电子表格Excel基础知识.ppt

1、第5章 电子表格软件Excel,Excel 2003是Microsoft Office 2003系列软件之一，是用于显示和管理数据，并能对数据进行各种复杂的运算、统计的表格处理软件，掌握Excel电子表格处理软件，可以成倍地提高工作效率。 通过学习本章内容，应该能够掌握： 了解Excel 2003窗口的组成及特点； 掌握Excel 2003表格的编辑操作和表格数据的编辑操作； 掌握图表的设置； 掌握函数、排序等数据统计分析的方法； 了解数据透视表的应用。,5.1 Excel2003概述,5.1.1 基本功能 Excel表格处理软件可以创建和修改工作表、数据图表，可以进行复杂的数据计算与分析，其

2、强有力的数据库管理功能、图表功能、丰富的宏命令和函数，可以最大限度地把人们从枯燥乏味的数据处理工作中解放出来。因此该软件在财务、金融、审计、经济、统计及其他部门和领域都得到了广泛的应用。,5.1.2 启动和退出 Microsoft Office 2003安装好后，可以通过以下几种常用方法启动Excel 2003： 选择“开始”“程序”“Office 2003”“Excel 2003”。 双击桌面上“Excel 2003”快捷图标。 双击Excel编辑的电子表格文件，系统会先启动Excel 2003，再打开该文件。 关闭Excel 2003，可以采用下列常用方法中的一种： 选择“文件”“退出”命

3、令。 单击Excel 2003窗口标题栏右端的“关闭”按钮。 双击Excel 2003标题栏左端的控制按钮； 按Alt+F4组合键。,5.1.3 Excel 2003窗口 Excel2003启动后，出现Excel2003窗口，主要功能如图5.1所示。,5.1.4 工作簿、工作表和单元格 1. 工作簿 Excel文档称为工作簿文件，由工作表组成；工作表由单元格组成。每次启动Excel之后，都会自动创建一个新的空白工作簿，其默认名称是BookX(X为1，2，3，n)。Excel的工作簿是由一张或若干张表格组成，每一张表格称为一个工作表。Excel系统将每一个工作簿作为一个文件保存起来，其扩展名为.

4、XLS。, 新建工作簿 Excel启动后，会自动建立一个名为Book1的空工作簿，并预置三张工作表(分别命名为Sheet1、Sheet2、Sheet3)，其中将Sheet1置为当前工作表。 选择“文件”“新建”菜单项，在任务窗格中选择“空白工作簿”或“本机上的模板”，选择一种模板后，单击“确定”按钮。 打开已有的工作簿 双击工作簿文件，即可启动Excel并打开该工作簿。 选择“文件”“打开”，选择一个Excel文件后打开。 保存工作簿 选择“文件”“保存”（或另存为）命令。如果是第一次保存工作簿，系统弹出“另存为”对话框。在“另存为”对话框中选择要保存工作簿的位置，并输入保存的文件名，最后单击

5、“保存”按钮。“另存为”对话框中的其他功能的意义如下： 保存为模板：在“保存类型”中选择“模板”，保存位置自动为“Templates”文件夹。 加密保存：单击“工具”下拉菜单中“常规选项”，在“保存选项”对话框中输入“打开权限密码”或“修改权限密码”，单击“确定”按钮。,2. 工作表 一个工作簿是由若干张工作表组成，在一个工作簿中所包含的工作表都以标签的形式排列在工作簿的底部，当需要进行工作表切换时，只要用鼠标单击相应的工作表名称即可。Excel工作表是由65536行和256列组成的一张表格。行用数字来表示，称为行号；列用英文字母表示，称为列标（也可称为列号）。列标的表示从一个英文字母（如A、

6、B、C、.）开始，超过26列时用两个字母AA、AB、AZ、BA、BB、IV表示。工作表用于组织和分析数据，工作表的默认名称是SheetX(X是1，2，3n)。在Excel中工作簿和工作表的关系就像是日常的帐簿和帐页之间的关系。一个账簿可由多个帐页组成，一个帐页可以反映某个项目的数据情况。新建的工作簿中默认包含三张工作表，可以根据需要插入新的工作表。, 选定工作表 工作簿中正在操作的工作表被称为活动工作表，活动工作表显示在工作簿的最上层，其名称下带有下划线显示，如图5-1中的“Sheet1”。如需要改变当前活动工作表，可在要选定的工作表名称上单击，如在图5-1中单击“Sheet2”。 插入新工作

