商务信函礼仪.ppt

1、2020/8/18,0,第五章 商务信函礼仪,2020/8/18,1,第一节 商务信函,一、商务信函的作用 影响对公司的评价，展示己方实力 一目了然 书面跟进 充当意见不和，起争端时的证明,2020/8/18,2,二、商务信函的内容 一封信写得是否完整， 建议用五个“”来检验： “Who，What，Where， When 及Why(包括How)”,2020/8/18,3,三、商务信函的格式 信封 信纸 版面设计 信头，主办人，日期，封内姓名和地址 标题，称呼，正文 结束语，签名，附注,2020/8/18,4,信头，仅限第一页,恰当的称呼,要用结束语,日期，封内姓名和地址,主办人,2020/8/

2、18,5,四、常用的英文缩写 注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。 事由（Subject）：其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。 副本抄送（copy circulated, c.c.，）：抄送本分发给谁。 附件（Enclosure，缩写为Encl）：附注表明有几个附件，以方便收信人查点。 附言（Postscript的缩写P. S.）：“附言”要用得合理，一般情况下不要用。,2020/8/18,6,Rgds tks ASAP BTW FW FYI ETC NG,2020/8/

3、18,7,几种常用商务信函的版式 平头式：所有条目顶着信纸左边 混合式：正文每段缩进，其他左对齐 缩行式：信内地址的第二行及后续行都比前一行缩进数格，正文每段开始也缩进。,2020/8/18,8,五、商务信函的写作特点 最好打印 语言：口语化，朴实 礼貌：语气 内容：目的性强，直接，精确 长度：简洁 校对成信 回复迅速,2020/8/18,9,你知道书信的折叠礼仪吗？,2020/8/18,10,第二节 商务信函分类,一、分类 1. 与销售相关的信函 介绍公司及产品 解释信 询问信 2. 客户信函 邀请函 致谢函 回复投诉信 致歉信,3. 账户信函 追索 通知 4.与个人相关的 推荐信（介绍信）

4、 称赞信 投诉信 要求信 拒绝信,2020/8/18,11,尊敬的: 先生/女士 中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会 共同发起的“跨国公司与公益事业高级论坛”（以下简称论坛）将于2003年11月9-11日在 北京隆重举行。 此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括： 中国公益事业的现状、机遇和挑战；跨国公司/企业在现代公益事业中的作用、责任和地 位；跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展 示会将采取会展形式与论坛同时举行，供各公司、各公益机构通过图、文、声像等形式 进行展览和交流。 随着中国加入世界贸

5、易组织，特别是在中共十六大提出的全面建设小康社会、完善社 会经济改革的方针指引下，此次论坛的召开将为促进跨国公司和中国公益事业的合作发 展提供新的契机。我深信，此次论坛将为您提供一次良好的机会来进一步了解中国公益 事业的现状、机遇及其面临的挑战；并通过各方的广泛接触和交流，促进双方伙伴关系 及合作机制的建立。 参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民 间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门 领导人莅临大会，这也充分显示了政府和有关各方对中国公益事业的重视和关心。 在此，我诚挚地邀请您及贵单位参加此次论坛及展示会，并

6、真诚地期望您为中国公益这 一崇高的事业做出新的贡献！ 期待着您的积极参与！,2020/8/18,12,富士电机产品介绍会邀请函 感谢各位多年来对富士电机的支持与厚爱，富士电机公司也不断地以更新更好 的产品服务广大客户。近几年来，中国机电一体化产品在国际上的竞争力进一 步增强，工厂自动化程度进一步提高，为了增进贵我双方的交流与合作，兹定 于2004年3月30日上午9:0012:00在深圳市福田区福华路与彩田路交汇处的 景轩酒店六楼宴会厅举办富士电机（FUJI ELECTRIC）产品介绍会，午宴招待 ，敬请光临！ 为方便会务安排，请您百忙之中，于3月25日前填好回执， 传真至：0755-83629

