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1、第2章 Access 2007 应 用 基 础,本章主要介绍Access2007数据库的新功能、新特点，从而熟悉它的开发环境、窗口和组成对象；并且以Microsoft Windows系统自带的“罗斯文示例数据库”为例，对Access2007数据库的结构进行分析。,2.1 Access 2007 数据库简介,Access2007是Microsoft公司新近推出的Office 2007 系列办公自动化软件的一个组件，是一个中、小型的数据库管理系统。它可以广泛应用于财务、行政、金融、统计和审计等众多领域，使用它可以极大地提高数据处理得效率。在原来Access 版本的基础上，对其缺点进行了改进，并增加

2、了许多新功能，更便于用户的使用和编辑。,2.1.1 Access简介 学习Access相对来说比较容易，只需使用Access所提供的操作向导即可完成对数据库的管理、数据查询和报表打印等操作。即使开发复杂的应用数据库系统，也只需编写少量的程序代码，甚至无须编写任何程序代码即可实现。 Access采用面向对象的方式将数据库系统中的各项功能对象化，将数据管理的常用功能封装在各类对象的方法或属性中，通过对象的方法和属性来完成对数据库的管理和操作，从而简化了用和的开发工作。Microsoft Access 2007提供了7种用于构建数据库系统的对象，将数据储存、查询制作、用户操作界面、报表打印等设计工作

3、规范化，使数据库应用系统开发人员能够快速、方便地制作符合要求的数据库系统。,Microsoft Access 2007提供了近百种向导，可以用于设计数据库、表格、窗体、报表、图表、控件和标签等，用户可以根据不同的需要使用不同的向导。将复杂的工作变得简单明了，使初学者能够快速的掌握使用Access。 Access2007可以轻松完成与SQL Server、Microsoft Excel、Word、Web的整合。,2.1.2 Access 2007的新特点 Access2007 除了继承和发扬以前版本的功能强大、界面友好、易学易用的优点外，还发生了巨大的变化。主要包括：文件格式、用户界面、与网络的

4、紧密结合、新的数据类型、格式文本的存储、表的设计方法、表中行的数据汇总、宏功能的增强以及安全功能的增强等方面。使得原来比较复杂的数据库管理和应用工作变得更简单、更轻松、更方便，同时更加突出了数据共享、网络交流、安全可靠等特征。,1文件格式 采用了一种支持许多产品增强功能的新型文件格式。这种新型文件格式支持多值字段和附件等新功能，另外还增强了数据库的安全性。 （1）多值字段。在Access 2007 中，可以创建在每个字段中存储多个值的查阅字段，而且并没有违反关系数据库的基本规则。通过在字段中创建一个多对多关系，并使用系统表实施细节，Access 2007 可以把它隐藏在后台。,（2）安全的数据

5、格式。Access 2007 实现了一种新格式，此格式运行对代码进行验证，从而将它们分为安全和禁用两类。这样能够使Access 数据库更安全地与Windows SharePoint Services和Outlook集成，同时使防病毒程序更容易地检查Access 数据库文件。因此Access 2007 的文件格式不再与以前版本的Access 兼容，但是Access 2007 还继续早期版本Access 中所使用的文本格式提供一些支持。 （3）文件扩展名。Access 2007 引入了新的文件扩展名ACCDEB 取代以前版本的MDB文件扩展名。ACCDE用做处于“仅执行”模式的Access 200

6、7 文件的文件扩展名，取代Access以前版本的MDE文件扩展名。,2. 用户界面 Office Access 2007 通过面向结果的重新设计的用户界面、新导航窗格和带有选项卡的窗口视图，为您提供一种全新的体验。即使没有数据库经验，任何用户都可以开始跟踪信息和创建报告，做出更加有根据的决策。 Access 2007 的新用户界面由多种元素构成，这些元素定义了用户与数据库的交互方式，不仅能帮助用户熟练运用Access，还有助于更快捷地查找所需的命令，所需用的各种工具全面、直观、醒目、有序地显示在界面上，显得更加简洁明快。,3全面支持SharePoint Windows SharePoint S

7、ervices是用做企业门户站点以及内部协同办公的基于Web方式的平台，它和AD（活动目录）以及MS Office 紧密结合在一起，提供功能强大的包含文档、数据管理在内的各类信息管理。它是微软公司推出的满足企事业发展，进行信息共享、协同办公需要的软件。 Access 2007 和SharePoint技术紧密结合，可以基于SharePoint的数据创建数据表，还可以与SharePoint服务器交换数据。,4键盘快捷方式 在Access 2007界面中并不直接显示键盘快捷方式，它采用通过访问键来显示快捷键，访问键就像一个个打开快捷键的开关。 5安全和隐私 Office 2007 重新对安全设置进行

