公文写作第二章公文格式.ppt

1、第二章是行政公文的格式，第一节是公文的格式。为什么正式文件应该有固定的格式？公文格式是公文各组成部分在页面上的具体体现，即公文的外观形式。它是公文权威性和严肃性的正式体现，在保证公文内容方面起着重要作用。一、公文种类、国家行政机关公文处理办法，2000年8月(7月24日发布，2001年1月1日实施)、决定通知、请示报告、复函、会议纪要、命令(令)、议案公告通知、具有法律效力的公文和国家行政机关办理公务所使用的标准文体(狭义)。2000年8月24日，国务院办公厅发布了国家行政机关公文处理办法，自2001年1月1日起正式实施。国家质量技术监督局还发布了中华人民共和国国家标准，这是国家行政机关的正式

2、文件格式。本国家标准已成为正式文件的法定格式。排版格式，即文档布局中每个组成元素的索引格式，是文档的外观形式。(1)纸张1。国际标准A4尺寸为210毫米297毫米，每次修剪误差为3毫米。2.纸张定量为60gm-80gm2的胶印纸或复印纸。3.纸张白度85-90，横向耐折度15倍，不透明度85，酸碱度7595，排版格式。(2)公文页首(上白边)和中央公文纸：37毫米公文纸缝(左白边):28毫米1公文格式要素：(1)发文机关标识(版头和红头)(2)公文数量(3)分类(4)发文机关数量(5)发文机关(主要是请示)(6)标题(7)主要发文机关(可以省略内部发文)(8)主体(9)附件(10)，2。格式要

3、素、眉首、主体、版本注释，(1)眉首部分：包括公文序号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、发文人等。眉毛第一元素统称为眉毛第一。每个文档的序号。它位于版本中心左上角的第一行。一般来说，正式文件的数量应根据份数来决定，但至少应不少于两份，即“1”应编辑为“01”。如果“1”是单独编辑的，人们将不会知道它的意思，并认为它是打印错误。1。正式文件的份数，第一行在版本中心的右上角。这两个词之间有一个词。如有必要同时确定保密级别和保密期限，保密级别和保密期限应以“、”分隔。2。保密级别和保密期限。顶部网格标记在版本中心右上角的第一行。两个词之间还有一个空白词。同时，应该在版本中心右上角的

4、第二行中标识安全级别和紧急级别。3。紧急程度由发证机构的全称或标准化缩写加上“文件”一词组成。例如：“办公室文件”。4.发行机构标识和发行机构标识的位置有两个规定：第一个用于平行书写或向下书写，发行机构标识的上边缘到版本的上边缘为25；第二个限于上面的文字，而发行机构标志的上边缘到版本的中心边缘是80。建议使用标有红色的小型标准宋体，以醒目美观为原则，但最大不能大于22毫米和15毫米。首先是联合行文的组织者名称，在发文机关名称的右侧放置“文件”一词，在中间上下排列；如果联合行文机构太多，必须保证正文在正式文件的首页显示。文号指一年内发文机关发文总数中某一文件的实际序号。发行人发文字号从每年的1

5、号开始，按照公文的发文时间依次编号，不漏号、不留空号、随意编号、不做虚位(即“1”不做“001”)，不加“否”字。行政机关之间联合行文，标注主办机关发文字号。签发人是指代表行政机关批准签发公文的机关领导。发行人是对官方文件内容负责的标志。发行人标识仅出现在报告的官方文件中，并标识发行人的姓名。主要目的是帮助上级单位的领导了解谁应对下级单位的事件负责。6。发行人和发行人的姓名平行排列在文件编号的右侧。文件编号左边为1个字，发行人名称右边为1个字；发行者由单词“发行者”加上一个全宽冒号和发行者的名字组成。在冒号后，发行人的名字用3号斜体字标出。在官方文件发布机构标志下红色反线上方的空2行上标记。0

