《工作分析与再设计》PPT课件.ppt

1、工作分析与再设计,Job Analysis and design again,第一节、工作分析,一、相关概念： （一）工作分析的别称： 工作研究、岗位分析、岗位研究。 （二）组织与组织结构： 组织是指为实现某种特定目的经由分工与合作及不同层次的责任制度和权利而构成的人的集合。 （1）组织必须有目的，没有目的就没有组织。目的是组织设立、存在的前提，组织是目的实现的保证。,（2）要有效实现组织的目的，组织必须有合理的结构、合理的人员配备、优良的内部激励和适时的组织变革。 （3）组织结构：指组织为实现其目的，而形成的垂直权利系统和水平分工协作系统的有机统一体。 （4）当组织目的和组织结构确定以后，组

2、织就需要合理的配备人员，而配备人员的基础就是工作分析。,（三）工作分析中的术语,工作要素：工作中不能再继续分解的最小动作单位。 任务：为达到某一明确目的所从事的一系列活动。 职责：组织要求的在特定岗位上需要完成的任务。 职权：依法赋予的完成特定任务所需要的权力。 职位：即岗位。是组织要求个体完成的一项或多项责任以及为此赋予个体的权力的总和。 职务：即工作。是按规定担任的工作或为实现某一目的而从事的明确的工作行为，由一组主要职责相似的职位所组成。,工作族（职系）：由两个或两个以上有相似特点的工作组成。 职业：由不同时间内不同组织中的相似工作组成。 职组：工作性质相近的若干职系综合而成为职组。 职

3、级：工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位。 职等：工作性质不同或主要职务不同，但其困难程度、职责大小、工作所需资格等条件充分相同的职级为同一职等。,职业 职业运动员,职业足球,职业篮球,职业棒球,职业曲棍球,工作族 棒球手,工作,内野手,外野手,接投球手,职位,职位,职位,工作分析中的术语图示,（四）职位的要素与特点,1、职位的五要素： （1）明确的工作任务或行为； （2）明确的责任； （3）履行责任、完成任务依规定享有的权利； （3）利益； （4）条件与环境。 2、职位的六个特点 （1）职位是任务与责任的集合、是人与事结合的基本单元；,（2）其数量在一个组织内部是有限的，这也

4、称为编制； （3）职位可以按某种标准进行分类； （4）职位不随人而定（实际中不一定）； （5）一个职位只能有一个人，人员可以固定、 也可以兼职； （6）职位与任务不一一对应，有的一个职位有 数项任务，有的能只有一项任务。,（五）职务分类分级,1、职务：由一系列近似的或性质相同的职务所构成的类别（归类）-名称。 2、职位分类分级 （1）含义：按职位的任务性质把其分成若干系列（横向），然后，按其责任大小、工作难易、所需教育条件和技术高低分为若干等级（纵向）。 （2）结构：见下张图。 （3）职位分类分级的意义： 从企业角度看： A、支付报酬的依据，达到同工同酬；,职务分类与分级图,15 14 13

5、12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1,职等,职系,职组2,职组1,A,B,C,D,E,A13 A12 A11 A10 A9 A8 A7 A6 A5 A4 A3 A2 A1,D8 D7 D6 D5 D4 D3 D2 D1,E6 E5 E4 E3 E2 E1,C10 C9 C8 C7 C6 C5 C4 C3 C2 C1,B11 B10 B9 B8 B7 B6 B5 B4 B3 B2 B1,B、考核录用的依据； C、业绩考核的依据； D、使培训更具有针对性和目的性； E、有利于人员晋升、晋级和调整的管理； F、有利于定编、定员和人员调整， 从社会的角度看： A、人力资源管理科学化的重

6、要基础； B、人力资源管理法制化的前提； C、为组织优化、变革提供依据； D、为社会就业、招生提供依据； E、是国家人事制度的重要途径（有人在83年就提出了职位分类是我国人事制度改革的突破口，由于条件不具备，至今未进行立法）。,3、职位分类的原则 （1）系统性原则：职位的设置和划分，不能孤立地、局部的去看，而要从各职位的相互联系上、从总体上去看； （2）最低职位数量原则：但要在确保组织机构的高效率和高效益的条件下； （3）整分合原则：各职位之间既分工明确，又协调一致而构成一个有机整体； （4）能级原则；即每个职位的重要性程度、范围应对其进行正确评估，就一个组织来讲：决策层-管理层-执行层-操作