7、表 单击“插入”“工作表”。 右击工作表标签（如Sheet1、Sheet2等），在快捷菜单中选择：“插入”“工作表”。 删除工作表 右击要被删除的工作表标签，在快捷菜单中选择“删除”命令。 选择“编辑”“删除工作表”，删除当前正在操作的工作表。, 重命名工作表 右击要重命名的工作表标签，在快捷菜单中选择“重命名”命令。 双击要重命名的工作表标签，键入新名。 移动、复制工作表 在工作簿中移动工作表，可以拖动要移动的工作表标签。 在工作簿中复制工作表，要按住Ctrl键的同时，拖动工作表。,3. 单元格 由行和列交叉的区域称为单元格。单元格的命名是由它所在的列标和行号组成。单元格名列标在前，行号在后

8、。例如C6为第6行第C列交叉处的单元格。 要输入数据或对数据进行操作，必须先选定该单元格或单元格区域，以下为选取单元格或单元格区域的方法。 单个单元格：单击某个单元格，该单元格就被粗黑边框包围，表示已被选定。该单元格被称为活动（或当前）单元格。并且对应的单元格名称会出现在名称框中。 单元格区域：是一组连续单元格，若想选定工作表中的单元格区域，除了使用鼠标拖动以外，还可以单击所选区域的左上角单元格，然后按住Shift键，再单击该区域右下角单元格。此时名称框内显示的是区域左上角单元格的名称。 选定离散的单元格或单元格区域：选定第一个单元格或单元格区域后，按住Ctrl键，再单击其它所要选定的单元格或

9、单元格区域，即可选定多个离散的单元格。 选定整行或整列：单击某行或某列所在的行号或列号即可完成。若用鼠标拖动，可选择连续的整行或整列单元格。 选定工作表：单击工作表左上角的“全选”按钮，可以选定整个工作表。,5.2 Excel2003的基本操作,5.2.1 工作簿的创建 启动Excel 2003后，自动生成Book1.xls工作簿文件，选择“文件”“保存”，在“另存为”对话框中选择好“保存位置”，在“文件名”中输入文件名后，单击“保存”按钮。,5.2.2 工作表数据的输入 可以直接在活动单元格中输入数据，也可以在编辑栏中输入数据。 直接在活动单元格中输入数据。输入完成后，可以用以下方法进行确定

10、： 按Enter键。 按Tab键。 单击编辑栏中的“输入”按钮。如果要取消输入，则单击编辑栏中的“取消”按钮。 在编辑栏中输入数据。先选定要存放数据的单元格，然后将插入点定位在编辑栏中，输入数据。输入完成后，确定的方法同上。,1. 输入常量 所谓常量是指数值保持不变的量。常量有3种基本类型：数值、文本和时间日期。 输入数值常量：数值常量就是数字。一个数字只能由正号（+）、负号（-）、小数点、百分号（%）、千位分隔符（，）、数字0-9等字符组成。 如果输入的数据多，单元格中只能显示数字的前几位，或者以一串“#”提示用户该单元格无法显示这个数据，可以通过调整单元格的列宽使其正常显示。 数值常量默认

11、的对齐方式是右对齐。 如果要输入正数，则直接输入数字即可。 如果要输入负数，必须在数字前加一个负号“-”或者给数字加一对圆括号。例如，输入“-1”或者“（1）”都会得到-1。 如果要输入百分数，可直接在数字后面加上百分号%。例如，要输入50%则在单元格中先输入50，再输入%。 如果要输入小数，直接输入小数点即可。 如果直接输入某个分数，系统有时可能会识别为日期，例3/4，识别为3月4日。可在输入3/4前加一个空格。, 输入文本常量：文本常量可以包含汉字、大小写英文字母、数字、特殊符号等。如果要把数值作为文本类型处理的话，则要在数字前输入英文状态下的单引号（），例如输入电话号码5279594，则

12、要输入5279594。 如果输入的文本过长，内容将扩展到相邻列显示。文本常量默认的对齐方式是左对齐。 输入时间日期：在Excel中常用的日期输入格式有3种：“07-1-11”，“07/1/11”，“11-Jan-07”。其中“07-1-11”为默认格式。时间型数据的输入格式有“925”、“814PM”等。,2换行输入 若在一个单元格中换行输入数据，可以通过两种方法实现。 方法一：当光标变成型时，按住Alt+Enter组合键。 方法二：右击单元格，选“设置单元格格式”，在“单元格格式”对话框中，选“对齐”选项卡，选中“文本控制”下的“自动换行”复选框。 3输入相同数据 要在不同单元格中输入相同数

