第三章,工作分析

1、.,第三章 工作分析,学时：4 方式：教材+精彩演讲,.,一，工作分析的基本概念和术语,1，什么是工作分析？,工作分析是对组织中各工作职务的特征、规范、要求、流程以及对完成此工作的员工的素质、知识、技能的要求进行描述的过程，它的结果是产生工作描述和任职说明书。,.,一，工作分析的基本概念和术语,2，工作分析应该解决的问题？,6W+H,国外人事心理学家从人事管理角度，提出了职务分析公式（The Job Analysis Formula）,即： （1）用谁（Who），（2）做何事（What），（3）何时（When），（4）何地（Where），（5）如何做（How to do ），（6）为何（Why

2、），（7）为何人（For Whom）。这也就是职务分析所要研究的事项。,.,3，术语,一，工作分析的基本概念和术语,1、行动（工作要素）：工作中不能再分解的最小动作单位。例如从工具箱中取出夹具，盖上瓶盖，将夹具与加工件安装在机床上，开启机床等均是工作要素。 2、任务：为了达到某种明确目的所从事的一系列具体活动。它可以由一个或多个工作要素组成。如工人加工工件、打字员打字都是一项任务。 3、责任（职责）：个体在工作岗位上需要完成承担的主要任务或大部分任务。它可以有一个（项）或多个（项）任务组成。例如，车工的责任是加工零件、加工件的质量检验、机床的维护与保养；打字员的责任包括打字、校对、简单机器维修

3、等系列任务。,.,3，术语,一，工作分析的基本概念和术语,4、职位（岗位）：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。一般说来，职位与个体是一一匹配的，也就是有多少职位就有多少人，二者的数量相等。例如，为了达到组织的生产目标，必须搞好生产管理，包括：生产计划、生产统计、生产调度等，为此设置生产计划员、生产统计员、生产调度员、生产科长等职位。各个职位有各个职位的责任和任务。 5、职务：一组重要的责任相似或相同的职位。如果在政府机关中，职务具有职务地位、职务位置的双重含义。在政府工作人员系列中的厅长、处长等都是职务地位的意思，再如第一副厅长、第二副厅长，其职务均是副厅长，但其职位地位（即其任务

4、和责任）不一样。在企业中，通常把所需知识技能及所使用工具类似的一组任务和责任视为同类职务，从而形成同一职务、多个职位的情况，既一职（务）多（职）位。例如，生产计划员、生产统计员、生产调度员、经济核算员等都是一个职务。,.,6、职位族（职系） 7、职权 8、职业 （P68-69）,3，术语,一，工作分析的基本概念和术语,.,二，工作分析的内容与作用,1，工作分析的内容,（1）职务描述（确定工作的具体特征）：说明工作的物质特点和环境特点，主要解决工作内容与特征、工作责任与权利、工作目的与结果、工作标准与要求、工作时间与地点、工作岗位与条件、工作流程与规范等问题。 工作名称：工作名称应当简明扼要，力

5、求做到能识别工作的责任以及在组织中所属的地位或部门。 工作活动和工作程序：它是职务描述的主题部分，必须详细描述，列出所需的内容。包括所要完成的工作任务与承担的责任；执行任务时所需要的条件，如使用的原材料和机器设备；工作流程与规范；与其他人的正式工作关系；接受监督以及进行监督的性质和内容等。,.,物理环境：工作描述要完整地描写个人工作的物理环境。包括工作地点的温度、光线、湿度、噪音、安全条件等，此外还包括工作的地理位置，可能发生意外事件的危险性等。 社会环境：这是迎合当前人力资源管理的实际而提出来的，是工作描述上（去掉）的新趋势。它包括工作群体中的人数及相互关系，工作群体中每个人的个人资料，如年

6、龄、性别、品格等；完成工作所要求的人际交往的数量和程度；与各部门之间的关系；工作点内外的公益服务、文化设施、社会习俗等等。 聘用条件：主要描述工作人员在正式组织中有关工作安置等情况。它包括工作时数、工资结构及支付方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修机会等等。,二，工作分析的内容与作用,.,二，工作分析的内容与作用,（2）任职说明书：也即任职要求，它说明担任某项职务的人员必须具备的生理要求和心理要求。通常包括以下几方面： 1一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验； 2生理要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度； 3心理要求：包括观察能

