选取与设定储存格格式.ppt

1、第四章選取與設定儲存格格式,選取單一儲存格,所謂選取即將某個（或某幾個）儲存格加註記號（底色以淺藍色顯示），以便對其進行刪除、移動、複製、更改字形、變更對齊方式或設定格式。參見【選取】 欲選取單一儲存格時，僅須以滑鼠單按該儲存格，或以方向鍵將游標移往該儲存格，即算完成選取工作（該儲存格並不會以淺藍底色顯示）。,使用滑鼠選取範圍,將滑鼠指標移往要選取之範圍的左上角儲存格，按住滑鼠左鍵拖曳，所拖過的區塊即被選取（假定為B2:E5），底色轉成淺藍色 將欲選取之儲存格均選取後即鬆開滑鼠,使用鍵盤選取儲存格,使用鍵盤選取儲存格，有時反較滑鼠有效率（滑鼠太滑了）。其操作方法為： 移到要選取範圍之左上角儲存

2、格 按住Shift鍵並另以 或可移動指標之操作鍵，朝欲選取之方向移動，所移過之區塊即被選取，底色轉成淺藍色 將欲選取之儲存格均選取後，鬆開Shift鍵及滑鼠 於連續排列之資料範圍上進行選取動作，應懂得配合Ctrl鍵或按目前儲存格之框邊來快速選取。,選取非相鄰的儲存格或範圍,選取第一個儲存格或範圍 按住Ctrl鍵，繼續選取其它不相鄰之儲存格或範圍,選取整列、整欄或整個工作表,選取整列 按其列座標按鈕，如：按 鈕可將第2列全部選取。按住滑鼠，上下拖曳即可選取連續的多列；若再配合Ctrl鍵，則可選取不連續之多重列。,選取整欄 按其欄座標按鈕，如：按 鈕可將D欄全部選取。按住滑鼠，左右拖曳即可選取連續

3、的多欄；若再配合Ctrl鍵，則可選取不連續之多重欄。,選取工作表上的所有儲存格 按欄列座標交會處之全選按鈕 或直接按Ctrl+A鍵，可選取整個工作表上的所有儲存格。,指定數字、日期或時間格式,按格式按鈕進行格式設定 將選取之儲存格設定為貨幣樣式（如：$12,345） 將選取之儲存格設定為千分位樣式（如：12,345） 將選取之儲存格設定為百分比樣式（如：25%） 增加小數位數，讓數字內容多顯示一位小數 減少小數位數，讓數字內容少顯示一位小數,執行格式(O)/儲存格(E)進行格式設定 選數字標籤，轉入儲存格格式對話方塊數字標籤進行設定。於類別(C):處，選妥種類（數值、貨幣、會計專用、百分比、分

4、數、日期、時間、），設定小數位數，選擇單位符號及負值時之外觀，續按確定鈕即可完成設定。,G/通用格式,執行格式(O)/儲存格(E)進行格式設定時，儲存格格式對話方塊數字標籤內，第一種類別即G/通用格式，其設定畫面為： 使用者實際上也無須進行任何選擇，只須（也只能）按下確定鈕即可完成格式設定。,G/通用格式之特點,除非是已加入特殊之格式字元，如：$1,234、2,500、25%、2004/08/05、1/2或6:30。否則，任何數字或文字均預設使用G/通用格式 ，其格式之外觀，通常正恰如原先我們所輸入之資料外觀。如：輸入123.45即獲致123.45。參見【G/通用】 若未曾以手動方式自行調整過

5、欄寬，輸入超過欄寬之數值。完成輸入後，會導致Excel自動調大欄寬以顯示出完整內容。,但若數值過大，如，123456789012345： Excel於自動調大欄寬後，發現仍無法顯示出其完整內容，就只好將其轉為科學記號表示之指數外觀（1.23457E+14）,若小數點後之數字過長，如，1234.567896。Excel並不會自動調大欄寬，乃直接以四捨五入之外觀來顯示其內容： 但其原值仍不變（為1234.567896而非外觀所見之1234.568）。 小數點後所輸入之無作用的0，將被自動捨去,未滿1之小數，小數點前若未輸入0，如：.25： 將自動被補上0： 事實上，若無特殊設定，每一個工作表之所有