7、785，或电话联联系人：李小姐，谢谢。 会议内容如下： 1、富士最新接触器、热继电器介绍2、富士高性能断路器介绍3、富士新型马达保护断路器介绍4、富士G11S/P11S及超小型MINI变频器介绍5、现场技术交流 主办：富士电机（上海）有限公司协会：深圳市自动化学会支持媒体：变频器世界杂志社2004年3月12日,2020/8/18,13,Dear王xx,ApplicantID:58195ThankyouforapplyingtoIBMandgivingustheopportunitytoreviewyourresumeand qualification.Itisre

8、grettedthatwehaveaverylimitednumberofpostingsforwhichalargenumberof candidatesareapplying.Asyouprobablyknow,welookateachapplicationasawhole. Thedecisionsarebasedonacompositeofinformation,includingyoureducational background,academicrecord,relevantprofessionalactivities,orexperienceinthe areatowhichyo

9、uappliedforetc.Yourapplicationhasbeenreviewedcarefullyin relationtootherapplications.Noteverystudentwhosecredentialsmeetstated minimumstandardscanbescreenedoutforthepapertest.Whileweareimpressed withyourqualification,wearesorrytoinformyouthatyourapplicationwasnotamong thoseapprovedforthenextroundsel

10、ection.However,thereisstillpossibilitythatifmore suitableopeningsareavailableinthenearfuture,wemayalsocontactyouforselection.Pleaseunderstandthatthisisnotanegativeevaluationofyouraccomplishment, butratherareflectionofouruniquehiringneeds.,2020/8/18,14,第三节 电子邮件,2020/8/18,15,2020/8/18,16,2020/8/18,17,

11、2020/8/18,18,2020/8/18,19,2020/8/18,20,2020/8/18,21,2020/8/18,22,2020/8/18,23,2020/8/18,24,2020/8/18,25,2020/8/18,26,2020/8/18,27,第六章 商务活动礼仪,2020/8/18,28,一、庆典活动礼仪,分类： 开业庆典 周年庆典 单位获取某项荣誉的庆典 本单位取得重大业绩的庆典 本单位取得显著发展的庆典 ,2020/8/18,29,一、庆典活动礼仪,活动的准备 1.广告宣传 2.邀请嘉宾 3.选择及布置场地 4.接待服务 5.赠送礼品,2020/8/18,30,一、庆典活

12、动礼仪,庆典流程,迎宾,典礼开始,致辞,结束,文艺晚会,来电祝贺,2020/8/18,31,一、庆典活动礼仪,组织者的礼仪 1.仪表仪态 2.时间观念 3.表情庄重 4.态度友好 5.行为自律 6.发言简短 宾客礼仪 1.准时到场 2.赠送贺礼 3.礼貌祝贺 4.热情参与 5.礼貌告别,2020/8/18,32,二、剪彩仪式, 准备工作： 1.会场的布置 2.服务人员与设备 3.确定剪彩者剪彩者的礼仪规范 4.确定助剪者 5.拟定宾客名单,2020/8/18,33,二、剪彩仪式,程序 1.入场、奏乐 2.主持者宣布开始，宣读来宾名单 3.奏国歌 4.各界代表致辞 5.主持人宣布剪彩人、领导和来

13、宾名单 6.主人引导来宾参观、分发礼品,2020/8/18,34,二、剪彩仪式,剪彩应该怎么剪？,2020/8/18,35,三、新闻发布会礼仪,对商界而言，举办新闻发布会，是自己联络、协调与新闻媒介之间的相互关系的一种最重要的手段。 新闻发布会的常规形式是：由某一商界单位或几个有关的商界单位出面，将有关的新闻界人士邀请到一起，在特定的时间里和特定的地点内举行一次会议，宣布某一消息，说明某一活动，或者解释某一事件，争取新闻界对此进行客观而公正的报道，并且尽可能地争取扩大信息的传播范围。 ,2020/8/18,36,三、新闻发布会礼仪,1.会议的筹备： 主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准

14、备 2.媒体的邀请 3.现场的应酬 4.善后的事宜,商务谈判礼仪,2020/8/18,37,人生处处是谈判,恋爱问题,2020/8/18,38,购物问题,2020/8/18,39,商务谈判礼仪应注意问题,时间空间的选择 时间：1.起止时间 2.具体时间 空间：1.主座谈判 2.客座谈判 3.主客座轮流谈判 4.第三方谈判,2020/8/18,40,座次原则： 1.应场合而宜 2.内外有别 3.中外有别 座次规则： 1.面门而上 2.居中为上（二把手坐在主座的左侧，右手坐翻译） 3.以右为上 4.以远为上,2020/8/18,41,谈判准备,首先要确定谈判人员，与对方谈判代表的身份、职务要相当。