13、据，可以先选中要输入相同数据的单元格，然后在编辑栏中键入数据内容，最后按Ctrl+Enter键。,4填充输入 利用Excel提供的自动填充功能，可以向表格中若干连续单元格快速填充一组有规律的数据，以减少用户的录入工作量。Excel可以自动填充日期、时间和数值的序列以及数字和文本的组合序列。一般的文本型常量分为两种，一种是由数字和文本组合而成的具有增、减序的数据，如“1991年”、“4月”和“星期一”等。另一种是无数字，不具有增、减序的数据，如“工程师”等。 可以用不同方法实现数据填充操作。,使用填充柄 在某个单元格或单元格区域输入要填充的数据内容。 选定已输入内容的单元格或单元格区域，此时区域

14、边框的右下角出现一个小黑块，即填充柄。 鼠标指向填充柄时，鼠标指针变成黑色“+”形状，此时拖动填充柄经过相邻单元格，就会将选中区域的数据按照某种规律填充到这些单元中去。 另外，文本类型的内容也可以使用同样的方法快速填充。值得注意的是，自动填充效果利用复制方式是达不到的。,填充操作完成后，在区域框右下角出现的一个智能标志。单击下拉箭头，会弹出填充功能的4项选择功能，可以根据填充格式的需要进行选择，如图5-2所示。, 任意步长序列的自动填充 选定相应的单元格，填入数据，然后选择“编辑”“填充”“序列”，在弹出的“序列”对话框中，选择“序列产生在”的行列、类型、步长值和终止值等，单击“确定”按钮。

15、自定义序列 Excel 2003除本身提供的预定义序列外，还允许用户自定义序列。例如可以把经常用到的时间序列、课程科目、商品名称等做成一个自定义序列。 在Excel中自定义序列步骤如下： 选择“工具”“选项”“自定义序列”，在“输入序列”编辑框中，填入要填充的新序列， 输入时项与项之间用Enter键换 行间隔，序列内容输入完毕后， 单击“添加”按钮，即可将新序列 加入左边的“自定义序列”列表中， 如图5-3所示，单击“确定”按钮。 单击工作表中某一单元格，输入“计算机基础”，然后向右或向下拖动填充柄，释放鼠标，即可填充所定义的序列。,5设置数据有效性 在Excel中，使用“数据有效性”功能可以

16、减少输入数据的错误率。数据有效性的设置方法和操作步骤如下。 打开“数据有效性”对话框。选定需要设置的单元格，选择“数据”“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框，如图5-4所示。, 设置数据有效性条件。选择“设置”选项卡，在“允许”下拉列表框中选择该单元格允许的数据类型，例如“整数”。在“数据”下拉列表框中选择“介于”，在“最小值”文本框中输入0，在“最大值”文本框中输入100。 设置单元格的输入信息。选择“输入信息”选项卡，在“标题”文本框中输入“数据输入限制”，在“输入信息”文本框中输入“数字应在0100之间”。 设置单元格的出错警告信息。选择“出错警告”选项卡，设置样式为“停止”，标题为

17、“输入出错”，错误信息为“数据超出范围”。 检测有效性设置情况。在单元格中输入“360”，然后按Enter键，查看有效性的设置情况，如图5-5所示。,5.2.3 单元格格式设置 1设置文字或数字的格式 单元格中的内容通常为文字或数字两种，因此内容格式的设置也包括这两个方面。 设置文字格式 设置单元格中文字的格式，可使单元格的内容显得更加美观。选择需要设置字体的单元格或单元格区域，按照Word中设置文字字体的方法在格式工具栏中进行设置即可。也可在“单元格格式”对话框中的“字体”选项卡下进行详细设置，其操作方法也与Word中的“字体”对话框相似。 设置数字格式 要对输入到单元格中的数字进行格式设置

18、，可选择该单元格或单元格区域，然后打开“单元格格式”对话框中的“数字”选项卡，进行相应的设置。,2设置对齐方式 打开“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，可对单元格中的数据对齐方式进行设置，具体操作如下： 在“文本对齐方式”栏下的“水平对齐”下拉列表框中，可选择数据在水平方向上的对齐方式，其中有常规、靠左、居中、靠右、填充、两端对齐、跨列居中以及分散对齐等选项，默认值为“常规”。 在“水平对齐”下拉列表框中选择“靠左（缩进）”或“靠右（缩进）”选项后，“缩进”数值有效，可设置单元格内容由左向右或由右向左的缩进量值，以字符为单位。 在“垂直对齐”下拉列表框中可选择数据在垂直方向上的对齐方式，有

