XX公司档案管理手册(试行版)

1、XX公司档案管理手册(试行版)目 录一、分类方案1.1档案分类方案1.2档案分类、归档范围与保管期限表二、管理办法2.1归档文件整理方法2.2员工人事档案管理办法2.3建设工程档案管理办法2.4声像档案管理办法2.5会计档案管理办法三、规章制度3.1档案保密制度3.2档案保管制度3.3档案统计制度3.4档案利用查阅制度3.5档案鉴定制度3.6档案销毁制度3.7档案库房管理制度3.8档案防火安全制度3.9档案管理的工作流程四、其它附表一案卷封面附表二卷内文件目录附表三备考表附件四声像档案目录附表五案卷封面附表六卷内目录一、分类方案1.1档案分类方案1.1.1目的为了加强公司档案工作整体建设与科学

2、化、规范化、标准化管理,促进档案信息的开发利用,根据企业档案管理规定,使档案资源更好地为公司生产经营服务,结合档案管理工作的实际情况,特制定本分类方案。1.1.2适用范围本方案主要适用于集团本部。档案的分类整理、组织案卷和排架管理,是各子公司(版块)档案分类的基本依据。可参照执行。1.1.3定义(1)企业档案-是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。(2)类号-是指类目的标识符号。用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序。1.1.4管理职责(1)-公司行政部负责制定企业档案分类方案。(2)-所属各子公司参照执行企业档案分类方案。1.1.5分类原则(

3、1)-企业档案分类原则是以企业全部档案为对象,依据企业管理职能,结合企业档案构成的内容及其形成特点,保持档案之间的有机联系,既可满足企业档案分类管理的需要,又适当考虑了今后发展的需要,具有一定的包容性和延伸性,便于科学管理和开发利用。(2)-企业档案分类以办公职能为基础,类目设置考虑了企业档案的实际情况。为了便于管理利用,本方案只设到二级类目。二级以下类目的设置,根据有关规定或实际情况可自行调整。1.1.6类目的设置(1)-企业档案分类设置五级类目。即:行政管理类、经营管理类、建设工程类、会计档案类、特殊载体。一级类目应保持稳定,不得变动。(2)-企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点

4、设置。档案分类、归档范围与保管期限表中所设二级类目是企业档案分类的基本二级类目,一般不予变动。(3)二级以下类目的设置,各子公司可根据有关规定和自身实际,参照档案分类、归档范围与保管期限表中基本范围自行确定,一般不宜超过三级。(4)类目的级位表示上下位的隶属关系。档案数量少的单位,可只分到一级或二级类目。没有档案实体的类目可空号不用。1.1.7分类方法(1)行政管理类的归档文件采用:问题年度保管期限进行分类。(2)经营管理类的二级类目按工程程序设置,三级类目按建设项目先后设置。(3)建设工程类的二级类目按工程开发先后顺序设置。(4)会计档案类的二级类目按文种设置。1.1.8标识符号(1)-企业

5、档案分类中的类目标识符号,一律采用阿拉伯数字标识。(2)-公司企业档案分类一级类目阿拉伯数字标识。即:行政管理类-0经营管理类-1建设工程类-2会计档案类-3特殊载体-41.1.9档号编制与排列(1)文书立卷以文件级排列,示例:02.-1|案卷顺序号|年度|二级类号|一级类号(2)文书以外按分类体系排列,示例:1.2.4-1|卷内顺序号|三级类号|二级类号|一级类号(3)行政管理类的归档文件以件为单位进行整理,编号排列方法为:归档文件在分类方法最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议记录、纪要等成套性文件可集中排列。归档文件依分类方法和排列顺序逐件编号,在文件首页上端的空白位置加盖