6、儲存格均預設使用G/通用格式。所以，除非是因原儲存格之格式設定錯誤，而想將其還原。否則，不太會大費周章，將格式設定為使用G/通用格式。,數值格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，數值格式之設定畫面為： 其內有三個選項，要使用者進行定義： 小數位數(D) 使用千分位(,)符號(U) 負數表示方式(N),下例，同時使用幾種不同之數值格式：參見【數值格式】,設定顏色,藍色0.0_);紅色(0.0) 於左側選自訂類別，進行設定。以分號（;）標開，左側係管正值的格式設定；右側則管負值的格式設定。參見【數值格式】,Excel格式中，可用之顏色代碼計有： 等八種，且應注意：色彩代碼必須是該組格式的第一個設定項

7、目。 要完成正值/負值使用不同的顏色設定，亦可使用格式(O)/設定格式化條件(D)來達成。,馬上練習,將範例Ch04.xls正負格式工作表內容之格式設定為：千分位、固定顯示一位小數，且正值改綠色；負值改紫紅色外加括號,預留某字之寬度,藍色0.0;紅色(0.0) 負值加上括號後，最後一個字元變成是右括號；而正值則否。如此，將讓正負值之個位數無法安排於同一位置： 正值的個位數所對齊者，為負值之右括號。,為避免此一缺失，最好的方式，就是於正值右尾也留下一個右括號之寬度。 藍色0.0_);紅色(0.0) 正值部份的格式設定之尾部，以 _) 就是要達成預留一個右括號之寬度的動作。底線符號之作用表：預留其

8、後所接之一個字元之空白。如此，方可使正負值之個位數字能對齊：,0格式字元,0係用來安排顯示數值內容，但若該位置為無作用之0，就自動補0。 何謂無作用之0？像1234.567之數值，1之前或7之後，加上再多的0，如： 0000001234.5670000 也不會影響其原值。這些不影響原值的0，就是所謂的無作用之0。,通常被安排於個位數及小數位置。以決定整數部份若為0時，是否該顯示？以及於小數點後應固定顯示幾位小數？如：0.00表整數部份若為0時，應加以顯示且小數點後應固定顯示2位小數。 因此，0.2及0.376，將分別被顯示為0.20及0.38：參見【0格式】,若只安排.0當格式，將不顯示整數部

9、份之0，且僅留下一位小數而已。同樣之0.2及0.376，將分別被顯示為.2及.4：,小數點後安排幾個0格式字元，表應固定顯示幾位小數。同樣道理，整數部份安排幾個0格式字元，亦表應固定顯示幾位整數。因此，如： 之內容，若安排使用0000格式字元，表應固定以四位數表示其內容，不足四位者，於其前面補0：,馬上練習,將範例Ch04.xls藍色五位數不足前面補0工作表之內容，改為以藍色之五位數顯示，不足五位者，於其前面補0：,#格式字元,#格式字元之作用與0格式字元類似，雖同樣用來安排顯示數值內容。但不同的是：若該位置為無作用之0，就自動加以放棄而不補0。 #格式字元，通常被安排於千、百及十位數位置。以

10、防當數字不夠大時，於該位置出現不必要之0。如：#,#0.0表若值超過1000，將顯示出千分位之逗號。否則，僅顯示出其實際值，並不會自動於#位置補0：參見【#格式】,為何不使用#,#.#當格式呢？若此，碰上無小數之內容（如：160）、整數部份為0之小數（如：0.5或0.0），其無作用之0將不會顯示。而導致內容無法對齊之情況：,貨幣格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，貨幣格式之設定畫面為： 其內僅貨幣符號(S)係原數值格式所沒有，其作用為選擇所要使用之貨幣符號。設定後，貨幣格式之效果完全同於加有千分位之數值格式，只差左側再加上貨幣符號而已。,但即便是同樣的小數位，貨幣格式之效果，並不完全同於以 貨