19、靠上、居中、靠下、两端对齐以及分散对齐等选项。 在“文本控制”栏中，选中“自动换行”复选框，表示超过单元格列宽的文本会自动换行；选中“缩小字体填充”复选框，表示文本字体将会缩小填充在单元格列宽范围内；选中“合并单元格”复选框，表示可将选择的多个单元格合并为一个单元格。 在“文字方向”栏中可以设置文本排列的方向，包括根据内容、总是从左到右和总是从右到左三种方式。倾斜角度值，可通过右边的方向转盘或下边的数值框调整。,3设置单元格的边框和颜色 为了使工作表更加美观、醒目，有时需要设置单元格的边框及其颜色，其具体操作如下： 选择要设置边框或边框颜色的单元格区域。 “单元格格式”对话框，单击“边框”选项

20、卡。 在“边框”栏中单击各边框的按钮，在“线条”栏的“样式”列表框中选择一种边框线条的样式，在“颜色”下拉列表框中选择边框的颜色。 4设置单元格背景图案 通过设置单元格的背景图案，可以让整个表格或部分单元格以不同效果显示，具体操作如下： 打开“单元格格式”对话框，单击“图案”选项卡。 在“颜色”列表框中选择所需的颜色，即可将单元格背景设置为所选颜色，在“图案”下拉列表框中可选择单元格底纹样式和底纹颜色。,5调整单元格的行高和列宽 根据单元格中内容的不同，可以对单元格的行高或列宽进行调整，其具体操作如下： 选择要改变行高或列宽的单元格区域。 选择“格式”“行”“行高”命令，在“行高”对话框中可以

21、调整行高。 选择“格式”“列”“列宽”命令，在“列宽”对话框中可以调整列宽。,6单元格的合并与合并单元格的拆分 单元格的合并： 选定要合并的多个单元格，然后选择格式工具栏中的“合并及居中”按钮。 选定要合并的多个单元格，打开“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，在“文本控制”栏中，选中“合并单元格”复选框。 合并单元格的拆分： 选定被合并的单元格，打开“单元格格式”对话框中的“对齐”选项卡，在“文本控制”栏中，将“合并单元格”复选框的去掉。,5.3 数据统计,5.3.1单元格的引用 单元格在工作表中的位置用地址标识。即由它所在列的列标和所在行的行号组成该单元格的地址。例如，第C列和第4行交叉

22、点的单元格地址就是C4。一个单元格的地址，如C4，也称为该单元格的引用。 单元格地址的表示有三种方法： 相对地址：直接用列标和行号组成，如A1，IV25等。 绝对地址：在列标和行号前都加上$符号，如$B$2 ,$B$8等。 混合地址：在列标或行号前加上$符号，如$B2,E$8等。 这三种不同形式的地址在公式复制的时候，产生的结果可能是完全不同的：,相对地址引用：当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置时或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着位移而改变。 绝对地址引用：把公式复制或者填入新位置时，公式中的单元格地址保持不变。 混合地址引用：把公式复制或者填入新位置时，公式中

23、的绝对部分保持不变，相对部分会随着位移而改变。 在引用单元格时，必须使用单元格地址。例如$A5表示对A列的绝对引用和对第5行的相对引用。 为了使用户能够在不同工作簿的多个工作表之间进行数据处理，一个完整的单元格地址除了列标、行号外，还要加上工作簿名和工作表名。其中工作簿名用方括号 括起来，工作表名与列号、行号之间用！号隔开。例如： 学生成绩分析表.xls学生成绩表!C3 表示工作簿“学生成绩分析表.xls”中“学生成绩表”工作表的C3单元格。,5.3.2自动计算功能 对于输入的数值数据，Excel提供了自动计算的功能，只要选定包含数据的单元格区域，状态栏中就自动出现计算的结果。 Excel20

24、03提供的自动计算功能包括：求和、求平均值、求最大值、求最小值、计数等。单击工具栏上的“自动求和”,可以在弹出的快捷菜单中选择所需功能。 其中“计数”与“计数值”的区别是： 计数：计算选定的单元格区域中所有非空单元格的个数。 计数值：计算选定的单元格区域中所有含有数值型数据单元格的个数。,5.3.3使用公式和函数 1运算符及其优先级 Microsoft Excel 2003 包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。 算术运算符 要完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，用来连接数字和产生数字结果等，可使用表5-1所示的算术运算符。, 比较运算符 可以使用下列运算符

