《时间管理wangah》PPT课件.ppt

1、2004-07-30,accella,案例1,当特里塞梅尔（Terry Semel）2001 年 5 月 1 日（他就任首席执行官的第一天）在著州森尼维尔雅虎公司（Yahoo）总部露面时，他还几乎没有用过电脑或在网上冲浪过。他让助手把电子邮件打印成一摞文件来阅读，在纸的边空写上潦草的字迹作为回复，再让助手录入电脑。难道这就是公司创始人之一杨致远选来挽救公司的人？ 塞梅尔，58岁，来自好莱坞，管理过华纳的制片厂，拍摄过蝙蝠侠，会问什么是好友列表？什么是服务器？什么是协议？他琢磨不明白怎样登录雅虎的 Geocities 站点 在各种会议上，不知有人说过多少次这样的话：Google 跑得太快了。我们

2、是追不上的。而塞梅尔说：我们得追，现在是Google最大的对手 在公司结构上，他将44个业务部整合成4个集群,2004-07-30,accella,说在培训前面,不接纳 身在曹营心在汉 感慨3分钟 执行3分钟 坚持99%,积极准备 用心倾听 适时质疑 培训后深化了解 坚持到底，直到成为一种良好的习惯,思考,三国风云培训,好记星,时间管理,-运营管理部2004管理培训之一,2004-07-30,accella,导语,人生最宝贵的两项资产：,时间,头脑,2004-07-30,accella,时间定义,时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是一维性，是一种特殊的资源。,时间特性,供给毫无弹性,无法蓄

3、积,无法取代,无法失而复得,2004-07-30,accella,案例2,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你将有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,2004-07-30,accella,可支配时间计算,每年可支配时间：45.33*52+10*8.67=2444小时,工作30年的可支配时间：73320小时,2004-07-30,accella,练习,假设现在是星期一晚上，要计划未来五天的日程，事件如下：,时间表格式样本

4、：,2004-07-30,accella,制订时间表的准备工作,确定每件事情的重要等级 把要做的事情全部看一遍 根据重要程度把事情重新排序,2004-07-30,accella,制订时间表以后的思考,哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪些事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个计划吗？,2004-07-30,accella,有效时间管理系统的五个步骤：,1. 明确你的价值观 2.确定你的目标 3.对你的目标按优先级排序 4.明确你的任务 5.对任务按优先级排序,2004-07-30,accella,价值观,是我们想和做的基本原则，形成我们个人特性的基础。大多数时候，我们根据自己的价值观采取

5、行动。,思考：什么对你而言是最重要的？家庭？工作？金钱？,幸福,快 乐,爱,责任,合 作,和 平,自由,2004-07-30,accella,什么对你而言是最重要的？,2004-07-30,accella,目标-我们的需求和愿望,原则：围绕目标安排任务，处理矛盾,思考：分析5天任务中的矛盾，看看是否与自己的价值观和目标一致,拜访朋友,准备报告,VS,看演唱会,开会,VS,兼职面试,VS,2004-07-30,accella,时间管理能力自测,2004-07-30,accella,人生、目标、任务,2004-07-30,accella,鱼刺图,温馨的家庭,稳定收入,亲戚,朋友,爱人,职业,培训,

6、性格,外貌,相处 时间,投资,相处 时间,投资,孩子,2004-07-30,accella,任务树图1,主要任务,次要任务,次要任务,2004-07-30,accella,任务分类1,如果不能按期完成，它对你或别人的价值会减少甚至消失。,紧急任务,重要任务,如果它成功地完成，你或别人将取得很大的收益。带来的收益越高，这项任务的重要程度越高。,2004-07-30,accella,任务组合1,重要且紧急的任务,不重要但紧急的任务,重要但不紧急的任务,不重要又不紧急的任务,重要、紧急的重点安排了吗？,2004-07-30,accella,任务分类2,如果成功完成此项任务，你现在的情况会得到改善。,

7、发展任务,维持任务,完成这些任务可维持你现在的情况。,2004-07-30,accella,发展任务特点,通常由目标衍生出来,可以作为一项挑战,需要慎重考虑,思考：发展任务的时间比重够吗？,2004-07-30,accella,时间管理习惯,积极,全面,排序,计划,保持主动，拥有更多控制权。,目标要求的全部任务都予以列示，整体考虑。,按分类排序，时间比例适当，按顺序做事。,提前准备，安排计划，逐步实施。,十年计划,两年计划,年计划,月计划,周计划,日计划,2004-07-30,accella,一生规划,10,20,30,40,50,60,70,时间,价值,2004-07-30,accella,

8、阶段规划,这个阶段的目标是什么？ 需要完成的几件主要任务是什么？ 这些任务的限期是什么时候？ 当前自我感觉如何？,2004-07-30,accella,年度规划,本年末的收获 其它应启动的任务，它们需要的时间 任务分类，安排轻重缓急 任务的限期 突出关键任务 可能的干扰事件 压力最小时间最充裕的时段安排 压力最大时间最紧张的时段安排,注意,检查修改,2004-07-30,accella,年度计划原则,首先安排固定项目 根据生物钟安排时间 把较大的任务分割成易于控制的小块 充分利用零碎时间 为每件事情设定明确的起止时间 留出充分的休息和娱乐时间 留出机动时间，不要把所有的时间都填满,2004-0

9、7-30,accella,日程表,原则,工具,分区,50%,评估,改进,甘特图 EXCEL OUTLOOK 纸件,上班 吃饭 交通 睡眠,50%计划事件 50%突发事件,每周反馈，了解作用如何,根据评估结果改进下周的计划,注意,坚持30天，养成习惯！,2004-07-30,accella,日程表反馈问题,通常用哪些方式浪费时间 在什么情况下效率最高 效率最佳的时间是什么时候,P,C,D,A,坚持反馈,2004-07-30,accella,节省时间的方法,1. 目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。 2. 优先级最高的事物先着手。 3. 与拖延做斗争，如果事情重要，从现在开始做。 4. 大

10、的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。 5. 自己创造一小时的宁静，哪怕这需要很强的意志力，或者有时不起作用。 6. 找到一个隐蔽的地方，如图书馆或空闲的办公室。 7. 当你有重要的事情要处理时，学会对别人说“不”。 8. 学会委派别人做事。 9. 归纳相似的事情，把它们放在一起处理。 10. 减少例行事物：它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。,2004-07-30,accella,节省时间的方法,11. 避免完美主义。记住80/20定律。 12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。 13.

