公文格式样本.ppt

1、国务院办公厅于2000年8月24日公布了国家行政机关的公文处理办法，该法规于2001年1月1日正式施行。 国家质量技术监督局还公布了中华人民共和国国家标准国家行政机关的公文格式。 这个国家的标准成了公文的法定格式。 布局规定是根据国家标准对应用文文本形式要素的相应规定。 一、根据纸面的规定，国家质量技术监督局公布的中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式中的规定，公文纸采用GBT148规定的4型纸，其成品宽度尺寸为210297。 纸张规格，为了保证公文布局的质量，标准规定了页边和版心的规格。 公文纸的开头是371，装订口是281，版心尺寸是156225 (不包含页码)。 公文页边和版心规格、

2、210mm、297mm、37mm、28mm、26mm、35mm、156mm225mm，公文本文为3号仿宋体字，一般装订应左侧装订，可采用骑马订或平装方式，装订位置为双钉锯允许误差4。 排版和装订规格、页号用半角阿拉伯数字表示，放置在版心下缘的下行，在数字的左右分别放置4号一字线，一字线离版心下缘只有7。 单页号码右边一个字符，双页号码左边一个字符，空白页和空白页以后的页不识别页号。 页码规格按照中华人民共和国国家标准国家行政机关公文格式的规定，将构成公文的各格式要素分为眉头、主体、版记三部分。 二、格式要素，公文首页红色反线以上放置的各要素统称为眉首。 第一个要素是眉毛，公文的份数编号是每份公

3、文打印多份相同原稿时的顺序编号。 也被称为相同原稿的总印刷数的流水编号。 1 .公文编号、公文编号的位置位于版心左上角的第1行的位置。 即，顶头下边缘是从公文上页边37起的第一行。 公文的份数通常是七位数。 用阿拉伯数字表示，份数不足规定位数时，用“0”填补。 机密等级(可以简称为机密等级)是识别公文保密程度的标志。 公文的保密程度分为绝密、秘密、秘密三级。 机密事项的保密时间在30年以下机密事项的保密时间在20年以下机密级事项的保密时间在10年以下。 2 .机密等级和保密期限，机密是最重要的党和国家机密，泄露对国家安全特别严重损害机密的泄露严重损害国家安全机密的泄露损害国家安全。显示机密等级

4、，为3号黑体字，顶格显示在版心右上角的第1行位置，2字之间空出1字如果需要同时显示机密等级和保密期间，则机密等级和保密期间用“”分隔。 紧急度是对公文送达期限的要求。 紧急公文必须分别标明“特快”“紧急”的文字。 如果是用电报分发的公文，紧急度可以分为特提、特快、紧急、平急4个阶段。 3 .显示紧急度、紧急度，使用3号黑体字，顶格显示在版心右上角的第1行位置，两字之间也要空出1个字。 但是，同时也显示密级、紧急度的情况下，在版心右上角的第2行的位置显示。 发文机关标识是公文负责人姓名的标记，一般被称为“红头”。 这是发行机构的全称或规范化简称加上“文件”。 发行机构的全名以批准该机构设立的文件

5、审定的名称为准。 4、发文机关标识、发文机关标识的位置有两个规定：第一种用于平行文或下文，从发文机关标识的上边缘到版心上边缘为25，第二种限于上文，从发文机关标识上边缘到版心上边缘为80。 推荐小标宋体字，用红色表示，原则上酌量显眼的美观，但最大不能超过22mm15mm。对于、共同文章来说，在主办机构名称前面，“文件”这个字符必须放在发行机构名称的右侧，在上下中央配置的共同文章机构太多的情况下，必须保证在公文的首页显示正文。 发文号是指某公文发文机关一年发文总号中的实际序号。 发文号由发文机关的代字、年份和号码组成。 由发音符号组成的三个部分的顺序不能任意反转调换。 5 .发文字符号、发文字符

6、号的位置在发文机关标识下空出2行，在发文字符号下的4处印刷与版心相同宽度的红色倒线。 发文年度和发文顺序编号用阿拉伯数字写成，发文年度编号标在六角括弧内。 发文年度是全名，不能简称。 例如，“2008”不能简称为“08”。 发行顺序号分年度从1日开始，按照公文的发行时期的顺序加上号码，不能跳过号码，不留空号码，不随便加号码，不加虚位(即“1”不作为“001”)，不加“第”字。 在行政机关间联合文章，表示主办机关的发信号码。 发行者是指代表行政机关批准发行公文的机关领导。 发行者是对公文内容负责的标志。 发行者标志只出现在报告的公文中，标志发行者名称，主要目的是为了上级领导，让下级知道对报告事件