25、比较两个值。当用运算符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。比较运算符及其含义如表5-2所示。, 文本连接运算符（&） 将两个文本值连接或串起来产生一个连续的文本值。例如：North&wind 引用运算符 :（冒号）区域运算符，产生对包括在两个引用之间的所有单元格的引用（B5:B15）。 ,（逗号）联合运算符，将多个引用合并为一个引用（SUM(B5:B15,D5:D15)）。 （空格）交叉运算符产生对两个引用共有的单元格的引用（B7:D7 C6:C8）。 运算符优先级 运算符优先级依次为引用运算符、算术运算符、连接运算符、比较运算符。 引用运算符优先级 :（冒号）、（单个

26、空格）及 ，（逗号） 算术运算符优先级 - 负数、% 百分比、 乘方、*和/、+和 连接运算符优先级& 连接两个文本字符串（串连） 比较运算符 =、=、。 注：比较运算符是属同级运算。 若要更改求值的顺序，可把公式中要先计算的部分用括号括起来。,2. 使用函数 Excel提供了200多个内置的函数，包括数学与三角、日期与时间、财务、统计、文本、逻辑等多种不同类型的函数。很多常用公式，如：求最大值、平均值、求和等，Excel都已将它们转换成函数，从而能更加方便地计算。例如公式： = (B1+B2+B3+B4+B5+B6)/6 可以改用函数： = AVERAGE(B1:B6) 显然，使用函数可以节

27、约输入的时间并减少打字错误的机率。 函数的格式 每一个函数都以函数名开始，在函数名后面是执行运算所需的参数。所有参数必须用一对圆括号括起来，如果有多个参数，则应以逗号隔开各参数。参数又分为必选和可选两种，如果没有参数，函数名后面的圆括号也不能省，如TODAY()。 函数的输入 在需要使用函数的时候，可以在编辑栏中输入“=”后，直接输入函数名和参数，也可以借助使用“插入”“函数”。,常用函数有： 数学和三角函数 ABS（参数）-求出参数的绝对值。 例如，在单元格C2中输入“=abs(-2)”，则显示结果为：2。 INT（参数）-“参数”取整，不四舍五入，而是将参数向下取整为最接近的整数。 例如，

28、在单元格D2中输入“=int(7.8)”，则显示结果为：7。 MOD（n，d）-求出n/d的余数，除数d不能为0。 例如，在单元格E2中输入“=mod(3,2)”，则显示结果为：1。 RAND（）-求出0-1的随机小数。 例如，在单元格F2中输入“=rand()*(10-1)+1”，则显示结果为1-10之间的随机小数。, SUM(number1,number2, .) -求1 到 30 个参数（Number1, number2, .）的和。直接键入到参数表中的数字、逻辑值及数字的文本表达式将被计算。 例如，在单元格A2:A6中输入“-5,15,30,5,true”，在单元格B2中输入“=sum

29、(A2:A6)”, 则显示结果为40。 SUMIF(range,criteria,sum_range) -按给定条件对指定单元格进行求和。 参数含义：Range 为用于条件判断的单元格区域；Criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件，其形式可以为数字、表达式或文本；Sum_range 是需要求和的实际单元格。 例如，在C1单元格中输入“=SUMIF(A1:A4,160000,B1:B4)”，则显示结果为：63000。如图5-9所示。, 文本函数 left(字符串,位数) -从左至右截取“字符串”的相应位数的子串。 例如，在单元格C1中输入“=left(abcdefghijklm,4)

30、”, 则显示结果为abcd；在D1中输入“=left(微机应用基础,4)”， 则显示结果为：微机应用。 len(字符串) -返回字符串的位数（空格计算在内）。 例如，在单元格C2中输入“=len(Microsoft Office)”，则显示结果为：16；在D2中输入“=len(微机应用基础)”， 则显示结果为：6 mid(字符串,位数，长度) -返回从指定位置开始截取“字符串”的相应长度。 例如，在C3单元格中输入“=mid(abcdefghijklmn,4,5)”， 则显示结果为：defgh；在D3中输入“=mid(微机应用基础,2,3)”，则显示结果为：机应用。 right(字符串,位数)