11、不要把时间表排得满满的，为自己留下一定机动时间应付突发事件。 14. 设置时间限制。如：做某些决定时，不应超过3分钟。 15. 聚精会神地做手头的事情。 16. 处理重要事情时，使用大块的时间。 17. 迅速处理困难的事情，等待和拖延不会使它们变容易。 18. 文书工作争取只处理一次。 19. 在行动以前彻底地思索整件工作。 20.第一次就做好。,2004-07-30,accella,使用时间的模式,找出时间的主人！,我,2004-07-30,accella,使用时间的习惯,1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。 2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的做，然后再做难做的事。

12、 4、先做只需花费少量时间即可做好的事，然后再做需要花费大量时间才能做好的事。 5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 6、先做已排定时间的事，然后再做未经排定时间的事。 7、先做经过筹划的事，然后再做未经筹划的事。 8、先做别人的事，然后再做自己的事。 9、先做紧迫的事，然后再做不紧要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易于完成的整件事或易于告一段落的事，然后再做难以完成的整件事或难以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事，然后再其他人所拜托的事。 13、先做已发生的事，后做未发生的事。,2004-07-30,accell

13、a,主动拖延,疲倦、沮丧或愤怒时 没有足够的能力或信息时 有更重要的事情要处理时 应付危机的行动效果很糟时,2004-07-30,accella,谋杀时间的凶手,没有日程计划 生活失去平衡 桌面杂乱 睡眠不足 不吃午饭 办事拖拉 会议冗长 不速之客闯入 电话干扰 经常加班加点 穷于应付突发事件,上班漫谈、聊天 交待不清，事情做错 不敢拍板，等待指示 不考虑事情过于复杂 主管事必躬亲 完美主义办事 不考虑轻重缓急 凭记忆办事 主办人员迟到 同样的事总是一而再再而三地出现,2004-07-30,accella,日常事务,时间的四个象限,新的机遇,重要但不紧急,紧急但不重要,杂乱琐事,不紧急不重要,

14、危机任务,重要并且紧急,2004-07-30,accella,时间价值,产出 价值 产出 = 价值 产出 价值,工资,价值,=,奖金,费用,损耗,+,利润,有增值，值得 无增值，需重新考虑 有损失，急需改进,思考：每天为自己创造一小时，会怎么样？,2004-07-30,accella,应做的几件事情,1计算我们的时间，像一个吝啬的守财奴一样，清点自己的财富； 2了解自己的模式，用流水帐记录每一笔时间支出； 3保护我们的时间，找出生活中的时间小偷，把它们拒之门外； 4投资我们的时间，找出可以令时间增值的机会。,2004-07-30,accella,培训后回答的问题,1你每天需要花多少时间睡觉才感

15、到舒适？实际上花多少时间睡觉？ 2你在一天中的什么时段精力最充沛、反应最敏锐？ 3开始一项工作（如写作业、写报告、读书）时，记录自己中途中断了多少次、每次中断占用多少时间。结果也许会令你吃惊。 4每天供你自己支配、自己负责的时间有多少个小时？ 5你平均每天用多少时间计划以后的时间安排？ 6你每天花多少时间与家人、同事、朋友交流？ 7你每天花多少时间保护自己的健康？,2004-07-30,accella,共同分享,人们一般采用13种不同的方法管理他们的时间。 人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，或者说每天50-60次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是约50%。80

16、%（约3小时）的打扰是没有意义或者极少有价值的。 一个人如果工作桌上乱七八糟，他平均每天会为找东西或者多余耗费花1个半小时，每周7个半小时。 10个人中有9个人会在会议开始的时候做白日梦。 做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。 如果你让自己一天做一件事情，你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情，你也会完成它。如果你让自己一天做12件事情，则会完成7-8件事。 上班的人平均每天发出和接收190条讯息。,2004-07-30,accella,共同分享,每天自学1小时，7小时一周，365小时一年，一个人可以像全日制学生一样学习。3-5年就可以成为专家。 20%的工作时间是“关

17、键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。 平均阅读速度大约是每分钟200个词，如果每个工作的人每天阅读2小时，将其阅读速度提高到每分钟400个词，则每天可以节约1小时时间用于工作。 每周5天，每天花5分钟改进自己的工作，在5年里将导致同一个工作被改进1200余次。 花1个小时进行计划，行动时会节约10小时。,2004-07-30,accella,写在后面,轻视，认为不重要，别人也没怎么样，照样过日子，这些都是花架子 心里认为做不到，干脆不做 心里认为做得到，但只空谈空想，不执行 心里认为做得到，但不开始，用各种理由暗示自己可以再放一放 心里认为做得到，开始了，但各种打断积累之后

18、放弃,请对号入座！,首先，打破一切常规,2004-07-30,accella,胡适,诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。 这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。 以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。 有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，有没有实验室，哪能做学问？ 我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然