08第八章+文书处理.ppt

1、第八章 文书处理,学习目标 主要内容 本章小结 思考练习 知识结构图,1,2,3,理解和掌握文书处理程序及其各环节的 要求； 能够运用所学的文书处理程序的要求分 析案例； 掌握文书立卷的分类法和组合方式。,主 要 内 容,第一节概述 第二节收文处理 第三节发文处理 第四节立卷 第五节归档、清退和销毁,第一节 概述,一、公务文书处理的概念 二、公务文书处理的特点,一、公务文书处理的概念,公务文书处理指国家机关或企事业单位 收文、发文、立卷、归档等一系列活动。,二、公务文书处理的特点,公务文书的处理具有以下两个特点： 程序性 公务文书的处理具有程序性，它表现在文书 处理活动的各个环节是有序的，体现

2、出公务文书 生成、运转和社会组织管理实践活动的客观规律。 规范性 公务文书的处理具有规范性，这是由于为了 保证文书工作正常进行，各单位必须制订相应的 工作制度，文书的撰写和存档编目等具有严格的 形式规范。,1,2,第二节 收文处理,一、收文 二、收文的办理,一、收文,收文的过程，见图81。,图81 收文的过程,二、收文的办理,（一）拟办,即由综合办公部门或业务部门负责人及有关工作 人员，对部分收文的办理提出建议性意见，供有关领 导者批办时参考的活动，见图82。,图82 拟办的工作要求,即由组织的领导人或部门负责人对 公文办理提出批示意见的决策性活动。,（二）批办,批办的原则 统一负责，合理分工

3、； 实行分层(纵向)负责的原则； 努力提高批办的效率； 注意检查批办的效果。,1,2,3,4,即通过对公务文书的阅读、贯彻执行与办复，具 体办理和解决其内容所针对的事务和问题的活动。 1.承办的工作范围，见图83。,（三）承办,图83 承办的工作范围,2.承办的方式,领导明确批示要本单位综合办公室自办 的公文，由办公室直接承担办理。这类 自办文件的承办，分为不需回复和需要 回复两种。 领导批示不再办理的公文，由秘书注明 办结情况，作为办毕文书处置。 需要转交有关部门办理的公文，要及时 登记转出，即转办。,1,2,3,3.承办的工作要求,承办的三点工作要求，见图84。,图84 承办的工作要求,（

4、四）催办,即根据承办时限和内容要求对部分公 文的承办情况进行督促检查，以防积压的 活动。催办是文书处理程序中具有监督、 反馈功能的环节。,1.催办的种类,催办的方式主要有四种，见图85。,2.催办的方式,图85 催办的4种方式,催办工作的三点要求，见图86。,3.催办工作的要求,图86 催办工作的要求,4.催办检查的文件范围,（五）注办,即承办人在公文办理完毕之后，简要签注承办经过 和结果以备查考的活动。注办标志着收文办理过程结束。 注办后，该收文应归入办毕文书。 注办的内容有五方面，见图87。,图87 注办的内容,第三节 发文处理,一、发文文稿的生成 二、发文制作 三、发文的传递、 公布与督

5、促,一、发文文稿的生成,（一）拟稿,即撰写文稿的活动。拟稿是发文工作的第一个环 节，公文质量主要取决于文稿的质量，所以，拟稿要 做到三方面，见图88。,图88 拟稿的要求,即当文书内容涉及其他不相隶属（含 同级）组织或部门的职权范围时，发文机 关应依法同其协商，只有在征得同意后， 才能发文，若协商未果，则不能行文。,（二）会商,亦称审核，指公文草稿在签发之前由部门负责人 或秘书人员进行全面核查与修正的活动。 核稿包括文书的内容、形式和处理程序。重点是 把好以下三关，见图89。,（三）核稿,图89 核稿的三关内容,即由对公务文书负有法定责任的领导人 对经审核后的文稿进行终审的活动。 除按有关规定