8、了修改。用户可以在Access 2007工作窗口的“信任中心”中找到Microsoft Office 2007 System程序的安全设置和隐私设置，这是一个更加简化的安全系统。,6在导航窗格中组织项目 Access 2007导航窗格替代了早期版本的“数据库窗口”工具，用于导航数据库以及执行任务的屏幕。用户无需再进行创建切换面板的繁琐工作，同样可以完成管理、控制和浏览数据库的工作。通过导航窗格可以使用数据库中的对象表、窗体、报表以及其他组件，并可以编辑数据库中的对象。 还可以创建自定义的数据库对象组，数据库对象组是Access 2007的新内容，可以使用它替代切换面板。,7去除数据访问页 对于

9、网络用户，数据访问页与SharePoint不协调。对于单机用户使用Access且不需要把信息发布到Internet上的用户，数据访问页有画蛇添足之嫌。Access 2007不再支持数据访问页。如果用户需要在Web上部署数据输入窗体，并在Access 中存储所生成的数据，可以将数据库部署到Microsoft SharePoint Services版本3服务器上，并使用Microsoft SharePoint Services所提供的工具完成部署工作。 另外，Access 2007还可以在数据工作表视图中创建表，增强了宏功能等。,2.1.3 Access 2007 的新功能 Access 2007

10、在原有版本的基础上增加了许多新的功能，这些新功能独具特色，可以更高效地进行数据库开发和管理工作。Access 2007定位在中小型数据库应用中，特别适合于中小型企业、事业单位的数据库管理工作。增加了的新功能有： （1）存储格式文件。这个新增功能是，在Access 2007使用备注字段并将字段的TextFormat属性设置为RichText，就可以在数据库中存储带格式的文本。通过使用窗体中的绑定控件编辑字段，或者当字段在数据表中显示为编辑字段时，都可以对字段的全部或部分内容应用格式。,（2）新数据类型附件。是Access 2007新增的一种特殊数据格式。使用附件可以将多个文件存储在单个字段中，甚

11、至可以将多种类型的文件存储在单个字段中。可以存储的文件包括Office Word 2007 文档、Office PowerPoint 2007 演示文稿以及图像。 （3）布局视图。Access 2007中新增加的布局视图，允许用户在浏览表、窗体或报表时，动态修改表、窗体和报表。布局视图支持层叠表格一组控件，使用该组控件可以更方便地重新布置自动、行、列和整个布局；还可以更方便地移去字段或设置字段。常用来完成更细致的设计工作。,（4）输出为PDF和XPS格式文件。Access 2007增加了对这两种格式的支持，可以把数据或表、窗体或报表直接输出为这两种格式。,综上所述，Access 2007的功能

12、特点如下所示。 （1）完整的数据库管理功能。Access 2007提供了一整套用于组织数据、建立查询、生成窗体、打印报表、共享数据的功能，使用这些功能可以完成数据库的各项管理工作。 （2）多个常用的数据库模板。Access 2007提供了多个处理普通日常各类管理工作的数据库模板，又被称为“特色联机模板”，可以快速地构建自己的数据库管理系统。要全部使用这些模板，必须与Office网站相连。 （3）高度智能化的向导功能。Access 2007提供了大量的智能化向导。从创建窗体、报表中的各种控件，到创建Access的表、查询、窗体和报表等基本对象。借助模板使用向导还可以快速地创建一个完整的数据库。

13、（4）方便操作的图形界面。Access 2007的图形界面经过重新设计后，以功能条的形式显示在界面的上方。其选项简洁，功能按钮集中、直观。,2.2 Access 2007 的开发环境,2.2.1 Access 2007的自定义安装 Office 2007对Windows XP操作系统的版本号有要求，一般要求在SP2以上版本中才能安装。如果要使用Access 2007的向导和内部模板，在安装时可以选择自定义安装。在打开的安装界面中，选择“安装选项”选项卡，在Microsoft Office Access左侧图标上单击下来箭头，在打开的下拉菜单中，选择“从本机运行全部程序”，如图2-1所示。,图2

14、-1 选择从本机运行全部程序,2.2.2 Access 2007 的启动和退出 如果Microsoft Access 2007已成功安装，用户可选择“开始”“程序”“Microsoft Office”“Microsoft Office Access 2007”，然后单击鼠标左键，如图2-2所示。即可启动Microsoft Access。,图2-2 启动Access,打开Access之后，其开始工作窗口如图2-3所示。,图2-3 Access 2007界面,该窗口由三个窗格组成，左侧是模板类别窗格；右侧是历史窗格，显示最近打开的数据库；中间是工作窗格，其中下部显示默认模板、帮助信息，上部放置一个

