决策和业务活动的总体方案。,第2章 信息系统规划（1）,8,(4)系统规划人员对管理与技术环境的理解程度、对管理与技术发展的见识，以及开创精神与务实态度是规划工作的决定因素。 目前尚无可以指导系统规划全过程的适用方法，因此必须采用多种方法相互配合，取长补短。 (5)规划工作的结果是要明确回答规划工作内容中提出的问题，描绘出系统的总体概貌和发展进程，但宜粗不宜细。要给后续各阶段的工作

6、提供指导，为系统的发展制定一个科学而又合理的目标和达到该目标的可行途径，而不是代替后续阶段的工作。 (6)信息系统规划必须纳入整个组织的发展规划，并应定期滚动。,第2章 信息系统规划（1）,9,四、系统规划的关键问题 在对信息系统进行系统规划时应注意如下几个关键问题。 1战略规划是核心 2 需求与服务、业务与技术协调一致 3业务流程的改革与创新是基础 4解决问题的有效性是关键 5应变能力是信息系统成功的重要标志之一，也是当前信息系统建设与应用的瓶颈问题 6人、管理、技术应协调发展,第2章 信息系统规划（1）,10,22 信息系统规划各阶段的工作内容,一、信息系统战略规划 1信息系统战略规划的目

7、的与任务 战略问题是指关于一个组织生存发展的全局性、关键性和长期性的问题。 信息系统的战略规划通常包括： 主要发展目标、发展重点、实现目标的途径和措施等。 信息系统的战略规划既可以看成是企业战略规划下的一个专门性规划，也可以看成是企业战略规划的一个重要组成部分。 要强调信息系统战略规划与企业组织的战略规划之间的协调，即，不论信息系统战略规划是作为企业战略规划的一部分，还是一个专门性的规划，它都应当与企业战略规划有机地配合。 信息系统必须支持与促进组织的变革与发展。如何使一个组织中的信息系统发展战略与组织本身的发展战略保持一致，是信息系统战略规划工作的核心问题之一。,第2章 信息系统规划（1）,

8、11,2信息系统战略规划的主要内容 信息系统的战略规划一般既包含三至五年长期规划，也包含一至两年的短期计划。 长期规划部分指出了总的发展方向，而短期计划部分则为作业和资金工作的具体责任提供依据。 一般来说，整个战略规划包含如下主要内容。 (1)信息系统的目标、约束与结构 (2)对目前组织的业务流程与信息系统的功能、应用环境和应用现状进行评价 (3)对影响计划的信息技术发展的预测 (4)近期计划,第2章 信息系统规划（1）,12,总之： 在信息系统规划中，战略规划阶段的目标是制定同组织机构的目标和战略相一致、支持组织的管理决策与核心业务流程的信息系统目标、目的和战略。由于战略规划涉及组织的内、外

9、环境因素较多，不确定性问题较突出，目前还没有一种规范的制定信息系统的战略规划方法。一个科学的合理的战略规划更多地取决于规划人员对组织内、外环境及其发展趋势的正确估计和深刻理解，对发展目标及实现目标的途径的智谋和远见。各种规划方法可以起到辅助作用。,第2章 信息系统规划（1）,13,二、战略集合转移法简介 适用于缺乏必要的资料用于导出信息系统的目的、目标和战略规划时的情况。 战略集合转移法示意图,第2章 信息系统规划（1）,14,该方法的第一步是识别和阐明组织的战略集合 勾画出组织的利益相关者(利益集团)的结构 确定每个利益相关者的目标 确定组织关于每个利益相关者的目的和战略 第二步的主要任务是

10、把组织的战略集合转化为信息系统的战略集合,第2章 信息系统规划（1）,15,三、需求分析 1、用户需求 各类用户从各自的视角对信息系统的目标、功能、结构、行为与绩效有着一系列的期望、关心与需求。 这些需求是他们为实现各自的社会目标、解决在社会活动中的实际问题而提出的。 包括对组织的有关需求，如业务与技术的功能需求和非功能需求(如性能、技术需求、安全需求以及可维护性、可扩展性和可重用性等)，是系统的体系结构结构规划的主要依据。,15,第2章 信息系统规划（1）,16,2、用户需求分析的内容 识别系统的各类用户，明确他们对系统需求的目标和领域。 明确这些需求的具体内容，即要求组织提供的服务、解决的