31、 -返回从右往左截取“字符串”相应位数。 例如，在C4单元格中输入“=right(abcdefghijklmn,4)”， 则显示结果为：klmn；在D4中输入“=right(微机应用基础,2)”，则显示结果为：基础。, 统计函数 average(number1,number2,)-返回数值的平均值。参数中出现的数值文本、逻辑值等将被转换成数值后再参与计算。 例如，在单元格E1:E5中分别输入“15,true,7,12,5”，在F1中输入“=average(E1:E5)”，则显示结果为：8。 count(number1,number2,.)-返回数值单元格的个数。 例如，在单元格E1:E5中分别

32、输入“15,true,7,12,5”，在G1中输入“=count(E1:E5)”，则显示结果为：3。 max(number1,number2,)-返回参数中最大数。 例如，在单元格A8:A12中分别输入“1530，1870，7890，52100，2541”，在单元格B8中输入“=max(A8:A12）”，则显示结果为：52100。 min(number1,number2,)-返回参数中最小值的数。, 逻辑函数 if(value_test,value_test_true,value_test_false) value_test：逻辑判断，value_test_true：逻辑判断为“真”时返回的值

33、，value_test_false：逻辑判断为“假”时返回的值。 IF函数可以有七层嵌套。 例如，在单元格E8中输入“=if(53,good,bad)”， 则显示结果为：good。,5.4 图表功能,5.4.1 建立图表 图表是工作表数据的图形表示。来自工作表单元格的数值，在图表中被表示成长短或大小不一的条形、折线、柱形、扇形或其它的形状，并使用不同的颜色表示。将数据以图表形式显示，可使数据显得美观并且直观，也有助于估计数据的走势或比较不同工作表数据之间的差异。 可以利用“插入”“图表”或单击工具栏中“图表向导”按钮两种方法来创建工作表图表。Excel提供几十种图表类型，可以根据自己的需要来选

34、择不同的图表类型。生成的图表有两种方式： 嵌入式图表：与数据同在一张工作表中。 图表工作表：单独存放在一张新工作表中。,两种方式生成图表的方法相同，操作步骤如下。 先选定用于生成图表的数据区域，再选择“插入”“图表”命令，或直接单击工具栏中“图表向导”按钮，系统弹出“选择图表类型”对话框。如果这时你已经选取了数据区域，还可以单击“按下不放可查看示例”按钮，观看生成的图表的大致情形。 选择图表数据源。如果还没有选定用于生成图表的数据区域，可以重新选定；使用Ctrl键和鼠标组合，可以选定工作表上不连续的区域。另设置图表向导数据是如何分类的，即系列产生在行或列。 设置“图表选项”，可输入图表标题、坐

35、标轴名称并设定是否显示网格线、图例、数据表等。 设置图表位置：嵌在已有的工作表中，还是生成一个新的工作表。,5.4.2 编辑图表 图表生成后，可以对其进行编辑，例如制作图表标题、向图表中添加文本、设置图表选项、删除数据系列、移动和复制图表等。为对图表进行进一步的调整，单击选定图表的任一部分（如分类轴、数值轴、图形区、图例等），即可编辑该部分的属性；另外右击图表可弹出快捷菜单，也可以对图表进行编辑。,1. 转换图表类型 要改变图表的类型，可以按以下步骤进行操作： 在图表的任意位置单击，激活图表。 选择“图表”“图表类型”命令，打开“图表类型”对话框。 选择其他合适的图表类型后，单击“确定”按钮。

36、 改变图表类型的另一种方法是：选定要编辑的图表，然后在“图表”工具栏中，单击“图表类型”按钮，再在弹出的菜单中，选择所需图表类型即可。 由于图表类型不同，坐标轴、网格线等设置不尽相同，所以在转换图表类型时，有些设置可能会丢失。,2. 设置图表选项 制作好的图表，可以通过编辑“图表选项”进行重新设置。 选定该图表，选择“图表”“图表选项”命令，打开“图表选项”对话框。 切换到“标题”选项卡。重新设置“图表标题”、“分类(X)轴”和“数值(Y)轴”，单击“确定”按钮。 切换到“坐标轴”选项卡，如图5-17所示，在这里设置图表中的坐标轴，如果取消“分类(X)轴”复选框，结果分类(X)轴不见了。如果取