15、空白数据库按钮。,选择“文件”菜单中“退出Access（X）”命令如图2-4所示，或单击Access窗口右上角的【关闭】按钮，即可退出Access环境。,图2-4 退出Access 2007界面,2.3 Access 2007的用户界面,Access 2007的新用户界面由多种元素构成，这些元素定义了用户与产品的交互方式。这些新元素不仅能帮助用户熟练运用Access，还有助于更快地查找所需要的命令。,2.3.1 功能区 Access 2007 中最突出的新界面元素为“功能区”。 功能区是一个带状区域，贯穿于Access2007窗口的顶部，其中包含多组命令。它替代了以前版本的菜单栏和工具栏。功能

16、区为命令提供了一个集中的区域，它包含多个选项卡，在各选项卡中对命令以分组方式管理，通常一个选项卡分为多个命令组。 为了扩大数据库的显示区域，Access允许把功能区隐藏起来。双击活动的命令选项卡，可以关闭功能区。若要再次打开功能区，再次双击活动的命令选项卡即可。,在Access 2007中，功能区包含的命令选项卡有：“开始”、“创建”、“外部数据”和“数据库工具”等，如图2-5所示。,图2-5 功能区的各个选项卡 在功能区中，大多数区域中都有下拉箭头，单击下拉箭头可以打开一个下拉菜单。功能区中，部分区域有一种按钮，单击该按钮可以打开一个设置对话框。,2.3.2 命令选项卡 在功能区中，每个命令

17、选项卡包含多组相关命令，这些命令组展现了其他一些用户界面的元素，如图2-5所示，“开始”选项卡中，就包含“视图”、“剪切板”、“字体”、“格式文本”、“记录”、“排序和筛选”、“查找”等多组命令。 2.3.3 上下文命令选项卡 除上面所述的标准命令选项卡之外，Access 2007 还采用一个名为“上下文命令选项卡”，这是一种新的Office用户界面元素。根据正在进行的操作对象以及正在执行的操作的不同，标准命令选项卡旁可能会显示一个或多个上下文命令选项卡。,例如，在表设计视图中打开一个表，则在“数据库工具”选项卡旁多出一个名为“设计”的上下文命令选项卡。这种上下文选项卡，根据所选对象的状态不同

18、，自动弹出或关闭，具有一种智能功能，给用户带来极大的方便。 表设计视图状态的上下文命令选项卡，如图2-6所示。,图2-6 表设计视图状态的上下文命令选项卡,2.3.4 文件菜单 Access 2007仍然提供了“文件”菜单，这是唯一的一个菜单，其中包含用户习惯使用的几个命令，以及用于文件管理、清除和设置新选项等命令。如图2-4所示。 2.3.5 标题栏 标题栏位于Access窗口界面的最上端，在标题栏中显示的是当前应用程序名。 左边的快速访问工具栏用于放置快速命令按钮。它可以放置到工具区的下方或上方。,中间部分的高亮度条用于显示数据库名称，用鼠标双击此处可以最大化或最小化编辑窗口。 右边为“最

19、大化”、“还原”和“最小化”三个控制按钮。如图2-7所示。,图2-7 标题栏,2.3.6 导航窗格 在Access 2007中打开新的或现有数据库时，数据库中的对象表、窗体、报表、查询、宏等将出现在导航窗格中。 导航窗格有两种状态，折叠和展开状态。通过单击导航窗格上方的按钮，可以展开或折叠导航窗格，如图2-8，2-9所示。,图2-8 折叠的导航窗格,图2-9 展开的导航窗格,在导航窗格中，右击任何对象，可以打开快捷菜单，如图2-10所示。从中选择某个任务，以执行某个操作。,图2-10 导航窗格的快捷菜单,导航窗格中显示数据库中的所有对象，并且将它们分组，单击窗格上部的下拉箭头，可以显示分组列表

20、，如图2-11所示。,图2-11 导航窗格中的对象分组 分组是一种分类管理数据库对象的方法。在一个数据库中，如果某个表绑定到一个窗体、两个查询河一个报表，则导航窗格将这些对象归组在一起。,2.3.7 Access 2007工作区 Access 2007工作区是用来设计、编辑、修改、显示以及运行表、查询、窗体和报表的区域。使用Access 2007所进行的所有操作工作都是在工作区中进行的。 工作区位于Access 2007窗口的右下方，导航窗格的右侧，如图2-12所示。,通过隐藏导航窗格和功能区，可以扩大工作区的范围。,图2-12 Access 2007工作区,2.3.8 选项卡式文档 Acce