6、归档章并填写相关内容。(4)经营管理类、建设工程类的编号排列方法为:均采用按大类流水分属类的排列方法,即在每个二级类目内按项目开发先后顺序编号排列。均不考虑案卷的保管期限与年度特征,以维护文件材料的系统和完整性,便于统计、鉴定、利用等工作。(5)会计档案类的编号排列方法:按大类分属类编号排列,即在会计档案类下分别按财务报表、帐簿、凭证、其它等四个二级类目顺序排列,每个二级类目内再分别按年度顺序排列。案卷编号排列采用按属类内年度流水编号。(6)各类档案的案卷排列,均按该类档案分类编号体例依次排列,即按各类案卷顺序排列。个别企业由于档案形成规律和利用特点不同,为方便提供利用,在保持档案有机联系和成

7、套性的原则下,能够采取灵活的排列方法,但必须做到系列规律,井然有序。1.2档案分类、归档范围及保管期限表一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注行政管理类0股权管理1. 公司章程及修正案;2. 股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定;3. 股本结构及相关权益的确定调整、股东红利分配等永久4. 董事长出具的授权委托书、证明、函等视文件有效期限权证1. 非现行使用的营业执照、组织机构代码证、商标证、税务登记证、资质证书及工商资质申报资料;永久企业沿革本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、大事记永久行政文件1. 本公司向上级单位报送的行政类请示及批复,现平级单位的函等,支下级请求或报告的

8、批复等。2. 企业与外单位的法律纠纷诉讼案资料,劳动合同纠纷案件资料等。3. 规章制度、规范性文件,上级单位下发的规范性文件长期4. 与外单位签订的行政类合同、协议;5. 本公司发文。短期会议活动1.各类会议、文娱活动的通知。短期2. 政府重要领导人、知名人事视察本企业的题词;3.总办公会议记录、纪要;3. 其它重要行政专题会议纪要、记录。长期资产设备自有产权房产证、土地证原件(复印件)、购房协议2.固定资产购置与租赁审批、登记卡(簿)、清单、使用说明书、交接凭证;永久3.房屋租赁合同长期人事劳资1. 员工名册(每月)、公司任免文件;永久2. 人员录用、转正、调配、退休、考核晋升等申批记录、聘

9、用、奖惩文件;长期3. 劳动工资年报、分配方案、员工职称、社保材料一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注4.员工教育培训记录短期经营管理类1综合类1.借贷、担保、信用合同(资金类)长期2.企业宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报道的定稿及样本;3.产品定价、调价请示及批复,4.各类统计报表永久5.小区交接验收记录、交接明细表;6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录;长期7.营销策划书、展会等促销活动记录、购房优惠审批记录、房屋交货验收记录。短期销售合同类1.商品房买卖合同;商品房补充协议;车库买卖合同;协议等2.产品说明书3.质量保证书;4.明码标价书等永久建设工程类2建设工程1.本公司

10、开发的所有楼盘的竣工资料和竣工图(电子文档)2.在建工程的前期和与工程施工同步的一系列资料3.市政工程招投标资料、竣工资料和竣工图(电子文档)永久会计档案类3会计档案1.会计凭证类、会计账簿、财务报表、财务相关制度等;2.审计报告、清算资料、会计年度预结算、种类统计月、年报及分析、企业年检报告、成本管理材料、经济核算及依据材料等按保管期限要求特种载体类4声像档案1. 政府重要领导人、知名人事视察本公司形成的声像资料;2. 本公司有关人员参加外界组织的重要会议,会见以及外事活动形成的声像资料;3. 本公司组织的重要会议、活动、比赛、表彰等形成的声像资料;记录本公司重大项目、经典楼盘建设及竣工的声

11、像资料;其它楼盘的调研资料;4. 本公司广告宣传活动、产品推荐会的声像资料;5. 本公司每次总办会录音资料等。永久一级类别类目编号类目名称基本范围保管期限备注特种载体类电子档案1. 本公司OA系统中形成的永久和长期类文件(与纸质文件同);2. 工程建设中形成的材料;3. 本公司使用的各种数据文件;4. 本公司设备运行中所需要的操作系统;5. 公司在重要外事、文娱活动、产品宣传活动中形成的材料;6. 公司每次总办会的PPT永久实物档案各种荣誉证书、奖状、奖牌、锦旗等永久说明:本表供子公司(版板)参考执行,也可根据实际情况自行调整或另行制订二、管理方法2.1归档文件整理办法2.1.1目的为适应档案