37、消“数值(Y)轴”复选框，结果数值(Y)轴消失，当然也就看不到Y轴上的数值刻度了。如果选中“时间刻度”单选按钮，不管X轴数据的实际意义，一律在X轴标注时间。,在“数据标志”选项卡中可以设置数据的标志方式，如图5-18所示。数据标志显示在数据系列的上方。在该选项卡中设置要显示哪些数据标签，如表中显示“值”标志。,3. 设置图表区 图表区包含图表中除绘图区以外的所有对象，可以把它理解为图表的背景。在图表的空白处双击（或选择“格式”“图表区”命令），就会打开“图表区格式”对话框，该对话框有三个选项卡：分别是“图案”、“字体”和“属性”。 在“图案”选项卡中，可以设置图表区的“边框”与“区域”颜色，如

38、图5-19所示；切换到“字体”选项卡，可以设置图表区中的字体，如图5-20所示；还可以切换到“属性”选项卡，设置图表区的“对象位置”等。,4. 改变图表大小 要想改变图表的绘图区或图表区大小，可在图表绘图区或图表区的区域上单击，就会显示出控制点，将鼠标指针移到控制点附近，鼠标指针变成双箭头形状，这时按下鼠标左键并拖动就可以改变图表的大小。 5. 移动和复制图表 要移动图表的位置，只需在图表范围内的任意空白位置按下鼠标左键并拖动，就可以移动图表，如果按住Ctrl键拖动图表时，可以将图表复制到新位置。,6. 选定图表的某部分 在编辑图表的任一部分之前，先介绍一下如何正确地选定要编辑的部分。前面已经

39、介绍过，只要单击就可以选中图表中的任一部分，但是有些部分很难准确地选中。下面介绍一种准确选中图表各部分的方法：激活图表后，从“图表”工具栏的“图表对象”下拉列表框中，可以选择图表的各个组成部分，如图5-21所示。,7. 编辑图表的某部分 单击图表中要编辑的任一部分，该元素就会出现控制点，拖动控制点就可以改变大小；如果想删除该部分，按下键盘上的Del键就可以删除，图表将显示余下的部分。,5.5 数据管理与数据分析,5.5.1数据清单 数据清单是包含相似数据组的带标题的一组工作表数据行。由这些数据行组成的数据区域，就可以叫作数据清单。数据清单可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字段。 在E

40、xcel中建立数据清单应遵循以下规则： 避免在一个工作表上建立多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能（如筛选等），一次只能在一个数据清单中使用。 在工作表的数据清单与其它数据间至少留出一列或一行空白单元格。在执行排序、筛选或插入自动汇总等操作时，有利于Excel选定数据清单。, 避免将关键数据放到数据清单的左右两侧。因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。 在数据清单的第一行里创建列标题，列标题相当于数据库的字段名，Excel 使用这些标题创建报告，以及查找和组织数据。 如果要将标题和其它数据分开，应使用与其它数据不同的图案、边框或大小写样式等，而不要使用空格或插入一行虚线。 在设计数据清

41、单时，应使同一列中的各行具有相同的数据类型。 在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格影响排序和查找。 一列中的所有单元格应使用同一格式。,5.5.2排序 1. 简单排序 简单排序指按单列数据进行排序，操作步骤如下： 在该字段的列中选择任一单元格。 用鼠标单击常用工具栏中的“升序排序”或“降序排序”按钮，即可完成。 2. 复杂数据排序 复杂排序指按多列数据进行排序，操作步骤如下： 选择数据列表中的任意单元格，或选取欲排序的部分单元格区域。 用鼠标选择“数据”“排序”，打开“排序”对话框。如图5-38所示。, 分别在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”下拉列表框中选择所要的字

42、段名，并选择升序或降序。 选择“有标题行”或“无标题行”。 按“确定”按钮，即可完成排序。,5.5.3 数据筛选 筛选的意义是将满足条件的数据显示在数据列表中，其他数据则被隐藏起来。通过筛选数据清单，可以只显示满足指定条件的数据行。 1. 自动筛选 首先必须确认光标正在数据列表中。选择“数据”“筛选”“自动筛选”，数据列表中各字段名的右边出现一个下拉箭头，单击该箭头将拉出一个列表，以便选择。选择“（自定义）”出现“自定义自动筛选方式”对话框，如图5-39所示。,对一列数据进行筛选后，还可以针对另外一列数据再进行筛选。筛选出的数据同时符合两列数据中的筛选条件。 再次选择“数据”“筛选”“自动筛选