11、问题、完成的任务。 协调各类用户可能的需求冲突与矛盾,16,第2章 信息系统规划（1）,17,3、用户需求分析举例 某制造企业信息系统部分用户需求简表,17,第2章 信息系统规划（1）,18,18,第2章 信息系统规划（1）,19,四、业务规划与业务流程改革 1企业的业务流程 业务流程是：一个组织在完成其使命、实现其目标的过程中必需的、逻辑上相关的一组活动。 业务流程比组织内部的机构相对稳定，面向业务流程的信息系统在组织机构与管理体制变化时能够保持工作能力。 2业务流程改善(BPI)与业务流程再造(BPR) 企业的业务流程直接体现企业的核心能力，是企业完成其使命、实现其目标的基础。,第2章 信

12、息系统规划（1）,20,3企业的业务流程改革的主要原则 (1)有一个明确的、具有启发性的目标，即共同远景 (2)充分考虑顾客价值 (3)必须服从统一指挥 (4)充分做好横向及纵向沟通 (5)认识流程改革的两大要素信息技术信息系统和人员组织管理 (6)树立典范、逐步推进，充分利用变革的涟漪效应,第2章 信息系统规划（1）,21,4、按照活动内容的广度（或粒度）可将业务分成以下层次。,21,第2章 信息系统规划（1）,22,业务规划的主要任务是： 识别与分析各业务层次的组成、各组成元素的主要特征、元素间以及层次间的相互关系并进行规范描述 明确这些领域的业务服务和业务流程在满足需求、实现组织的目标与

13、战略中存在的差距和问题 提出上述各元素，特别是业务流程的改革与创新方案,2020/8/2,信息系统分析设计与管理教案 第一章,22,第2章 信息系统规划（1）,23,23 业务流程的识别,一、业务流程的特征 业务流程的组成主要是活动。 活动是一种变换式操作，它往往接受某一种输入，在某种规则控制作用下，利用某种资源，经过交换式操作转换为输出。 不同的活动，它接受的输入、处理规则、利用的资源不同，输出也不同。 活动与活动之间的相互作用和相互联系构成了组织中各类业务流程系统。 一个企业的业务流程有如下四个特征： (1)每个流程都有输入和输出。 (2)每个企业流程都有用户(顾客)。 (3)每一个企业流

14、程都有一个核心的处理对象，一个大的企业流程往往是实现这个对象的生命周期。 (4)业务流程往往是跨职能部门的。,第2章 信息系统规划（1）,24,业务流程规划的任务是： 要识别和分析现有业务流程，并且通过信息系统建设来实现对主要的业务流程的改革与创新；信息系统应当在组织机构和管理体制改变时保持工作能力。,第2章 信息系统规划（1）,25,二、企业业务流程的分类与识别目的 企业的业务流程，又称企业流程或业务流程，是企业在完成使命、实现目标过程中必需的、逻辑上相关的一组活动。 它们的分析和识别无需顾及与组织机构的联系，业务流程一般分为： 计划与控制流程 产品与服务流程 支持资源流程(如资金、人员、材

15、料、设备等),第2章 信息系统规划（1）,26,这样定义业务流程的目的是： (1)使信息系统独立于组织机构的变化。 (2)理解企业如何能完成它的总使命和目标。 (3)为从操作控制流程中分离出战略规划和管理控制提供依据。 (4)为定义所需的信息结构、决定它的范围、分解成模块和建立开发的优先次序提供依据。 (5)为定义关键的数据需求提供基础。 下面将以一个制造类企业为背景讨论业务流程规划的有关问题。,第2章 信息系统规划（1）,27,三、产品服务和支持性资源的生命周期 管理人员的职责就是在其所负责的领域内有效地管理和利用资源，以支持企业的目标。其中，产品服务可以定义为关键资源，在企业业务流程的定义

