《文学公文写作》PPT课件.ppt

1、公文写作,经济学院 曹志铭,考核方式及成绩评定方法：,平时占30%： 考勤，课堂答疑。 完成作业。 期末闭卷考试占70%。,法定公文,党政机关公文14种,行政机关公文13种,决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要,命令（令）、决定、公告、 通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要,一、慨述,写作与公文写作 写作： 智力性、生产性、社会性的文字、文章的撰写工作。 公文写作： 公务性、管理性的写作活动和写作形式。,公文写作基本要求,合法（党的路线方针政策，国家的法律法规，上级机关的指令等） 合规（语言文字、

2、结构体式、文种等准确规范） 合理（全面、准确地反映客观实际，提出的政策、规定、措施等切实可行，紧急公文应体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度等）,行文规则,1.确有必要，注重效用 2.按隶属关系行文 3.按职权范围行文 4.同级机关可联合行文 5.党政分开行文 6.“请示”的相关规定 7.主送与抄送的规定,公文的要素,主旨 材料 结构 语言,公文主旨,表现形式： 标题 开头 小标题 段旨句 结尾,公文材料的筛选,切题 真实 典型 现实 概括,公文基本格式,用纸：A4 210mm297mm 天头（上白边）：371mm 订口（左白边）：281mm 版心： 156mm225mm (不含页码),

3、关于用纸 （1）自2001年1月1日起统一使用A4型纸（210毫米297毫米）。 四边都有留空处： 天头（37毫米1毫米）、地脚、订口（28毫米1毫米）和翻口。除此之外为版心（156毫米225毫米）。 （2）排版规格和要求：3号仿宋体字，一页22行，每行28字。 （3）装订要求：左侧装订。,公文语言的要求,准确 庄重 平实 简明,公文词语,概括：三个代表 八荣八耻 压缩：中共中央 彩电 省略：清华 非典 替代： 外文字母 WTO CD SARS 汉语拼音 HSK GB 数字 911 3 15 三五八十 新型复合：高考3+X 10+3合作组织 零词族：零污染 零排放 零报告,阿拉伯数字,凡是可以

4、使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，特别是当所表示的数目比较精确时，均应使用阿拉伯数字.,汉字数字,汉字数字书写形式 大写：壹、贰、叁、拾、佰、仟、万、 “零” 小写：一、二、三、十、百、千、万、 “o” 缩合：廿、卅、 口语：俩、仨 使用汉字数字的情况 定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字； 行政机关公文成文日期、部分结构层次序数； 序数、概数； 十以内的数字，可以使用汉字数字也可以使用阿拉伯数字； 非公历纪年、星期等。,标点符号,GB/T 15834-1995 标点符号用法 句中点号： 、 ， ； ： 句末点号： 。 ？ ！ 标号： 引号“” 括号（） 破

5、折号 省略号 着重号 . 连接号 间隔号 书名号 专名号,标题的标点符号用法,一般情况下不用标点符号 法规、规章的名称加 标题句末的说明或注释用（ ） 双标题用破折号连接主题和副题 强调或专用词语用“ ” 文内小标题句中可以用点号，句末不用号 段旨句句末用句号,数字的标点符号用法,层次序数 第一层用顿号：一、 第二层用圆括号：（一） 第三层用圆点：1. 第四层用圆括号：（1） 序数后没有量词时，用逗号；有量词时， 不用号，空一个字格。如：第一，第一条 概数不用号，如：八九点钟的太阳 专用名词中数字超过十时用间隔号，如：一二九运动,（一）事务性用语 称谓用语： 第一人称：我、本、我们； 第二人称

6、：贵、你、你们； 第三人称：该 经办用语：后经、均经、未经、业已、已经、业经、兹经。 引述用语：收悉、悉、接、前接。 期请用语：请、请批示、请指示、请回复、请核示、希、希望、望、希予。 表态用语：同意、不同意、照办、可行、不可行、必须、禁止。 征询期复用语：是否、当否、妥否、特此、为盼。,专用词语,综述过渡用语：为此、对此。 结尾用语：为要、为荷、特此通告（通报、函复、函达）。 其他用语：定于、定期、即可、届时、如期、审批、事宜、务须、切勿、以资、兹有等。 （二）常用介词 表目的：为、为了 表原因：由于、因、因为 表方式：在、通过、随着、遵照 表对象、范围：对、对于、将、除了 表根据、方式：根

