现代职业秘书实务 第二章 秘书的基本条.ppt

1、第二章 秘书的基本条件,第一节 从事秘书工作的前提条件,秘书是上司的助手，而上司一般都是企业的领导人。只有具备了一定的条件，才能成为企业领导人的助手，做好秘书工作。 一、成熟的白领 1、职业要求 作为秘书，她(他)必须首先是一个成熟的白领，这一点是由秘书工作的性质决定的。秘书在现代企业中的位置如下图：,秘书在现代企业中的位置图,2、白领成熟的标志,白领成熟的主要标志是精神上的自立。所谓精神自立，就是当他面对自己工作与生活中的问题时，他会用自己的头脑作出判断，想出解决问题的办法，并且自己动手去解决问题。 一个成熟的秘书，要具备相当的社会常识，了解公司的规章制度(各种潜规则)；其次她做事沉着而又灵

2、活，工作踏实，具备相当的责任感强，富于团队精神，能自觉进行自我管理。,二、自我管理,由于秘书处于一个关键而又敏感的位置，所以，秘书必须在工作中随时约束自己的行为，自觉地进行自我管理。 1、学习管理随时“充电” 2、时间管理做好计划 3、健康管理身心健康 4、感情管理不感情用事，避免办公室恋情 5、金钱管理成本管理，个人“理财计划”,第二节 从事秘书工作的思想准备,秘书新人即刚刚进入秘书工作岗位的秘书从来人员 1、工作“简单” 2、工作繁重 3、待遇较“低” 4、工作“清闲”,一、适应秘书新人工作的特点,二、注重自我提升,1、充分发挥主观能动性 实用案例：参见书本第11页 发挥主观能动性； 秘书

3、并不是算盘珠子,2、提高工作的含金量,实用案例：参见书本第12页 秘书并不只是一个简单的“传声筒”，在传递信息的过程中，还尽可能地给它增加“附加值”,3、充分发挥职务优势,实用案例：参见书本第13-14页 秘书只是秘书，要求秘书是个“百事通”并不现实 在老板征询自己的意见时，用“不知道”来应付，而不是以积极采取措施的态度来回答“我去查一下”或“我去问一下”，则不可原谅,4、在“打杂”中创造机会,实用案例：参见书本第14-15页 不仅要有主动积极的精神，还需要勇气,第三节 秘书必备的品质,一、认真 二、诚实 三、谦逊 四、合群 五、宽厚 六、自信 七、缜密（实用案例） 八、有上进心 九、幽默风趣

4、,实用案例之：缜密,参见书本第18页 对于秘书来说，那种认为以前没有发生过、以后也决不会发生的想法是不负责任的，秘书必须办事缜密，留有余地，事事考虑在先。,第四节 秘书必备的能力,一个优秀的秘书，要圆满完成上司交代的工作，她还必须具备高度的理解能力、敏锐的洞察能力、广泛的信息收集能力、优秀的写作能力和出色的交流沟通能力。,一、判断能力与执行能力,1、能分析问题 实用案例：参见书本第20页 冷静分析，唯一标准是怎么对上司有利就怎么做； 2、具备解决问题的常识和经验 3、能迅速采取行动,二、理解能力与洞察能力,实用案例：参见书本第21页 作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司

5、的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。,三、信息收集能力和写作能力,对于秘书来说，你首先要知道“什么是信息”，只有这样你才能知道哪些是上司现在需要的信息。秘书收集到信息后要把它们写成专题报告，另外还经常要起草一些公司内外的商业文书，比要代替上司起草讲话稿等，所以，写作能力对于秘书来说是不可欠缺的。,四、交流沟通能力,处于企业管理神经枢纽中的秘书，在协助上司与各方面进行交流沟通的作用非常重要。一般来说，上司在公司内外都有广泛的人际关系，作为秘书必须了解上司的这些人脉关系，并在这个基础上协助上司与方方面

6、面进行交流沟通。,第五节 秘书的仪表,一、打扮的基本原则,1、保持大众化 2、切忌标新立异 3、保持蓬勃朝气,二、基本的仪表,1、发型。秘书最好留短发，短发长度要在肩以上；如果留长发，那在上班时应将长发盘起或扎起。 2、化妆。秘书不能素面朝天去上班，但只能化淡妆；口红和指甲油的颜色不能太深。 3、饰品。秘书最好不要戴首饰，因为象耳环、戒指、手镯这类东西如果太显眼，在接待客人时，就容易分散客人的注意力，与会见客人所需的宁静气氛不和谐。 4、手表。因为秘书工作的时间性很强，所以秘书手表对于秘书是必备的。 5、鞋。上班时穿的鞋最好是中跟的，穿着舒适，行走轻便，而且颜色最好是黑色、茶色等稳重的颜色。,

7、三、上班服装,秘书穿什么样的衣服上班，必须考虑以下4个因素： 1、是否妨碍工作？如衣袖是否太长？裙子是否太长？用什么料子做的？ 2、是否舒适？ 3、是否有口袋？ 4、是否端庄，能够接待客人？,四、举止优雅,秘书在工作中绝对不能出现以下情况： 1、坐着时跷起二郎腿。 2、说话时盘着胳膊。 3、说话时做些摸头发等让对方觉得不专心的动作。 4、用一根手指或用下巴指示人或物。 5、有意地不回答对方，无视对方的存在。,五、健康的生活方式,1、保持有规律的生活节奏，做到睡眠充足。 2、饮食均衡。 3、坚持适当的运动。 4、定期做健康体检。 5、保持良好的工作姿势。 6、保持清洁。 7、精神愉快。 8、劳逸

8、结合。,第六节、秘书的自我调节,1、心情舒畅 2、释放压力 3、情绪管理,第七节 秘书的从业要求保密,一、保密的重要性 在这个竞争激烈的商业社会里，一些企业和个人会不择手段地从单位收集情报。秘书在日常工作中会经常看到、听到甚至直接参与处理这类机密，因此，他们往往是一些别有用心的人的重点“公关”对象。在另一方面，现在的秘书大多年轻，社会经验不足，很容易被一些人利用，所以，秘书一定要有一种职业性的警惕性。在公司的所有机密里，人事问题永远是秘中之秘。,二、日常保密,秘书在日常工作中应注意以下几点： 1、对于一些机密的事情，不管自己知道不知道，当别人问起你时，你都要回答“不知道”。 2、不管是在公共场

9、合还是在家里，都不谈论工作上的事情。 3、在谈论一些机密事情时，要根据对方的具体情况来考虑谈话内容的深浅。 4、对于那些特别重要的文件，不仅在保管时要注意，而且在销毁时更要注意。,三、电子信息保密,1、秘书的计算机应该独自使用，打印机密材料时要人不离机，不经本人或上司批准，别人不得使用。 2、凡是涉及重要机密内容的计算机，一律不得上网。 3、邮箱密码的设置要绝对保密，最好是设置不易被破译的“数字+字母”的密码。 4、对输入计算机内的机密信息采取隐藏措施，不要安装借来的程序。 5、安装防病毒反“黑客”的“防火墙”，并注意升级换代。 6、对装有机密信息软盘的盒子或箱子采取加锁等安全措施。 7、携带笔记本电脑外出时，务必做到包不离身。,四、保密不是封闭,作为职业秘书，必须有一种职业警惕性，但也不能草木皆兵。比如，当客人起身告辞时，随便问了一句：“请问你们老总住在什么地方？”对于这个问题，你该怎样回答？“对不起，事关机密，无可奉告。”如果你这样回答，从保密的角度来