7、负责的人。 6 .发行者、发行者名称平行排列在发行文字符号的右侧。 发行文字号是左空1字，发行者名是右空1字，发行者是在“发行者”这3字上加上全角冒号和发行者名构成，冒号之后用3号楷体字识别发行者名。 在公文发行机关的显示下空出两行的红色反射线上显示。 在有多个发行者(招牌者)的情况下，主办者的发行者名称必须放在第1行，其他发行者名称从第2行开始按顺序排列在主办者的发行者名称之下，使红色倒线向下，发行文字号码与最后的发行者名称在同一行，与红色倒线的距离必须为4mm。 主体要素是指公文主页的红色反射线以下到公文最终页的主题语以上的各要素。 主体要素、标题是有指标明确公文主要内容的概括名称。 公文

8、标题要准确、简单地概括公文的主要内容。 完整的公文标题由发文机关的名称、事由和公文文种三部分组成。 1 .公文的标题、公文的标题可以省略发行机关，构成“事由文种”的形式。 公文标题可以省略事由，构成“发文机关文种”的形式。 公文标题必须在红色反线下空出两行，用第二个小标签显示宋字，可以分成一行或多行居中。回程时，必须语义完整，排列对称，间隔适当。 写公文标题要注意的事项是，所有的公文标题都不能省略文种。 除了简单的周知性公文之外，一般也不省略事由。 公文标题不使用标点符号，可以考虑以下情况。 公文标题的多行排列着各种各样的形式。 可参照以下形式。 作为主要发送机关的公文的主要受文机关是接受或回

9、答该文的内容的机关。 也被称为“预付款”“抬头”。 确定主送机关应当根据各级行政机关的行文关系、各自的所属关系和职权范围来确定。 2 .主送机构应确立主送机构的注意事项，主送机构应注明主送机构的全称、规范化简称或同类机构的总称。 如果是统称的话，必须按党、政、军、群的顺序排列。 主进给机构在标题下面放置一行，左侧的顶罩位置，回去时需要顶罩，最后的主进给机构名称后面放置冒号。 主要发送机关名太多，公文首页上没有显示正文的情况下，必须将主要发送机关名移到版记的主题词下面，移到cc上面。 公文不得超级发给主人。 因为特殊情况，必须超级的时候，必须提交超级的上级。 本文是公文的核心部分，用于表达公文的

10、具体内容，除个别的短公文外，本文的内容一般分为头、主体、末三个部分。本文的开头可以概括为“证据”，任何文章，都是构成该文章的依据或理由。 本体部分可以概括为“事”，即什么事情和什么事情的最后一部分可以概括为“断”，是本文的论断部分，通常是要求、措施、方法等。 3、公文正文、附件是公文正文附件的顺序和名称的表示。 公文正文有图表、名册、规章制度等内容，如果插入公文正文，在切断公文前后意思的联系阅读上经常会变得不方便。 在这种情况下，需要从文档正文中提取并作为文档的附件单独表现。 4、附件、公文附件是正文内容的组成部分，与公文正文同样具有同等效力。 公文如有附件，在正文下面空出1行左2个字，显示“

11、附件”，后面加冒号和附件名称。 如果附件有序列号，请使用阿拉伯数字，不要在附件名后加标点符号。 附件必须与主文件一起装订，不能与主文件一起装订，必须在附件主页左上角标明公文发行编号，并与文件同时寄出。 成文日期是公文生效的时间，是公文的重要内容。 公文没有生效的时间，在某种意义上就是空文。 成文日期以负责人发行的日期为基础，联合行文时以最后的发行机构负责人发行的日期为基础，电报以发行日期为基础。 成文日期、成文日期必须用汉字书写，阿拉伯数字和阿拉伯数字不能与汉字混合，同时年、月、日必须一致。 因为印章按成文日期，成文日期由印章的位置决定。 印章是公文效力的表现形式，公文效力是最权威的证明。 公

