高效会议管理.ppt

1、高 效 会 议 管 理,讲师：李 庆 远,2,一、会议文化造就一流企业,会议就是企业文化的主宰，能够成为强有力的竞争武器。,3,1、衰落企业频繁的马拉松会议,企业总是不得不面对或大或小的问题，可以说，会议不仅正是了解这些问题的手段，而且是解决问题的工具。 会议延长并频繁召开意味着什么呢？ 那就是说，没有能够在会议中找到解决问题的对策.,4,1)三类错误的会议类型：, 不知道为何召开会议 不知道问题是什么 没有对策 没有结论, 没有时间概念（延迟开始延迟结束） 如同听证会（人身攻击横行） 如同教育（分不清是教育还是会议） 参加者不知道自己为何到这里来,5, 习惯性会议过多地出现。 不遵守开始时间

2、和结束时间。 以自我设防为主的会议风气漫延。,6,必须使会议参加者明确地了解会议议题并对之进行准备。所有会议都必须存在的目的，具体告知会议参加者必须进行哪些准备。在会议议程中，如果有可能，则应当具体记入会议目的和参加者必须进行哪些准备的内容。,2.会议须重点考虑的地方,7,在会议结束之后，应当将整理好的会议内容会议记录分发给参加者及相关人员。 在会议录中，必须记入关于会议内容摘要和结果的整理情况。 必须包括哪些任务交给了谁、到何时完成该任务、如何进行反馈的内容。,会议须重点考虑的地方,8, 是一定要召开的会议吗？ 不能由自己决定吗？ 没有更好的方式吗？,3、会议之根本,1)3种思考：, 不能减

3、少参加者吗？ 不能减少会议频率、时间和资料吗？ 不能进行更为妥帖的运作吗？, 不能与其他会议一起召开吗？ 不能通过权限委托来解决吗？ 加入其他会议中就不是好的内容吗？,9,第一个原则，确定不召开会议的工作日。 第二个原则，将会议时间定为1小时，最多不超过1个半小时。 第三个原则，将会议录整理成一张纸。,2)3个原则：,10,3)7条规定：,就召开会议而言，最重要的是严格遵守时间。 在会议材料中写明投入会议的经费，去除不必要的浪费。 将会议参加者限制为必要的合适人选和负责人，使会议规模尽可能小。,11,明确会议目的，不要转移到其他主题上或者成为闲谈或讨论。 事先分发会议资料。 就召开会议而言，为

4、了防止以某个特定的人为主进行发言，要让所有参加者发言，并且相互尊重所发表的意见。 为了尽可能地减少会议录，仅记录决定了的事项并进行保存。,12,对于在会议室内进行讨论并得出结论的内容，只有向会场外的人进行传达才会得到改进。 与如何高效率地召开会议同样重要的是，如何传达会议内容、制订如何使其能够反映在工作中的步骤并使组织专门化。,4、会议内容必须联系工作,13,会议室中的内容（Word)不是仅停留在参加者身上,而是必须迅速、正确地传达给相关者（Window）。而且，在所传达的内容反映到实际工作（Work）中并付诸实施时，可以获得真正的会议效果。,1)从Word到Window再到Work,14,1

5、）在有产品的地方召开会议 2）早间会议 头脑清醒； 不拖拖拉拉； 在身体上和精神上不受其他工作的影响 3）将效率提高2倍的站立式会议 4）连声音都记录的记录会议,5、因工作不同而多样化的会议,15,会议的成功有80%在于准备。 即便是细小的事情也毫无遗漏地进行准备，这不仅给召集并主持会议的领导者带来召开会议的自信感，而且提高了会议参加者的满足感和满意度，从而轻而易举地达成团队的目标。,二、不开无准备的会议,16,Why：寻求为什么必须召开这个会议、是否有除会议之外的能够进行解决的方法的答案。 What：对议题是否符合会议目的进行检查。 Where：对是否有能够容纳所有人的场所进行确认。 Whe

6、n：对会议时间如何、是否很好地遵循时间进行确认。 Who：让适合议题的人出席会议。 How：对如何得出符合议题的结论进行讨论。,1、筹划会议,1)5W1H：,17,确定好意义的目的和类型了吗？ 确定好会议的议题、日期、时间了吗？ 确定好会议参加者了吗？ 具备会场和各种备置用品了吗？ 准备好要分发的资料了吗？ 充分修饰会议前半部分了吗？,2)会议主持者检查的事项：,18,充分确认会议目的和议题。 以自身的经验、知识或信息等为基础，就议题进行协商。 对议题进行分析，讨论其中的问题是什么。 试着寻求问题的解决对策。 试着在自己的立场上思考与主持者和其他发言者的互动。,3)会议参加者也有要准备的事项：