16、中起着重要作用。 产品/服务和每一个支持性资源的四阶段生命周期，常常被用来逻辑地识别和组合流程。,第2章 信息系统规划（1）,28,其生命周期的四个阶段是： 第一阶段需求、计划、度量和控制。 即决定需要多少产品和资源，获取它们的计划，以及确定计划要求的度量和控制。 第二阶段获取和实现。 去开发一种产品或服务，或者是获得在开发过程中所需的资源。 第三阶段经营管理。 组织、加工、修改或维护那些支持性资源，对产品/服务进行存储或服务。 第四阶段回收或分配。 意味着一些企业对产品服务的职责，且标志着资源使用的结束。 生命周期的概念将有助于研究人员结构化地、逻辑地、全面地识别企业业务流程。,第2章 信息

17、系统规划（1）,29,四、识别业务流程的基本步骤 右图给出了业务流程识别的基本概貌。,BACK,第2章 信息系统规划（1）,30,它指出了识别企业业务流程的三个主要资源： 计划和控制资源、产品服务资源、支持性资源。 通过对后两类资源的生命周期分析，能够给出它们相应的企业业务流程定义。 因为战略规划和一些管理控制不是面向孤立的产品或资源，所以它们必须作为一个独立的资源来考虑，从而识别全部企业业务流程，下面就上图给出的流程中步骤进行描述。,图,第2章 信息系统规划（1）,31,1计划和控制流程 在准备工作阶段收集到的有关组织计划、统计数据、各类管理报告以及关键成功因素和它们的度量标准等信息，从中可

18、识别出有关的业务流程。 它们一般被组合成为两大类： 战略计划 长远计划或发展计划。 管理控制 操作计划、管理计划、资源计划。 下表列示一个计划和控制流程的例子。,第2章 信息系统规划（1）,32,第2章 信息系统规划（1）,33,2产品/服务流程 定义产品服务的流程又可分为： (1)识别企业的产品服务 对于生产企业，其产品服务流程的识别比较明确，但对于有多组或一系列产品/服务的情况则较为复杂，由于它们的多样化，以致很难定义一个公共流程，这就要求在流程识别前必须认真分组考虑，以寻求可能的公共信息需求流程。 (2)按产品服务的生命周期各阶段识别流程 识别流程的一般做法是从需求阶段开始，然后逐个阶段

19、进行，要仔细分析以保证在各阶段上所识别的流程在层次上的一致性。 虽然没有明确规定每个阶段有多少流程，但大多数企业流程数量在2060之间，一般倾向识别出比实际流程多一些的流程，然后再对它们做必要的组合。,第2章 信息系统规划（1）,34,经验表明，在企业业务流程的识别中没有什么确定的公式，当在开始得到的流程和层次不一致时，它会在流程组合时被修正过来，下表给出某个电子元件厂的产品服务流程的示例。,第2章 信息系统规划（1）,35,(3)画出产品服务流程的总流程图 画出产品服务流程的总流程图的目的是： 帮助检验是否已经识别出所有流程。 帮助判定研究人员是否真正理解和产品服务有关的企业业务流程。 它可

20、以作为今后的信息结构定义的模型。 有助于识别涉及到管理支持资源的流程。 下图是一个企业的产品服务流程图。,第2章 信息系统规划（1）,36,第2章 信息系统规划（1）,37,(4)写出每一业务流程的说明 对流程做较详细说明是很有必要的，这可以用表格形式，也可以用文字描述，下面是一个流程说明的例子。 生产计划 为生产出满足预测需求的最后产品这一目的，面对材料、人员和生产设备所做的计划活动： 资金和生产能力计划： 生产需要和生产能力的协调过程。 日程安排： 满足生产和运输需要的劳动力和材料安排。 物料需求： 在考虑到最优库存和节省订购量等有关信息下，对原材料进行合理计算，以满足生产进度安排。 成本