11、幣樣式按鈕所設定之結果，前者之貨幣符號緊貼於數字之前；而後者則固定於儲存格之第2個字元位置，符號與數字間則補空白，0值改為僅顯示一個減號（-），且負值並無法改變顏色：參見【貨幣】,馬上練習,將範例Ch04.xls日圓及英鎊工作表內容，改成使用￥、之貨幣格式：,執行格式(O)/儲存格(E)，到儲存格格式對話方塊數字標籤，選取自訂類別，我們也可自行加入以雙引號包圍之任意字串，來於格式中加上所要使用之文字內容。如：#,#0.0元“,加入自訂字串,可於原數值後加入元字串 ：參見【加入字串】,而 新台幣#,#0.0元 可於原數值之前加入新台幣；並於數值後加入元字串：,馬上練習,於範例Ch04.xls賺賠

12、工作表C3位置，以自訂格式，依=C1-C2之結果，正值顯示賺:；負值顯示賠:，後接其實際數值：,控制0值的顯示方式,格式字串中，以分號標開的兩組內容，分別是管正/負值的顯示方式。若再加上分號及另一組格式設定，則可再控制0值的顯示方式。如：#,#0_);紅色(#,#0); - 可將負值改顯示成減號：參見【0格式】,同理，格式安排成： #,#0_);紅色(#,#0);Zero 可將負值改顯示成“Zero”：,既然如此，那就可以將0值改任意字串囉！如： #,#0_);紅色(#,#0);N/A #,#0_);紅色(#,#0);零 #,#0_);紅色(#,#0);藍色無資料 ,若表中的0很多，也可將0值

13、隱藏起來。使用 #,#0_);紅色(#,#0); 要求顯示空白；或直接省略其定義內容，但分號不可省： #,#0_);紅色(#,#0); 而要求將0隱藏：,馬上練習,將範例Ch04.xls成績工作表中之0值，改為顯示藍色之缺考字串：,控制字串內容之格式,格式設定中，除了可管正值、負值及0值之格式外；還可以第四組格式設定，來控制字串內容之顯示結果。如： #,#0_);(#,#0);N/A;紅色* 字元之作用為顯示原字串內容，故此式之第四組格式設定，將於原字串之左右加上一串星號並改為紅色，以提醒使用者已輸入非數值之字串資料：參見【字串】,馬上練習,範例Ch04.xls成績-字串工作表，含幾個非數值之

14、文字串，試將其中之非數值改紅色顯示，前加*注意：後加*字串。,以千或百萬為單位,若數字確實很大，若仍以1為單位來顯示，就得使用較大之欄寬來顯示其內容。此時，可考慮以千（或百萬或十億）為單位顯示，以縮短其內容。 單位、加上2個逗號，表要以百萬為單位、加上3個逗號，表要以十億為單位、。如： 0.0, 表固定留下一位小數，且以千為單位顯示其內容：參見【千為單位】,為免別人看不懂，除可於標題加上單位：仟之說明外；亦可將格式改為： 0.0,千 即可於尾部自動加上千字：,而使用 0,百萬元 表以百萬為單位，將數值顯示到整數為止，且尾部加上百萬元字串：,馬上練習,將範例Ch04.xls仟單位工作表數值，改為

15、以仟為單位、加千分位、固定一位小數、負值以紅色加括號顯示：,加入條件,進行格式設定時，亦可以方括號包圍條件之方式，來設定不同情況的格式。條件式中，可使用、=、等比較符號。 最多可以分號標開成三組，分別管第一組條件成立時、第二組條件成立時與兩個條件均不成立時之格式。 注意，一旦加入條件式，格式就不再是管正/負及0值的情況。,如： 藍色=600；紅色600 可讓成績及格者以藍色顯示；不及格者以紅色顯示：參見【條件】,利用 藍色=10000000.0,百萬；=10000.0,仟元;紅色0.0元整 可將達1,000,000者，改為藍色顯示、縮減成以百萬為單位，並加上“百萬”字串；另將達1,000者，以

