公文培训讲义.ppt

1、公文写作与处理培训讲义,综合部 2007年4月,前 言,要把公文写好，需要一番修炼 不易！ 要把公文写规范，只要认真、仔细就行 不难！,运用之妙，存乎一心,先固化、后活化，熟能生巧，驾轻就熟,公文种类,公文写作常识,公文处理,公文写作 与处理,公文写作技巧与要求,讲义提纲,公文的种类,报告,请示,函,通报,公司六种 常用公文,通知,会议纪要,1、通知,适用于： 传达省公司的指示和公司领导的战略部署 转发省公司和不相隶属机关的公文； 传达要求各部门办理和需要有关单位周知或执行的事项； 任免或聘用人员。 种类： 批转性通知、事项性通知 会议通知、任免通知,正文的写法： 通知缘由；通知事项；执行要求

2、 批转性通知：批语部分批转文件部分 事项性通知：原由事项执行要求 会议通知：召开会议的名称、内容、议题、时间、会期、地点、与会人员的范围和人数，报到的时间、地点，会议要求或注意事项等。 任免通知：任免通知的正文应写明决定任免的机关、时间、会议或依据文件，任免人员的姓名、具体职务。 注意党政分开。 结尾：特此通知,1、通知,适用于： 表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况 正文的写法： 提出通报的根据；提示性质和意义；写明决定，提出希望 表彰性通报：叙述、评价先进事迹和经验，分析先进事迹的意义。表彰决定。提出希望和号召或要求。 批评性通报：介绍错误事实（事故）的基本情况。分析原因和教训。提出处

3、理决定；同时提出希望和要求。 事项性通报：通报的原因。通报的事项：一项一项列出来，讲清情况，阐明道理。提出希望和要求。 结尾：特此通报。,2、通报,适用于： 向上级机关请求指示、批准 正文的写法： 原因重点部分，写清楚请求事项的理由及依据，要充分充足、重理、重情、融情于理。 事项要具体明确，到底给予什么样的帮助、指示。 结尾“妥否，请批示”、“以上请示，请批复”等 注意： 一文一事； 单头请示，主送一个机关，其他抄送，但不得抄送其下级机关； 不越级请示； 不能写成“请示报告”,3、请示,适用于： 向省公司、市委市政府以及业务主管部门汇报工作、反映情况 答复上级机关的询问 种类： 工作报告 情况

4、报告 答复报告,4、报告,报告正文的写法： 概括说明事情的动态，点明事件中发生的问题和倾向，提出解决方案 工作报告成绩经验报告：回顾所取得的成绩或经验；分析存在的问题以及所采取的措施 情况报告问题事故报告：客观叙述事件的过程和影响；原因分析；采取的措施（当前补救和今后防范措施）；对相关责任人的处理意见 答复报告答复上级询问：问什么答什么，就事论事 结尾：“特此报告”、“以上报告，请审阅” 注意：避免流水帐（只有回顾，没有总结）， 报告中不得夹带请示事项,4、报告,请示与报告的区别,1、行文内容和目的： “报告”在于给决策部门提供依据，不须上级部门回复 “请示”需要有明确的答复 2、行文时机：

5、“报告”是事后、事中写作 “请示”一定要事前写作 3、行文事项要求： “请示”较单一，一事一请 “报告”可综合、可单一 特别注意：报告中不能夹带请示事项。,5、会议纪要,适用于：记载、传达会议情况和议定事项 正文的写法： 会议概况（召开的时间、地点、人员、目的、内容等）；会议议定的事项（领导思路和要求）。 要求： 纪实性、概括性、条理性、理论性，重在“要”不同于会议记录。 一般强调会议，因此采取的人称角度是“会议”，如“会议认为”、“会议要求”、“会议强调”等。 一般会后两天发出。 附上与会人员名单（签到扫描件） 结尾：特此纪要。,6、函,适用于： 不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请

6、求批准和答复审批事项 正文的写法： 缘由事项 结尾：“特此函达，请予函复”、“专此函达（函复）” 要求： 措辞要得体、语言要平和,公文种类,公文写作常识,公文处理,公文写作 与处理,公文写作技巧与要求,一、关于公文形式的选择,公司层面： 公司发文、公司通知、公司函、业务通报、公司会议纪要、公司请示、党工团发文、公司内部报告、公司实物收文、公司会议通知、公司公告 部门层面： 部门通知、部门工作联系单、部门请示、部门会议通知、部门实物收文,（一）公司层面：,向公司各部门布置全面性工作，安排全公司综合性会议、活动，向省公司报告、请示工作以及对外单位发送事务性信息 涉及公司管理、业务、服务、资费、人事