6、000001一年机器秘密是极其紧迫的。XXXX文件年号签发人：XXX，00001，湖北经济学院文件，E，法第20063号，眉首，一年机-密极为紧急，为方便统计、登记和回收；领导机关签发的大量公文，应当标明绝密和机密文件。以方便文件的查阅、处理和统计。由发证机关代表字、年和序号。联合发文时，只标注主办机关发文字号，不标注传递和办理时限。官方文件分为紧急文件和紧急文件。发证机构的全称或标准化缩写加上“文件”，用红色标记，居中并郑重表示文件的合法性和权威性。文件内容涉及国家秘密的，应当注明密级和保密期限；分为秘密、机密和绝密。反映器官的本质属性，并避免与类似器官混淆。通常采用三种方法：1 .代理替换

7、字符；2.该机构用汉字代替单词；3、代理代表字和承办部门代表字。年用全称，用六角括号，不加“第一”不编虚数，(2)主要部分，主要部分包括公文标题、主要机关、公文正文、附件、书写时间、印章、注释等项目。主要内容是指正式文件首页红色反线以下和最后一页关键词以上的内容。1。公文标题：一般由三部分组成：发文机关名称(作者)、主题(主题)和语言类型(文件名)。它位于文档第一页的文档编号下，可以写在中间的一行或多行中。(发文机关名称)(主题)语言：中共中央关于恢复沈雁冰同志党员资格的决定(作者)(前置主题)(语言)。书写标题时，应使用全称或标准缩写形式书写发证机构名称。如果文件的首页有发证机构的标志(标题

8、)，标题中可以省略发证机构的名称。原因是标题的主要部分，应该准确而简要地加以总结。文体是公文文体的名称，用来揭示公文的性质以及制作和发布公文的目的。正确使用脚本有利于及时准确地处理文件。在发文机关名称之后，用介词“约”引出文件的主题，用助词“得”连接体裁，以体裁为中心的词形成偏误短语。一般来说，公文标题的三个组成部分应该写得完整，但有些部分被省略了：1。“学科语言名称”，在法律法规、单位公文、红头文件中最常见，如关于培养跨世纪学术技术带头人的通知；2.发行机构的名称，语言类型的名称。一些官方文件是不熟悉的公文标题，XX大学关于认真贯彻中央纪委关于不干预高校毕业生分配、做好我校应届毕业生分配工作

9、的通知精神的意见，XX大学关于做好应届毕业生分配工作的意见，(1)标题中的标点符号，方法：除法律法规名称加书名外，公文标题中一般不使用标点符号。有时使用必要的标点符号是为了避免理解上的歧义。关于深化国有企业人事、劳动和分配制度改革的意见人事、劳动和分配是三个平行的、独立的制度，应该用停顿分开，避免误解。用引号标出，表示特殊省略：五一节、国庆节等。(2)标题不准确，1。XX学校的经费要求，2。XX公司对汽车的要求，3。关于王某驾车到张家界的通知，要求追加(或减少)资金，要求购买(或报废、更换)小卡车(或小客车等)。)，并要求司机王某私下开车。根据以下内容，将编写正式文件的标题。1.学校就系里的学

10、生擅自离开学校、违反校纪的问题发出文件，并给予警告，让全校师生都知道。2.省人民政府下发文件，要求所属单位认真执行国务院关于调整纺织品价格的规定，维护市场稳定。省人民政府关于认真贯彻国务院关于调整纺织品价格的规定的通知公文的主要受理机关，即答复或处理公文的机关，应当使用全称或规范化简称和通用名。也称为“向上看”。2。主送递机关、名称、主送递机关、建立主送递机关的注意事项，并在主送递机关上标明全称、标准化缩写或同类型机关的通称。主配送机构应在标题下的空行位置和左侧的顶格上做标记，返回时要求顶格，最后一个主配送机构名称后做冒号标记。当书写正式文件时，主要发送机关应使用停顿和逗号来区分接收机关的级别

