第3章 系统总体规划（信息系统分析与设计）

1、第3章 系统总体规划,信息系统分析与设计,3 系统总体规划,31 系统总体规划概述,311 总体规划的必要性 一个组织其管理信息系统的开发建设是一项复杂的系统工程，必须按照系统的方法，将组织看作一个有机的整体，全面、综合地去考虑在组织中建立管理信息系统的问题。而总体规划就是站在组织的战略层次上，全面考虑组织本身所拥有的条件、所具备的潜力、组织进一步发展的需要以及组织所处的环境等各种因素，描绘出组织在一定时期内其管理信息系统所需开发的各类项目，最终达到建立一个组织的管理信息系统的目标。 管理信息系统的总体规划是信息系统生命周期中第一个阶段的工作，是建立管理信息系统必不可缺的基础，其质量直接关系到

2、系统建设的成败。,规划必要性原因： (1)一个管理信息系统通常由若干个子系统构成，为了分析子系统的组成及其相互间的关系，应首先从总体上提出方案。 (2)为了使领导对管理信息系统的开发与否作出决策，并筹集与之相关的费用，需要作出一个概略的投资方案。 (3)在进行具体的系统分析设计之前，应当拿出一个令人信服的系统可行性研究结果，对系统开发建设的效果作出论证。 (4)通常由于能力的限制，整个管理信息系统需要按子系统分期分批地去实现，因此需要事先制定出分步的开发计划。,312 总体规划的任务 系统规划的主要任务包括以下几个方面： (1)制定管理信息系统的发展战略 (2)制定管理信息系统的总体方案，安排

3、开发计划 (3)制定系统开发建设的资源分配计划,信息系统应当服务于组织的管理工作，它的新建、改造或扩充，均应服从于组织的整体目标和管理决策活动的需要。制定信息系统的发展战略，首先要调查分析组织的目标和发展战略，评价现行信息系统的功能、环境和应用状况，然后在此基础上确定目标系统的使命，制定其战略目标及相关决策。例如，企业的信息系统发展战略就要根据企业的目标，从产值、产量、产品性能，产品投资规模等方面来考虑。,制定信息系统的发展战略,在调查分析组织信息需求的基础上，提出信息系统的总体结构方案。根据发展战略和总体结构方案，确定系统和应用项目的开发次序及时间安排。 提出实现开发计划所需要的硬件、软件、

4、技术人员、资金等资源以及整个系统建设的概算，进行可行性分析。,制定信息的总体方案，安排项目开发计划,制定系统建设的资源分配计划,313 总体规划的特点 (1)总体规划工作是面向全局的、长远的问题，具有较强的不确定性，非结构化程度比较高。 (2)总体规划是战略管理层次上的工作，高层管理人员是工作的主体。 (3)总体规划的目的是为整个管理信息系统确定发展战略、总体结构和资源计划，而不是解决系统开发中的具体问题，因此不宜过细。其作用是给后续工作以指导，而不是代替后续工作。 (4)总体规划是组织战略规划的一部分，并将随着环境的改变和发展而发生变化。,314 总体规划的原则 总体规划通常应当遵循以下原则

5、： (1)与组织的总目标相一致 (2)以高层管理需求为重点，兼顾各管理层的要求 (3)管理信息系统要摆脱对组织机构的依从性 (4)便于实施,“自底而上”的策略 由低层到高层的建立过程 由简单到复杂的建立过程 由局部到整体的建立过程 优点：简洁快速，针对性强 缺点：缺乏整体考虑，导致后期修改严重，甚至作废 “自顶向下”的策略 强调整体的协调和规划 由全面到局部、由远期到近期 优点：系统设计完整、结构清晰、功能明确，而模块之间的连接良好 缺点：随着系统规模的增加设计成本会急剧增加，开发步骤严格，但缺少灵活性,综合开发策略 在规划阶段应用“自顶向下”的策略确定新系统总体方案，在系统开发阶段利用“自底

6、而上”策略对一个个业务子系统进行具体功能和数据的分析、分解。,32 对现行系统的初步调查,在提出了开发建设管理信息系统的要求之后，第一步工作应当制定系统的总体规划。而在具体制定总体规划之前要做的就是对现行系统进行初步调查，因为初步调查是为总体规划和随后要做的可行性研究提供定性和定量的依据。 初步调查一般由有经验的系统分析员、管理业务骨干和有关部门的领导所组成的调查小组负责。,321 调查内容 (1)组织的目标和任务 (2)组织概况 (3)外部环境 (4)现行管理信息系统的概况 (5)目标系统开发条件,(1)组织的目标和任务 组织目标是指一个组织在较长一段时间内生产经营活动的奋斗目标以及发展方向

