办公软件操作技巧.ppt

1、员工技能提升训练系列之,办公软件常用技巧,主要内容,Word的操作技巧 Excel的操作技巧 其他操作技巧,Word的操作技巧,如何快速录入数学公式 如何取消自动编号 如何快速输入英文大小写 如何调整行距 如何快速调整文字大小 如何去除页眉中的横线 如何输入偏旁部首 如何输入平均值,如何进行逆打 如何添加行号 如何快速插入时间、日期 如何把表格一分为二 如何快速输入中文大小写 鼠标键盘的联合使用 如何快速设置上下标 如何插入个性页码,Word的操作技巧,如何快速录入数学公式？ 示例,具体操作： 第1步：Ctrl+F9 第2步：输入代码(eq ) 第3步：“Shift+F9”或者点击右键“切换域

2、代码” eg: 分数-f(分子,分母) 根式-r(根指数，被开方数) 注： eq和之间要有空格,方法1：每次使用退格键BackSpace 方法2：换行时按两次回车键Enter 方法3：换行时按“ShiftEnter”键 方法4：当换行自动加上编号时，按下Ctrl+Z键 方法5：自动套用格式-选项-键入时自动套用格式-自动编号列表取消,Word的操作技巧,如何取消自动编号？ 示例,Word的操作技巧,如何快速输入英文大小写？ 示例,方法1：输入时根据要求选择大写锁定键 CapsLock 方法2：使用Shift+F3，每次在全部大写、首字大写、全部小写进行切换,Word的操作技巧,如何调整行距？

3、示例,方法1：选定，点击右键-段落-行距，调整单倍、1.5倍、双倍 方法2：使用Ctrl+1、Ctrl+5、Ctrl+2，调整单倍、1.5倍、双倍,Word的操作技巧,如何快速调整文字大小？ 示例,方法1：选定，点击字号选择数值，调整字号 方法2：选定要调整的文字 使用Ctrl+Shift+ 逐渐调大字号,Word的操作技巧,如何去除页眉中的横线？ 示例,方法1：选中页眉内容，页面布局-边框，边框设置“无”，应用于“段落” 方法2：选中页眉内容，右键-样式-将所选内容保存为新快速样式，点击修改-格式-边框，边框设置“无”，应用于“段落”,Word的操作技巧,如何输入偏旁部首？ 示例,插入-符号

4、-其他符号 字体选择为“标准字体”，子集选择“CJK统一汉字” 出现的汉字是按照偏旁部首排列的,Word的操作技巧,如何输入平均值？ 示例,在所要加平均值的数字前插入符号即可 方法：插入-符号-字体选择-“symbol”-,Word的操作技巧,如何进行逆打？ 示例,Office按钮-打印-选项-高级-打印 选中“逆序打印页面”,Word的操作技巧,如何添加行号？ 示例,页面布局-行号-行编号选项-版式-行号-添加行号 可以进行设置行号,Word的操作技巧,如何快速插入时间、日期？ 示例,插入系统当前日期：Alt+Shift+D 插入系统当前时间：Alt+Shift+T 这个时间和日期是不随着时

5、间和日期变化而变化,Word的操作技巧,如何把表格一分为二？ 示例,第1步：先把插入点移动到要成为下表首行的表格行中 第2步：按下“Ctrl+Shift+Enter” Word会在插入点所在行的上方插入一个空白行，将表格一分为二 如果需要把拆分后的表格放在前后两页，则需按“Ctrl+Enter”,Word的操作技巧,如何快速输入中文大小写？ 示例,选择输入法为“智能ABC输入法” 如果输入中文大写，“ Shift+I”+小键盘+代码+回车键 如果输入中文小写，i+小键盘+代码+回车键 代码表：Q-千 W-万 E-亿 R-日 T-吨 Y-月 U-微 I-毫 O-度 P-磅 A-秒 S-十 D-第

6、 F-分 G-个 H-时 J-斤 K-克 L-里 Z-兆 X-升 C-厘 B-百 N-年 M-米 选择搜狗输入法，输入“v+数字”进行选择,Word的操作技巧,鼠标键盘的联合使用 示例,按住Ctrl，鼠标点击文档左侧空白处，可以全部选定文档 按住Ctrl，鼠标单击文字区，可以选定一个以句号结束的句子 按住Shift，单击文本区，可选定从光标到该位置的文本 选定一文本，按住Shift，单击其他区域，选定区扩大到当前位置 按住Alt，拖动鼠标，可以选定任意一矩形区域,Word的操作技巧,如何快速设置上下标? 示例,方法一：选定需要设置的文字，右键“字体”，选择上标、下标 方法二：选定需要设置上下标

7、的文字。 设置为上标，按 Ctrl+Shift+“=” 设置为下标，按 Ctrl+“=”,Word的操作技巧,如何插入个性页码？ 示例,插入-页码-页边距 选择各种个性页码,Excel的操作技巧,如何快速移动/复制单元格 如何快速选定Excel区域 如何快速给数字加上单位 如何绘制平直线或对角线 如何快速输入相同文本 如何在同一单元格换行 如何快速计算年龄 如何快速输入时间 如何快速隐藏/显示行或列 如何使用下拉列表,如何插入“” 如何快速输入身份证号 如何快速输入特殊符号 如何查看相距较远的数据 如何同时运算多个单元格 如何快速合并文本 如何给各类型数据不同用颜色 如何进行背景设置 常用快捷