15、 整理好自己的仪容仪表 布置好谈判会场 谈判前应对谈判主题、内容、议程作好充分准备，制定好计划、目标及谈判策略。,2020/8/18,42,谈判之初,第一印象很重要！ 1.自我介绍 2.目光、手势 3.认真聆听对方发言,2020/8/18,43,谈判之中,报价-要明确无误，恪守信用，不欺蒙对方。在谈判中报价不得变换不定，对方一旦接受价格，即不再更改。 查询-事先要准备好有关问题，选择气氛和谐时提出，态度要开诚布公。切忌气氛比较冷淡或紧张时查询，言辞不可过激或追问不休，以免引起对方反感甚至恼怒。但对原则性问题应当力争不让。对方回答查问时不宜随意打断，答完时要向解答者表示谢意。 磋商-讨价还价事关

16、双方利益，容易因情急而失礼，因此更要注意保持风度，应心平气和，求大同，容许存小异。发言措词应文明礼貌。 解决矛盾-要就事论事，保持耐心、冷静，不可因发生矛盾就怒气冲冲，甚至进行人身攻击或侮辱对方。 处理冷场-此时主方要灵活处理，可以暂时转移话题，稍作松弛。如果确实已无话可说，则应当机立断，暂时中止谈判，稍作休息后再重新进行。主方要主动提出话题，不要让冷场持续过长。,2020/8/18,44,商务谈判技巧,如何能以满意价格买到心仪的牛仔裤？,2020/8/18,45,谈后签约,文本的准备 现场的布置 签约座次：双边谈判 多边谈判 签约礼仪：1.着装正式、保持风度 2.保持肃静 3.喝酒干杯时保持

17、风度 4.适度交际,2020/8/18,46,第八章 商务餐饮礼仪,一、宴请礼仪,常见的宴请礼仪 宴请的组织礼仪 赴宴礼仪,常见的宴请礼仪,（一）宴会 按规格分-国宴、正式宴会、便宴、家宴 按餐型分-中餐、西餐、中西合餐宴会 按用途分-欢迎宴会、答谢宴会、国庆宴会、告别宴会、招待宴会 按时间分-早宴、午宴、晚宴,常见的宴请礼仪,（二）招待会 冷餐会 酒会 （三）茶会 上午10点 下午4点 （四）工作餐,宴请的组织礼仪,确定宴请的目的 确定宴请范围、对象、规格 确定宴请时间、地点 宴席邀请 订菜 席位安排,订菜,优先考虑菜肴： 1.有中餐特色的菜肴 2.有本地特色的菜肴 3.本餐厅的特色菜 4.

18、主人的拿手菜 中国的八大菜系,八大菜系,鲁菜咸、鲜 川菜麻辣 苏菜甜、黄酒味 粤菜原汁原味、鲜、清淡 闽菜咸甜(南部)、香辣(北部) 徽菜重油味、重盐 湘菜重油、重盐、重辣、腌制腊味 浙菜酱香味浓,饮食禁忌？P169,BACK,席位安排,1.以主人的席位为中心 2.把主宾和主宾夫人安排在最尊贵显眼的位置 3.夫妇一般不相邻而坐 4.不该把关系紧张的双方安排在一起,聚餐提前两三分钟到达最为适宜。 穿着要得体，不能穿休闲服。去高档的餐厅，要穿套装和有跟的鞋子。 最得体的入座方式是从椅子左侧入座。男士应该帮助女士把椅子推进来。 坐下后，身体要端正，坐姿应保持稳定，不能用手臂支撑身体靠在桌子上。 餐巾