6、由会议批准的公文外，签 发是绝大多数公文生效的法定程序，公文草 稿一经签发即成定稿，具备正式公文的效用。 签发是各级领导人履行自身职责的重要工作 环节，必须依法、依职进行。,（四）签发,1.签发的类型,2.签发的权限 签发不能越权，各单位应根据各位领导人的 职权范围规定其签发权限，建立分层签发制。 3.“先核后签”原则 为确保公务文书的有效性，一般应先核稿， 后签发，签发后的定稿未经原签发人同意，一般 不能再作改动。 4.签发规范 签发时，签发人应在“发文稿纸”相应栏目内， 批注同意发出的意见，并署职务、姓名和日期。,二、发文制作,（一）注发,即在签发之后由文书人员在定稿上批注缮印制发 要求的

7、活动。,缮印即根据定稿缮写、印制公文正本的活动。,（二）缮印,即以定稿和格式设计要求为基准，对 缮印的文书校样或印本进行全面核对检查， 发现并纠正错漏的活动。通常对文稿至少 校对三次。,（三）校对,用印即在公务文书上加盖发文机关印章证实其法 定效力的活动。签署即由签发公文的正职领导人在正 本落款处签署其职务、姓名以证实其法定效力的活动。 其中用印的要求，见图810。,（四）用印与签署,图810 用印的要求,三、发文的传递、公布与督促,（一）分装 即按照有关规定和要求，拣配和分装文 书，进行发文登记和装封，准备对外发出的 活动。其工作步骤有三步。 （二）发出（传递） 将分装后的文件，交给外收发人

8、员，要 求接收时清点数量，检查封装质量、办理签 收手续。,（三）公布,公文公布的意义有三方面，见图811。,图811 公文公布的意义,即核查重要公文的实际执行情况，督促并协助承 办单位全面落实文件精神，解决有关问题的控制性活 动。与催办的区别如下：,（四）查办,第四节 立 卷,一、文书立卷的概念 二、文书分类方法 三、文书组卷方法 四、平时归卷 五、组卷工作,一、文书立卷的概念,将办理完毕、具有查考和保存价值的 文件材料，按照它们在形成过程中的联系 组成案卷称为立卷。所谓案卷是一组经过 鉴定、分类，各文件形成有机联系的文件 组合体。,二、文书分类方法,（一）按照年度分类 即根据文件形成和处理的

9、年度将其划分 成若干类别，以每年1月1日至12月31日为一 自然年度。其具体处理方法是：本年度形成和办毕的文书在本年度立卷。 跨年度文书有9类方法处理。此外，机关工作除了使用自然年度外， 有时还使用专门年度。,（二）按照组织机构分类,即按照文件内容所反映的问题来划分 文件类别，习惯上也称“事由分类”。诸如 按照是否反映同一事件、同一案件、同一 人物或同一业务的标准进行分类。,（三）按照问题分类,是根据各类文件客观存在的保存价值确定的。,（四）按照保管期限分类,三、文书组卷方法,（一）按作者特征组卷 按作者特征组卷，即将同一作者制发的文件 组合成案卷。 （二）按问题特征组卷 按问题特征组卷，即将

10、反映同一事件、案件、 人物、问题、业务活动和同一工作性质的文件集 中组卷。 （三）按时间特征组卷 按时间特征组卷，就是将属于同一年度或同 一时期的文件组合成案卷。,（四）按名称特征组卷 就是将名称相同或性质作用相同、相近的 文件集中组卷。 （五）按通讯者特征组卷 按通讯者特征立卷，就是将本机关与某一 机关之间就一定问题进行工作联系而形成的来 往文书集中整理立卷。 （六）按地区特征组卷 按地区特征组卷，就是将内容涉及同一地 区的文件组成案卷。,四、平时归卷,（一）立卷类目 是指机关文书部门根据本单位工作活动的规律， 按照立卷的原则要求和方法，制定的归卷计划。1立卷类目可分两种，见图812。,图8