12、现代化管理的需要,规范简化归档文件整理工作,提高档案工作的效率和质量,根据国家档案局归档文件整理规则(DA/T22-)、归档文件整理工作指南(ISBN7-5000-6444-6),结合-公司具体情况,特制定本办法。2.1.2适用范围本办法适用于-公司、各子公司办公文件归档的整理。2.1.3定义(1)归档文件-是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。(2)归档文件整理-是将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。(3)件-是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件

13、为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文可为一件。2.1.4管理职责(1)集团档案室负责归档文件整理工作的指导、检查。(2)各子公司职能部门负责归档文件的整理和归档工作。2.1.5整理要求和整理范围(1)遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。(2)反映本单位职能活动,具有查考利用价值的文件材料均应整理归档。执行档案分类、归档范围与保管期限表。2.1.6整理(1)质量要求归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整,字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。(2)装订、分

14、类、排列、编号、编目装订归档文件应按件装订。A.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。B.装订时,尽量保持文件的原始面貌。采用左上角装订,应将左、上侧对齐;采用左侧装订,应将左、下侧对齐。用线或无酸纸封套等符合档案保护要求的材料。分类A.归档文件按照企业档案分类方案进行分类。即:问题年度保管期限,其中问题内只设一级类目。B.形成的文件数量少,内部机构设置简单的小单位可简化分类方案。归档文件能够采用年度、机构(问题)、保管期限等特征进行分类,或将上述特征结合使用。C.每个立档单位内的归档文件只能采

15、用一种分类方案,同一全宗应保持分类方案稳定。排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内,按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号,在文件首页上加案卷封面(见附表一),并填写相关内容。填写归档章时应使用符合档案保护要求的书写材料。A.件数;案卷内文件数。B.年度:文件形成年度,以四位阿拉伯数字标注公元纪年,如”自01月至12月”。C.保管期限:归档文件保管期限的简称或代码。简称”永、长、短”,代码为”Y、C、D”。D.页数:每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上有页码时,无需重编;当归档文件上无页码时

16、,需要编页码。一般使用阿拉伯数字,每件从”1”开始流水编制,正页编在文件的右下角,反页编在文件的左下角。E.归档号:文件的分类编号。编目归档文件应依据-公司档案分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件应逐件编目;来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录(见附表二)设置顺序号、责任者、文号、题名、日期、页号、备注项目。卷内文件目录附表二顺序号文号责任者题名日期页号备注A.顺序号:填写卷内文件顺序号。一个文件一个号。B.责任者:制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。填写责任者项时使用全称或通用简称,不能使用”本部”、”本局”、”本公司”等含义不明、难以判断的简称。C.

17、文号:文件的发文字号。填写文号项时应照实抄录,不能省略。D.题名:文件标题。没有标题或标题不规范的,可自拟标题,外加”号。E.日期:文件的形成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,如9月9日,标注为”0909”。F.页号:每一件归档文件的页号。G.备注:注释文件需说明的情况。(3)纸张尺寸、编制封面、电子版归档归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长宽为297mm210mm)。归档文件目录应装订成册并编制封面,目录编制成册的方式与分类方案一致。归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简称。各子公司档案部门应同时保

18、存归档文件目录的电子版,并以年度为单位将归档文件目录刻制光盘保存。(4)装盒将归档文件按室编件号顺序装入档案盒,并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。不同年度、保管期限、机构(问题)的归档文件不应放入同一档案盒内,装不满一盒时,应经过使用不同厚度的档案盒来解决,使文件不至弯曲受损。 档案盒尺寸、著录项A.项基本原则档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mm220mm(长宽),盒脊厚度能够根据需要设置为20mm、30mm、40mm、50mm等。B.档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号等项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后