21、核算： 确定以生产和管理成本因素为基础的标准原材料成本和产品成本。,第2章 信息系统规划（1）,38,采购 按时以最好的价格获取材料、机器和指定质量的供应品的活动： 供货者的评价和选择： 寻找、评价和选择满足材料需求、包装需求和送货需求，而在价钱上又具竞争力的供货人。 订货及有关活动： 从选定的供货人处签订定单，购买由生产计划数量的原材料或由管理部门批准的设备。 接收和检查： 检查数量和质量，接收或退回所购材料和设备，并记录这些活动。,第2章 信息系统规划（1）,39,3支持性资源流程 支持性资源是企业为实现其目标的消耗和使用物，其基本资源有四类： 材料、资金、设备、人员。 但有一些辅助性资源

22、，如：市场、厂商、各类文字材料，等等。 对研究人员来说可以获得对流程说明更容易的理解，故也应考虑。 对每一个支持性资源，按生命周期的各个阶段进行流程识别，下表就是与某资源有关的流程的例子。,第2章 信息系统规划（1）,40,BACK,第2章 信息系统规划（1）,41,4流程的归并和分析 (1)流程的归并 研究人员应按下列线索对其进行组合： 减少流程在层次上的不一致性 如在上表中，财务计划流程和人员计划流程应属于不同层次。 归并有共性的流程 如在获取阶段中，可将材料采购和设备采购流程加以归并。 研究结果表明：便于研究进行的流程最大数目是60个，而正常情况下是412个流程组，这一数字同导出它们的资

23、源有关。 下表是一个流程组合的例子。,上表,第2章 信息系统规划（1）,42,第2章 信息系统规划（1）,43,(2)画出流程组合表和完成流程说明 将每一个流程组合和它的流程都列在一张表上，每一流程应统一命名和确定所在的流程组位置。 (3)建立企业业务流程与组织的联系 为了把企业的组织结构和企业业务流程联系起来做出一个流程组织矩阵，如下表所示。 事实上，这是对组织的管理系统某一方面的图形表示，它指明了在每一流程中的决策人。,第2章 信息系统规划（1）,44,第2章 信息系统规划（1）,45,第2章 信息系统规划（1）,46,第2章 信息系统规划（1）,47,流程组织矩阵是利用矩阵的形式方便对关

24、系的分析，有助于弄清调查对象，决定对流程负责人提出的问题，也为向管理部门汇报结果提供了一个简明方式。 系统规划是提供企业概况，并不详细列出每一个组织实体，因而有时可将类似组织表示为一个组织，例如，所有的销售办公室可列为一个组织单位。 (4)识别企业的核心(关键)业务流程 识别核心(关键)业务流程是为了决定要对企业的哪些部门做更详细的研究，度量已知问题的重要性，并提出在同管理部门面谈时要强调的项。战略规划和管理控制就是这样一些突出的流程，进行这类流程的一个识别方法就是根据重要程度将目标排列起来，然后决定为达到各个目标哪些流程是关键性的。,第2章 信息系统规划（1）,48,5结果和应用 一般从定义

25、企业业务流程中，应获得以下结果和资料： 流程组和它们所含流程的目录。 各个流程的说明。 核心(关键)业务流程。 产品服务流程图。 对整个企业的业务流程进行分析，识别出哪些与企业目标与战略不适应，效率、效益低下，应变能力差的业务流程，为业务流程的改革与创新准备条件。 企业业务流程最根本作用就是了解使用信息系统来支持企业的机会和需求，这也是信息系统规划的目标。,第2章 信息系统规划（1）,49,五、业务流程改革的方法、实施策略与步骤 业务流程改革方法一般有两大类： 全新设计法(clean sheet approach) 遵循哈默的“推倒重来”的主张，从根本上抛弃旧流程，零起点设计新流程 系统改革法

