第3章 电子表格处理软件Excel 2003.ppt

1、南京信息职业技术学院,计算机应用技术导论,第3章 电子表格 Excel 2003,教学目的: 了解Excel的窗口界面 了解Excel的基本特点 掌握Excel的基本操作 会使用Excel进行基本的数据处理,3.1 Excel 概述,3.1.1 Excel 2003的功能特点 3.1.2 案例说明,3.1.1 Excel 2003的功能特点,1方便的电子表格操作功能 2. 强大的数据计算和分析处理功能 3. 数据图表图文并茂,3.1.2 案例说明,本章以一个学生信息管理案例来介绍各个知识点的应用，希望读者通过本章节的学习，能够掌握Excel软件的使用。,在学生信息管理案例中，通过多张工作表记录

2、了学生的基本信息和不同学年的成绩信息。通过对数据的录入和计算，可以实现对学生信息的统计分析等处理功能。通过本例制作出的学生基本信息表和数据统计分析表如图3-1-1，3-1-2，3-1-3，3-1-4所示。,3.1.2 案例说明,图3-1-1 学生基本信息表,3.1.2 案例说明,图3-1-2第一学年成绩统计表,3.1.2 案例说明,图3-1-3 第二学年成绩分类汇总结果,3.1.2 案例说明,3-1-4 第一学年成绩分析图表,3.2 创建学生管理工作簿,【案例3-2-1】新建一个工作簿保存在“我的文档”，文件名为“练习1.XLS”，要求在工作簿中有3张工作表，制作效果如图3-2-1所示。,图3

3、-2-1案例3-2-1样例,3.2.1 新建并保存工作簿,1).启动Excel 2003 Excel 2003的窗口及主要组成 标题栏 菜单栏 工具栏 名称框 编辑栏,3.2.1 新建并保存工作簿,2). Excel 2003 的基本要素 (1)工作簿 所谓工作簿指的就是Excel 文档，它是在Excel 环境中用来储存并处理工作数据的文件。一个工作簿可由一个或多个工作表组成。在系统默认的情况下，它由Sheetl、Sheet2、Sheet3这三个工作表组成。 (2)工作表 它是由65536行和256列构成的一个表格，其中行是由上自下按1到65536进行编号，而列号则由左到右采用字母A，B，C进

4、行编号。,3.2.1 新建并保存工作簿,2). Excel 2003 的基本要素 (3)单元格 单元格是Excel 2003中处理信息的最小单位； 单元格可以存放文字、数字和公式； 每个单元格都有一个地址，表示方法如下： 相对地址 ：直接由列号和行号组成，如B245，A1; 绝对地址：在列号与行号前分别加字符“$”，如$A$1,$B$245; 混合地址：在列号或行号前加“$”,如$A1,A$1,3.2.1 新建并保存工作簿,3).保存工作簿 【案例3-2-2】将上例打开的Book1工作簿保存，取名为为“练习1.xls”。 操作步骤(略) 默认位置保存 加密保存,3.2.1 新建并保存工作簿,4

5、).退出Excel 2003,单击“文件”菜单，在下拉菜单中选择“退出”命令。 按Alt+F4键。 单击Excel程序右上角的“关闭”按钮。 双击Excel程序左上角的控制菜单按钮。,在退出Excel时，如果文件没有保存，会出现下面的提示对话框。,3.2.2 工作表管理,【案例3-2-3】打开“练习1.xls”工作簿，要求在Sheet1前插入新的工作表Sheet4，分别将Sheet4、Sheet1、Sheet2工作表重新命名为“学生基本信息”、“第一学年成绩”、“第二学年成绩”。并在本工作簿中复制“第一学年成绩”作为新的工作表。最后，删除该工作表的副本。如图3-2-6所示。 图3-2-6案例3

6、-2-3的样例,3.2.2 工作表管理,Excel 2000在默认情况下，一个工作簿包含3个工作表，用户可根据需要插入、删除、复制、移动工作表等操作。,1激活工作表 在对工作表操作时，首先要选择它，使它成为活动工作表。单击某工作表标签即可. 2.浏览工作表 工作表标签左侧有四个浏览按钮. 3插入工作表 右击某工作表标签(既插入点的工作表标签) 【插入】 选常用项的工作表 【确定】。,6工作表的重命名 右击要改名的工作表标签，在弹出式菜单中选择【重命名】命令直接双击要改名的工作表标签，工作表标签都会变成黑色填充，再输入新的名称，按【Enter】键。,5删除工作表 在该工作表标签上单击鼠标右键，从

