办公室5S标准1.ppt

1、1,办公室整理整顿标准,(V0.0),2009.08.05,2,(a) 椅子 无人座时，将椅子靠进桌子内 椅子背贴管理责任者 (b) 桌子 桌面清洁，下班时无文件摆放 下班后桌子上只能有台历、水杯、电话、鼠标、键 盘、共用文具， (c) 日历 放置在桌子中间或按照定位线放置 (d) 水杯 放置在电脑旁 只允许放一个 (e) 电话 按照定位线放置，建议按照图示位置放置 (f) 文件 做好文件名称标识，并放到制定的位置 (g) 垃圾桶 做好虚线标识，将垃圾桶摆放好 (h) 桌子屏风 桌子高挡板上可以摆放个人目标、计划或照 片（A4纸一样大小）、只能摆放2张A4纸，短边 电话上方摆放电话簿； (i)

2、 照片，像框 放在高挡板一侧，电脑旁边,整顿方法,办公桌 面上,C,a,b,d,e,f,g,h,左上角桌面摆放几情况：,h,f1,f2,f3,i,3,电话放在矮的挡板一侧：有两种情况 (a) 电话摆放（椭圆形）标识（详见：左图） 标签张贴距桌面上端边10cm， 距离左或右边缘25cm; (b) 电话定位角标识（详见：左图） 定位角(为蓝色胶带)：长4cm，宽1.2cm 对角左上角和右下角张贴；必须贴在左上角及右下角； 左上角张贴在距离桌子边0.5cm处 右下角张贴在距离桌子上边24cm，距离桌子左或右边缘20cm； (c) 电话紧急联络方式 将联络方式贴在电话手柄上部 将本机号码油性笔填写清楚

3、 (d) 台历摆放位置 台历标签张贴位置距离桌上边1cm，距电话 标识14.5cm及32cm处张贴； 台历标签的尺寸：长：12cm,宽：5cm (e) 电话簿 电话簿贴于矮挡板的一侧紧挨着金属边张贴；,整顿方法,办公桌 面上 电话,4,水杯台历放在高的挡板一侧： (a) 水杯摆放标识 将蓝色圆圈标识（直径6.0cm）张贴在矮档板 的一侧，距离桌上边缘1cm，距离台历标识16cm处张贴标识并摆放； (b) 笔桶 放在矮的挡板一侧，与电脑屏幕相平行摆放； 距离水杯标识16cm，距离上边缘3cm；（标识用4cm的条交叉成十字张贴） 照片，像框 相片：可以打印成a4纸大小，贴于高挡板一侧 带像框的照片

4、：也放于高挡板一侧，距离上边缘6cm，距离显示器底座18cm处张贴标识（贴一个长4cm的条）；,整顿方法,办公桌 面上,16cm,1cm,16cm,3cm,a,b,c,5,(a) 显示器标识 标识尺寸：蓝色条长4cm，宽1.2cm 张贴方法: 贴三个，1比1的比例张贴 在显示器的左下角张贴“下班后，请关闭主机及显示器； (b) 液晶显示器标识 标识尺寸：蓝色条长4cm，宽1.2cm 在显示器的左下角张贴“下班后，请关闭主机及显示器； (c) 笔记本电脑标识 标识尺寸：蓝色条长4cm，宽1.2cm 对四个角进行定位。,整顿方法,办公桌 面上 显示器,a,c,b,6,(a) 垃圾桶 只能装杂物 保

5、持垃圾桶周围清洁 不能掉剩水，请将剩水倒到洗手间 (b) 定位标识 定位线使用深兰色线标识 标识: 宽：1.5cm 长：2.5cm 圆圈的直径：20cm 张贴间距为1：1的比例,整顿方法,垃圾桶,a,55mm,100mm,a,b,c,7,(a) 会议桌标识 标识上分地址名和编号 地址名：填写桌子的地点，如：公共会议桌 就写公共就可以； 编 号 ：按坐位的数量编号 标签张贴时，距边缘32cm处，左右两边尺 寸一样； (b) 会议桌 椅子标识 与会议桌相同方法填写 张贴在椅子的右边，标识距在椅子的侧面 黑色塑料上张贴，距离上方1cm处张贴。 注意：桌子和自已的位置张贴时要对应好，使 用后按编号摆放

6、整齐； (c) 桌子和椅子的定位标识 应蓝色胶带裁成长4cm，宽1.5cm的尺寸，将桌子椅子的位置摆好，对角张贴标识,整顿方法,会议桌,8,(a) 文件柜抽屉 贴标签在左上方 区分物品摆放，1层办公用品，2层文件资 料，3层为个人用品。 (b) 管理负责人标签 推柜筒右上角（距离左边1cm），填 写部门名称，物品名称以及负责人 (c) 推柜内部 柜筒内摆放整齐,整顿方法,推柜 标识,a,d,c,b,1cm,9,(a) 姓名标识 椅子背贴使用者姓名,距椅 子顶端1cm处 ，填写部门、物品名称、管理 责任者； 人员不在坐位时，请将椅子推回原位；,整顿方法,办公椅子 面上,a,1cm,10,一.文件