7、、远景规划。组织任务一般是指为实现组织的长远目标而制定的近期的生产经营内容。 (2)组织概况 组织性质、隶属关系、历史沿革、目前的规模以及人员、设备、资金、技术水平和经济效益的状况。 产品构成与特点、产品的加工工艺流程与特点、主要消耗材料的品种和数量以及供应情况、用户的数量与分布、产品销售的现状与趋势等。 组织机构、管理体制、管理水平的情况。,(3)外部环境 组织与外界的物质、资金、信息方面的往来关系对管理信息系统的开发影响很大。因此，必须了解其纵向领导关系、横向联系关系、同行业间的竞争情况，以及对供、销情况有重大影响的协作单位的概况。 (4)现行管理信息系统的概况 了解现行管理信息系统的职能

8、、工作内容、信息流程、相关人员的数量与素质、系统的工作质量、效率、可靠性以及存在的薄弱环节。这一部分内容的调查，对于判断新系统开发的必要性和形成新系统的目标将起重要作用。,(5)目标系统开发条件 这部分工作主要为论证新系统开发的可能性提供充分的依据。内容主要包括： 决策者、管理部门负责人以及广大管理人员对开发新系统的态度、他们的信息意识。态度的正确与否，信息意识的强弱将决定新系统的成败。 管理工作基础的好坏，包括：管理机构是否健全、职责与分工是否明确与合理、规章制度是否齐备、各主要管理业务是否科学合理、各种原始与基础数据是否完整和准确等。 可提供的资源，主要包括可投入到系统开发中的人力、物力和

9、财力。 约束条件，指一些不以系统开发人员的主观意愿为转移，对系统开发起限定作用的某些情况。,322 调查要领 (1)初步调查应注意和侧重宏观方面的内容，不要一下就自觉或不自觉地陷入到具体细节当中。 (2)注意对周围环境状况的调查，例如，同行业其他单位的情况，主管部门的态度，政策法规、产品或服务的前景等。 (3)多定量、少定性，尽量以具体数字为依据。,323 调查方法 调查的方法主要有观察法、资料收集法、会议讨论法、个人访谈法、表格调查法、专家调查法等多种方法。,观察法主要是通过观察询问以了解现行系统的运行状况和存在的问题。 资料收集法主要是通过查阅组织或业务部门的报表、计划、总结、文件、规章制

10、度等了解组织的概况及其他基本情况。,会议讨论法可以集思广益，效率较高，可以进行横向与纵向的交流与沟通，还可以作出决议，但要注意在会议召开前将会议主题和相关内容及资料交给与会者，使大家有备而来，同时要作好会议记录并加以妥善保存。 个人访谈法可以更深入地了解某些问题，并可以避免人们的从众心理。访谈前也可将讨论的有关问题提示性的告诉被访人，使之有所准备。可以采用现场交谈、预约面谈、电话、通信或电子邮件等多种方式进行。,表格调查法可以用于调查普遍性的问题。要合理设计问题，为了节省答卷人的时间，可对大部分问题采取选择答案的方式。 专家调查法适用于对重大问题的判断，如确定系统的目标，对某些指标的权重确定等

11、。 以上各种方法可以根据需要选择使用，也可以综合使用这些方法。,3.3 系统总体规划的方法（企业系统规划法）,企业系统规划法(BSP,Business System Planning)是通过全面调查，分析企业信息需求，制定信息系统总体方案的一种方法。其工作流程的四个基本步骤是： (1)定义管理目标 (2)定义管理功能 (3)定义数据分类 (4)定义信息结构,总体规划准备,了解组织机构,建立目录树,定义管理功能,定义数据类型,纵观原信息系统,定义信息结构,确定子系统实现顺序,计算机逻辑配置,可行性分析,企业系统规划法是通过全面调查， 分析企业信息需求， 制定信息系统总体方案的一种方法。 其工作流

12、程如图3-1所示。,目标,四个基本步骤： (1)定义管理目标 确定各级管理的统一目标，各个部门的目标要服从总体目标。只有明确企业的管理目标，信息系统才可能给企业直接的支持。 (2)定义管理功能 定义管理功能，即识别企业在管理过程中的主要活动。,(3)定义数据分类 在定义管理功能的基础上，把数据分成若干大类。 (4)定义信息结构 定义信息结构也就是划分子系统，确定信息系统各个部分及其相关数据之间的关系，确定各子系统实施的先后顺序。,3 3 1总体规划的准备工作 总体规划涉及较高的管理层次，要与多个管理部门接触，困难比较多。总体规划的成功与否，很大程度上取决于管理部门的支持和对总体规划队伍的信任。