7、弹出式菜单中选择【删除】命令。,工作表管理,4移动和复制工作表 选定源工作表 【编辑】 【移动或复制工作表】 在工作簿下拉列表中选目标工作簿 选【建立副本】副选框(注:移动无本项 【确定】。,工作表管理,7.工作表隐藏与/取消隐藏 单击某工作表标签格式工作表隐藏/取消隐藏 8. 工作表标签颜色 单击某工作表标签格式工作表工作表标签颜色 8.默认工作表个数设置 工具选项常规 9工作表的分割 拖动分割条或窗口拆分。,3.3创建学生基本信息表“练习2.xls”,【案例3-3-1】打开工作簿“练习1.xls”，在 “学生基本信息” 工作表中输入如图3-3-1所示数据。,3.3创建学生基本信息表“练习2

8、.xls”,在Excel 2003中，可输入的数据类型有文本、数值、逻辑值、公式和函数等。 1）输入文本 文本是指由字母、汉字、数字或符号等组成的数据,如果要将数字作为字符串（即文本）输入，应先输入一个英文状态的单引号， 例如00201。 文本数据默认为左对齐。 在单元格中换行：Alt+Enter。,3.3创建学生基本信息表“练习2.xls”,2）输入数值 数值型数据默认右对齐 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”或给数字加上圆括号。例-90与（90）等同。 输入带小数点的数据时，小数点只能是半角英文的。 输入分数时，应该先输入一个0，后空一格（只能一个），然后再输入分数，例 0 2/

9、5。 如果要输入百分比数据，可以直接在数值后输入百分号“%”。 在数字中可以包含千分位符号“,”，整数位从低们开始必须是三位一隔，例如7,654,321。否则无效，作文本数据处理。 当输入数据的宽度超过单元格列宽时，单元格中会以科学记数法来表示数值的大小，但单元格中的字符（包括E、小圆点与正号）不能超过11位，在编辑栏中的数字不能超过15位，否则会舍去。,3）输入日期和时间数据 用斜线（/） 或破折号（-）作为日期中年、月、日的分隔符 用冒号（:）作为时间中时、分、秒的分隔符。 如果要输入当天的日期，可同时按下【Ctrl+；】键。 如果要输入当前的时间，可同时按下【Ctrl+Shift+；】键

10、。 输入的日期与时间必须符合常理，月份不能超过12，日期不能超过当月的天数。否则作文本数据处理，如16/20,4） 输入序列 可以表示前后顺序的一组数据称为序列。 （1）. 序列的类型： 文字序列：一月十二月； 数字序列：等差、等比数列； 日期序列：属于日期类型，如12月1日，12月2日； （2）. 输入序列 使用“填充”命令 鼠标拖放 (1) 填充相同的值； (2) 填充自动增1的值（按住Ctrl ,再拖）； (3) 填充等差、等比序列； (4) 填充日期或月的序列；,(3). 自定义序列 如 a f b d g序列，应用 网络 软件技术 移动开发 游戏 设定的方法有两种 添加序列（“工具”

11、“选项”“自定义序列”） 导入序列（选定已经输入序列的单元格区域“工具”“选项”“自定义序列”“导入”按钮。） 技巧： 选定一个区域，然后输入数据，可以使用活动单元格在固定范围内移动。 选定一个区域，输入一个数据后，按住ctrl键，再按Enter键，则可以输入等值的数据。,编辑单元格(1),1.选定单元格 (1) 选取一个单元格 (2) 选取一行或一列 (3) 选取一组连续的单元格区域、行或列（拖动或用Shift键） (4) 选取一组不连续的单元格区域、行或列（先选取一个单元格区域后，再按住Ctrl键不放，选取其它的单元格区域）。 (5) 选取整张工作表（单击行、列交叉处选定整表按钮） (6)