7、据、依照、遵照、通过。,公文常用特定用语简表1,公文常用特定用语简表2,公文标题,公文式标题 完全型：单位名称+关于+事由+的+文种 简缩型：1.关于+事由+的+文种 2.单位名称+文种 3.文种 附加型：单位名称+附加词+被发公文标题或 题意+的+文种,新闻式标题（多用于非法定公文） 有单标题、双标题等不同形式，如：总结、调查报告、简报、讲话稿等。,公文开头,1.依据开头 政策依据惯用模式：根据，据。 事实依据惯用模式：以来，。但是，。 2.目的开头 惯用模式：“为了.”“为.” 等。可将目的与依据结合使用。 3.背景开头：交代基本情况，常用文种有会议纪要、总结、情况报 告、调查报告等。 4

8、.说明开头：用于决议、公报、议案等。如：会议听取并审议或 讨论了报告或议案、提案 5.引文开头：用于批复、复函、决定、批转转发通知等。如： “你关于的请示（号）收悉。” “已经，现，请执行。” 6.提问开头：常用于讲话稿、调查报告等。 7.结论开头：常用于总结、决定、请示等。 8.祝贺开头：常用于礼仪性文体，表示祝贺或慰问等。,公文主体,1.层次与段落 2.过渡与照应 公文根据需要使用过渡语句，如：“现如下：”，“特如下：”等。,公文结尾,1.概括或总结 2.要求或希望 3.号召 4.祝贺 5.惯用语句。如“特此”“当否，请批示” “以上报告如无不妥，请批转执行”等。 6.自然结尾,表达方式1

9、,叙述：是一种叙说、介绍人物经历和事物发展过程的表述方式。 1.顺叙，就是按照事情发展的顺序来叙述，从发生、高潮到结局一脉相承；层次段落和事物发展过程基本一致。 2.倒叙，就是把事件的结局或最突出、精彩、富有吸引力的文段，提到前面叙述，然后再从事件的开头顺叙下来的表达方式。 3.插叙，就是在原来的叙述进程中，暂时中断一下，插入另一段叙述，插叙完后再接着原先叙述的线索继续进行下去。 4.补叙和分叙 所谓补叙，就是整个事件进程叙述完了之后，再补充交代一下个别地方的表达方式。所谓分叙，就是对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，先叙述一件再叙述另一件的表达方式。这两种方式在公文中都用得不多。 叙述的

10、基本要求：一是语言概括。二是交代明白。三是详略得当。,表达方式2,议论：是阐明事理、发表见解、表明观点的一种表达方式，它的主要目的是以理服人。议论的特点是运用概念、判断、推理的思维手段来议事论理，在许多情况下，它与叙述常被结合起来使用，即夹叙夹议。 议论的三要素 1.论点就是公文作者的观点、主张和看法，是论据所要证明的对象。 论点回答的“是什么”的问题，因此，论点必须明确、鲜明、深刻和具有针对性。论点有中心论点和分论点之分。 2.论据是议论中所使用的材料，用来证明论点的理由和依据。论据回答的是“为什么”的问题，因此，论据必须可靠、充实和典型。论据分为事实论据和理论论据。 3.论证是用论据来证实

11、论点正确的过程。论证要回答的是“怎么样”的问题，因此，论证要求以理服人、有的放矢，有严密的逻辑性，做到无可辩驳。 一般说来，公文中常用的议论方法有例证法、引证法、比照法和因果推论法。,表达方式3,说明：用简练的语言对事物的状态、性质、特征、成因、关系、结构等进行解释的表达方式。它常用来解说事物和阐明事理，是公文写作中最核心的表达方式，常与叙述和议论结合在一起使用。 定义说明，用简明扼要的语言揭示事物的本质属性，从而给人以一个明确的概念。 举例说明，通过列举事例来揭示诸种事物的共同特征。 比较说明，通过对不同事物的相互比较来揭示诸种事物的内在联系与区别。 分类说明，把被说明的事物，按照一个统一的

12、标准划分为若干类别，然后逐类加以说明。 数字说明，运用数字和数据，从数量上对事物的情况和特征加以说明。 引证说明，运用权威性的材料来说明事物。 解释说明，对事物或事理的某一方面加以解说，也称诠释说明。,公文的行文规范,公文行文规范,行文关系,行文方向与方式,行文规则,组织系统,领导关系,职权范围,下 行 文,平 行 文,上 行 文,同一系统的机关,业务上指导与被指导,领导与被领导,平行关系,2.,3.,公文的行文关系是指发文机关与收文机关之间的公文往来关系。它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件受授关系。,非同一系统的机关,4.,不相隶属关系,上级机关,下级机关,同级