7、层。 （5）因事设立职位的原则。,（六）工作分析的含义与内容,1、含义：对特定的职务的名称、责任、任务和内容等作出明确的规定，并确定完成这一工作需要的条件和行为过程。 2、内容： （1）工作描述：指出了该工作的特点。 A、职务名称：便于对各种工作进行识别、登记、分类以及确定组织内外的各种关系等； B、工作内容和程序：工作任务、责任、使用工具、工作程序、与其它人的工作关系（上下、左右）； C、工作条件和物理环境：温度、光线、湿度、噪音、安全条件、地理位置、室内、室外等；,D、社会环境：工作群体中的人数、完成工作所需要的人际交往的数量程度、各部门之间的关系、工作地点内外的文化设施、社会习俗等； E

8、、聘用条件：包括工作时数、工作状况、支付方法、福利、该工作在组织中的正式位置、晋升机会、季节性、进修进会等。 （2）任职资格要求。 即说明从事该项工作的人员必须具备的条件和要求。道德水平、文化水平、工作经验、身体素质、心理素质（个性、性格、稳定性、反应等）、个人特征等。,二、职位说明书的编写,（一）职位说明书概念与实践 1、构成： 职务说明书包括两个部分：工作描述+任职资格要求。 2、按照下页所提供的资料编写总经理秘书的职位说明书。 3、思考以下问题： （1）编写职位说明书的困难在哪里？ （2）您认为应当如何编写？,【练习】总经理秘书的职位说明,背景信息说明： 这是一家从事计算机产品生产与销售

9、的公司。公司规模不大，大约有70-80人。由于总经理的秘书一个月以后就要到国外留学，因此留下了这个职位的空缺。 总经理秘书主要协助总经理处理一些日常事务。总经理每天要与很多人会面，并且总经理的公务电话也非常多，还要参加大量的会议。秘书必须帮他管理各种事务的排程，具体的做法就是将总经理已经约定好的会议或约会记录下来，并在会议或约会之前提醒总经理。 如果有别人提出会议或约会的请求，秘书要先征询总经理的意见，确定总经理的时间，然后再与提出会议或约会的人商量。,总经理所有的公务电话都是由秘书首先接听，然后再转给总经理，这样可以避免一些误打的或者无须总经理亲自解决的电话打扰总经理的工作。时间上的冲突是难

10、免的，因此秘书有时需要灵活地处理这些问题。当有客人来访时，秘书要帮助迎接客人，为客人倒水。如果总经理需要召集会议，秘书则要帮助预定会议室并准备会议所需要的设备和资料。有些会议，例如每周一的例会，秘书还要现场做会议记录，并在会议之后一个工作日内整理出会议纪要发给与会者。 总经理的各种邮件也特别多，包括电子邮件，此外还有一些传真。秘书要帮助总经理收发这些邮件，对邮件进行分类、存档、复印、打印等。公司的电子邮件系统和办公自动化系统采用的是Lotus Notes系统，因此秘书必须要能够熟练使用这个系统。秘书也经常会帮助总经理起草一些信函和常规的文件，必须具有一定的文字功底，还要擅长电脑的录入和排版。总

11、经理有时会让秘书帮助录入一些文件，或者做一些幻灯和电子表格，因此秘书必须熟练运用Office中的各种软件，并且打字的速度要在每分钟70字以上。,总经理收到的文件和发出的文件都要做系统的归档，秘书必须保证当需要用到一份过去的文件时能够迅速的找到这份文件。这些文件中有些是英文的。 作为总经理的秘书，经常需要与其他部门的人交往，也会与外部的客户或政府部门、媒体等打交道，因此这个秘书必须非常善于处理各种人际关系。 另外由于秘书所要管理的文件中大量都是与业务有关的文件，因此最好能懂得一些商务的和技术的知识。现在的秘书是商务英语本科毕业的。 秘书所要做的工作是琐碎的，也是很繁重的，而且由于情况经常发生豪华