19、一件文件的件号,中间用”一”号连接;盒号即:档案盒的排列顺序号,没有进馆任务的企业可不用填写。备考表(见附表三)A备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。B盒内文件情况说明:填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。C整理人:负责整理归档文件的人员姓名。D检查人:负责检查归档文件整理质量的人员姓名(子公司为各办公室主任)。E日期:归档文件整理完毕的日期。2.2员工人事档案管理办法2.2.1总则(1)为加强公司职工档案管理,有效地保护和利用档案,提高科学管理水平,根据中华人民共和国档案法有关规定,制定本规定。(2)公司职工档案是企业人事等部门在招用、调配、培

20、训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料。2.2.2机构和职责(1)集团公司职工档案由集团公司人力资源职能机构管理。子公司(版块)职工档案由其办公室管理。(2)职工离职、退休后,其档案由原所在公司(版块)在手续办妥5日内移交集团人力资源部保管,并需装订成册放入专门的档案盒。人力资源部每月的25号前移交集团档案室保管。(3)公司职工档案管理部门的职责:保管职工档案;收集、鉴别和整理职工档案材料;办理职工档案的查阅、借阅和转递手续;登记职工工作变动情况;为有关部门提供职工情况;做好职工档案的安全、保密、保护工作;定期向集

21、团档案室移交档案(指离职、退休)。办理其它有关事项。2.2.3档案的内容(1)公司职工档案的内容和分类:履历材料;自传材料;鉴定、考核、考察材料;评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料);政审材料;参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;奖励材料;处分材料;招用、劳动合同,调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;其它可供企业参考的材料。2.2.4职工档案材料的编目每卷职工档案必须有详细的档案材料目录。(1)按照类别排列顺序及档案材料目录格式,逐份逐项地进行填写。(2)每类目录之后,须留出适量的空行(6-10行),

22、供补充档案材料时使用。(3)目录填写要正确,字迹要工整美观。(4)填写目录后,要检查核对,做到准确无误。(5)目录各栏目的填写。类别的填写。类号用汉字,顺序号用阿拉伯数字填写。如:第一类履历材料用汉字”一”表示、第一类材料的第一件用阿拉伯数字”1”表示。材料名称的填写。根据材料题目填写材料名称。无题目的材料,应拟定题目;材料的题目过长,可适当简化。拟定或简化题目,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的,须另行拟定题目。材料形成时间的填写。一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料,采用原材料形成时间。.材料份数的填写。以每份完整的材料(包括正文和附件)为一份,用

23、阿拉伯数字填写。材料页数的填写。填写材料的实际页数。2.2.5公司职工档案材料的技术加工为便于装订、保管和利用,延长档案材料的寿命,对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料,应进行技术加工。其主要方法:(1)对超出A4规格的档案材料,在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下,可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料,须进行折叠。折叠时,要根据材料的具体情况,采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料,要保持整个案卷的平整,文字、照片不得损坏,便于展开阅读。(2)对破损、卷角、折皱和小于A4规格的档案材料,要进行裱糊。裱糊用的衬纸,必须采用白纸;浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张;裱糊后

24、的档案材料要晾干,不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤。(3)对过窄或破损未空出装订线的档案材料,须加边,保证装订,不压字、不损害材料内容。(4)拆除档案材料上的大头针、回引针、订书钉等金属品,以防止氧化锈毁材料。2.2.6公司职工档案材料装订每个职工的档案材料,必须装订成卷,做到案卷整齐、平整、装订牢固,具体方法:(1)目录置于卷首,材料排列顺序与目录相符。(2)将目录与材料核对无误。(3)理齐档案材料。材料条件好的应做到四边整齐,条件较差的,以左边和下边两边为齐。(4)打孔。在材料左侧1.5厘米处竖直等间距打三个孔,孔距7.3厘米,用专用档案装订线装订。(5)使用国家统一规定的标准职工档案卷皮。

