公文处理基本知识.ppt

1、文件处理基础知识，行政机关公文类型，1。命令(命令)2、决定3、公告4、通知5、通知6、通知7、动议8、报告9、请求10、答复11、意见12、信函13、会议记录1。根据相关法律和行政法规，指令(命令)适用于出版规则；宣布实施重大行政强制措施；表彰有关单位和人员。2.决定适用于对重要事项或重大行动的安排，对有关单位和人员的奖惩，改变或撤销下级机关的不适当决定。3.公告，适用于国内外重要或法定事项的公告。4、公告，适用于出版社会各相关方面应遵守或熟知的事项。5、通知，适用于下级机关文件的审批，转发上级机关和非下级机关的文件，传达需要下级机关办理的、需要有关单位知晓或执行的事项，以及人事任免。6.通

2、报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。议案适用于各级人民政府依照法定程序提请本级人民代表大会或其常务委员会审议的事项。8.报告适用于向上级汇报工作，反映情况，回答上级的询问。9.请示适用于请示和上级批准。10、答复，申请答复下级机关请示。11、意见，适用于对重要问题提出意见和处理方法。12、函件，适用于非直属机关之间的谈判工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。13.会议纪要，适用于记录和传达会议情况和议定事项。注：1 .订单、决策和公告都适用于奖励。我们经常使用的是决策和通知，我们通常不需要命令。2.观点的语言可以用于向上的写作、向下的写作和平和的写作。作为一种向上的语言，它

3、应该按照要求正式文件的程序和要求来处理。上级机关应当对下级机关提交的意见进行处理或者予以答复。作为下文，如果文本中有明确的实施要求，下级机关应遵照执行。没有明确要求的，下级机关可以参照执行。作为平行文本，提出意见供对方参考。文件格式、文件一般按密级和保密期限、紧急程度、签发机关标识、文件编号、签发人、标题、主要发送机关、正文、附件说明、书写日期、印章、注释、附件、主题词、复制机关、签发机关和签发日期。公文中各组成部分的标识规则按照国家行政机关公文格式的国家标准执行。发证机关的标志应当使用发证机关的全称或者标准化缩写；行政机关联合撰写文章，主办机关排名第一。3，文件编号应包括机构的产生、年份和序

4、号。年份和序列号用阿拉伯数字标识。行政机关之间联合行文，标注主办机关发文字号；与其他机关联合行文时，原则上应当使用原机关发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关发文字号。4.发卡行和会签人的名称应在上方注明。联合提交的公文，应首先排列主办机关的发文机关名称，其他机关的发文机关名称应按照发文机关的顺序排列在主办机关的发文机关名称下。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，标明公文的类型，并一般注明发文机关。除法律法规名称和书名外，公文标题中一般不使用标点符号。标题=发证机关的主要内容当印章的位置不能容纳在文件排版后留下的空白处时，应调整行距和字距，确保印章和文字在同一面，不得采用“本页无

5、文字”的标记方法。此外，密封采用中盖或下盖的方法。无论使用哪种印刷方法，印章都应与文字保持2-4毫米的距离，以防止添加文字。书面日期以本机关负责人签发的日期为准，联合行文以最后一个签发机关负责人签发的日期为准。电报以发送日期为基础。11.公文附注是指其他需要说明的事项。如果正式文件中有注释，应该用括号标出。一般来说，在“请示”正式文件中应该有一个注释，即，(联系人：* * * *联系电话* * *)，和12。官方文件应该标有主题词。根据上级的要求，主题词应标在正文的上方。标主题词非常困难。省政府对此没有提出严格要求，市物价局目前也没有明确要求。在这里，我将简要提及几个基本要求：1 .主题词必须

6、根据主题词列表进行标注，不得使用表外词。2.关键词应根据整篇文章的目的来确定，而不是从标题中选择几个关键词。抄送机关是指除主送机关外，需要执行或者知道公文的其他机关，应当使用全称或者规范简称或者集体名称。14、发证机关和发证日期。发证机关统称为办公厅(室)或秘书科，发证日期以公文印刷日期为准，并以阿拉伯数字标注。1、写作规则，写作应该是真正必要的，注重实际效果。省政府和部委及机构有明确的要求，以避免遇到山和海。必须坚持少而精的原则，不仅要提高质量，还要控制数量。在这里，我们应该把握五个原则：(1)任何问题都可以通过电话、谈判、批准原始文件等方式解决。不会发送官方文件。任何可以用办公室文件解决的

