办公自动化软件.ppt

1、办公自动化软件,计算机文化基础第三章,2003.8,下一屏,3.1 Microsoft Office 2000概述,3.1.1 办公自动化概述 办公自动化简称（Office Automation）简称OA，是一门新兴的综合技术。 办公自动化把计算机技术、通信技术、管理学、系统科学和行为科学等结合在一起，用以综合处理各种办公信息，提高办公效率和办公质量。,一、办公自动化的特点,综合了多门科学，是发展迅束的新型学科 人机会话的信息系统 应实现对文字、数据、语音、图形和图橡等信息的一体话处理过程。、 以提高办公效率和办公自动化为目的。,二、办公自动化的硬件设备,1.计算机 2.计算机网络 3.各种专

2、用设备,三、办公自动化的功能和业务,1. 文字处理 2. 数字、表格处理 3. 语音处理 4. 图形图像处理 5. 电子邮件、 6. 电子会议 7. 文档管理和资料管理,3.1.2 Office2000 的组成,主要组成： 字处理软件Word、 电子表格Excel、关系数据库Access 文稿演示软件PowerPoint 邮件传输和协作客户端程序Outlook、 网页制作工具FrontPage 图形处理软件Photo Draw 排版软件Publisher。,3.1.3 Office 应用程序的启动与退出,在“开始”菜单的“程序”中、分别选择应用程序 还可以通过文档打开 用“文件”中的“退出”命

3、令、“关闭”按钮、控制菜单。,3.1.4 Office2000 的帮助系统,常用的方法： 使用“帮助”菜单的“Microsoft Word/Excel/PowerPoint帮助”命令项或按F1功能键。在出现的信息框中输入相应关键字后，单击“搜索”命令。 使用“帮助”菜单的“这是什么”命令项 在对话框中使用帮助,3.1.5 Office2000 应用程序的文件操作,编辑文档首先要“新建”或“打开”文档，“打开”或“保存”文件时，应知道这些文档文件的文件类型。 文件打开后，可以利用编辑工具编辑文档，最后通过“保存”或“另存为”命令将文档保存。,3.2 字处理软件 Word 2000,3.2.1 W

4、ord 2000的基本操作 一、 Word 2000 窗口的基本组成 启动Word 后，出现的窗口与前面一致，包括：标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、滚动条、工作区，还包括了标尺。,Word2000中文版窗口组成,工具栏：Word2000包含多种工具栏（“常用”工具栏、“格式”工具栏、“绘图”工具栏、剪贴板工具栏等），工具栏包含许多按钮，每一个按钮代表一个常用的命令。 标尺：标尺分水平标尺和垂直标尺，用来查看正文的宽度和高度，以及图片、图文框、文本框、表格等的宽度，还可以用来排版正文 选定栏：文档窗口左边的一列空列，用来选定文本,Word允许同时打开多个文档。Word可以将正在编辑的活动文档拆分

5、为两个窗格，使得同一个文档在上下两个窗口内显示内容 。,文档的视图和显示方式：,Word提供了四种视图来显示文档 ： 普通视图：用于快速输入文本，不显示页的设置和图形等对象 大纲视图：用于显示和调整文档的结构，便于组织文档 页面视图：所见即所得，与打印效果相同 Web版式视图：便于显示和阅读文档,二、文档的输入与编辑,1.文档的创建 创建一个新的word文档，可以使用工具栏上的新建按钮，这时系统自动出现一个空白页面，供用户使用。也可以使用“文件”菜单的“新建”命令。如图（1）所示 模板是一种特殊类型的文档，带有向导功能的模板会一步步引导用户完成要 编写的文档。如图（2）所示,图（1）,图（2）

6、,2.文件的打开和保存,文件打开用于编辑一个已经存放在磁盘上的文件，可以使用工具栏上的 （打开）按钮，或“文件”打开。 文件保存使用“文件”菜单的“保存”或“另存为”命令。 文件保存也可使用常用工具栏的 按钮。 文件保存还可以在关闭窗口时，在Word出现的保存提示上单击“是”按钮。,另外Word可以设置每隔一段时间自动保存文档， 步骤：选择“工具”菜单的“选项”命令，单击“保存”选项卡。选中“自动保存时间间隔”复选框，并在边上的微调器中输入或选择间隔时间（1120之间）。单击“确定”按钮。 如果出现计算机停止响应或意外断电等情况，当用户在次起用Word时会打开“自动恢复”。,3.文字输入,（1