11、12 立卷类目的种类,2.立卷类目的结构,（二）平时归卷工作,是指机关的公文立卷人员根据已经编好的立卷类目， 将已经处理完毕的文件，随时按类目上的有关条款归入 卷内。 文件的平时归卷，主要有以下几个方面的工作，见 图813。,图813 平时归卷五个方面的工作,五、组卷工作,（一）调整定卷 调整定卷是指在平时归卷的基础上，详细检查每类 文件的材料，进行适当的调整，并且最后确定组合案卷 的一项工作。 调整定卷应注意两方面内容，见图814。,图814 调整定卷应注意的问题,卷内文件的完整性,调整定卷,卷内文件的联系性,（二）具体组卷,1.排列卷内文件 文书按特征组卷后，还需要给卷内文件排 序，使之前

12、后具有联系。通常可按文书的时序 排列。如往来文书，自然来文在前，复文在后。 2.编页（件）号 卷内文书排序后，应按排定顺序依次编写 页（或件）号。页号统一编写在每页文件的正 面的右上角，凡有图文的页面均需编写页号 （空白页不编页号）。编写页（件）号时要避 免漏页或重页。,3.填写卷内文件目录,4.填写卷内备考表,卷内备考表置于卷内文件之后，用以注明卷内文 件及其立卷的状况，以备档案人员和利用者日后查考。 卷内备考表包括4方面的内容，见图815。,图815 卷内备考表的内容,5.填写案卷封面,（1）案卷标题的结构作者（责任者）内容（问题）名称（文种）,6.案卷标题的写法,（2）案卷标题的表达要求

13、,装订案卷是为了使卷内文件避免散失 和损坏，对文件起到固定和保护作用。文 件装订有按卷装订的，也有按件装订的， 同一机关内应规定文件装订的形式。,7.装订案卷,第五节 归档、清退和销毁,一、归档的概念 二、归档制度 三、归档应注意的问题 四、清退和销毁,一、归档的概念,指将组成的案卷定期向机关档案 室移交的活动。,二、归档制度,（一）归档范围指需要转化为档案的文件的范围，即能够 转化为档案，作为长期和永久保存的文件范围 （二）归档时间 指文书处理部门向档案部门移交应归档案 卷的时间。根据机关档案工作业务建设规范 的规定，文书部门或业务部门一般应在次年6月 底以前向档案部门移交案卷。一些专门文件

14、或 个别业务单位、驻地分散的单位可另行规定切 合实际的归档时间。,（三）归档要求,根据国家档案法的有关规定，文书处理部门或业 务部门向档案部门移交案卷时必须遵循如下规定，见 图816。,图816 归档的要求,三、归档应注意的问题,归档应注意以下三个问题，见图817。,图817 归档应注意的问题,四、清退和销毁,（一）清退 指根据有关规定和要求，将部分办毕 文书经过清理，定期或不定期地退还原发 文机关或由其指定的专门部门的活动。,（二）销毁,指按照有关规定，对失去留存价值或留 存条件的公文做毁灭性处置的活动。 销毁范围。包括所有办理完毕、业经清 理鉴定确认不具备留存价值或留存条件的文 件材料。

15、销毁方式。应根据待销文件的数量及机 关工作条件，分别采用焚烧、粉碎、送指定 造纸厂化成纸浆等方式。,1,2,公务文书处理包括收文、发文、立卷、归档等一系 列活动。这些活动构成了日常办公室的“办文”工作。各 项工作均有其工作要求，掌握和遵守这些要求，就能够 提高办公效率。 我们可以用方框图勾画文书处理活动的系列过程。 收文处理主要程序分为七个步骤。 发文处理主要程序： 拟稿会商核稿签发注发缮印校对用 印签署分装传递 立卷和归档是文书办毕后的工作。立卷要掌握文件 分类和组合的方法，本章所讲文书组合方法称为六特征 组卷法，现在大部分机关的立卷都采用此方法。,分析下面的公文标题有哪些错误，并修改之。 沈阳市汽车局关于违反财经纪律的通报 对王金寿旷工三天的处分决定 对唐山市机械公司关于公司所属各工厂开 展节能运动的指示的转