12、文除了议事录以外，还得盖章。 6、盖章、印章应注意的事项、共同报告的非法规性公文，由主办单位盖章共同发行的公文，由共同发行单位盖章。 盖印章的方式有两种。 一种是下置方式，印章下面的弧没有文字的情况下，只有下面的弧被压在成文的日期。 二是印章下弧有文字时，印章中心线压在成文日期上的中套方式。 盖印章还要考虑印章的张数。 印章只有一个，成文日期在右边空出4个字，按印章的话从正文开始1行以内的2个印章的情况，成文日开，左右各空出7个字，印章压在成文日，2个印章相互不交叉或者相接，有3以下相隔的多个印章的情况备注是公文的发行范围、使用时需要注意的事项的说明。 “这件事发送到县团级”“这件事可以看报纸

13、”等。 需要注意的是，注释不是对公文内容的注释或解释。 公文如有注释，必须在左边空白的两个字符上加括弧，在成文日期下面的一行表示。 7 .备注、公文版面设计的最后一面、主题语以下各要素称为版记要素。 版记要素、主题语是揭示公文内容，使公文检索查询变得容易的规范化语。 加上主题语是文件部门和档案部门相连的工作。 方法按照第三章第十条的规定，公文应当标注主题语。 上文按上级要求标示主题语。 公文的主题词通常由公文制作机关的最高行政主管机关负责制定和公布。 1 .主题词、主题词的注意事项，要把握选择词的原则，选择最能反映公文主题内容的词。 使用主题词表，不能自己决定主题词。 在索引时必须坚持遵循“谁

14、造句、谁造索引”的原则。 主题语的索引位置位于左边的顶标，“主题语”的3个字使用黑体字，后面加冒号的词目和词目之间不使用标点符号，空开1个字的位置分隔。 cc机关是指接受公文，知道公文内容，但不负主办和回答责任的机关。 cc机构通常被认为是次要的受文机构。2 .显示写入机构、写入机构的注意事项，一个是写入机构在主题语的下面显示，左边空出一个字的第二个是，cc机构很多，进来的时候不能和前一行的cc机构对齐，排在前面的第三个是cc机构间逗号印刷机关是公文的印刷主管部门，一般指各机关的办公厅(室)或秘密部门。 印刷日是公文的生成时间，一般以公文被印刷的时间为基准。 3、印刷机构和印刷日期，印刷机构和

15、印刷日期在cc机构之下(无cc机构或主题语之下)占一行的位置。 印刷机向左一字，印刷日期向右一字。 印刷机关如果字数太多，可以自己简化。 印刷日期请用阿拉伯数字表示。 法定格式，这称为“基于文件的格式”。 该格式是最普遍的格式，除此之外，中华人民共和国国家标准国家行政机关的公文格式还规定了特殊的格式。 三、特殊格式在发行机关公文的制作实践中，经常使用只显示发行机关名称，不显示“文件”二字的“信式”公文，是处理日常事务的并行文或下一篇文章，而且使用频率很高。 信函格式，在一个机构名称的上边到上边30mm，也就是上白边30mm，然后在30mm的下方显示一个机构名称。 因为不带“文件”这个字，所以发

16、行机关的名称不是简称，而是全称。 发行机关的名称也和“文件格式”一样印刷成红色。2发文机关名4mm下印武文线，距下页边20mm处印文武线，两条线长均为170mm，这样“信式”公文和“文式”公文版心基本一致。3信函式公文的份数编号、密级、紧急度可以放在武文线的下左上角的上格位置，发文编号可以放在武文线的下右上角的上格位置。 书信格式公文的首页不显示页码，之后从第二页开始显示。 其他各要素的识别方法都与“文件格式”的公文格式相同。1发文机关名称必须全称，简称不得包括规范化简称。 例如国务院令的发行机关名是中华人民共和国国务院令。 发文机关标志用红色小标记标上宋字。 在距离前页57mm处显示发信机构名称。 如果是共同发出命令的，位于第一位的发文机关也必须在这里标志，其侗机关正在下降。命令式格式、在2发行机关下空出2行识别命令编号，将命令编号配置在中央，在命令编号前面加上“第”字、即“第x号”。 令号的编制以自愿的第一号令开始，不受年度的限制。 在3号下空出两行显示正文，中间没有红色的倒线。 因为命令的正文多是比较短的，所以多用一个自然的段完成正文。 4请在正文下面空出2行来显示发行者的亲笔名章，签名章上也空出红色的标识，右边空出4个字。 签章左空二字表示发行人的职务，