7、问题都不能用部门文件来解决；可以用备忘录解决的问题，没有正式文件；可以通过电子文档解决的问题不是通过纸质文档发送的。除特殊规定外，凡涉及人事、财务、物资等具体业务问题的，可直接致函有关主管部门，无需政府转交。各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告和工作安排一般不以政府或政府机关的名义批准或转发。上级公文，如需各地、各部门贯彻执行，将原件复印下发；确需向本级或本部门发文的，要结合实际情况提出切实可行的实施意见。下级机关应当请示并直接向上级机关报告。因特殊情况，确需越级请示和报告的，应当抄送被越过的上级机关，并注明理由。下级机关的重要文件应同时抄送直接上级机关。各部门要密切关注前期工作，及时上报

8、政府研究决策：一般事项不少于2周，紧急事项不少于5个工作日；特别紧急的事项，需要在5个工作日内批准的，除紧急情况、法律法规规定的其他事项或者领导已经交待的其他事项外，必须在文本中说明紧急原因和本单位的处理过程。部门权限内的事项由部门自行书写，确需与相关部门共同书写的，应指定主办部门。5、政府部门可以相互写信给与下一级政府相关的业务部门，一般不向下一级政府正式写信；如果你需要如果博爱县国土资源局在某项工作上向焦作市水利局请示，即使对方级别高，也不能用“请示”。注：信函是一种广泛使用的语言，在政府部门之间的文件交换中只有信函。例如，当我们在广场上宣传6月25日的土地日时，需要经过城管局的批准，所以

9、我们应该给城管局发一封请求批准的信。然而，我们的许多部门忽视了这封信，在请求同级部门批准时经常使用错误的语言。例如，当一个县局向县财政局申请资金时，它应该使用信函，但我们经常使用请示来表示对其他部门的尊重。其他单位甚至没有“信”头。这是官方文件的不规范之处。一、发文，发文是指以本机关名义签发公文的过程，包括起草、审查、签发、审查、印刷、印刷、登记、分发等程序。1.公文的起草符合法律、法规、规章和其他有关规定。情况真实，观点清晰，表达准确，结构严谨，组织清晰，用词规范，标点正确，篇幅短小。(市政局发文件签地图)，2。公文在送交负责人签发前，应当经办公室审查。审核的重点是：是否真的需要书写，涉及其

10、他部门或地方的事项是否已经协商会签，书写风格是否合适，是否符合办法和实施办法对文件类型、文件格式、书写规则和拟制文件的相关要求。(如图所示)，3。以本机关名义发布的上行语言文字，应当由主要负责人(指行政机关主要负责人或负责人)发布；以本机关名义发布的下行文本或者平行文本，应当由主要负责人或者主要负责人授权的其他人员发布。(如图)，4。在正式印刷正式文件之前，应该重新检查。审查的重点是审批和签发程序是否完备，附件材料是否齐全，公文格式是否统一规范。各级行政机关应当按照上级机关规定的份数报送公文。市局要求一式三份(主管领导、业务部门和办公室备案)办理文件接收。1.文件接收是指对收到的正式文件进行处

11、理的过程，包括签署、登记、审查、计划、批准、承诺和催促等程序。2.文秘部门应对下级上报的需要办理的文件进行审核。审计的重点是：是否应由本机关处理；遵守写作规则；内容是否符合法律、法规、规章及其他相关规定；涉及其他部门或地方的事项已经协商会签；正式文件的语言使用和格式是否规范。经审查合格的公文应及时登记、分类，分支机构或拟办机构的意见应送相关负责人批示或转相关部门办理。需要两个以上部门办理的，应明确主办部门。紧急公文，应明确时限。不符合要求的文件，经办公室负责人批准后，可退回申报单位并说明理由。(附来文图表)，4。分支机构：粘贴公文处理列表(如图)，5。拟办：一般情况下，办公室负责人对如何办理文

12、件接收提出建设性意见，所提意见应简洁、具体、恰当。(如图)，6。批准：机构领导对沟通的处理提出意见。(如图所示)，7。承办：承办部门应及时办理交办的公文，不得拖延或推诿。紧急文件要求：文秘部门负责公文的操作，通讯单位的人员不得操作公文。所有送负责人阅批和送相关部门办理的文件都要严格登记，在保证质量的前提下，各环节都要及时办理，做到一般文件及时办理，紧急文件按需办理，特殊紧急文件限时办理。发送一批文件，如相关负责人外出，一般可向下传递或发送给代管负责人审批；如果无法通过下一次传输或批量生成，应根据时间要求，采用专门等待或发送批量的方法。文件归档，文件处理完成后，应及时整理(归档)、归档。个人不得保存应归档的官方文件。公文写作的基本要求：(1)公文写作的基本要求(1)遵守党和国家的政策法令(2)认真严谨的写作(3)规范的格式(4)遵守写作规则(掌握语言的选择)，(2)常用公文的写作要点，(3)公文写作中应注意的几个问题(1)要准确地选择合适的公文语言，应根据写作目的、发文机关的权限以及人名、地名、数字、引文等准确无误。引用官方文件应该首先引用