11、。一般来说，停顿用于同一类型的器官之间，逗号用于不同类型的器官之间。各市、县、自治县人民政府，省政府直属单位：公文不得越过顶部发送。如因特殊情况需越过顶部时，应抄送已越过的上级机关。标题下有一行是空的，左边的顶格采用3号仿宋风格，回去的时候顶格还在用；最后一个主要递送机构的名称用一个完整的冒号来标记。不同类型和非平行关系的机关用逗号分隔，相同类型的机关用句号分隔，并在结尾处加上冒号，如“省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。对于公文的核心部分，除了少数简短的公文外，正文内容一般分为三个部分：开头、正文和结尾。首先，它可以概括为“信赖”，这是本文写作的基础或理由；主体可以概括为

12、“事物”，即什么事物或事物；结尾可以概括为“破碎”，这是文本的判断部分，通常包括要求、措施和方法。3。公文体是公文体基本内容的显性结构模式，根据目标语言的要求，附件是公文体所附材料的顺序和名称标记。公文正文中有一些内容，如图表、清单、规章制度等。如果它们散布在公文正文中，往往会切断公文前后意思的联系，给阅读带来不便。此时，它需要从正式文件正文中提取，并作为o确定书面日期一般有五种情况：(5)书面日期；(1)一般文件，以负责人签发日期为准；(2)会议讨论通过的文件以通过日期为准；(3)规范性文件以批准日期为准，(4)联合发布以最终发布机关(部门)负责人的发布日期为准；(5)以发送日期为准。行政文

13、件的书写时间应当用中文书写，年、月、日应当完整标注，并将“零”写成“”。书写的日期、年、月、日应完整，并用汉字书写。阿拉伯数字或阿拉伯数字不应与汉字混合。要求“不按正文，按日期和月份”，即“以年代月”。书写时间右距边空4个字，盖章；印章是公文效力的体现，是公文效力最权威的证明。对于正式文件，除会议记录外，必须加盖印章。是对正式文件分发范围和使用时注意事项的描述。如“此文送至县级”、“此文可在报纸上看到”等。它不是对官方文件内容的注释或解释。如果正式文件中有注释，应在左边空白处标上两个字，并在书写日期下一行加括号。位于书写日期左下方、主题词上方的注释标有()。在书写日期的下一行用3号仿宋体标记，

14、左边空白2个字和括号。文档关键字下面的各种元素称为版本。版本注释包括关键词、复制单位、发行机构和发行日期。关键词：关键词是指确定官方文件主题和类别的名词或名词短语，并且是标准化的。主题词是用来揭示公文内容、方便文献检索和查询的标准化词语。标引关键词必须从相关的叙词表中选择，如国务院叙词表和教育类公文叙词表。关键词位于注释下方和文本末尾水平线的顶部。一个文档有23个主题词，最多不超过5个，词与词之间有一个空格。1。主题词，主题词的索引位置应标在左上角，并且“主题词”应为粗体，后跟冒号；标题之间不使用标点符号，但用一个空的1字位置隔开。抄送是指接收文件并了解文件内容但不承担托管和回复的责任。2。复

15、制权限，标注复制权限的注意事项，首先，复制权限的标识在主题词下，在左边空白处留一个词；第二，有许多cc器官，它们在返回时与前一行的cc器官对齐，但不能被覆盖；第三，抄送机关之间要用逗号隔开，最后一个抄送机关要用句号标明，这样可以防止私自增加抄送机关或改动公文。发证机关是指负责印制公文的部门，一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。打印时间是指正式文件发送打印的日期。3。发证机关和发证日期。发证机关和发证日期标记在抄送机关下(没有抄送机关在主题词下)，占据一行。发证机关为空，发证日期为空。如果字数太大，发证机关可以自行简化。发行日期应标有阿拉伯数字。填空1。行政机关公文是行政机关在行政管理过程中形成的和谐文件，是依法行政和公务活动的重要工具。2.正式文件的合法作者是指以自己的名义成立并能够行使和承担责任的机关或组织。3.以下文字是指下级机关发给本机关的公文。法律效力、标准样式、法律、权力、义务、上下级。请示适用于上级要求。5.请求10.本函适用于非附属机关之间的谈判工作、质询和质询；请求并回复批准。注明批准，一篇文章，主要