行政秘书培训(ppt).ppt [人力资源模板-人事培训].ppt

1、,2001年12月,行政秘书培训,目标,掌握标准的秘书接待方式 提高电话接听技能 学会使用交流与沟通技巧 上司心目中理想之秘书 与上司相处之道,秘书的工作范围实不可轻而视之，其负责的职责也关系重大,外表与礼仪小贴士,佩戴胸卡 着装得体 真诚微笑 礼貌耐心 交谈时应站立 交谈时注视对方 交谈时不双手抱于胸前,乐于助人 用手指示方向 不在办公室化妆 不在办公室吃东西 不在办公时间看书报 给予访客及时、热情的关注 与保安保持良好的工作关系,秘书不再只是同事之间人际关系的润滑剂，更不是花瓶，已是企业重要位置的资讯中枢地位,电话接听标准要求,电话铃响三声内接起 热情问候 表明自己的身份 说话时保持微笑

2、礼貌地称呼对方 调整好音量和语速 表示兴趣和关注,保持冷静与礼貌 将留言记录在留言簿 重复对方的话 及时转达留言 请求对方等候先询问 告知对方要等多久 掌握简单的英语会话,秘书必须具有明晰的头脑、敏于应变、冷静、谦虚、有气度、办事能力强、效率高等能力,待客小贴士,预先登记即将来访的客人的基本信息 清楚了解办公室同事的职责范围 公司有重大活动须事先知道 了解同事当天的外出情况 永远礼貌待人 永远不嫌“对不起”、“谢谢您”说得太多,在职的秘书认为帮助工作忙碌的上司，不是等指示下来才去做，而是率先处理安排，积极加以辅助,接待应约而来的客户,您好，请问您找哪位？,我与你们总经理有约。,接待应约而来的客

3、户,请问您的公司?您贵姓？以便我通知老板。,我是奥美广告公司的南茜。,接待应约而来的客户,谢谢，请稍等。请这边坐。您需要咖啡还是茶？,茶，谢谢。,接待应约而来的客户,请南茜女士进来，谢谢。,对不起，总经理先生，奥美广告公司的南茜已经来了，是不是请她进来?,接待应约而来的客户,起立并热情招呼客人 询问他是否有约 询问他与哪位老板有约 询问他及其公司的姓名 请他坐等 茶水或咖啡（递上报纸或公司简介） 通知与客人约好的上司,没有人天生就精通秘书十八般武艺，但一位称职的秘书人员必须怀抱一份上进的决心,工作职责,负责处理中外方经理的一些个人及日常行政事务 负责制定和控制全公司办公用品的预算 建立和实施有

4、效的全公司办公用品的领用制度 配合财务部作好月末清点工作 负责全公司办公设备的管理与维护 负责处理公司日常行政事务 收发邮件 收发传真 酒店订房 订购机票 订购火车票,抱定相关专业知识都想学习的毅力，以提升自我工作之等级,订购鲜花 预订用车 预订会议室 付款 写告示,秘书应具备的条件、秉性与能力,耐心、努力、热诚、积极、礼貌、冷静,社交、观察、语言、电脑操作,相关专业知识,截人之长，补己之短,上司心目中理想之秘书,自动化 反应能力 效率、精确 努力工作，有敬业精神 分享上司之秘密，不要揭穿老板之秘密 完成杂务专案（倒咖啡、茶水，整理、清洁） 控制事务之能力（过滤访客） 偶尔要打小报告 上司永远是对的,秘书人员是一份助力，而非阻力,与上司相处之道,替上司保守秘密 要作适当之进退及表现 做错事要知道错的原因 了解上司的喜好，客户的喜好 将相关资讯提供上司，适时给予建议 了解上司及自己人际风格，然后加以配合 体谅上司之压力、作适度交谈之关心、化解 知道上司的目标，按照此方向努力协助达成目标 知道上