现代文秘管理与写作知识讲义(ppt 30页).ppt

1、文秘管理与写作,【上篇】 重点、难点分析,第一章 文秘管理引论,文秘管理的主要内容 文秘管理的原则 文秘管理机构设置的原则 文秘管理人员的职业道德修养,第二章 办公环境和人员管理,办公室环境布置和管理的 总体要求 男性文秘人员的着装要求,第三章 公关事务管理,电话接打技巧和要求 接待事务的程序和要求 内宾接待 外宾接待 平时来访接待,第三章 公关事务管理,内宾接待的程序要求： 了解情况 制订计划 接待准备 迎接客人,商定日程 会见会谈 参观访问（选择） 送客与总结,第三章 公关事务管理,外宾接待的程序和要求： 接受任务 了解情况 制订计划 接待准备,迎客 日程 拜访 宴请 会见 协议 游览 礼

2、品 送客 总结,第三章 公关事务管理,平时来访接待的程序和要求 确认与通报 陌生来访者 熟识来访者 同时到达的来访者 预约的来访者 自称与上司有约者 没有事先预约的来访者,第三章 公关事务管理,挡驾、引见与介绍 对不想见来访者，挡驾。 对可以见来访者，引领。 对初次来访者，陪同、介绍。,第三章 公关事务管理,送客与整理 原则：送到客人离开视线为止。重要的，送至车旁。 及时整理会客室,第三章 公关事务管理,应用举例1： 一位重要而性急来访者要求见你的上司，但上司只能在一小时后见他，或者另订一个日期与客人见面。作为秘书你应该怎样应付这位客人？,第三章 公关事务管理,参考答案要点： 热情接待，问清来

3、因； 礼貌地告诉必须等候，问是否愿意等待； 如愿意等待，提供茶水饮料杂志报纸等； 不愿意等，另约时间，或者请其通过信函直接与上司联系； 热情送客，及时向上司汇报。,第三章 公关事务管理,应用举例2： 王先生是公司的一位重要客户，他在来访前已经和公司经理约好了会谈的时间。可经理因为临时有别的急事要办突然出去了。假如你作为这家公司秘书，此时，你会怎么办？,第三章 公关事务管理,参考答案要点： 热情接待； 解释原因，诚恳致谦； 如经理马上能回时 如经理一时不能回 经理回来后,第三章 公关事务管理,应用举例3： 国外某公司总经理一行5人，将来A公司参观访问，初步洽谈合作意向。A公司经理办公会议决定由办

4、公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?,第三章 公关事务管理,参考答案要点： 了解情况，制订计划，做好准备 高规格迎客 做好会谈准备 安排参观、游览，备好礼品，欢送宾客,第三章 公关事务管理,日程安排的概念 记者招待会的组织 庆典活动的程序和要求 签约仪式的安排,第三章 公关事务管理,协调沟通原则 领导关系协调 员工关系协调,第三章 公关事务管理,应用举例： 王副总经理和李副总经理在激烈争论，张秘书听了一会儿后，当场附和了李副总经理的意见，引起王副总经理的不悦。该情景涉及到协调工作哪些方面的内容？如果你是该公司办公室主任，你将如何处理此事

5、？,第三章 公关事务管理,参考答案要点： 涉及领导关系的协调问题 肯定张秘书的好意 告诉张秘书使双方停止争执的方式 告诉张秘书注意信息传递的时机,第四章 会议管理,会议的概念 会前准备的内容和要求 制定会议计划 准备会议文书资料 选择会议场所和准备会场 拟定议程、程序、发送通知,第四章 会议管理,会议报到与签到方法 会议选举事务的内容,第四章 会议管理,应用举例1： 总公司为了加强和各地分公司的联系，及时了解各地的经营情况，决定召开一次各地分公司经理、财务部长等人员参加的办公会议。作为总公司的办公室主任，你受命筹办此次会议，请问你应该如何做好本次会议的会前准备工作？,第四章 会议管理,参考答案

6、要点： 制定会议计划 起草文件材料 选择会场、布置会场、准备会议用品 拟订议程和程序，发送会议通知 安排好与会人员的接待工作,第四章 会议管理,应用举例2： 经过努力，某公司今年顺利实现了资质升级的目标，为此，公司决定召开隆重的表彰大会，表彰为实现资质升级工作做出贡献的有功人员。假如你负责主席台的布置，你会怎么布置？说说你布置方案。,第四章 会议管理,参考答案要点： 会标 会徽（徽记）红旗及其他艺术造型 主席台布置和会场气氛,第五章 文书资料管理,印章的刻制和启用 介绍信的概念 公务文书的概念,第五章 文书资料管理,发文办理程序和要求 电子文件的概念与管理方式 归档文件的概念、归档时限和保管期限、归档文件的整理,第六章 信息管理,信息的收集、整理、保存 保密的概念 信息传递方式方