12、，工作节奏常常被打乱。由于总经理的工作时间没有规律，秘书有时也要随之在晚上或周末加班。总经理经常要去香港的总部或者到其他地方出差，在总经理出差期间，秘书应该能够独立完成自己的工作。,请根据案例内容，提取总经理秘书这个岗位的信息（工作描述）并编写工作说明书。,（二）工作说明书的编写,1、要有基本格式： 格式有简单的也有复杂的，但不管格式怎么样，都必须具有两大内容：既工作描述和工作规范。,职务说明书格式一,基本资料,（1）职务名称；（2）直接上级职位；（3）所属部门； （4）工资等级；（5）工资水平；（6）所辖人员； （7）定员人数；（8）工作性质。,工作描述,工作概要 工作活动内容：活动内容；时

13、间百分比；权限等 工作职责 工作结果 工作关系：受谁监督；监督谁；可晋升、可转换的职位及可升迁至此的职位；与哪些职位有联系。 工作人员运用设备和信息说明,职务说明书格式二,职务说明书格式三,职务说明书格式四,职务说明书格式五,Jop title: project manager-MED(医疗系统集团） Company: slemens Ltd.china Business group: medical solution Location: Xian,Urmqi Coals/Mission: successful implementation of medical project assigne

14、d area through the whole project life.,Tasks: sales support during project phase for clarification of technical issues and conduct site investigation; installation site preparation support and follow up; monitoring system installation and commissioning; overall coordination internally and externally

15、 for al project management related issues; visiting customer with other team to find out the solution for system acceptance(SA)purpose.,Education: Bachelor degree or higher in Engineering; Electrical/Automation control are preferred. Knowledge/languages: Additional trained with project management an

16、d process control; Wide technical knowledge back ground is required,such as IT,mechanical civil engineering and electrical power supply;,Basic understanding both Chinese and English for logistics and commercial aspects. Experience: experience in engineering construction industrydesign instituteproje

17、ct supervision,is preferred; experience in Medical system industry is preferred. Capabilities: Fluency in both oral and written English; Customer focus skill; Team work skill; Good communication skill with win-win approach.,a.职责分解,2、明确基本内容： （1）工作描述： A 、职位标识：包括职位编号、职位名称、所属部门、直接上级和职位薪点。 B、职位概要：即用简练的语言

18、说明职位的主要工作职责，要让人们一看就知道这个职位大概承担的主要职责。 C、履行职责：即工作概要的具体化，要描述这一职位承担的职责以及每项职责的主要任务和活动。,b.职责描述：动词+宾语+目的状语，关键是要准确的使用动词。避免摸棱两可，含混不情的用词。,c.职责的排序： 按照职责的逻辑顺序排序；按照个职责所占时间多少进行排序；按照重要性进行排序。 D、业绩标准：要与职责相互对应。 E、工作关系：上下关系、左右关系等。 F、使用设备。 G、工作环境与条件 （2）任职资格：胜任资格。 A、硬性条件：国家或行业规定的条件； B、其他条件：根据工作需要确定。方法有判断法和数据统计分析方法。,总经理秘书

19、职位说明书,3、工作说明书的发展趋势 （1）结合工作流程编写“履行职责”已经成为一种趋势。基于工作之间的链条关系。 格式： 输入的对象和内容+动词+宾语+输出的对象和内容+目的状语。 （2）越来越重视工作规范，特别是其中的能力和素质。 （3）工作的职责边界模糊，以适应知识经济的需要。 关于素质模型：素质模型是指从事某一种岗位功能的任职者所必须具备的知识、技能、经验与成果和行为的总和，如下图所示。,素质模型建立： 首先必须考虑企业战略的要求，即素质模型必须符合企业战略和业务发展要求。 其次要分析不同岗位的功能，把其分解成多项工作任务、需要达到的期望结果、需要差异的能力层次，再依次划分出能代表岗位