7、）插入定点位 插入点又称光标，形状为一闪烁的竖线“ ”。 用户也可以利用Word 2000的“即点即输”功能，在文档的空白区域中设置插入点。 使用“即点即输”的方法：用鼠标双击空白区域。,2.插入模式和改写模式,插入模式：键入的文本将差在插入点 前，插入点及其后面的文字自动后移。 改写模式：键入的文本覆盖了原有的文本。 两着切换按“Insert”键或双击状态栏上的“改写”字样。,（3）输入和插入,当一行到达右边界时不必进行换行，Word会自动换行。需要开始一个新行，按ENTER，则插入一个段落标记。 插入文字：在“插入”模式下输入文字。 插入日期和时间：插入日期和时间 在“日期和时间”对话框中

8、选择“自动更新”功能。这样插入的时间、日期会与当前的相同。,插入特殊符号,插入符号,插入其它文档,如果用户需要把另一个已存储的磁盘上的Word文档内容，合并到当前正在编辑的文档中，可以使用插入文件操作。 方法是：插入 文件插入文件,4.选择文本,Word操作模式：先选定对象，再对对象进行相关操作。 最通用的选定方法：鼠标拖动、用Shift组合 一句或一个单词：在句（词）中双击 块：Alt+鼠标拖动 一行：行首（反向）单击鼠标 多行：行首拖动鼠标 一段：段前双击、段中三击 全选：段前三击、Ctrl+A、编辑/全选、 Ctrl+段前单击,5.删除文字,Del：删除插入点右侧一个字（符） Backs

9、pace：删除插入点左侧一个字（符） Ctrl+Del：删除插入点右侧一句 Ctrl+ Backspace：删除插入点左侧一句 选定Del、Backspace、编辑/剪切,撤消或恢复,2.鼠标法：单击菜单工具栏中的恢复、撤消按钮。,3.键盘法：Ctrl+Y(恢复)、Ctrl+Z(撤消)。,1.菜单法：单击“编辑”菜单中的“恢复”或 “撤消”命令,撤消,恢复,移动和复制,1、不通过剪贴板的操作 移动：用鼠标拖放 复制：Ctrl+拖放 删除：按Delete键,注意：先要选好文稿内容,剪切,复制,粘贴,下一屏,注意：Word 的剪贴板中最多可保存12个对象,Word 中有很强的查找与替换的功能，它不

10、但可以查找普通的字、词、句，也可以查找特殊字符、段落格式、 脚注、尾注或批注标记等。而且查找与替换的操作是互通的，即“查找”命令中也可以替换。 查找与替换使用“编辑”菜单中的“查找”和“替换”命令。,选择“查找”命令,选择“替换”命令,查找与替换,删除文本中分散的字符： 在“查找内容”框中填入要删除的字符 在“替换”框中直接回车键。 更改大小写 使用“格式”菜单中的“更改大小写”命令 替换文本内容 “选中”文本内容后键入新内容 自动更正 常用作常用词语的快速输入 使用“工具”菜单中的“自动更正”命令,下一屏,几种特殊的替换方法,自动更正和自动图文集为存储和插入文本和图形提供了快速简便的方法，步

11、骤如下： 1、选取要放入自动图文集的文本或图形 2、单击“工具”菜单的“自动更正”命令 3、输入词条名 4、单击“添加”按钮 使用时，打入词条名，再按回车键或空格键,自动更正和自动图文集,自动图文集的操作方法与自动更正基本相同，不同的是在调用时按F3键,一、字符格式化 1.字体类操作：Word 字形、字体和字号的缺省设置值是宋体、常规形、5号字。设置字形、字体和字号操作如下： (1)选取文本； (2)设置字形、字体、字号： 方法1：用格式工具栏 方法2：利用菜单（“格式” “字体” 选择“字体”选项卡片，屏幕上显示如图对话框）,下一屏,加粗,倾斜,下划线,加框,底纹,缩放,3.2.2 Word