7、的废弃和缩减的方法 在办公室，总会有各种各样的文件，如果不经常进行管理的话，就会造成空间浪费、查找时间增加、保存文件时间增加、购买文件柜增加等很多的浪费，成为阻碍业务效率的白色污染。因此必须对文件及时处理，处理文件一般方法如下： 1.资料尽量共享 对个人所有的资料和文件进行分类，不必要的文件彻底削减，实行资料的共享化，防止信息的私有 化，最大限度的减少部门文件量； 2.保管、保存、废弃的分类 对部门所有文件的保管（放在办公室里），保存（放在文件仓库），把不必要的处理掉（参考QA对文件要求程序 文件或部门内区分时参考下面表格判定基准）。,办公室文件管理,3.推进无纸化 推进办公自动化，利用内部网

8、络，对简单的资料利用电子邮件等形式，实现无纸化浏览与审批；,11,二.文件的保管方法 对保管的文件装订成夹，并保证对任何人对必要文件30秒内能够取出，提高工作效率，具体按照如下方法进行： 1.原则：只保管一个文件夹 使公司文件不重复保留，在指定的场所只保管一本原件，禁止文件夹个人所有（保密文件除外）； 2.确立分类项目 确立文件进行分类，进行文件夹管理，文件夹侧面标明大分类：所属部门，文件编号，文件名称、 文件的管理责任人，保存期限； 3.制定目录 制定文件摆放位置的清单目录，方便任何人查找 4.可视化管理 文件摆放的位置要做到一眼就能看清楚，利用颜色标签对文件摆放后画一条斜线，进行定位； 5

9、.文件管理体系的运行及维持 明确文件管理责任，选定资料管理责任者，尤其对文件的保管（存放在办公室）和保存（存放在资 料室）进行明确区分，定期进行资料整理（及时废弃过期文件，更换新文件）和维持；,4.会议资料电脑化 会议资料要尽量电脑化，避免会议一结束就扔掉资料 5.削减复印量 复印会造成时间、人工、纸张的浪费，所以提倡“一个原则”尽量减少复印文件，通常采用的手段有公告 栏， 传阅，内部电子邮件等方式；,12,(a) 临时文件筐 中间张贴文件的分类，每层属于哪一类的文件， 用黄色纸打印（如：临时周转文件等） 1.原则上文件和资料要共同保管，不得个人所有，但临时文件根据具体 业务的性质，允许个人保

10、管，个人保管临时文件时，在个人办公桌规定的临时保管文件筐内保管。 2.所谓的临时文件是指制定、处理当中的文件、日常文件（记录类，处理当中的采购书等），个人临时参照使用的业务指南（业务处理手册等），个人参考的资料等。 标识尺寸：长：7cm，宽：1.5cm (b)文件筐 文件筐的标识按照摆放文件的类型进行编写, 用白色纸打印 标识尺寸：宽：6cm，高：5.3cm,整顿方法,办公桌 面上 文件筐,(a),(b),13,(a)文件 (标签) 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴，小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 标签上分别填写：ALSTOM的司标，所属部门，文件编号，文件名称、文件的管理责任人或公

11、共（是大家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位标识) 文件定位标识采用宽：1cm的斜线进行。 从左下角顶端开始往上张贴，标识角度以第一个文件夹角度1cm为准； (C) 文件夹内隔页纸 标识 按文件夹内文件类型或着日期自己隔 页，更加容易方便找到文件；,整顿方法,文件夹,a,大文件夹,小文件夹,中文件夹,C,14,(a)文件 (标签) 中文件和大文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴，小文件夹侧面距离顶部1cm张贴 标签上分别填写：ALSTOM的司标，所属部门，文件编号，文件名称、文件的管理责任人或公共（是大家公共使用的）； ； (b) 文件 (定位标识) 文件定位标识采用宽：1cm的斜线进行。

12、从左下角顶端开始往上张贴，标识角度以第一个文件夹角度1cm为准； (C) 文件夹内隔页纸 标识 按文件夹内文件类型或着日期自己隔 页，更加容易方便找到文件；,整顿方法,文件夹,a,大文件夹,小文件夹,中文件夹,C,15,整顿方法,文件夹,(a)文件 (标签) 蓝色文件和大白文件夹侧面距离顶部2cm处 张贴； 标签上分别填写：ALSTOM的司标，有部门按项目分就标出项目，文件编号，文件名称、文件的管理责任人或公共（是大家公共使用的）；,管理人 或公共,2cm,a,蓝文件夹,大白文件夹,16,（a）文件柜编号：编号张贴在每个框的正中间，六个格的贴1-6的编号，四个格的贴1-4的编号； （b） 文件

