第十章邮件处理.ppt

1、邮件处理,教学策划,教学目的：了解收取邮件及发出邮件处 理过程的步骤和方法； 教学重点：收取邮件处理过程的步骤和 方法； 教学难点：邮件的恰当呈送及辅助工作。,一、引言,邮件与文件。 各种信件、印刷品、邮包等，象电报、电传、传真都属于邮件的范围。 办公室的主要工作是对信息的处理：接收信息、记录信息、整理信息、发出信息四个环节。每个环节都与处理邮件有着极为 密切的关系。,处理邮件,简单的工作：邮件的收取、分类、拆封、登记、阅理、分送等； 复杂的工作：对收到的邮件中所包含的信息作出准确的判断，并在此基础上作出正确的反应。-办理,收取邮件处理过程的步骤和方法(重点）,（一）分类 方法： 、按姓名分；

2、2、按部门分； 3、按重要性分 A 看姓名或单位; B 有特殊邮寄标记; C 电报、电传、传真等邮件; D 私人邮件（美国） 。,（二）拆封,1、邮件的拆封： 2、拆封后的检查： 3、标注日期。,、误拆邮件的处理,、停止阅读。 、按原样折好、装好。 、在信封上贴一张字条，注明“误拆”， 并签上名字。 、尽快送交收信人。并当面致歉。 、吸取教训,误投邮件的处理,1、划去错误的地址，“该地址不对。” 2、“误拆”，自己姓名的缩写。 3、封好退回。,（三）登记,1、邮件登记表：,2、预期收到邮件登记表：,（四）阅理（难点）,秘书在分发邮件之前，必须要对邮件再次分类，主要是按由谁处理的标准分： 1、必

3、须呈送给经理处理的 ； 2、必须转送给有关部门或人员处理； 3、按职责规定必须留下由秘书自己处理的。,1、呈送邮件给经理处理（重点）,呈送给经理前，应做好下面5件事： 1）再次阅读。确保只有老板可以受理。 2）附上参考资料。 3）标出重点。 4）做旁注。 5）分类。分三类： A.优先处理的（电信类邮件）； B.例行的（普通邮件）； C. 印刷品（报纸、杂志、广告）,呈送“文件夹”还要注意（简）,1）要一事一夹。 2）不要越级呈送。 3）要在领导刚上班时呈送。 4）文件材料较多时，要让领导细看。 5）领导审批结束时，要及时反馈。, 签收： 复印： 将提示条贴在信件上 或填邮件转送单： 填邮件传阅

4、单： 你A你B你C 你 设计一份表格,2、转送给有关部门或人员处理：,3、经理不在时邮件的处理,原则：做好职责范围内的事。 1）弄清变动。 2）转送他人。 3）自己处理。 4）填邮件摘要表。 5）请示经理。 ）把寄给上司的邮包连续编号(如41、42、43)。 ）积压的信件分袋存放标注。,（五）分送,分发要及时，具体有三个要求： 1）每天的分发次数必须与邮局每天投递的次数一致。 2）每次收到邮件后最慢也应该在一小时之内分发出去。 3）每次分发邮件的时间也必须相对固定。,二、发出邮件,、折叠信纸： 1）一般信封： 三等分，文字朝内。 2）小号信封： 先二等分，然后三等分。 3）开窗信、帐单信： 三

5、等分，上头文字朝外，下头文字朝内。,、信封的打印：, 收信人姓名、地址 寄信人姓名、地址 特殊的邮寄标记,英文信封（简）,第1行：收信人姓名（全名）及尊称。 第2、3行：单位名称（全称）小 大，即部门 公司，但现在也有变化。 第4行：街区地址（小 大），但也有例外的。 第5行：城市名称（完整）、邮编。 第6行：国家。,最好用黑色的色带； 用规范的印刷体； 英文信：左侧对齐； 传统首字母大写，或全部字母大写都可以； 字与字间空12字，邮编前空多些25字； 用规范的信封。, 信封打印要注意的问题,、最后的检查,五项（包括信封、信纸）： 一、检查签名。 二、检查地址。 三、检查邮寄标记。 四、检查附件。 五、检查抄送标记。 选择发送方式,三、电子邮件,1、发送 e-mail：“主题”栏要一目了然。注意尊敬、有礼、及时、保密。 2、接收 e-mail：每天检查一次、及时删除垃圾、下载有用文件、注意防止病毒。,电子邮件中的礼仪,1、内容简单明了 2、语意清楚 3、避免情绪化用词 4、适当的引言 5、记得署名 6、文法/错别