12、 在选定的区域内移动活动单元格 我们只能对当前单元格进行数据编辑，在选定的区域内，使用tab或Shift + tab键，使活动单元格移动。 (7)取消选定 单击区域外的任意位置，即可取消选定。,编辑单元格(2),2. 插入空白行、列、单元格 3. 交换行、列、单元格（对调） 方法一：选定对象“剪切”选择目标位置“插入”菜单“已剪切单元格”。 方法二：选定对象指向被选对象按下右键拖动至目标位置选择快捷菜单中的“右移目标单元格并移动源”。 4. 删除行、列、单元格,编辑单元格(3),5. 行高和列宽的调整 (1). 调整行高 方法一：精确调整行高（选定行“格式”“行”“行高”输入行高值。 方法二：

13、用鼠标拖动（指向行标分隔线，当鼠标形状为实心十字双箭头时，按住左键上下拖动到适当位置。） 方法三：调整适当高度（双击行标的分隔线或“格式”下的“行”的子项“适当高度”） (2). 调整列宽（方法同上）,编辑单元格(4),5. 移动行、列、单元格内容 (1). 移动到空白的区域 (2). 移动到非空白区域 6. 复制行、列、单元格数据 (1) 复制单元格数据（内容、格式刷复制格式）,编辑单元格(5),7. 编辑单元格的数据 (1). 修改单元格的数据（双击单元格或使用编辑栏） (2).清除内容,格式(三种方法) (1) 选中单元格按Del清除内容； (2) 选中单元格“编辑”“清除”（全部、格式

14、、内容、批注）； (3) 拖动填充柄内拖，即可清除内容；,编辑单元格(5),8.给单元格添加批注 添加批注 编辑批注 显示,隐藏批注 删除批注 9.单元格名称 定义名称 删除名称,3.4创建格式化的工作表“练习3.xls”,3.4.1. 设置数字、对齐、字体、边框和底纹 【案例3-4-1】将 “练习2.xls” 工作簿中的“学生基本信息” 工作表格式化，如图3-4-1所示（P115）。,1设置字体格式 操作步骤： 选择单元格或区域。 打开【格式】【单元格】命令。 各选项进行相应设置。 确定。 2设置数字格式 操作步骤类似设置字体格式。,3设置边框 操作步骤： 选择单元格或区域。 打开【格式】【

15、单元格】命令。 在出现的“单元格格式”对话框中 选择“边框”选项卡，逐个选择线条。 例如逐个选择线条样式为粗单实线、红色、外边框；再逐个选择线条样式为细单实线、蓝色、内边框。 单击“确定”按钮。,4设置对齐方式 在Excel 中，默认情况下，单元格中的文本是左对齐，数值是右对齐，且靠下框线对齐。用户可根据需要改变设置。 操作步骤： 选择要设置对齐方式的单元格区域。 打开【格式】【单元格】命令。 在出现的“单元格格式”对话框进行相应设置。 单击“确定”按钮。,图4.26 “对齐”选项卡,5设置底纹和图案 为了使工作表更加美观，具有吸引力，可为工作表或单元格设置底纹和图案。 6自动套用格式 用户除

16、了可以自定义各种各样的格式外，Excel2003系统内部还提供了一些典型的表格样式。 7条件格式 Excel2003中可根据用户输入的条件，对符合条件的数据以特殊的方式显示。 8格式的复制和删除 格式的复制，使用格式复制在多个地方都要设置相同的格式。 格式的删除，选择【清除】菜单命令。,3.4.2. 调整行高、列宽,在Excel 2003中输入数据时，每列宽度的的默认值为8.38个字符，每行高度可自动调整，使其能容纳输入的最大字体。除此之外，Excel 2003中还可以根据用户的需要来设置合适的行高和列宽。 操作步骤： 选择目标行（列）或任意单元格区域。 打开【格式】【行】或【列】 选择【行高