13、柜管理LIST LIST中包括部门、管理责任人、每个框内的文件分类名称；全部填写清楚。 （c）文件摆放在文件柜内，用不同颜色的线对文件进行定位，防止摆放时出错。,整顿方法,文件柜,a,b,c,17,(a) 4门柜子 每个小柜子张贴管理LIST， 填写部门、柜子的编号、管理责任人 物品填写清楚。 (b) 2门柜子 每个小柜子张贴管理LIST，填写部门、柜子的编 号、管理责任人 物品填写清楚。,整顿方法,柜子,a,b,18,公共文具 (a) 用一个文具盒，做影子版 (b) 将实物对应影子版摆放整齐，各规各位。 (C) 并将摆放的盒子做好定位标识 （用长4cm，宽1.2cm的蓝色胶带张贴）。 公共文

14、具名称标识：长17cm，宽5.5cm；,整顿方法,办公用品公共文具,a,b,c,19,办公用品管理方法,和文件一样一起混放使用的办公用品，如果不进行管理，会造成寻找的时间或数量过多等经费方面的浪费，我们如何管理呢？ 1.首先要明确管理对象和场所 对象包括：文具、各种用纸、样品或活动用品； 场所包括：物品仓库及柜子、个人办公桌、个人抽屉； 2.减少个人抽屉物品 对不要文具根据抽屉内的轮廓摆放各类文具（如：笔、橡皮等） 3.创建公共文具筐 为了减少文具的浪费，可以设立一个公共文具筐，把相关文具，制作一个影子版或用海面挖 出各种文具的轮廓分类摆放（如：大的订书器，打孔器，胶带等） 4.制定办公用品的

15、保管基准 所谓保管基准，是指部门内制定的个人或办公用品的规格和数量的规定，执行基准能够准备的彻底消除办公室散放的文具，从而减少了很多浪费。（参看：保管基准事例）,办公用品保管基准,20,(a) 打印机位置 打印机位置定位 （用长4cm，宽1.2cm的蓝色胶带张贴）。 (b) 打印纸位置 用1.5cm的蓝色胶带区分标识 （区分:A4白纸、双面纸） 距离边缘：4cm处张贴, 宽：为27cm,整顿方法,公共打印机,a,b,b,21,(a) 安全帽 摆放 安全帽按照自己部门的标识摆放在帽架上， 安全帽摆放时，将自己帽子的工号朝前摆放； (b) 衣服/衣架 摆放 衣架按照部门已经用标识进行区分，每个人按

16、 照自己部门悬挂即可； 大衣存放就要放到大衣指定的衣架上； (c) 安全鞋 摆放 鞋柜只限存放安全鞋，按鞋柜上姓名存放，禁止 存放其他杂物；,整顿方法,更衣间内 摆放,a,b,c,22,(a) 雨伞 摆放 将长伞放在伞桶里，短伞挂在伞桶内的挂钩上； 下班后请将雨伞拿走； (b) 雨伞 部门标识 按照张贴部门箭头指示的方向摆放雨伞； (c) 伞桶定位标识 伞桶摆放固定位置，张贴标识； 使用宽：1.5cm宽，长4cm的胶带张贴；,整顿方法,雨伞 摆放,a,b,C,23,(a) 玻璃门 推、拉标识 在门把手上，高：6cm，门边距7cm处贴上 推、拉标识 (b) 木头门 推、拉标识 一扇是固定门，一扇

17、是活动门 距离门把手高6cm，距门边1.5cm 在固定门上，与推、拉标识平行位 置处贴上固定门标识,整顿方法,办公室-单门,6CM,6CM,1.5CM,b,24,(a) 电灯开关标识 对电灯开关的区域进行标识，明确区分部 门，节约能源。,整顿方法,电灯开关,a,25,(a) 安全帽摆放标识 帽架每个挂钩下方都对应一个标识筐，标识按照标准插到筐内（用硬名片纸打印）即可； 标识标准尺寸;长6.2cm，宽4.0cm； (b) 更衣柜标识 更衣柜标识（用蓝色的卡K士规格：80*45mm）贴在柜门的左上 角，沿着边张贴即可； 标识（用硬名片纸打印）插在卡K士内，标识上要 有部门、人员姓名、工号、及柜子的编号等信息； 标识尺寸：7.2cm*4.0cm (c) 鞋柜标识 鞋柜标识（用蓝色的卡K士）贴在柜门的左上 角，沿着边张贴即可； 标识（用硬名片纸打印）插在卡K士内，标识