13、机关,同级机关,此机关,彼机关,下级业务主管机关,上级业务主管机关,1.,行文方向与方式,下行文：上级领导机关或者业务主管部门对所属下级机关行文。,云南省人民政府,云南省教育厅,XX市教育局,行文方式,昆明市教育局,XX市教育局,行文方向与方式（2）,行文方式,2.上行文：是下级机关向所属上级领导机关行文。,云南省人民政府,云南省教育厅,昆明市教育局,1.,2.,3.,无领导与指导关系的机关、部门、单位之间,行文方向与方式（2）,行文方式,3.平行文：是同级机关或者不相隶属机关以及没有领导与指导关系的机关之间行文。,同级机关,同级机关,不相隶属机关,不相隶属机关,公文处理的特点,公文处理工作,

14、发文处理 草拟审核签发复核 缮印用印登记分发 收文处理 签收登记审核拟办 批办承办催办,处置办毕公文,清退 文秘部门，应定期对收进和发出的公文列出清单进行清理和清退，并将清理和清退情况向上级机关报告，不得自行处理。 销毁 凡是不需要立卷和超过保管期限的文件，要定期销毁，不得散失。 需要销毁的公文主要包括：所有没有留存价值的公文，没有留存必要的重份公文，不立即销毁有可能造成失密或样子损坏的公文，一般性的没有保存价值的草稿，印制公文中形成的校样、印版等。 销毁秘密文件，必须履行登记手续，报经主管领导人批准，并由二人以上监销。,立卷与归档,公文办理完毕后，应当概括中华人民共和国档案法和其他有关规定，

15、及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。 归档范围的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷)，要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。,应归档的文件材料,1.上级来文 需要贯彻执行的上级重要会议文件, 上级业务主管部门的法规性文件, 上级视察工作形成的文件材料, 代上级草拟并被采用的文件, 上级单位转发本单位的文件等.,2.本单位形成的文件,本单位重要会议文件; 各种正式发文; 请示与上级的批复; 反映本单位业务活动的文件材料; 各种工作计划、统计报表; 本单位领导公务活动中形成的重要信函、电话记录; 本单位成立、合并、撤消、更改名

16、称、启用印信及其组织简则、人员 编制等文件材料; 本单位的历史沿革、大事记、年鉴; 反映本单位重要活动事件的简报 、荣誉奖励证书; 信访工作材料; 本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料; 本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料; 本单位外事活动中形成的文件材料等.,3.下级报送的文件,下级单位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件; 下级单位报送的法规性备案文件等.,4.相关文件,普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位

17、与本单位联系、协 商工作的文件材料等.,不归档的文件材料,1. 本单位的重份文件. 2. 一般事务性的无查考、保存价值的文件. 3. 上级单位普发的供本单位参阅、不需办理的文件材料. 4. 上级单位征求意见的未定稿的文件. 5. 未成文的草稿及一般性文件的历次修改稿. 6. 未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件. 7. 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料. 8. 无特殊保存价值的信封以及一般的民众来信.,立卷归档的工作程序,1.收集文件 将工作活动中形成的办理完毕的文件材料收集齐全. 2.鉴别文件 对收集的文件材料进行分析,鉴别出需要归档的文件材料. 3.归卷 根据归档文件

18、材料的特征,将文件归入案卷. 4.调整 仔细检查归卷的文件材料是否齐全,是否有重份文件或不需要立卷归档 的文件;检查案卷文件的联系、保存价值及卷内文件的数量,进行适当的调 整,最后确定组卷. 5.文件的排列、编号与编目 根据卷内文件数量、来源、时间等情况,按时间、问题、作者、名称、 重要程度等进行排列.然后,按照排列顺序逐件编号.最后填写卷内文件目 录和备考表.,档案保管期限,保管期限从文件产生和形成后的第二年算起. 永久 定期:10年、30年,永久保管的档案,(一)本机关制定的法规政策性文件材料； (二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料； (三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料； (四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； (五)本机关机构演变、人事任免等文件材料； (六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； (七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； (八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。,定期保管