43、”，可以取消筛选。,2. 高级筛选 高级筛选可以用较为复杂的多个条件组合来进行筛选，筛选条件中还可以包含公式，筛选结果也可以复制到其他区域中。要进行高级筛选，首先数据区域的第一行要有一个列标题，如图5.40所示的“班级”等，然后需要指定一个区域来存放筛选条件，通常可以把这个条件区域直接放到原数据区域的上方，这样可以使筛选条件一目了然。可以在原数据区域的上方插入至少3个空白行来存放筛选条件，并将原数据区域中的列标题复制到第一行中。筛选条件可以放到一行或多行中，但必须确保在条件区域和数据区域之间保留一个空白行。 设置筛选条件 如果输入的条件在同一行中，则该行中的各条件是“逻辑与”的关系，如果条件在

44、不同行中，那么不同行的条件是“逻辑或”的关系，即只要满足其中任何一个条件的数据都可以被筛选出来。, 高级筛选 选择数据区域中的任一单元格。选择“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框。 Excel可以自动选择需要进行筛选数据区域。如果选择不准确，可以单击“列表区域”右侧的“选择区域”按钮，选择数据区域。 选择条件区域。单击“条件区域”右侧的“选择区域”按钮，选择条件区域。选择条件区域时，要包含条件区域中的列标题在内。 如果要将筛选结果复制到其他位置，可以在“复制到”的右侧选择要复制筛选结果的区域。 如果要筛选数据区域中重复数据，可以勾选“选择不重复的记录”。 单击“确定”按钮。 E

45、xcel将按照条件进行筛选。如果是在原有区域中进行的筛选，筛选后要恢复显示筛选前的全部数据，可以选择“数据”“筛选”“全部显示”。,将筛选结果放到不同的工作表中 如果要将筛选结果放到不同的工作表中，如需要将“学生成绩表”中的数据筛选到Sheet2表中，必须先让Sheet2工作表处于活动状态，然后再进行高级筛选。 选择Sheet2表中的某个单元格，选择“数据”“筛选”“高级筛选”，弹出“高级筛选”对话框。 在“方式”区中，选择“将筛选结果复制到其他位置”，如图5-43所示。 单击“列表区域”右侧的“选择区域”按钮，单击“学生成绩表”表标签，选择数据区域，如“学生成绩表!$A$6:$F$21”。

46、选择条件区域。单击“条件区域”右侧的“选择区域”按钮，在“学生成绩表”中选择条件区域，例如“学生成绩表!$A$2:$F$4”。 在“复制到”的右侧选择要复制筛选结果的区域，如“Sheet2!$A$1”。 单击“确定”按钮，筛选后的结果被复制到Sheet2表中的A1:F5区域中。, 在条件中使用通配符 在条件中使用“*”、“?”通配符可以实现多种多样的筛选。,5.5.4分类汇总 分类汇总是将工作表中的数据清单某一列已排序的数据，按数值相同的原则进行分类统计，并将分类汇总的结果在工作表中显示。分类汇总可进行求和、求平均值、求最大值等。进行分类汇总前必须先对数据进行排序， 1. 分类汇总三个基本要素

47、 分类字段：对分类字段的数据进行排序。 汇总方式：确定汇总函数，如求平均值、计数、求和等。 汇总项：确定对那些字段进行汇总。,2.汇总的方法 确保汇总的区域中没有空行或空列。 单击要分类字段的列中的单元格，选择“数据”“排序”“升序排序”（或“降序排序”）。 在数据区单击，选择“数据”“分类汇总”菜单项。如图5-45所示。, 在“分类汇总”对话框的“分类字段”下拉列表中，单击进行排序列的字段名称。 在“汇总方式”中，选择所需的用于计算分类汇总的函数。 在“选定汇总项”中，选择包含了要进行分类汇总的数值的列字段。若本次汇总前，已经进行过汇总，选中“替换当前分类汇总”表示不保留原来的汇总数据，否则

48、将保留原来的汇总数据。若选中“每组数据分页”，则每类汇总数据将独占一页。若选中“汇总结果显示在数据下方”，则每类汇总数据将出现在该类数据的下方，否则将出现在该类数据的上方。 单击“确定”按钮，则汇总完成。 生成分类汇总数据行将插入到表中各类数据的下方（或上方），此外还会产生一个总的汇总数据行。当插入自动分类汇总后，Excel将分级显示列表，以便为每个分类汇总显示和隐藏明细数据行。如图5-46所示，左上角的标志，分别对应三级数据。其中，一级为总的汇总数据、二级为分类汇总数据、三级为参与汇总的原始数据和汇总结果，可以单击相应标识查看不同级别的数据。,5.7其他功能,5.7.1保护工作簿与工作表 保护数据是指限制他人对数据的访问，也可防止因误操