19、在用餐前就可以打开。平铺在腿上，盖住膝盖以上的双腿部分。 招呼服务生时，应点头或手举到肩膀的高度示意。,二、赴宴礼仪,用餐细节,【案例1】王海的好朋友从国外回来了，王海很热情地请好友来家中吃饭，席间王海不顾好友夫妇的一再推托，非常热情地为好友夫妇夹菜，王海自己在吃肉骨头的时候突然有肉渣钻进了牙缝，于是，王海拿起桌上的牙签，当众剔牙，还将剔出的肉渣放在了桌上。 请说说王海的表现是否符合礼仪规范，他应该怎样做才正确？,【案例2】 严非今天心情特别好，要去参加同学聚会。聚会时气氛非常热烈，大家都在回忆过去的美好时光。吃饭时，严非发现曾住他下铺的小武吃饭时发出“吧唧吧唧”的声音，还边吃边说，唾沫横飞，

20、吃完后，小武伸了伸懒腰，做出很满足的样子，打了一个响嗝。严非的心情顿时暗淡下来。 讨论： 针对此案例谈谈你的看法，严非的心情为什么会顿时暗淡下来？,【案例3】由于市场竞争激烈，蓝天和创意这两家策划公司对某机电公司即将进行的车展策划都志在必得。于是蓝天公司的李总就约了机电公司的王总在银都酒店三楼中餐厅吃饭。 李总和秘书小刘刚到银都酒店三楼中餐厅的一号房间，王总也到了，双方问好就坐后，小刘便叫服务员开始点菜。15分钟后，小刘点好菜对王总说：“王总，我也不知道这些菜合不合你的口味，你看还要再点些其他的吗？”王总说不必了 在吃饭过程中，小刘为了表示热情就用自己的筷子不停地给王总夹菜，当两位老总因谈话逐

21、渐深入时，小刘把筷子随意地横放在碗上为两位老总添加饮料，由于加饮料时没有给予提示，差点把饮料泼在王总身上。 不久，李总收到了王总发来的邮件，内容是：本来我还在犹豫该选择哪家公司为我公司策划车展的事，现在我已经决定了，我是不会和一家礼仪如此差的公司合作的。李总有些莫名其妙。 请帮助李总分析，为什么王总认为他们不懂礼仪？,用餐细节,1.在给别人布菜时不要把筷子调过来用尾端夹菜，应该用公筷布菜; 2.在夹菜时，为了避免将汤汁洒在桌上而用手当盘子接在下面的动作很不雅观，用勺子或碟子接在下面就很方便、得体; 3.喝汤时，中餐放下筷子，西餐放下刀叉，用汤匙喝，不要把碗端起来喝; 4.就餐中不能边说边用筷子

22、指指点点或乱翻菜肴; 5.用餐或喝汤时应闭嘴咀嚼，不要发出咀嚼、喝汤的声音。嘴里有食物的时候不要说话; 6.吃到骨、刺时，不要直接吐出来，应用餐巾或手掩口，取出放在骨碟里;,用餐细节,7. 要经常用餐巾擦拭手指与嘴部，否则油腻的手指和沾满碎屑的嘴，会让你形象全无; 8. 剔牙应以手遮口，用牙签剔齿缝，不能把方便筷折断剔牙; 9. 餐桌上放着盛玫瑰花或柠檬片的小杯水，是用手取食物前洗手用的，切忌当作饮料喝掉; 10.如果是不会喝酒的客人，当主人或服务生为其斟酒时，应用手指轻敲酒杯边缘以示谢绝，不能将酒杯倒扣在桌上; 11. 强行劝酒是失态无礼的表现，这一点应特别注意; 12. 不要帮助服务生收拾杯碗盘碟，高级餐厅使用的餐具大多是贵重考究的，要特别小心别把餐具弄坏了。,三、中餐礼仪,（一）中餐的席次 （1）两桌组成的小型宴请 当两桌横排时，面对正门右边的为第一桌，左边的为第二桌，即遵循以右为尊，以左为卑的原则。,(2) 当两桌竖排时，桌次高低讲究离正门越远越高，离门越近越低，即遵循以远为上，以近为下的原则 。,3) 三桌或三桌以上的宴请活动 在安排多桌宴请的桌次时，要注意“以门定位”、“以右为尊”、“中间为大”、“以远为上”等原则。 当三桌横排时，中间那桌的桌次最高，面对正门的右桌的桌次为第二，最左边的桌次为第三，即遵循居中为大，以右为尊的原则