20、能力区分度的部分，即能力的要求，建立初步的任职资格基础。 三是考虑企业成功经验的积累，任职资格标准中各级别的内容是从目前企业中业绩优秀人员的行为中提炼出来的，把这些员工的关键成功因素反映到标准中，以固化以往的工作经验，为其他人员提供行为改进的指引。 最后要考虑行业优秀标准：在关注企业内部的同时也要引进同行标杆企业中先进的工作方法、技术和经验等，并结合企业实际情况进行系统分析、借鉴、吸纳、创新，形成卓越的岗位素质模型。素质模型的建立思路如图下所示。,选择一个同伴。 确定你的工作。如果你是学生，就把学生作为你的工作。 就你的同伴的工作对他（她）进行采访。你可以问以下问题： 请描述您的一个典型的工作

21、日。 您管理哪些人？ 您归谁管？ 您的主要责任是什么？ 您在每周中都有哪些活动？ 您在每项活动中都投入多少比例的时间？ 您的工作对脑力和体力都有哪些要求？ 胜任您的工作需要些什么知识、技能、经历？ 您的工作的主要成果（产出、产品）是什么？ 您的工作做到怎样就可以说做得不错了？ 交换角色。 利用采访得到的信息，写出您的同伴的工作描述、业绩评价标准。,练 习（一）,练习（二）,公元635年，玄奘唐僧受唐帝之托，不远万里到西天取经，为了保证取经顺利进行，需为玄奘配备三名弟子： 1、首席弟子：降妖除魔、开山劈路； 2、二弟子：兼顾降妖除魔与后勤保障； 3、三弟子：兼顾降妖除魔与后勤保障。 请对三个弟子

22、的工作进行描述，并写出职务说明书。,三、工作分析的程序,工作分析的程序一般可分为： 准备-调查-分析-完成四个阶段。 1、准备阶段： （1）主要任务：了解基本情况、确定样本、建立联系、设计调查方案、明确调查方法、成立工作组等。 （2）具体步骤： A、明确工作分析的意义、目的； B、成立工作小组，以精简、高效为原则； C、对将要分析的工作进行初步了解，查阅已有的文件，对其主要任务、主要职责、工作流程有个大致的了解；,工作分析的程序,D、确定该阶段工作的主要任务，明确需要收集的信息数据； E、向有关人员进行宣传、解释、消除误解、建立友好合作关系； F、确定调查分析的样本，要考虑其代表性； G、明确

23、调查方法，设计单纯方案； H、对参与人员进行培训，使其了解和掌握工作分析的方法、内容、具体步骤和注意事项； I、把各项工作具体分解为若干单元，确定其难易程度。,2、调查阶段： （1）主要任务：工作责任调查、工作内容调查、工作过程调查、工作环境调查、工作人员调查。 （2）具体步骤： A、编制各种调查问卷和提纲； B、进行具体调查； C、根据工作分析的目的有针对性的收集有关工作的特征以及所需要的数据； D、重点收集工作人员必须的特征和信息； E、要求被调查的人员对工作特征和人员特征的发生概率和重要性作出等级评定。,3、分析阶段： （1）主要任务：对各职务工作特征、人员特征的到处结果进行深入、全面的

24、分析和研究。 （2）具体步骤 （1）仔细审查已收集到的各种信息； （2）以创新精神分析现状，尽可能的发现有关各种人员在目标改造中存在的问题。该干什么？不该干什么？ （3）归纳总结出工作分析的要点，包括关键职位的职责，任务、工作关系、职务范围等； （4）回顾最初列出的主要任务，针对工作分析中提出的问题，提出改进建议，重新划分工作范围，内容、职责，确保所提出的问题都达到了解决。,4、完成阶段：依据上面收集的信息和调查的结果，综合提出工作描述和工作规范，并制定职务说明书（工作说明书、工作标准）。,四、工作分析信息,（一）主要来源 书面资料 ：组织有关现任职务的资料记录以及岗位责任说明，这些资料对岗位

