如何运用邮件高效沟通.ppt

1、邮件礼仪及管理,让我们高效的沟通,据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是不必要的,邮件沟通的重要性,电子邮件(E-Mail)是一种最重要的职场沟通方式； 用途：主要体现为日常工作交流、传递自身某种理念和情感、获取外界信息和展示职场形象等；,使所有参与方对于所讨论论题、事实根据和结论、以及达成的共识一目了然，并保持跟进直至工作完成； 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则； 充当作为每个工作项目历史档案的功能； 充当意见不和、起争端时的证明； Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端；,电子邮件的作用,哪

2、些事情需要发送邮件 1）正式工作报告； 2）难以简单用口头表达说明清楚的事项；3）需要双方确认的信息； 4）知识推荐和信息传递；5）没有见面交流条件的其他交流内容； 总结：可以用口头交流解决的，尽量不使用邮件 高效邮件规则如下：,邮件使用说明,邮件到底要发给who？ 会议记录要发给who？,目的：,让邮件更专业,抄送？抄送给who? 密送？密送的处理？,让邮件更专业,目的：,目的：,这些主题恰当吗？ 无主题 *关于您*年*月*日提出的*问题的回复 王先生收 关于*和*等相关问题的回复 Re: Re: Re: Re: Re: 清明节放假事宜,让邮件更专业,1、恰当地称呼收件者，拿捏尺度,2、Em

3、ail开头要有问候语,当收件人为多人时，称呼可用： 各位： 各位领导： 各位同事： Dear all,(如为英文邮件，要用逗号),3、称呼要和收件人清单一致，不含抄送人,用合适的称呼 对方如有职务，应按职务尊称； 如不清楚职务，通常按“x先生/女士”，前提是性别一定要准确； 不熟悉或级别高于自己的人可以直接称呼“x老师”； 称呼全名是不礼貌的； 不要逮谁都称呼“Dear xxx”； 开头结尾最好有问候语 “您好” 、“祝您工作顺利” 是有必要的！ 礼多人不怪，即使邮件中有不妥之处对方也能多一些宽容；,邮件中的称呼与问候,正文要从“称呼”下另起一行，不要和“称呼”在同一行； 正文第一段要概述目的

4、； 在邮件中罗列出所要探讨的要点：6W1H: Who, What, Where, When, Why, How（人事地，时因法）清楚表达观点； 依次排序 从重要到次要、突出重点、按逻辑顺序安排邮件内容； 首先：开门见山，点明问题 其次：细节描述，背景说明 接着：提供支持性材料或附件 留意：原邮件（先前的邮件）加在回复内容之后 每个项目都需要有一个责任人和截止日期； 邮件正文也许很短，但不要写在“主题”中；,邮件正文 ，你懂吗,注意和不同收件人沟通的语气语调； 尽量表达正面积极的态度； 少用专业术语或缩写（行话、网络术语、专有名词、内部缩写）； 情绪高涨时避免立即回复邮件、谨慎处理恶意中伤的邮件

5、； 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注； 要区分Reply和Reply All； 主动控制邮件的来往；可在文中指定部分收件人给出回复；或在文末添上：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复” 转发邮件要突出信息 ；,各部门负责人： 大家好！ 现已将xxxx通知发送至您邮箱，请查收后给予意见或回复！ 祝您工作愉快！ XX公司 XX部门 2014年7月7日,有内容,有称谓,有落款,注：落款先公司名称或部门后日期,有问候,再次问候,让你更懂邮件礼仪,这样的邮件恰当吗？ 直呼收信人全名； “前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”； 邮件中文字拼写错误；,让你更懂邮件礼仪,当

6、邮件是发给客户时，请使用规范的缩略语 可以使用: ASAP, FYI, FYR, 等. 不要使用: pls please ref refer Attn attention qty quantity or qty per as per BR, BstRdgs, Best Regards Thks thanks or thank you,邮件签名档，你懂吗,传送出去的信息可能会被永久留存； 占用公司网络宽带资源； 注意公司资源保密，不外泄；,邮件中最好对附件内容加以简要说明，并提醒对方查看； 附件数目若超过4个，应打包成一个压缩文件； 附件不要太大（如2M以上），否则对方可能接收不到； 如果附件过

7、大，应分割成几个小文件分别发送； 尽量少用不常见的文件格式发送附件，否则对方可能打不开附件，或者会认为附件带病毒而删除附件； 对附件用有意义的名字命名，方便上传、下载、保存、管理；,邮件应及时回复，理想回复时间是2H，特别是紧急重要的邮件； 对一般优先级邮件，应在24H内回复； 即使无法及时满足对方要求，也请告知对方事情进展，或者在跟进中； 出差或休假，应设定自动回复并列明工作接替者； 个别邮件，应进行针对性的回复； 回复不少于10个字； 不要就同一问题多次回复讨论； 重要会议通知需在开会当天或前一天再次邮件向与会人员通知提醒；,这样处理合适吗？ 现在忙，抽时间集中回复； 工作中交流的问题比较复杂，等等再说； 出差或休假中，不能回复邮件； 同一问题，反复回复邮件；,怎样处理你的邮件,1.电话跟进收件人 2.确认对方跟进无问题,