7、,19,1）会议准备从会议目的开始 2）会议必须存在目的 3）遵循目的的会议形式,2、明确会议目的,信息传达型 问题解决型 订立计划型 利益调整型,20,尽可能不要召开旨在进行单纯的信息传达或工作报告的会议。如果必须召开会议，就应当在1周之前，至少在1天之前预先通知。 应当事先告知为了什么而召开会议、事前必须进行哪些准备。,3、对会议事先进行公告,21,会议名称和目的 会议主题、讨论项目及会议类型 召开日期、开始时间和结束时间 召开场所（地址、电话号码、示意图） 主持者姓名 参加者名单 附加会议资料,1)应当记入事前通知的项目：,22,“会议时间的增加与参加者人数成正比” 最重要的方法就是对要

8、参加会议的人一一设问：“这个人能够对会议做出哪些贡献呢？” “召集真正必要的人，不要让不相关的人参加。”,4、选定参加者,23,让具有决定权的人参加 。 即便是其他部门的人，如果与会议有关系，也让其参加。 让对会议主题存在强烈疑问的人参加。 让与会议主题有关的专家参加。 让能够正确表达自己意见的人参加。,1)对会议参加者进行选择的条件：,24,至少在会议开始的前一天将会议所需资料分发给参加对象，让其能够事先进行充分的认识和讨论。 如果在会议中分发，就需要阅读资料和接受提问的额外时间。,5、事先分发会议资料,25,有效引导会议的秘诀之一就是合理分配时间。如果到了会议时间，即使参加者没有全部到场，

9、也必须无条件地开始。 一定要遵循“遵守时间、在原定时间之内结束”的会议原则。因为会议时间是大家共有的时间，所以要更加切实地认清时间观念。 就应当首先从即使花费了时间也不会后悔的最重要事项开始进行议程。这样，及时因时间不够中途结束，损失也减少了。,6、分配时间,26,在会议室与人数相比过大的情况下，气氛容易变僵，会议难以活跃。相反，如果会议室过于狭小，就会令人烦闷、不舒服，无法创造良好的气氛。合适的会议场所不仅能提高成效、促进交流，而且可以使参加者感到愉快、提高会议效率。,7、准备会场,27,1）会议开始前 准备好会议提纲了吗？ 设定会议结束时间了吗？ 确定参加人员了吗？ 2）开始会议时 提出会

10、议目的和主要内容了吗？ 协商过会议议程和时间安排了吗？,8、会议主持者必须具备的条件,28,3）会议中 在给予参加者均等的发言机会吗？ 在创造使所有参加者能够自由发言的气氛吗？ 在对等立场上顺利地相互交流吗？ 在对部分参加者的长时间发言、争论或者题外话采取措施吗？ 在切实遵守讨论顺序并进行议案时间控制吗？,29,4）会议结尾 结论是经全体协商得出的吗？ 对会议结果进行概括、说明了吗？ 对会议中决定的事项进行明确分工了吗？ 结尾时由参加者对会议结果进行评价了吗？ 5）会议结尾后 在为提高所决定事项的事实效率而不断跟进吗？,30,了解会议主题 了解会议参加者 准备适当的资料 准备可证明自己意见的资

11、料 绝对不要迟到,9、会议参加者必须具备的条件,31,三、会议求同存异,1、筹 划 会 议,32,如果所确定的会议主题不同，那么会议能否成功也是不一样的。最坏的情况是会议召开了很长时间也得不出结论，这是因为定错了会议主题，参加者当然就只是进行抽象的交谈或发表经验之谈了。,1、必须得出结论,1)确定能够产生结论的主题：,33,如果会议比较乏味、参加者的参与度降低的话，主持者就应当审视一下自己。首先，有必要思考一下“为什么会这样”。 可以通过提问来引导大家参与会议。 适当的乐事会使会议令人愉快。只有愉快地召开会议，才能愉快地工作。,2、使会议气氛活跃,34,3、灌输式传达会议NO，讨论式会议YES

12、,1)会场不是战场,事实上有很多这样的人：如果召开会议，那么即使对对方的意见有同感，也固执己见，抓住别人话中的漏洞进行攻击。这种人急于对对方做出狭隘的评价。会场本来就不是吵架的地方，如果进行攻击就不能称之为会议了。,35,在会议中争论绝对不合适 鼓励思想冲突 制止感情冲突,4、引导进行建设性争论,1)“倾听、提问、思考。”,36,5、不要有含糊不清的表达,IBM公司会议禁用语,37,许多人在召开会议时所犯的错误之一就是固执己见。 如果总是抓住别人话里的漏洞不放，那么谁也没有兴趣发表意见，相反还会造成小心谨慎、保持沉默的气氛。 对方有发表自己意见的权利。及时对方发表的意见违背了社会常识，也要尊重

13、其意见，这时会议气氛才能够活跃起来。,6、认同并尊重对方,38,7、在会议中不时做出反应,听者最好是恰当地对对什么有兴趣、理解了什么、没能理解什么做出相应的表示。,1)多 听 对方谈话的真正用意是什么？ 对方顾忌说的话是什么？ 对方真正想要说的话是什么？,39,8、用肯定性的语言称赞,为了防止会议气氛因消极因素而恶化，应当凸显对方优秀的一面。不要说“是不可能的”，试着以“的话，是有可行性的”这一方式进行表达。 如果说没有任何适合提出的好方案，那么通过称赞别人的想法来取而代之也没有关系。,40,四、会议的实行方法,我们常常可以发现将“画中之饼”作为结论的会议。不管得出怎样优秀的结论，如果不付诸实