25、档案卷皮须书写档案人的姓名。(6)装盒。将装订好的案卷装入职工档案盒中,填写姓名、档案号和籍贯。(7)职工档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查。2.2.7企业职工档案书写质量要求企业职工档案必须保证书写质量,字迹要工整、清晰,使用碳素墨水或黑色签字笔,不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水、纯蓝墨水及复写纸等不利于档案永久保管的书写材料。2.2.8整理工作的注意事项企业职工档案整理工作人员必须认真贯彻执行中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守国家秘密法和企业档案管理制度。(1)不得私自涂改、抽取或伪造档案材料。(2)不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料,须进行登记,经主管领导

26、审查批准后分别情况予以处理。(3)在整理档案过程中,要加强对档案材料的管理,防止损毁、丢失档案材料和泄露档案内容,确保档案安全。(4)后续档案材料的整理。后续职工档案材料,每三个月整理一次,将材料内容填写到相应的目录中,并将经手人员姓名和日期填写在备注栏内,将材料装订到案卷中。2.2.9档案的收集、保管和销毁(1)人力资源职能机构对职工进行考察、考核、培训、奖惩、薪酬等所形成的材料要及时收集,整理立卷,保持档案的完整。(2)立卷归档的材料必须认真鉴别,保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经有关领导审查盖章或本人签字的,应在盖章、签字后归档。(3)公司职工档案材料统一使用A4规格办公用纸,

27、不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。(4)按规定需要销毁档案材料时,必须经单位主管档案工作的领导批准。(5)集团人力资源职能机构按2.2.3内容结合现有职工人事档案的具体内容制作目录。各子公司(版块)参照。(6)严禁任何人私自保存她人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者,应视情节轻重,严肃处理。对违反中华人民共和国档案法、中华人民共和国保守秘密法的,要依法处理。(7)职工档案管理部门应建立健全工作制度,做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。2.2.10档案的提供利用因工作需要查阅和借用档案,须遵守下列规定:(1)外单位人员查阅档案应凭盖有单位公章的介绍信。(2)档案除特殊情况外一

28、般不借出查阅。如必须借出查阅时,应事先提交报告,说明理由,经游总或潘总批准,严格履行登记手续,并按期归还。(3)任何个人不得查阅或借用本人的档案。(4)因工作需要从档案中取证的,须请示游总或潘总签字同意后才能复制办理。2.3建设工程档案管理办法2.3.1目的为加强房地产档案管理,维护房地产权利人的合法权益,更好地为房地产管理工作服务,根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国城市房地产管理法、建设工程文件归档整理规范、城市建设档案管理规定等法律法规,制定本办法。2.3.2定义建设工程档案是指在工程项目的建设、使用、管理等工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.3.3适

29、用范围本办法适用于-公司建设工程档案的管理。2.3.4管理原则与管理职能(1)管理原则建设工程档案管理工作以权属档案管理为核心,遵循统一组织、分级负责、分类归档、多套分存、授权使用的原则。(2)管理职能-集团公司负责制定建设工程档案管理办法,指导和监督房产公司的工程项目档案管理工作。2.3.5归档范围按建设工程文件归档范围、结合工程实际。建设工程文件归档范围序号归档文件保存单位和保管期限建设单位施工单位设计单位监理单位城建档案馆工程准备阶段文件一立项文件1项目建议书永久2项目建议书审批意见及前期工作通知书永久3可行性研究报告及附件永久4可行性研究报告审批意见永久5关于立项有关的会议纪要、领导讲

30、话永久6专家建议文件永久7调查资料及项目评估研究材料长期二建设用地、征地、拆迁文件1选址申请及选址规划意见通知书永久2用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书永久3拆迁安置意见、协议、方案等长期4建设用地规划许可证及其附件永久5划拨建设用地文件永久6国有土地使用证永久三勘察、测绘、设计文件1工程地质勘察报告永久永久2水文地质勘察报告、自然条件、地震调查永久永久3建设用地钉桩通知单(书)永久4地形测量和拔地测量成果报告永久永久5申报的规划设计条件和规划设计条件通知书永久长期6初步设计图纸和说明长期长期7技术设计图纸和说明长期长期8审定设计方案通知书及审查意见长期长期9有关行政主管部门(人