25、分析非常有用。例如组织中现有岗位职责、供招聘用的广告等。 任职者的报告 ：可以通过访谈、工作日志等方法得到任职者的报告。由于是任职者自己描述所做的主要工作以及是如何完成的，因此很难保证所有的工作方面都能涉及到，而且任职者本人所提供的信息难免会有失客观或者故意弄虚作假,同事的报告 ：除了直接从任职者那里获得有关的资料外，也可以从任职者的上级、下属等处获得资料。同事的报告有助于提供一个对比，也有助于补充从任职者那里获得资料，上级的评价还可检查信息是否有效。 直接的观察 ：到任职者的现场进行直接的观察也是一种获取有关工作信息的方法。尽管岗位分析人员出现在任职者的工作现场对于任职者会造成一定的影响，但

26、这种方法仍能提供一些其他方法所不能提供的信息。 其它：岗位分析的资料还可以来自于顾客和用户等外 。,（二）工作分析信息的收集者,岗位分析专家,工作岗位的任职者,上级主管,组织内部,组织外部,工作任职者条件： 自愿参加 较好的口头、书面表达能力 工作6个月以上 人员数量,倾向于从任职者“应该”怎样做， 不是从任职者“实际上”是怎么做 的角度去描述任职者的工作,外国的人事心理学家从人力资源管理的角度提出了一个非常容易记忆的6W1H岗位分析公式，从七个方面对岗位进行分析：1、 WHO：谁来干该岗位的工作；2、 WHAT：该岗位具体做什么事情；3、 WHEN：该岗位工作时间的安排；4、 WHERE：该

27、岗位地点在哪里；5、 WHY：岗位的名称是什么（岗位的意义是 什么）；6、 For WHO：它在为哪个岗位提供服务；7、 HOW：他是如何服务的。,（三）工作分析信息收集的七个方面,（四）工作分析信息收集中的主要问题,重“硬”工作，轻软工作 重“份内”工作，轻协调合作 重“硬”技能，轻软技能 创造性沟通 人际技能 团队精神与合作能力 顾客至上 情绪稳定,（五）工作分析的影响因素,五、工作分析的基本方法,1、观察法 2、面谈法 3、问卷调查表法工作日志法（核对法） 4、工作实践法 5、典型事例法 6、工作日志法,事务性工作者 体力工作者 适用对象,直接观察法,间接观察法,工作表演法,观察法,观察

28、法,观察法,观察法：是指工作分析人员通过对员工正常工作状态进行观察，把有关工作各部分的内容、原因、方法、程序、目的等信息记录下来，并通过对信息进行比较、分析、汇总等方式，得出工作分析成果的方法。 优点：工作分析人员能够比较全面和深入了解工作要求，适用于那些主要用体力活动来完成的工作。 缺点： 1 不适用于脑力劳动成分比较高的工作，以及紧急情况的间歇性工作。 2 对有些员工而言难以接受，他们觉得自己受到监视或威胁，从而从心里对工作分析人员产生反感，同时也可能造成操作动作变形。 3 不能得到有关任职者资格要求的信息,工作分析观察提纲（部分）,被观察者姓名： 日期： 观察者姓名： 观察时间： 工作性

29、质： 工作地址： 观察内容： 1.什么时候开始正式工作 2.上午工作多少小时候 3.上午休息几次 4.第一次休息时间从 到 5.第二次休息时间从 到 6.上午完成产品多少件,7.平均多长时间完成一件产品 8.与同事交谈约多长时间 9.每次交谈约多长时间 10室内温度 度 11.上午抽了几支香烟 12.上午喝了几次水 13.什么时候开始午休 14.同了多少次品 15.搬了多少次原材料 16.工作地噪音分贝是多少,面谈法,面谈法,1、含义：面对面交谈，由工作者来讲述工作的内容、特点等，用简短的语言来说明长期工作的体会和感想。 2、内容： （1）工作目标、目的、内容和特点？ （2）工作的性质和范围（

30、重点），在于了解该工作在组织中的关系，其上下属关系，所需的一般技术专业知识，人际关系协调，需要解决的问题的性质和自主权。 （3）所负责任，涉及组织、战略与决策，控制、执行等。,3、适用：对工作不能直接观察，不甚了解或工作耗时太长的情况，与调查问卷方法配合比较好。 4、注意： （1）面谈前要先拟好提纲； （2）谈的是工作，而不是工作表现，防止被面谈者误解； （3）尊重被调查人，气氛融洽。 5、缺点：时间长、成本高、需要专门技巧。,调查问卷法,1、含义：也称为调查表法。 2、优缺点： 优点：费用低、速度快、调查范围广、信息量大 ； 缺点： （1）不易了解被调查者的动机，态度等比较深层次的信息； （