7、、财务政策以及工程建设、网络规划等重大事项 涉及多个部门间的工作协调、配合等事项 部门经理做不了最终决定，须由公司领导签发 注意：以公司名义发文，就是代表公司或公司领导在说话，因此要站在全公司的视角、站在公司领导的高度去看问题，以公司或公司领导的口气去写文件。文件中就不能有“我部拟”等字眼，如果需要提到某个部门，应该是“中山公司 XX 部”的形式。,公司发文：意义重大、具有历史保存价值的事项,主送省公司的所有文件 给不相隶属的上级机关（市委市政府） 公司内部： 转发省公司通信资费、营销政策的调整和改革等重大事情 发布需要各部门共同遵守的综合性、规范性规章制度 传达要求各部门办理和需要周知或者共

8、同执行的重要事项 关于公司财务、机构、人事、工资福利等调整与改革 根据公司领导交办而需要以公司名义发出的公文 公司生产、运营、管理、支撑等专业方面的重要公文 公司重大投资项目的下达、重大科技项目的下达 公司发展长远规划，重大决策的调整和改革,公司通知：,属于全局性的需要公司领导参加的会议的通知 其他发送给外单位的比较紧急、时效性短、不太重要的公文。（不用“公司函”）如：工程验收通知,公司函： 向不相隶属的机关（平级单位）商洽工作、咨询和答复问题 向有关业务主管部门请示批准,业务通报： 用于公司各部门总结、通报本专业的周期性的工作情况。 如：节支通报、八项工程落实情况的通报,公司会议纪要： 公司

9、召开的会议 多个部门联席召开的会议,公司请示（内部）： 开展活动前，请示公司领导同意实施方案 购买相关设备 ,（二）部门层面,部门内部布置专业性工作；安排部门会议、活动； 向公司领导 / 业务指导部门报告、请示工作以及发送事务性信息。 向相关部门发送布置职权内专业性工作 部门内部事务； 部门经理能够说了算，由部门经理人员签发。 以部门名义行文，不能有“我室”等字眼（各室向部门领导提交工作报告和请示除外），如果需要提到某个室，也应该是“我部/中心XXX室”的形式。,部门通知： 布置专业工作 处理部门内部日常工作 向公司领导/业务主管部门以及其他部门报告或通 报相关工作（如：节支情况的函） 撰写部

10、门会议通知以及会议纪要,部门联系单： 用于部门之间联系、咨询和办理具体业务 如：关于招聘话务员的函,部门请示： 向部门领导请示工作,二、关于密级与缓急,省公司确定的密级及其发送范围： 商秘密省公司室副经理级以上管理人员 （我公司部门副经理以上） 商机密省公司部门副经理级以上管理人员 （我公司副总经理以上） 商绝密省公司党组、董事会成员,省公司确定的缓急：一般、急、特急,三、关于标题（事由）,（发文机关+）关于 + 事由（主要内容）+ 文种（完整标题） 省略发文机关：由事由、文种组成（常用标题） 省略事由，由发文机关、文种组成。（中山市人民政府公告） 省略发文机关和事由，直接标出文种。（公告、通

11、告） 省略“关于”：2005年10月经营分析会纪要 文种不能省略 例如：关于召开人力资源综合信息系统研讨会的通知 转发省公司关于学习十六届四中全会精神的通知 关于爱立信RBS2202设备问题的跟踪和落实情况的通报 关于制作营业执照固定架的请示,三、关于标题（事由）,标题中除了法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 批转、转发公文，标题应避免使用重复用语和相同的文种 如：转发省公司关于开展TL9000贯标工作的通知 转发省公司关于定期检查网间通信质量的通知的通知（？） 关于事由（主要内容）的问题： 动宾短语：开展公文培训 趋势性短语：节支活动开展情况 特别要注意事由中的动词与文种的重复问题：