31、防、环保、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议。永久10施工图及其说明长期长期11设计计算书长期长期12政府有关部门对施工图设计文件的审批意见永久长期四招投标文件1勘察设计招投标文件长期2勘察设计承包合同长期长期3施工招投标文件长期4施工承包合同长期长期5工程监理招投标文件长期6监理委托合同长期长期五开工审批文件1建设项目列入年度计划的申报文件永久2建设项目列入年度的批复文件或年度计划项目表永久3规划审批申报表及报送的文件和图纸永久4建设工程规划许可证及其附件永久5建设工程开工审查表永久6建设工程施工许可证永久7投资许可证、审计证明、

32、缴纳绿化建设费等证明长期8工程质量监督手续长期六财务文件1工程投资估算材料短期2工程设计概算材料短期3施工图预算材料短期4施工预算短期七建设、施工、监理机构及负责人1工程项目管理机构(项目经理部)及负责人名单长期2工程项目监理机构(项目监理部)及负责人名单长期长期3工程项目施工管理机构(施工项目经理部)及负责人名单长期长期监理文件1监理规划(1)监理规划长期短期(2)监理实施细则长期短期(3)监理部总控制计划等长期短期2监理月报中的有关质量问题长期长期3监理会议纪要中的有关质量问题长期长期4进度控制(1)工程开工/复工审批表长期长期(2)工程开工/复工暂停令长期长期5质量控制(1)不合格项目通

33、知长期长期(2)质量事故报告及处理意见长期长期6造价控制(1)预付款报审与支付短期(2)月付款报审与支付短期(3)设计变更、洽商费用报审与签认长期(4)工程竣工决算审核意见书长期7分包资质(1)分包单位资质材料长期(2)供货单位资质材料长期(3)试验等单位资质材料长期8监理通知(1)有关进度控制的监理通知长期长期(2)有关质量控制的监理通知长期长期(3)有关造价控制的监理通知长期长期9合同与其它事项管理(1)工程延期报告及审批永久长期(2)费用索赔报告及审批长期长期(3)合同争议、违约报告及处理意见永久长期(4)合同变更材料长期长期10监理工作总结(1)专题总结长期短期(2)月报总结长期短期(

34、3)工程竣工总结长期长期(4)质量评价意见报告长期长期施工文件一建设安装工程(一)土建(建筑与结构)工程1施工技术准备文件(1)施工组织设计长期(2)技术交底长期长期(3)图纸会审记录长期长期长期(4)施工预算的编制和审查短期短期(5)施工日志短期短期2施工现场准备(1)控制网设置资料长期长期(2)工程定位测量资料长期长期(3)基槽开挖线测量资料长期长期(4)施工安全措施短期短期(5)施工环保措施短期短期3地基处理记录(1)地基钎探记录和钎探平面布点图永久长期(2)验槽记录和地基处理记录永久长期(3)桩基施工记录永久长期(4)试桩记录长期长期4工程图纸变更记录(1)设计会议会审记录永久长期长期

35、(2)设计变更记录永久长期长期(3)工程洽商记录永久长期长期5施工材料预制构件质量证明文件及复试试验报告(1)砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料试验汇总表长期(2)砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、轻集料出厂证明文件长期(3)砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、轻集料、焊条、沥青复试试验报告长期(4)预制构件(钢、混凝土)出厂合格证、试验记录长期(5)工程物质选样送审表短期(6)进场物质批次汇总表短期(7)工程物质进场报验表短期6施工试验记录(1)土壤(素土、灰土)干密度试验报告长期(2)土壤(素土、灰土)击实试验报告长期(3)砂浆配合比通知单长期(