26、(systematic redesign) 继承逐步改善的思想，即BPI的思想，辨析理解现有流程，在现有流程的基础上，系统渐进地创造新流程。 在使用时，经常采用两种方式相结合的途径。,第2章 信息系统规划（1）,50,业务流程改革的实施可大致分为如下三个阶段来进行： 第一阶段：发现准备阶段。 一是企业定位，确定可能开展的项目，确定哪些流程划入可能再造的范围，同时提出再造要求与目标； 二是进行初步的影响分析，在前项的基础上对项目加以审议； 三是选择第一项目，明确范围。第一项目的选择意义重大，事关以后各流程是否能顺利改革。 第二阶段：重新设计阶段。 业务流程的改革工作： 首先要弄清楚现有业务流程中

27、存在的问题； 二是界定新的业务流程备选方案； 三是评估每一个备选方案可能需要的代价及其产生的效益； 最终应该是提出一个可予实施的方案。,第2章 信息系统规划（1）,51,第三阶段：方案实施阶段。 一是选择最相宜的方案； 二是实施方案； 三是更新模型及其他资料，为其他的业务流程改革与创新提供参考。 在选择流程改革时的对象一般考虑： 顾客满意度差、抱怨不断的流程； 成本高的流程； 周期长的流程； 已有更好的方法用于流程运作的流程； 有新技术(如IT)可用于改善流程运作的流程； 管理工作差的流程等。,第2章 信息系统规划（1）,52,下表是采用权重选择法在经营计划、商品配送、人力资源管理、资金管理四

28、个流程中选择核心业务流程的例子，可以由管理者对关键业务流程从五个方面进行评估，并给出权重作为评估值，权重取15，再综合每一个流程五个方面的评估值可得到一个总的权重，总权重大的流程为优先度高的再造对象。,第2章 信息系统规划（1）,53,其中，五个方面的评估标准分别表述如下： (1)可变化性 它表示一个业务流程实施重构的难易程度，反映实施重构的阻力大小，1表示难以改变，5表示易于改变，2、3、4表示流程的可变性处于中间状态。 (2)流程绩效 管理者不会认为一个经营效绩良好的流程应当实施重构，因此它被选择的机会就小。如果流程成本高、周期长或顾客抱怨不断，则表明流程的营运存在众多问题，对于这样的流程

29、实施重构将取得显著的收益，显然这种流程被选择的机会大。1表示选择的机会小，5表示选择的机会大，2、3、4表示被选择的机会介于中间状态。 (3)对企业竞争力的影响 这是一个业务流程对企业经营目标与竞争力的影响大小作为选择的依据，影响大的流程是实施重构的主要流程。1表示影响小，5表示影响大，2、3、4表示影响程度中等。,第2章 信息系统规划（1）,54,(4)对顾客的影响 以业务流程对最终顾客的影响大小作为选择的依据，影响大的流程为优先选择的对象。因此，必须首先了解顾客的需求，分析顾客对企业提供的产品和服务有什么特定的要求，然后进一步分析为满足这些需求涉及到企业的哪些业务流程，哪些流程有直接影响，

30、哪些有间接影响，通过评估确定流程对顾客需求的影响。1表示影响小，5表示影响大，2、3、4表示影响程度中等。 (5)信息技术潜能 一个业务流程应用信息技术重构后能产生的战略优势大小也直接影响到它被选择为重构对象机会的大小。如果一个业务流程适合于应用先进的信息技术，那么信息技术在其中的潜在战略优势也就越大，它成为业务流程改革首选目标的可能性也越大。1表示信息技术潜能小，5表示潜能大，2、3、4表示潜能中等。,第2章 信息系统规划（1）,55,六、业务流程改革的类型 新形势下信息系统规划要突破以现行职能部门为基础的“分工”式流程的局限，从供应商、本企业以及顾客所组成的供应链的全局出发，着眼于企业创新，特别是流程创新来规划企业信息系统建设，确定企业信息化的长远目标，在企业业务流程创新及规范化的基础上进行系统规划。 在系统规划的过程中以流程为主线，先进行流程规划，然后在此基础上进行系统的数据规划与功能规划。通过面向流程的信息系统规划驱动企业的业务流程改革。 信息系统的科学规划，使得信息的收集、存储、整理、利用和共享更为方便快捷，使