17、】或【列宽】命令， 打开“行高”或“列宽”对话框。 输入行高或列宽的值 确定。,3.4.3. 条件格式设置,【案例3-4-2】将“学生基本信息” 工作表中高考成绩大于600的单元格的数据加粗倾斜，如图3-4-6所示。,3.4.4. 打印工作表,【案例3-4-3】 对“学生基本信息” 工作表进行页面设置并打印，效果如图3-4-10所示。(P118),3.4.4. 打印工作表,1页面设置 打印前要对工作表的页面进行设置，打开【文件】【页面设置】命令，在出现的“页面设置”对话框进行相应设置 【确定】 。 2打印预览 用户可以在实际打印之前，使用打印预览来显示实际打印效果，以决定是否修改内容或设置，从

18、而节省时间和纸张。,3.5 创建成绩统计分析表,【案例3-5-1】打开 “练习3.xls” 工作簿，制作“第一学年成绩” 工作表，制作效果如图3-5-1所示。,统计项目,每个人的总分、平均分、等级、名次 总人数 各科最高分,最低分,平均分 各科及格人数以及及格率,计算学生的总分,案例3.5.2 计算学生总分，如图3.5.2(P121) 准备工作： 打开“练习3.xls”工作薄，输入图3.5.2所示的原始数据。 操作方法： 自动求和法 （P121） 公式求和法 （P121122） 函数求和法 （P122）（sum()函数）,3.5创建成绩统计分析表,1使用公式进行计算 公式应以等号 “=” 作为

19、开头，其中可以包含运算符、数字、文本、逻辑值、函数和单元格地址等。,（1）公式中使用的运算符 Excel2003中常用运算符以下四种： 算术运算符(+、-、*、/、%、等) 比较运算符(=、=、等) 文本运算符( 同行表示条件相“与”，不同行表示相“或”; 字符型数据不用加双引号; 相等的时候省略“=” ; 比较运算符有 , = , ;,3.6.4 分类汇总,在Excel 2003中用户可以根据某一类别进行分类求和、求平均、个数等，这就用到分类汇总。 注意：分类汇总前都必须对分类字段进行排序。 案例3.6.6对练习5.xls工作薄中的第二学年成绩工作表按性别进行分类汇总,求各科成绩的总分、平均

20、分。,操作步骤： 首先对分类字段进行排序 选择数据区域任一单元格 打开【数据】【分类汇总】命令 根据出现对话框的提示进行相应设置,取消分类汇总，只需在所示对话框中单击“全部删除”按钮。,合并计算,可以将来源于一个或者多个数据源的数据进行分类汇总，在汇总前不需要对关键字进行排序。 案例有两个数据表，将统计结果放在目标指定位置。,操作步骤： 按原样准备数据； 单击目标位置左上角单元格； “数据”合并计算 添加引用位置 进行标志项设置 数据区域要有相同的布局。,3.7 制作图表“练习6.xls”,图表是将工作表中的数据用图的形式表示出来。有两种形式，一种是嵌入式图表，另一种是工作表图表。 将创建图表

21、的数据和图表放在同一个工作表中称为嵌入式图表，此时图表是作为一个图形对象存在于工作表中将图表单独放在一个工作表中称为工作表图表。 案例3.7.1对练习5.xls工作薄的第一学年成绩工作表数据按姓名绘制数学、计算机、英语成绩的柱形图。如图3.7.1所示。 先展示样例,1. 图表的建立 （1）用图表工具栏创建 操作步骤： 建立工作表数据。 打开图表工具栏。 选择要建立图表的数据源。 单击图表工具的“图表类型”下拉按钮右“”，在出现的图表类型列表中选一种，即建立嵌入式图表。,2图表的编辑 图表建立好之后，可以对其调整大小、改变图表类型、设置图表格式等可以使图表更加完善美观。 图表编辑内容： 移动图表 改变图表类型 修改图表数据 修改图表选项 改变图表文字、颜色和图案 删除图表,复杂图表,*数据透视图,1.针对学生成绩表,要求不同专业,不同性别的各科成绩平均值.,补充1:其他常用功能,1. 工作表的保护 2. 多窗口操作 3. 屏幕分割和表头冻结 4. 审核 5.宏(录制宏、执行宏),工作表的保护(1),(1)保护工作表 要对保护的单元格的“锁定”的设置：（系统默认） 选择“工具”菜单下的“保护”中的“保护工作表” 内容：表示保护工作表的内容； 对象：表示保