8、键和功能键 常用函数,Excel的操作技巧,如何快速移动复制单元格? 示例,移动单元格：按选定单元格，按住鼠标左键拖动到新位置 复制单元格：先按下 Ctrl，然后拖动鼠标,Excel的操作技巧,如何快速选定Excel区域? 示例,选定不连续区域：按住Ctrl的同时点击需要选定的区域 选择连续区域：点击需选定区域左上角单元格，按住Shift点击需选定区域右下角单元格,Excel的操作技巧,如何快速给数字加上单位? 示例,选定需要加单位的数字单元格（按住Ctrl进行选定） 右键-设置单元格格式-数字-类型 输入“#+单位”，确定即可,Excel的操作技巧,如何绘制平直线或对角线？ 示例,插入-形状

9、-线条 点击线条，同时按下Shift，绘制出的则为平直线或者45斜线 点击矩形的同时按下Shift，则绘制为正方形 点击椭圆同时按下Shift，则绘制为圆形,Excel的操作技巧,如何快速输入相同文本？ 示例,方法1：复制-粘贴（即Ctrl+C-Ctrl+V） 方法2：快速粘贴键Ctrl+D（向下粘贴）、Ctrl+R（向右粘贴） 方法3：按住Ctrl同时点击需输入相同内容的单元格，输入文本，按 Ctrl+Enter,Excel的操作技巧,如何在同一单元格换行？ 示例,在选定单元格输入一行后，按 Alt+Enter 即可进入下一行,Excel的操作技巧,如何快速计算年龄？ 示例,在单元格A1中输

10、入出生年月日（用斜线“/”分隔年月日），在单元格A2中输入 =DATEDIF(A1,TODAY(),“y”),Excel的操作技巧,如何快速输入时间？ 示例,静态时间：选定单元格，按 Ctrl+Shift+； 动态时间：使用函数 NOW(),Excel的操作技巧,如何快速隐藏/显示行和列？ 示例,方法1：选定行或者列后使用右键-隐藏/取消隐藏 方法2：隐藏选中单元格所在行：Ctrl+ 9 隐藏选中单元格所在列：Ctrl+ 0 取消隐藏行：Ctrl+Shift+ 9 取消隐藏列：Ctrl+Shift+ 0,Excel的操作技巧,如何使用下拉列表？ 示例,第1步：选择需要设置下拉列表的单元格，数据

11、-有效性-设置 第2步：在“允许”下拉列表选择“序列”，在“来源”输入设置下拉列表所需数据序列 第3步：点击所需下拉列表单元格，进行选择,Excel的操作技巧,如何插入“”？ 示例,选择要插入“”的单元格，右键-设置单元格格式-字体 字体选择“Marlett”，然后输入a或者b，即显示“”,Excel的操作技巧,如何快速输入身份证号？ 示例,方法1：右键-设置单元格格式-字体-文本/数值 方法2：输入前，先输入“ ”(必须为英文状态下输入),Excel的操作技巧,如何快速输入特殊符号？ 示例,在需要输入符号的单元格里输入一个代替字母（文档中不出现） 表格制作完成后，进行查找、替换，全部替换为所

12、需特殊符号 注：将“单元格匹配”前面的勾去掉，否则可能无法替换,Excel的操作技巧,如何查看相距较远的数据？ 示例,把鼠标指针移到工作表底部水平滚动条右侧的小块上，鼠标指针便会变成一个双向的光标。把这个小块拖到工作表的中部，便会发现整个工作表被一分为二，出现了两个数据框，而其中的都是当前工作表内的内容,Excel的操作技巧,如何同时运算多个单元格？ 示例,在空白单元格输入需要同时运算的数字，并复制 选择需要运算的多个单元格 右键-选择性粘贴，选择“加、减、乘、除”进行运算 清除需要同时运算的数字,Excel的操作技巧,如何快速合并文本？ 示例,使用 & 进行合并 D1=A1&B1&C1 复制

13、-选择性粘贴 如需加分隔符则为：&“-”&,Excel的操作技巧,如何给数据用不同颜色？ 示例,打开所需调色的列，格式-条件格式，单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中所需的选项 单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“*色” 按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件,Excel的操作技巧,如何进行背景设置？ 示例,页面布局-背景-插入图片,2012年5月12日,Excel的操作技巧,常用快捷键、功能键 示例,F1：帮助 F2：输入 F4：重复上一步操作 F5：定位 F7：拼写检查,F8/Shift：扩展选定 Alt+0128：欧元 Ctrl+Tab：可在打开

14、的工作簿间切换 Ctrl：选定不连续单元格,Excel的操作技巧,常用函数 A 示例,SUM：计算所有参数数值的和，SUM（Number1,Number2） ABS：绝对值，ABS（number） IF ：指定条件逻辑判断的真假 IF(Logical,Value_if_true,Value_if_false) INT：将数值向下取整为最接近的整数， INT(number),Excel的操作技巧,常用函数 B 示例,VLOOKUP：在数据表的首列查找指定的数值，并由此返回数据表当前行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col index_num,r

15、ange_lookup) TODAY：系统日期，TODAY() VALUE：将代表数值的文本型字符串转换为数值型，VALUE(text),搜狗拼音输入法的操作技巧,“V”的特殊用法 如何快速找到所需的字 遇到不会读的字怎么办 如何快速输入特殊符号 如何快速输入时间日期,搜狗拼音输入法的操作技巧,“V”的特殊用法 示例,中文数字金额大小写：v+数字 罗马数字：v+99以内的数字 年份自动转换：v+年月日数字 年份快捷输入：v+数字n数字y数字r 计算结果输入：v +数字+运算符号+数字,搜狗拼音输入法的操作技巧,如何快速找到所需的字？ 示例,方法1：输入汉语拼音，按“+”或“Page Down键”一页一页找 方法2：输入汉语拼音，按“Tab键”，然后分别输入偏旁及部首的第一个字母（或输入笔画辅助码）,搜狗拼音输入法的操作技巧,遇到不会读的字怎么办？ 示例,方法1：使用五笔输入