23记录和记录管 理程序

1、程 序 文 件文件名称：记录和记录管理程序文件编号：Hy/(OHS)CX.4.5.3-A科技保障处编制：田永久 日期：20040630科技保障处审核：周燕斌 日期：20040630保卫保密处会签：潘国辉 日期：20040630行政基建处会签：徐 航 日期：20040630会签: 日期： 管理者代表批准：韩万荣 日期：20040630中国航天科工集团三十三研究所1 目的和适用范围为规范职业健康安全管理体系的记录管理。本程序适用于三十三所职业健康安全管理体系有关的记录的管理。2 引用标准和文件下列文件中的条款通过本程序的引用成为本程序的条款。职业健康安全管理体系 规范 GB/T28001-2001

2、3 职责分配3.1 科技保障处、行政基建处、保卫保密处负责组织制定职业健康安全管理记录格式及内容的设计，相关记录的管理。3.2 情报档案室负责所职业健康安全管理记录的归档，体系运行文件的发放与收回等管理工作。3.3 所属公司负责本单位职业健康安全管理记录的填写、收集、归档、保管、处置。3.4 所属其它各单位负责相关职业健康安全管理记录的填写、收集、归档、保管、处置。4 工作程序4.1职业健康安全管理记录的设计和编码4.1.1有关职能机关组织制定体系文件时，设计记录的格式、内容；4.1.2科技保障处、行政基建处、保卫保密处负责建立职责范围内的所的职业健康安全管理记录清单，见表1，负责保存记录的格

3、式样本；4.1.3各单位记录样式发生更改时，及时到科技保障处、行政基建处、保卫保密处办理清样更改手续，保证其获取更新样式；4.1.4各单位建立职业健康安全管理记录清单。4.2 职业健康安全管理记录的填写和更改4.2.1职业健康安全管理记录的填写做到谁填写谁负责，并做到真实、准确、完整；4.2.2职业健康安全管理记录出现笔误或不清晰时，允许划改，在划改处划“”，在其上方填写划改后的内容，并要有划改人的签字；4.2.3职业健康安全管理记录要使用蓝色或黑色的笔；4.2.4职业健康安全管理记录表格中不需填写的空格应划“/”斜线。4.3职业健康安全管理记录的收集和归档4.3.1职业健康安全管理记录按要求

4、每月20日前报送主管职能机关，由相关主管职能机关报管；4.3.2职业健康安全管理记录按年度归档，记录档案一律归档一份，并且必须是原件，由主管职能机关保存，期限三年。4.4职业健康安全管理记录的保管4.4.1各单位按三十三所档案工作管理规定对职业健康安全管理记录实施有效的保管；4.4.2各单位进行职业健康安全管理记录归档。4.5职业健康安全管理记录的查阅及借阅4.5.1查、借阅人员办理相关手续后方可查阅或借阅职业健康安全管理记录；4.5.2借阅的职业健康安全管理记录必须按期归还，并保证借阅期间不能损坏与丢失；逾期不还的，保管人员负责追查；重要的记录只允许借阅副本，或在保管场所查阅且不得复印；4.

5、5.3合同要求时，在商定期内允许相关方或其代表查阅职业健康安全管理记录。4.6职业健康安全管理记录处理职业健康安全管理记录，超过保管期限的记录处理，由职业健康安全管理记录保管单位填写“职业健康安全管理记录处置表”申请处置，见表2。5 报告和记录格式职业健康安全管理记录处置表职业健康安全管理记录清单6 相关文件的查询途径相关表格见文件和资料控制管理程序 HY/（OHS）CX4.4.5-A7附加说明 本程序由科技保障处提出本程序由科技保障处负责起草本程序主要起草人：田永久表1 职业健康安全管理记录清单序号记录编码记录名称归口要素主管部门保管场所保管期限备注表2 职业健康安全管理记录处置表编码：记录名称记录编码使用时间自 年 月 日 至 年 月 日保管场所保管期限送交部门