7、力、集中能力、记忆能力、理解能力、学习能力、解决问题能力、创造性、数学计算能力、语言表达能力、决策能力、交际能力、性格、气质兴趣爱好、领导能力等。,.,任职说明范例：某银行贷款助理,.,2，工作分析的作用,二，工作分析的内容与作用,（1）为组织结构及其设计提供基础 组织有目标，为达到目标有一系列的任务、职责。所以，组织有各种职位。通过职务分析，组织可以分清各种职务的角色及其行为，为组织结构和设计打下基础。职务分析通过明确组织中职务的性质、职责、要求以及职务间的相互关系，合理地设计职务，尽量避免工作重叠和劳动重复，提高组织的工作效率与和谐气氛。,（2）是制定人力资源计划的依据 职务分析中的职务描

8、述，介绍了有关工作任务、性质、职务、职责等多方面的内容；工作说明书对从事该工作的工作人员的知识、技能、经验等多方面的要求做出了明确规定。从而为人员补充（培训）计划、晋升计划、配置计划等人力资源计划的制定提供了客观依据，有利于组织发展中“人”与工作的相互适应。,.,2，工作分析的作用,二，工作分析的内容与作用,（3）使职务评价和报酬达到公平和公正 职务分析能够为职务评价和员工报酬决策提供信息。我们知道分配原则之一是“按劳分配”、“同工同酬”。然而这个“劳”如何衡量，某一职务的劳动量是多少、劳动难度有多大、应负的责任有多大，从而应该获得多少报酬，这些都需要通过职务分析来确定。所以，职务分析能帮助有

9、关人员客观地评价职务状况，确定这个职务中员工的劳动强度、所负责任、所需知识的多少或能力的大小等等，进而帮助有关人员决定这个职务应得的合理报酬（有助于各项职务合理报酬的确定）。,.,2，工作分析的作用,二，工作分析的内容与作用,（4）使招聘活动有明确的目的 职务分析还是组织招聘员工的依据。员工招聘是组织补充人员的主要方法，所招聘的人员应该满足组织的需要，能够胜任所要从事的工作。因而要求组织（去掉）招聘者清楚胜任该项工作应具备的资格条件，否则招聘活动将是漫无目的，结果也会很糟糕。而工作说明书恰好相应地说明了某项工作任务对任职者在生理和心理等各方面的要求，为设计招聘面试和笔试的内容提供了参考依据，使

10、员工招聘任用有了一个明确的目的和标准，有利于组织选拔合格人才。,.,2，工作分析的作用,二，工作分析的内容与作用,（5）使人员换岗更有效率 录用员工并不总被分配在固定的岗位上，随着员工工作能力的变化他们的工作岗位要作相应调整。那么到底指派从事何种工作？要回答这个问题，首先要有一个非常清楚的职务条件的轮廓，和完成这些职务需要什么样的人；如果对职务描述是模糊的，则指派员工的决策应（去掉）会不正确，换岗的工作效果也差。 （6）使培训和开发员工有合理的方向 培训一个员工需要较高的成本。使用职务分析能帮助人力资源管理部门确定员工的能力和技术、需要训练的内容，从而使培训开发具有针对性，节省培训人员的支出。

11、,.,2，工作分析的作用,二，工作分析的内容与作用,（7）为业绩评价提供客观标准 业绩考评是人力资源管理的主要内容之一。对（去掉）员工业绩评价标准上（应）根据其完成的工作确定的（去掉）。职务分析的结果可以用来作为区别有效与无效操作的标准，以保证比较合理、公平地评价员工的业绩。 （8）帮助明确劳动关系 职务分析提供的信息有助于企业主和工人之间的劳务谈判，同样也有益于解决劳资纠纷司法方面的争议。因为职务分析将（去掉）提供与职务有关的信息，业主和工人都可以利用这些信息，合理争取自己的权益。,.,2，工作分析的作用,二，工作分析的内容与作用,9有利于工程设计和方法的改进 设计设备时，必须了解操作者的潜