36、4)砂浆(试块)抗压强度试验报告长期(5)混凝土配合比通知单长期(6)混凝土(试块)抗压强度试验报告长期(7)混凝土抗渗试验报告长期(8)商品混凝土出厂合格证、复试报告长期(9)钢筋接头(焊接)试验报告长期(10)防水工程试水检查记录长期(11)楼地面、屋面坡度检查记录长期(12)土壤、砂浆、混凝土、钢筋连接、混凝土抗渗试验报告汇总表长期7隐蔽工程检查记录(1)基础和主体结构钢筋工程长期长期(2)钢结构工程长期长期(3)防水工程长期长期(4)高程控制长期长期8施工记录(1)工程定位测量检查记录永久长期(2)预检工程检查记录短期(3)冬施混凝土搅拌测温记录短期(4)冬施混凝土养护测温记录短期(5

37、)烟道、垃圾道检查记录短期(6)沉降观测记录长期(7)结构吊装记录长期(8)现场施工预应力记录长期(9)工程峻工测量长期长期(10)新型建筑材料长期长期(11)施工新技术长期长期9工程质量事故处理记录永久10工程质量检验记录(1)检验批质量验收记录长期长期长期(2)分面工程质量验收记录长期长期长期(3)基础、主体工程验收记录永久长期长期(4)幕墙工程验收记录永久长期长期(5)分部(子分部)工程质量验收记录永久长期长期(二)电气、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气、建筑智能化、电梯工程1一般施工记录(1)施工组织设计长期长期(2)技术交底短期(3)施工日志短期2图纸变更记录(1)图纸会审永久长

38、期(2)设计变更永久长期(3)工程洽商永久长期3设备、产品质量检查、安装记录(1)设备、产品质量合格证、质量保证书长期长期(2)设备装箱单、商检证明和说明书、开箱报告长期(3)设备安装记录长期(4)设备试运行记录长期(5)设备明细表长期长期4预检记录短期5隐蔽工程检查记录长期长期6施工试验记录(1)电气接地电阻、绝缘电阻、综合布线、有线电视末端等测试记录长期(2)楼宇自控、监视、安装、视听、电话等系统调试记录长期(3)变配电设备安装、检查、通电、满负荷测试记录长期(4)给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等管道强度、严密性、灌水、通风、吹洗、漏风、试压、通球、阀门等试验记录长期(5)电梯照明、

39、动力、给排水、消防、采暖、通风、空调、燃气等系统调试、试运行记录长期(6)电梯接地电阻、绝缘电阻测试记录;空载、半载、满载、超载试运行记录;平衡、运速、噪声调整试验报告长期(7)质量事故处理记录永久长期(8)工程质量检验记录(1)检验批质量验收记录长期长期长期(2)分项工程质量验收记录长期长期长期(3)分部(子分部)工程质验收记录永久长期长期(三)室外工程1室外安装(给水、雨水、污水、热力、燃气、电讯、电力、照明、电视、消防等)施工文件长期2室钋建筑环境(建筑小品、水景、道路、园林绿化等)施工文件长期竣工图一建筑安装工程竣工图(一)综合竣工图1综合图(1)总平面布置图(包括建筑、建筑小品、水景

40、、照明、道路、绿化等)永久长期(2)竖向布置图永久长期(3)室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图永久长期(4)电气(包括电力、电讯、电视系统等)综合图永久长期(5)设计总说明书永久长期2室外专业图长期(1)室外给水永久长期(2)室外雨水永久长期(3)室外污水永久长期(4)室外热力永久长期(5)室外燃气永久长期(6)室外电讯永久长期(7)室外电力永久长期(8)室外电视永久长期(9)室外建筑小品永久长期(10)室外消防永久长期(11)室外照明永久长期(12)室外水景永久长期(13)室外道路永久长期(14)室外绿化永久长期(二)专业竣工图1建筑竣工图永久长期2结构竣工图永久长期3装修(装饰)工程竣