21、ss 2007中，采用选项卡式文档取代重叠窗口来显示数据库对象，如图2-13所示。这种选项卡文档界面的优点是便于用户与数据库的交互作用，不仅可以在Access 2007窗口中用更小的空间来显示更多的信息，而且还方便用户查看和管理对象。,打开的对象比较多时，在文档窗口的上部不能全部显示，而只显示一部分对象。可以单击其左右的滚动按钮 、 ，以显示其他的对象。,图2-13 选项卡式文档,2.3.9 状态栏 和以前的版本相同，Access 2007同样在窗口底部显示状态栏。如图2-14所示。使用此状态栏可以查找状态信息、属性提示、进度指示等， 使用状态栏上的可用控件，可以“视图”和“窗口”之间进行切换

22、和缩放。,图2-14 Access 2007状态栏,2.3.10 快捷键 Access 2007的工作界面中，默认状态时不显示快捷键的。要想显示快捷键，可以按下并释放【Alt】键，这样可以在当前视图中每个可用功能的上方有显示键提示，如图2-15所示。,图2-15 显示快捷键,只有按下相应的数字或字母键就可以执行相应的命令操作。继续按下相应的键后，则在打开的相应功能区时，会显示下一级快捷键。例如按下【C】键，则打开“创建”功能区，显示该区域的快捷键，如图2-16所示。,图2-16 “创建”功能区的快捷键,2.3.11 视图 Access 2007中对象的显示方式是视图，不同的对象有不同的视图，在

23、不同的视图中执行不同的操作。例如，表对象有数据工作表视图、数据透视表视图、数据透视图视图和设计视图等。在设计视图中，进行表的设计；在数据工作表视图中，浏览记录和数据。 2.3.12 样式库 Access 2007的新用户界面中，另外一个新功能是引入了一个名为“样式库”的新控件。样式库控件专为功能区的使用而设计，使用样式库可以快速地进行报表、窗体、数据表的设置。其目的是为用户提供一种可视化的方式，以浏览和查看Access 2007可以进行的操作，实现各式的快速设置。,例如在报表页面格式设置中的样式库如图2-17所示。,图2-17 报表页面格式设置中的样式库,2.4 转换文件格式,如果要在Acce

24、ss 2007中使用旧版本创建的数据库，需要进行格式转换。 2.4.1 转换为Access 12 文件格式 可以将旧版本的Access 数据库转换成Microsoft Office Access 2007文件格式，也可以在Access 2007中，打开旧版本的Access数据库而不进行转换。 旧版本的Access 数据库，必须将它们转换成Access 2007文件格式（微软公司把Access 2007又称为Access 12），才能利用Access 2007中新增的功能。将一个数据库转换成Office Access 2007文件格式后，无法在任何旧版本的Access 中打开它（或链接它）。转换

25、之前一定要保存旧版本的副本，以防丢失。,转换方法为： （1）打开以前版本创建的Access 数据库后，单击“文件”“另存为”命令，选择默认的保存格式即可，可以实现格式的转换。 （2）单击“文件”“转换”按钮，在打开的“将数据库转换为”对话框中，输入数据库的文件名，然后单击“保存”按钮。,2.4.2 修改默认文件格式 首先安装Access 2007后，默认文件格式为ACCDB。可以更改默认文件格式，以便Access 2007创建与旧版本Access兼容的MDB文件。可用的文件格式Access 2000和Access 20022003。如果将默认文件格式设置为以上任一种文件格式，则可以利用Acce

26、ss 2007改进的开发环境，但不能向所创建的文件中添加任何Access 2007新功能（如多值查阅字段和Windows SharePoint Services集成）。,更改默认文件格式的操作步骤为：在“文件”菜单上，单击“Access选项”，在“Access选项”对话框的左边窗格中，单击“个性化设置”选项，在此选项下，从“默认文件格式”下拉列表框中选择所需的文件格式，单击“确定”命令按钮。如图2-18所示。,图2-18 文件设置,在Access 2007 中，单击选择“文件”菜单中的“另存为”，如图2-19所示，可以选择Access数据库的保存格式。,图2-19 保存为其他格式的数据库,2.5 浏览Access 2007,2.5.1 浏览分析“罗斯文示例数据库” Access 2007 系统提供了一个“罗斯文示例数据库（Northwind.accdb）”。通过学习“罗斯文示例数据库”，可以理解Access 数据库的