31、2）若问卷设计有问题，可能造成被调查者回答理解不一致，而无法统计分析。,3、类型 （1）问卷调查表既有通用的，适用于各种职务调查的问卷，又有针对某一专业岗位的问卷； （2）既有信度、效度很高的标准问卷（如PAQ），也有非标准化的问卷；： （3）既有针对脑力劳动者、知识工作者等管理、技术岗位的问卷，又有针对蓝领操作工人的调查问卷； （4）既有结构化程度较高的问卷,也有开放式问卷。 4、注意：关键是问卷设计。要使被调查者在选择时用最简单的明白的方式回答，否则获得的信息就不准确。,调查方法举例民 警 任 务 调 查,逐步核对，在符合本职任务的项目上划“”，并说明它对工作的重要性 代号 N 1 2 3

32、 4 5 重要性 无关 很低 低 一般 高 很高 1.保护交通事故现场证据_ 2.在经常发生事故的地段注意防止新事故_ 3.使用闪光信号灯指挥交通_ 4.使用交通灯指挥交通_ 5.捕捉违章驾驶员并填写情况表_ 6.估计驾驶员的驾驶能力_ 7.对违反交通规则的人解释交通规则和法律知识_ 8.跟踪可疑车辆，观察违章情况_,9.签发交通传票_ 10.对违反交通规则的人发出警告_ 11.监视交通情况，搜寻违章车辆和人员_ 12.检查驾驶执照或通行证_ 13.护送老人、儿童、残疾人过马路_ 14.参加在职培训_ 15.参加射击训练_ 16.操作电话交换机_ 17.擦洗和检查装备_ 18.维修本部门的交通

33、工具_,工作实践法,是指工作分析者从事所研究的工作，通过实际参与工作掌握有关工作要求的第一手资料。这种方法适用于短期内可以掌握的工作。,典型事件法,关键事件法(CIT)是一种常用的行为定向法。是在第二次世界大战中由约翰 弗拉纳根（John Flanagan)开发出来的，是识别各种军事环境下提高人力绩效的关键性因素的手段是对执行工作者实际工作中具有代表性的工作行为进行描述，如记录特别有效或无效的员工行为，当记录数量够多时，即可提供相当信息。这种方法可直接描述人们在工作中的具体活动，因此可以提示工作的动态性。 关键事件记录的内容： 导致该事件发生的背景原因 员工的行为哪些是特别有效的，哪些是特别无

34、效的 关键行为的后果能否被誉为认知 员工控制上述行为后果的能力,优点： 被广泛用于许多人力资源管理方面尤其应用于绩效评估的行为锚定与行为观察中。 由于在行为进行时观察与测量，所以描述职务行为、建立行为标准更加准确。 能更好地确定第一行为的利益和作用。 缺点： 需要化大量时间去收集那些“关键性事件”并加以概括和分类 CIT并不对工作提供一种完整的描述。 对中等绩效的员工难以涉及，遗漏了平均绩效水平。,典型事件法,工作日志法,就是按时间顺序详细记录工作内容与工作过程，然后经过归纳提炼，取得所需工作信息的一种信息提取方法。,工作日志法实例,工 作 日 志 姓名： 年龄： 岗位名称： 所属部门： 直接上级： 从事本业务工龄： 填写日期自 月 日至 月 日,工作日志填写说明 （1）请在每天工作开始前将工作日志放在手边，按工作活动 发生的顺序及时填写，切忌在一天工作结束后一并填写。 （2）要严格按照表格要求进行填写，不要遗漏那些细小的工作 活动，以保证信息的完整性。 （3）请提供真实的信息，以免损害您的利益。 （4）请注意保留，防止遗失。 感谢您的真诚合作！,（封面）,（封二）,工作日志填写实例（