16、原來顏色、縮減成以千為單位，並加上“仟元”字串；最後，將其他情況（未滿1,000）者，以紅色、原值加“元整”字串顯示： 要完成符合不同條件，使用不同的顏色設定，亦可使用格式(O)/設定格式化條件(D)來達成。,馬上練習,將範例Ch04.xls距離工作表，原以公尺表示之距離，改顯示成適當之公里及公尺；前者以紅色顯示，後者維持原色；兩者均固定顯示一位小數：,會計專用格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，會計專用格式之設定畫面為：,設定後，其貨幣符號係固定加於儲存格之第2個字元，非常類似以 貨幣樣式按鈕所設定之結果。只差會計專用之負值係以括號包圍；而貨幣樣式則將負號加於貨幣符號之前：參見【會計】,*格

17、式字元,*作用為：複製其後所接之字元，到填滿整欄寬度為止。假定，想於數字中以$號填滿空白，可使用*$#,#0之格式設定。*後接一個$號，可複製$號到填滿整欄寬度為止。其效果為：參見【*格式】,馬上練習,將範例Ch04.xls填滿工作表內容，改為填滿*號：,日期格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，日期格式之設定畫面為：,可設定之格式種類相當完備，有各式西曆及國曆的表示方式，甚至還可顯示星期幾：參見【日期】,馬上練習,就範例Ch04.xls日期格式工作表，完成下示之日期格式：,時間格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，時間格式之設定畫面為：,可設定各式時間表示方式，甚至還可加標日期：參見【時間】,馬

18、上練習,就範例Ch04.xls時間格式工作表，完成下示之時間格式：,百分比格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，百分比格式之設定畫面為：,可設定顯示成百分比格式後，應保留幾位小數。其效果類似按 鈕進行設定，只差後者預設顯示0位小數而已：參見【%格式】 通常，我們很少大費周章，刻意跑到儲存格格式對話方塊來設定百分比格式。大部份均使用按 鈕，續再以 增加小數位數調整一下小數位即可。,分數格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，分數格式之設定畫面為：,可選擇當內容為分數時，應顯示幾位數的分母及分子。如，下例為分子分母最多均顯示2位數之結果：參見【分數】,若原值之數字位數超過所指定之位數，將自動進行約分，取

19、其最接進之值。如：12 3/13於分子分母均只顯示一位數之情況，其結果為12 2/9：,若您所處理之分數的分母及分子，需要較多之位數。可以?格式字元，進行自訂格式。設定時，一個?號表一個分母或分子的數字。如： # ?/? 表分母及分子最多可顯示四位數。如：,科學記號格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，科學記號格式之設定畫面為：,可將原數轉為只含1位整數及指定位數之小數，後接一個E及代表10的幾次方之數字。如：12,345於小數1位之情況，將轉為1.2E+4；於小數2位之情況，將轉為1.23E+4：參見【科學記號格式】,文字格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，文字格式之作用是在將數字內容轉為文字

20、：,一般言，輸入含前置0之數字（如：0012），其前置0將被自動放棄。這是因將其當作數值之故，若將儲存格事先設定為文字格式，則所輸入之每一個數字均將被當成文字般，全數保留下來，且自動改左靠。相當於先輸入單引號，再輸入數字內容般：參見【文字】,特殊格式,儲存格格式對話方塊數字標籤內，特殊格式之設定畫面為：,其作用是在將數字內容，轉為郵遞區號、劃撥帳號、電話、行動電話或國字大寫：參見【特殊格式】,D2:D8之內容均直接於特殊格式之設定畫面，進行設定。而D9之國字大寫3部份，係以DBNum3G/通用格式自行訂定其格式。事實上，D7:D8之格式設定即依序分別為： DBNum1G/通用格式 DBNum2

21、G/通用格式,馬上練習,就範例Ch04.xls特殊格式工作表，完成下示之格式設定：,設定文字的對齊方式,欲設定文字的對齊方式，可先選取該儲存格或範圍，續以下列方式設定對齊方式： 按對齊格式按鈕 靠左對齊 置中對齊 靠右對齊 跨欄置中,馬上練習,依範例Ch04.xls文字對齊工作表，完成下示內容：,執行格式(O)/儲存格(E)進行設定,水平對齊,於儲存格格式對話方塊對齊標籤中，按水平(H)處之向下箭頭，可選擇文字的水平對齊方式。,對齊方式,通用格式 向左（縮排） 置中對齊 向右（縮排） 填滿 段落重排 跨欄置中 分散對齊（縮排）,各對齊方式，參見【水平對齊】,垂直對齊,垂直對齊之設定，必須在列高