13、因此，规划的准备工作十分重要。 总体规划的准备工作包括以下几方面的内容： (1)确定总体规划范围，一般延伸到高层管理。 (2)成立总体规划小组。 (3)收集数据。 (4)制定计划，画出总体规划工作的PERT图或甘特图。 (5)准备好各种调查表和调查提纲。 (6)开好动员会,组织机构调查 每个企业通常都有现成的组织机构图。但是仅了解纵向的层次领导关系还不够，更重要的是要了解组织机构内的各种联系，如资料传递关系、资金流动关系、物资流动关系等等。此外，在进行组织机构调查时还要注意： (1)切实了解各部门的职责 (2)在组织机构图中重点画出与信息系统有关的部分,确定管理目标 为了确定拟建的信息系统的目

14、标，需要调查了解企业的目标和为了达到这个目标所采取的经营方针以及实现目标的约束条件。 目标调查就是要通过采访各级管理部门，帮助他们提炼、归纳、汇总目标，绘制出目标树。各子目标要服从它所属的父目标，目标之间不能互相矛盾，也不应完全相关。子目标的指标是根据上级指标、本企业历年统计、同类组织的最好指标等数字来确定的。,确定管理功能 企业系统规划方法强调管理功能应独立于组织机构，从企业的全部管理工作中分析归纳出相应的管理功能。这样设计的信息系统可以相对独立于组织机构，较少受体制变动的影响。 1.资源及其生命周期 这里说的“资源”是广义的，指被管理的对象。有 两类有形的资源：关键性资源和支持性资源。 资

15、源的生命周期，是指一项资源由获得到退出所经历的阶段，一般划分为四个阶段： (1)产生阶段(2)获得阶段(3)服务阶段(4)归宿阶段。,2.识别功能的方法 可以根据资源的生命周期来识别功能。资源生命周期的四个阶段给出了确定功能的一般规律。但并非所有资源的生命周期都一定具有这四个阶段，在一个阶段中也不一定只有一个功能，应根据实际情况来决定。 (1)从战略计划方面来识别功能。 (2)根据支持性资源的生命周期识别功能。,表3-1支持性资源的生命周期,(3)从企业的工作目标出发观察关键性资源来识别功能，表3-2是一个电子企业部分功能的例子。,表3-2关键性资源的生命周期,(4)汇总分析 对以上三个方面识

16、别出来的功能进行汇总分析，以减少层次上的不一致和重叠，并把 同类型的功能归类，在此基础上绘制出功能流程图。功能流程图可以检验是否识别出所有的功能，判定分析人员是否理解企业过程，也是今后定义信息结构的模型。,资源的生命周期提供了识别功能的线索，但识别功能并没有固定的公式。开始时可以参照类似企业总结出来的情况。总体规划组的每个人都要参加这一工作，各人识别一套功能，然后一起讨论、汇总，得到统一的认识，并对每个功能进行较详细的定义。 识别功能以后，可以把功能和组织之间的关系画在一张表上，这就是组织功能矩阵， 如表3-3所示。这张表不仅表达了组织与功能之间的关系现状，而且还表达了它们的合理关系。系统分析

17、阶段要按功能对各组织进行进一步的调查。,表3-3 组织/功能矩阵,说明：表示主要负责；表示参加；/表示一般参加,确定数据类型 在总体规划中，把系统中密切相关的信息归成一类数据，称为数据类，也可称数据类型，如客户、产品、合同等，都可称为数据类。 识别数据类的目的在于了解企业目前的数据状况和数据要求，查明数据共享的关系，建立数据类功能矩阵，为定义信息结构提供基本依据。,1.定义数据类的方法 定义数据类的基本方法，仍然是对企业的基本活动进行调查研究。一般采用实体法和功能法分别进行，然后互相参照，归纳出数据类。 (1)实体法 与企业有关的可以独立考虑的事物都可定义为实体，如客户、产品、材料、现金、人员

18、等等。每个实体可用四种类型的数据来描述，即文档型、事务型、计划型、统计（汇总）型。,这四种数据类型的特点如表所示。,(2)功能法 每个功能都有相应的输入和输出的数据类型。对每个功能标出其输人、输出数据类，与第一种方法得到的数据类比较并进行调整，最后归纳出系统的数据类，一般为3060个数据类。 2.功能数据类矩阵 功能和数据类都定义好之后，可以得到一张功能数据类表格，表达功能与数据类之间的联系，如表3-6所示。功能与数据类的交叉点上标以C，表示这个数据类由相应的功能产生，U表示这个功能使用这个数据类。,子系统的划分（U/C矩阵）及其实施 顺序的确定 1.划分子系统的方法 (1)调整功能数据类矩阵 首先，功能这一列按功能组排列，每一功