12、 关于申请购买一台手提电脑的请示（？） 关于上报中山公司SP违规调查情况的报告（？）,纠 错 案 例（关于标题）,四、关于主送与抄送,标明发送单位的全称或规范化简称 部门的称谓，统一为“各部门”，分公司的称谓为“XX分公司”； 发送单位的排序上，严格按系统先外后内、先大后小的顺序排列（如：华为公司，中兴公司，惠州分公司，省公司企业发展部、网络部、网管维护中心，本公司领导、网络部、网维中心）（注意标点符号） 主送单位： 抄送单位：除了主送单位需要执行或知晓的其他机关 一般要抄送给业务主管部门（网络维护中心一般要抄送网络部） 不能发送到二级单位 如：珠海公司网维中心、市场部市场策划室,五、正文的格

13、式,字体：仿宋GB_2312小三号 行间距：1.5倍行距 结构层次： 第一层：一、二、三，序号后用“顿号” 第二层：（一）（二）（三），序号后不用任何标点符号 第三层：1、2、3，序号后用“顿号” 第四层：（1）（2）（3），后不用标点 如果一篇公文层次不多，可直接用第一层或第三层的序号 条款式公文，可使用 第一条 第二条作序号。 段首空两格 建议：一般不使用自动排版,公文种类,公文写作常识,公文处理,公文写作 与处理,公文写作技巧与要求,文件过多过泛。 公文形式选用混乱。 标题不简练，文种使用不当。 主送、抄送太泛太多、层次不清。 、排版、正文字体行距不规范，层次凌乱、颜色花哨。 不清楚自己

14、代表谁在起草公文。（立场与语气不正确） 语言逻辑不强、标点符号使用不规范。 正文结构不合理，可读性较差。 正文主体要素缺漏，主题思想不明确，堆砌材料。,存在的问题,写作技巧,拓展视野 前沿理论、政治经济、行业发展、市场经营 收集素材 报刊、图书、网站、公文，围绕主题，分门别类 掌握全局，面面俱到，样样都懂 关注公司领导思路和中心工作 紧跟领导，用心听话，领会意图，捕捉火花，加工提炼 做好命题作文： 要符合领导意图与想法，而不能随心所欲，天马行空 思考越位 行动到位,基本要求,文章架构（以总结报告为例） 大递进（是什么、为什么、怎么样） （认识问题、分析问题、解决问题） 为了（大目的），根据（文

15、件精神和领导思路），结合（实际情况），开展了（概括所做的事情），如何做（具体思路），取得了（概括性效果），存在问题，将采取措施改进（下一步工作部署和安排）。 小并列 两句式标题 三句式总结,基本要求,阅文对象：对什么人说什么话本位主义？ 内容准确、充实 语言要求公文事务语体 练达：字典式的语言、左传式的说明 鲜活：气势、意境 （重复的词语、新词语 铺垫与过渡 ） 表达方式 文无止境，文无定法，贵在创新，贵在超越,形式规范内容准确语言练达,通俗易懂,公文写作的基本要求（最高目标）,公文种类,公文写作常识,公文处处理,公文写作 与处理,公文写作技巧与要求,目前公文处理过程中存在的问题：,1、机密、

16、敏感文件，发送范围人为扩大。 2、对待阅文件不重视。,公文处理的流程及职责,起草 室主管审核 部门经理人员审核、会签 综合部核稿 公司领导审批 公司综合员 各部门综合员 部门经理人员批示 相关室或人员办理,起草要做到内容正确、形式规范、语言流畅、通俗易懂，坚决避免出现错误尤其是错别字 室主管审核：文件起草的必要性、格式的规范性、内容的正确性、语言的通俗性 部门经理人员审核：内容是否可行、是否需要其他部门会签 综合部核稿：对文体、格式把关（格式的规范）；对内容、语言把关（行文的规范）；是否符合公司战略方向；是否符合国家规章政策 公司领导审批：方案是否可行 公司综合员：正确分发 各部门综合员：提交部门经理人员批示 部门经理人员批示：确定相关办理室或人员，并明确完成时间和要求 相关室或人员办理：要根据部门领导的指示完成相关后续工作,公文处理的流程及职责,省公司发文 公司综合员 综合部（或公司）领导批示 返回公司综合员 分发各部门综合员 部门经理人员批示 分发相关室或人员办理,公司综合员正确填写处理意见,综合部领导要对公司综合员的意见进行审核,各部门根据意见进行分发，并及时反馈分发情况,部门经理人员根据文件内容作出批示，确定相关办理室或人员，