41、工图永久长期4电气工程(智能化工程)竣工图永久长期5给排水工程(消防工程)竣工图永久长期6采暖通风空调工程竣工图永久长期7燃气工程竣工图永久长期竣工验收文件一工程竣工总结1工程概况表永久2工程竣工总结永久二竣工验收记录(一)建筑安装工程1单位(子单位)工程质量验收记录永久长期2竣工验收证明书永久长期3竣工验收报告永久长期4竣工验收备案表(包括各专项验收认可文件)永久5工程质量保修书永久长期三财务文件1决算文件永久2交付使用财产总表和财产明细表永久长期四声像、缩微、电子档案1声像档案(1)工程照片永久(2)录音、录像材料永久2缩微品永久3电子档案(1)光盘永久(2)磁盘永久2.3.6归档要求建设

42、工程档案、使用管理档案按照国家科技档案案卷标准有关规定归档;除纸质文件外,还应保存电子文件。(1)卷案目录(见附表五)。(2)卷案封面(见附表六)。(3)备考表(见附表三)。2.3.7归档时间各项目竣工验收后三个月内将竣工资料(竣工图)整理装订后移交集团档案室保管。并同时移交电子版。2.4声像档案管理办法2.4.1目的为实现声像档案数字化管理,更好地服务于企业各项工作,特制定本办法。2.5.2适用范围本办法适用于-集团公司及各部门子公司声像档案的管理。2.4.3定义声像档案-是指企业在从事生产、经营、科研等工作活动中形成的具有保存利用价值的照片(底片)、录像带、录音带、缩微片等载体的历史记录。

43、2.4.4管理职责(1)各子公司档案室负责对本公司声像档案进行收集、编目、鉴定、统计和利用,集团档案室对声像档案材料的形成、积累和归档工作进行督促、指导和检查。(2)声像档案材料形成部门和人员负责声像档案的积累和整理,并按规定向子公司档案室移交归档。2.4.5归档要求及归档范围(1)归档要求归档的声像档案应是原始记录。对某些需经常使用或素材过长需编辑整理的声像材料,可归原版复制片。照片档案必须内容真实、主题突出、画面清晰。底片不得磨损,每幅照片或每组照片都要有文字说明,说明该片所反映的内容、时间、地点、人物、背景、摄影者等。录像带必须画面清晰、声音清楚,录像带盒上要贴上标签,注明录制内容、录制

44、时间、地点、带长、声道、机器型号及摄像者等。录音带必须声音清楚,录音带盒上贴上标签,注明录音内容、录制时间、地点、盒数、编号及录制者等。缩微片上贴上标签,注明内容、编号及责任者等。归档的声像档案应系统、完整。(2)归档范围在各项工作活动中形成的各类声像档案是公司档案的重要组成部分,均属于声像档案的管理范围。包括下列内容:党和国家领导人、有关上级领导以及知名人士来本单位视察、检查工作或从事其它重大活动所形成的声像材料;反映本公司生产、经营、管理、历史面貌等方面重大事件或重要活动的声像材料;反映本公司设计、施工、科研能力和技术水平的声像材料;重点工程、有影响的工程和荣获国家、省(部)、市奖励的优质工程洽谈、签约、开竣工典礼以及反映其建筑设计、安装、施工技术、过程的声像材料;工程建设中重大事件或重大事故、自然灾害及异常现象的声像材料;新产品、新工艺、新材料、科研项目研究、开发、鉴定、推广应用所形成的声像材料;党、政、工、团召开重要会议形成的声像材料;出国考察、接待来访、与外商洽谈、签约、索赔等对外交往活动中形成的声像材料;荣获国家、省(部)、市、局(院)以上荣誉称号的各类证书、奖杯、奖状、奖牌、奖旗照片以及授奖仪式的声像材料;本公司先进人物表彰的声像材料;本公司在对外宣传报道中形成的声像材料以及各电台、电视台有关本单位宣传报道的声像材料;本公司或本公司参与制发的科教片