12、力，协调好设备与设备操作者之间的关系。由于职务分析能明确人与设备的关系，因而有助于改进工程的设计和方法。 10有利于重视作业的安全 有些工作在没有分析以前，其安全性如环境条件与个人劳动保护防范常常被忽略；而若（去掉）进行了（去掉）职务分析，则会发现其中的一些不安全因素，将这些不安全因素记录下来，以便应用新技术来改变不安全情况或告知员工注意防范。,.,三，工作分析的过程,准备阶段,调查阶段,分析阶段,完成阶段,.,（一）准备阶段 首先是确定职务分析的目标，如可能是企业为了制定培训政策或薪金政策而需要了解各职务的特点。即企业明确职务分析目标就是明确职务分析的结果将用于何处。 然后围绕着已明确的职务

13、分析目标，人力资源部门需要解决以下四个方面问题：一是确定需要那种类型的（去掉）信息类型，二是信息的形式，三是使用什么方法收集职务分析所需的（这些）资料，四是由谁来进行（去掉）资料分析。 具体工作：（P73),三，工作分析的过程,.,三，工作分析的过程,（二）调查阶段 调查阶段是一个收集信息的实质性过程，要全面地调查工作过程、作业环境、工作性质、难易程度、责任、人员条件等内容。 关于工作的调查分析要围绕着（针对）工作本身来进行的。对某项职务应承担的工作的各个构成因素进行调查、分析，确定和描述该职务的工作性质、内容、任务和环境条件；同时还要研究一个职务的具体工作活动，考察与这个工作有关的所有方面，

14、明确此职务工作本身的特点。 关于人员的调查分析（针对人员进行的，）要研究每一职务的任职者所应该具有的基本任职条件。它是在工作描述的基础上，分析、研究和确定担任该项职务的人员应具备的工作能力、知识结构、经验、生理特征和心理特征等方面，它解决的问题是什么样的人可以从事这项工作。应当说明的是人员的调查分析只是分析了解了可（去掉）从事工作的人员的最低要求，而不是从事工作的最佳人选的要求。 具体工作：（P73),.,三，工作分析的过程,（三）分析阶段 该阶段的主要任务是对前阶段围绕工作和人员所作的调查分析的结果进行深入全面的总结分析。具体工作如下： 1仔细审核、整理获得的各种信息； 2创造性地分析、发现

15、有关工作和工作人员的关键成分； 3归纳、总结出工作分析的必需材料和要素。,.,三，工作分析的过程,（四）完成阶段 是工作分析的最后阶段。可以说前三个阶段的工作均是为达到此阶段作为工作目标。此阶段的任务就是根据工作分析规范和信息编制“职务描述书”与“任职说明书”。具体工作如下： 1根据工作分析规范和经过分析处理的信息草拟“职务描述书”与“任职说明书”； 2将草拟的“职务描述书”与“任职说明书”与实际工作对比； 3根据对比结果决定是否修正和如何修正，甚至是否需要进行再次调查研究； 4若需要，则重复23步工作，尤其是特别重要的岗位，可能对“两书”作多次修订； 5形成最终的职务分析的“职务描述书”与“

16、任职说明书”； 6将“两书”运用于实际工作中，并收集运用的反馈信息，以不断完善“两书”； 7对工作分析的工作本身进行总结评估，并将“两书”归档保存（可运用现今的信息技术加以动态的保存）（去掉），为今后的工作分析提供借鉴和信息基础。,.,四，工作分析的方法,职务分析方法就是收集与职务分析有关的信息资料的方法，分为定性分析方法和定量分析方法，最常用的是访谈法、观察法和结构问卷调查法。 重点：访谈法；观察法；关键事件法；工作日志法；,一、定性的方法 （一）面谈法 面谈法是由职务分析人员通过与有关人员或小组进行面对面的交谈，获取与职务有关的信息。包括个人访谈法和小组访谈法。这种方法能提供标准与非标准工