12、 2000的排版,2、间距类操作,“字体对话框”的“字符间距”选项卡，用来对字符进行缩放、调整字符与字符之间的水平距离和垂直距离。水平字符间距有三种选择：标准、加宽和紧缩。垂直位置有三种选择：标准、提升和降低。 操作：单击“格式”选择“字体”命令选择“字符间距”选项卡，屏幕显示右图对话框。,下一屏,3、文字效果,“字体对话框”的“文字效果”选项卡，用来设置字符的动态效果，有： “赤水情深” “礼花绽放” “七彩霓虹” “闪烁背景” “乌龙绞柱” “亦真亦幻”,下一屏,二、段落处理,段落概念：以回车符为结束标志 段落处理包括对齐 缩进 行间距和段间距(段前、段后) 制表位 基本操作方法： 1.使

13、用标尺(设置缩进和制表位) 2. 使用格式工具栏的相应按钮(设置对齐)。 3. 使用“格式”菜单的“段落”命令,1、对齐,对齐包括左对齐、右对齐、居中对齐、两端对齐和分散对齐。操作方法： 1.选取有关段落。 2. 单击格式工具栏的相应按钮 （或“格式”菜单“段落”命令选项，在对话框的对齐方式的下拉列表中选择） 3.单击“确定”按钮。,下一屏,段落缩进操作有二种方式： 方法1. 使用菜单命令：选取有关段落，单击“格式”菜单“段落”命令选项，在段落对话框中可以精确地设置左边和右边的缩进量、行间距、首行缩进(悬挂缩进)。,2、缩进,下一屏,方法2.使用水平标尺。 可以方便地进行段落的“首行缩进”、“

14、左缩进”和“右缩进”以及制表位、表格的设置。,间距分为行间距和段间距 行间距. 分为单倍行距、1.5倍行距、2倍行距、多倍行距、最小值和固定值等。,3、间距,下一屏,段间距.分段前和段后 即与前一段的距离和与后一段的距离,格式刷,常用工具样上的“格式刷”按钮 可用来快速复制样本文字或段落等的格式，方法是： 1、选定作为样本的文字或段落 2、单击或双击格式刷按钮，然后在目标文本或段落上拖动，被刷过的对象即变成与样本的格式完全相同。 单击格式刷，只能使用一次 双击格式刷，可使用多次，用后必须按“ESC”键或单击格式刷取消,三、边框和底纹,1.选取要加边框或底纹的文本。 2.单击“格式”菜单选取“边

15、框和底纹” 命令项 选取“边框”或“底纹”选项 卡片，再选取合适的内容。 3.单击“确定”按钮。,对于底纹选项卡片的操作： 选取文本后，单击“格式” 选取“边框和底纹”后如下图：,下一屏,单击“底纹”选项卡片后如下图。,下一屏,在图的图案式样下拉列表中选取20%、颜色和应用范围项后单击“确定”按钮。,下一屏,这是对文本中重要条目进行标注或编号 项目符号：使用图案等放在条目的左端，使该条目比较醒目。 编号：指对条目加上数字编号,下一屏,项目符号和编号,题注表格、图形、文本等带编号的注解 书签用来标注选定的文本、图形、表格等内容的一种形式 注释 脚注放在同页的底部 尾注放在文档的尾部 交叉引用 可以在同一文档或其它的文档的某位置建立对某一项目（表格、图、标签、题注等）的引用，如：“参见”,下一屏,题注和注释,插入脚注和尾注操作： (1)插入点定位。 (2)单击“插入”菜单选取“脚注和尾注”命令，出现对话框如图。 (3)按需要设置项目，单击“确定”按钮，然后输入注释内容。 在普通视图和页面视图下，出现的浅释框略有不同,文 本 区,下一屏,脚注和尾注,样式 新建样式 应用样式 编辑样式 删除样式,工具栏中样式框,样式,普通视图 文字输入、改写和