22、超過一列文字之高度時，才可看出其設定效果。 於儲存格格式對話方塊對齊標籤中，按垂直(V)處之向下箭頭，可選擇文字之垂直對齊方式。,垂直對齊方式,靠上 置中對齊 靠下 段落重排 分散對齊,垂直對齊方式，參見【垂直對齊】,方向,儲存格格式對話方塊對齊標籤內，方向方塊可用來旋轉儲存格內容。 設定時，除直式外，可按 處之紅色鈕進行拖曳，或直接於 處設定其旋轉度數。,各種方向之外觀請參見【文字方向】,文字控制,各設定項之作用分別為： 自動換列(W) 縮小字型以適合欄寬(K) 合併儲存格(M),各類文字控制，參見【文字控制】 合併儲存格最簡便之方式為：選取要合併之幾個儲存格（縱向或橫向均可），按 跨欄置中

23、即可將其合併，只差其對齊方式為置中。若覺得不妥，可續按 靠左對齊鈕，讓其靠左。,馬上練習,就範例Ch04.xls合併儲存格工作表，利用合併儲存格，完成下示內容：,自行設定字型,若欲自行設定字型，可選取該儲存格或範圍，續可以下列方式設定字型： 按字型格式按鈕 大小選擇方塊 粗體，如：粗體 斜體，如：斜體 底線，如：底線 字型色彩,執行格式(O)/儲存格(E) 對於較不常用之字型格式設定，就只好轉入字型標籤去進行設定：,儲存格格式對話方塊字型標籤進行設定。可設定之項目有字型、字型樣式、大小、底線、色彩及特殊效果（如：刪除線、上標、下標）上下標部份，得先僅選取要設定為上下標之內容,再進行格式設定。亦

24、即，同一儲存格內，仍允許使用不同之字型、色彩、上下標、等設定。（詳範例Ch04.xls字型工作表）參見【字型】,馬上練習,就範例Ch04.xls字型格式工作表，完成下示之內容：,外框,按框線格式按鈕之向下箭頭，續選擇所要之外框樣式。此法之缺點為：無法選擇框線樣式及色彩。,以手繪方式，自行繪線 於框線格式按鈕處，若選 ，則可取得框線工具列，以手繪方式，自行繪線。,執行格式(O)/儲存格(E) 轉入儲存格格式對話方塊外框標籤，選擇外框、上下左右及對 角線等各部位框線所欲使用之線條樣式與其色彩,各式外框，參見【外框】與【合併與外框】,馬上練習,將範例Ch04.xls合併儲存格1工作表之內容，安排成使

25、用紅色雙線外框；內以藍色單線為格線。,底色及圖樣,按填滿色彩鈕右側之向下箭頭，續選擇所要之底色。此部份僅能選擇色彩，卻無法選擇其圖樣。,執行格式(O)/儲存格(E) 轉入儲存格格式對話方塊圖樣標籤，選擇網底色彩及其圖樣。,馬上練習,依範例Ch04.xls底色及圖樣工作表，完成下示內容（國民黨為藍底白字、民進黨為綠底白字、親民黨為橘底白字、新黨為黃底藍字）：,保護,將儲存格設定為保護格式，除可避免重要運算公式被人窺見外；尚可防止其內容被更動。設定保護之處理步驟為： 選取欲保護之儲存格範圍（允許多個，連續或不連續均可）參見【保護】,執行格式(O)/儲存格(E).，轉入儲存格格式對話方塊之保護標籤。進行設定。其設定項之作用分別為： 鎖定(L)防止寫入 隱藏(I)將編輯列上之公式隱藏,選取鎖定(L)與隱藏(I) 按確定鈕，回就緒狀態，該儲存格之公式並未隱藏 執行工具(T)/保護(P)/保護工作表(P)，轉入保護工作表對話方塊,輸入密碼及選擇允許執行之動作（本例維持原預設值） 注意！密碼是有分大小寫的。 輸入密碼後，按確定