17、作信息，也能提供身体和精神方面的信息。 （1）面谈法原则 1面谈者掌握谈话的主动权，但不能强迫被面谈者说话； 2面谈者的行为和态度应当诚恳，表现出对被面谈者的真正关心； 3面谈者应当引导谈话内容，取得所需信息。,.,（2）面谈的一般过程 面谈分准备、开局、过程控制和结束四个阶段。 1准备阶段：将面谈安排通知到每一位被面谈者，选定能保证面谈私密性的合适场所，不使用表示面谈者与被面谈者的身份标志。 2开局阶段：面谈者先作自我介绍，建立和睦气氛，使双方都处于自然轻松的气氛之中；然后讲清楚面谈的目的、面谈内容、被面谈者合作的重要性；引导并鼓励对方谈话。 3过程控制：控制面谈内容面谈者应按照工作逻辑顺序

18、提问并鼓励被面谈者说话，而不应探讨如抱怨不满、劳动关系、工资等方面的内容；控制面谈的针对性和时间若被面谈者离题太远，无针对性时，则面谈者及时把话题拉回。 4结束阶段：面谈者用一定的方式表明面谈趋于尾声如概括从被面谈者那儿获得的资料、已完成的主要面谈内容，本次面谈所获信息的价值作用。,四，工作分析的方法,.,（二）非定量问卷调查法 问卷调查法是以问卷形式调查工作的任务和职责。 （1）调查问卷的类型 分结构性问卷和非结构性问卷。前者是对某工作任务与职责的大量描述，由员工选择与判断哪些是本工作的任务与职责；后者是事先不提供任何有关某工作的任务与职责的描述，而是由接受问卷调查的员工结合平时工作体会来说

19、明填写。,四，工作分析的方法,.,简单的调查问卷范例：,.,（2）问卷调查法的优、缺点 1优点：获得信息速度快，能在短时间内同时调查许多员工；结构性问卷所获取的信息比较规范化、数据化，因而便于统计分析。 2缺点：问卷结构及事先应提出什么问题难度较大，比较费工；由于是“背靠背”的一种方法，因而不易了解接受问卷调查者的工作态度与工作动机等较深层次的内容,四，工作分析的方法,.,四，工作分析的方法,（三）观察法 观察法是指分析人员借用人的感觉器官、观察仪器或计算机辅助系统实地观察、描述员工的实际工作活动过程，并用文字、图表和流程图等形式记录、分析和表现有关数据。目前常用的观察方法有流程图法、运动研究

20、法、工作样本分析法。 （1）类型 从观察方法来划分，有流程图法、运动研究法、工作样本分析法。从观察者是否兼具工作者双重身份来划分，有参与性观察与非参与性观察两种形式：前者是指观察者本人兼具工作者和观察者的双重身份，这时观察者的身份通常是保密的；后者是指观察者不兼具工作者和观察者的双重身份，而只有观察者一个身份。,.,四，工作分析的方法,.,四，工作分析的方法,（2）观察法的使用原则 在运用常用的非参与性观察法时，应坚持以下原则： 1观察员的工作应相对稳定，即在一定时间内，其工作内容、程序、对工作人员的要求没有明显的变化； 2适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作，不适用于脑力活动为

21、主的工作； 3要注意工作行为本身的代表性； 4观察人员尽可能不要引起被观察者的注意和干扰他们的工作； 5观察前要有详细的观察提纲和行为标准。,.,四，工作分析的方法,（3）观察法的适用范围 观察法特别适用于分析那些在一段时间内，工作内容、工作程序、对工作人员的要求不会发生明显变化的职务，是搜集非语言行为资料的初步方法。它在收集非语言行为资料方面明显优于问卷调查法，观察人员通过直接观察工作所获得的资料比通过工作人员自己描述工作更能深入和全面地了解职务工作信息。此外，它还能观察自然环境或工作场合中工人做什么及如何做等情况。 （4）观察法的缺点 首先，分析人员难以控制可能影响职务活动的外部变量，造成观察的结果不准确；第二，适用对象有局限，它容易观察以体力为主的工作特征，对以智力活动为主的工作特点难以观察；第三，观察的结果难于用数量表示，大部分以文字形式表示，不利于统计分析；第四，观察的样本数通常较少，观察研究的样本比问卷的样本少，而且观察所需要的时间较长，因