14、行，就会最终成为浪费时间和经费的空谈。,41,1、概括重要内容,1)会议摘要必须能够回答如下基本问题： 我们聚集在一起开会的目的是什么？ 我们达到目的了吗？ 下一步我们要做什么？,42,2、写成会议录,参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，将其他的公共事项或认为是别人的事的内容当做耳旁风的情况则几乎达到98%。,1)会议录中应当包括的事项： 日期、时间、场所 参加者名单、不参加者名单 会议主持者 议案、议案分类,43,3、传达会议内容,为使会议取得成功，应将对会议中的讨论事项、决定事项、未决事项、参考事项、今后日程等进行过整理的会议录予以分发。参加者可以通过会议录再次发现自己未能记

15、住的内容。,44,4、评价会议,事先阅读议案并做好讨论准备了吗？ 你在会议中做出了怎样的努力？ 你知道在会议结果中应当负责的方面是什么吗？ 如何改进今后的会议？,45,1)会议评价方法示例,46,5、实行决定事项,在召开会议时就应当决定好作用分担和责任体制。如果这一部分模糊不清，就难以自主性地开展活动。定期对执行事项进行检查也很重要，有必要对“正在向哪个方向推进”、“不存在问题吗”等问题一一进行确认。,47,1)对我们而言是必要的人，就是实行的人,有一个童话说，所有老鼠都对“应当给猫系上铃铛”这一意见表示赞同，但是能够真正将其付诸实行的老鼠却没有。 会议也一样。虽然对某个人提出的意见表示赞同，

16、但是实际上将该意见付诸实行的人却难得一见。会议无法取得任何成果的情况竟然很常见。,48,五、会议发言与倾听的艺术,会议追求的是质量，而不是数量。 与十次毫无进展的会议相比，一次高效率的会议不管是在费用上还是在成效上都强得多。,49,1、如果参加者不讨论则如一潭死水,会议是服务于参加者的，会议的所有参加者都应当进行发言和倾听。 所有参加者都必须是优秀的发言者，同时也必须是优秀的倾听者。,50,1)发言要领如下：,首先从重要的部分说起。 从肯定性的方面说起。 有逻辑地、简单地表达。 一句话表达一种想法。 思考发言提纲。 使听者能够理解。 使用切合业务的表达。,51,2)倾听的要领如下：,真诚地倾听

17、。 发出倾听的身体语言。 适当地进行反馈。 积极接受新信息。 积极参与决定。,52,2、首先从重要的部分说起,会议冗长、散漫的主要原因是会议前言太长，接着就是与会议主题没有什么关系的内容。 自己想要谈论的内容有34点，如果先从不重要的方面谈起，真正重要的方面就会因为时间不够一带而过或者关注程度下降。,53,3、有逻辑性地、简单地表达,整体把握发言内容，牢记大体结构，将几个主要内容概括成关键词。 不要加入不必要的信息，以要点为中心简洁地进行表达。 在参加会议之前，最好就要将发言的内容进行事先准备，同时制作简单的图片资料或事前进行分发。发言者不讲话题偏移到其他方向，而是与参加者一道将注意力集中于资

18、料上。,54,4、从肯定性的方面说起,在出现问题或发生意见对立时，会召开大量的会议，而在近乎否定的前提下情况则会更加恶化。如果从否定性的方面谈起，那么对肯定性的方面进行检查或讨论的余地就变小了。,55,5、一句话表达一种想法,所谓表达一种想法，就是一种整理好发言内容并简短地进行表达的技巧。如果想要一句话表达一种想法，那么首先整理好自己的想法并记住它们也会有所帮助的。,56,1)发言太絮叨的人请试着做到以下两个方面：,限定发言内容，按易于理解的顺序进行整理。 语句尽可能简短。,57,6、思考发言提纲,以发言者的主题或听者的兴趣为基准，对发言内容的重要程度进行排序。 记住作为发言或疑问重点的词语或表达方式，然后进行发言。,1)在提炼发言提纲时，要留意以下两个方面：,58,7、使听者能够理解,在对话或会议中善于言辞的人，谈的是对方想听的话题。也就是说，谈的是自己想说的话题，不过采用的是对方能够理解的方法。如果不考虑听者的理解水平就展开话题，听者就会变得思维混乱，结果是说服力下降了。,59,1)自己谈了多少内容并不重要，对方接受了多少才是左右对话质量的要素。,检查能够支持谈话的论据或背景对听者而言是否明确。 练习使用与听者的理解能力相适应的客户语言并调整谈话内容。,60,8、真诚地倾听,“讲1分钟，听2分钟，第3步就是在听的过程中表示肯定。” 会议也一样，听别人发言