会议基本流程培训.ppt

1、会务实训,会议管理指导要点,会议基本流程,培训要求,电话会议及视频会议的要求与特点（P4和P6）,一、会议筹备方案的内容与作用、拟写会议筹备方案；,会议主席台和场内座位的安排。会议现场检查（P15）、会议文件的准备,案例分析； 会议食宿、值班突发事件、医疗,与领导的沟通：开头、书面；问题和困难,会议管理工作环节,会前工作 会中管理 会后工作,第一节 会前工作,会议目的（明确主办者开会计划达到的效果） 会议人员构成（参会人员范围） 会议策划方案（主题、流程、时间地点、主持人等）：此类会议的筹备组织 会议物资及车辆、用餐等组织安排。,会议的策划,会议的组织和管理 会前准备 - 成立TEAM组,组织

2、落实，成立会议筹备组,会议组织分工要明确、落实责任人、明确标准、加强资源协调，及时反馈准备进度，确保会议质量,会议篇 会前准备 - 策划案的内容,策划方案主要围绕会议主题、内容及形式进行,内容涉及：目的、主题、时间、参会人员（类型、人数）、地点、会议日程、议程、人员分工、各项工作负责人、各项活动的推进时间等会议事项及步骤,策划方案内容,会议通知与会场的选择布置,会议通知安排及发送,通知的内容与制订流程（会议通知必须提前三到四天发布,便于会议准备） 发送形式(可采取口头电话、邮件、OA等方式）； 注意事项：规范、严谨 正式、及时,主席台座次安排（重大正式会议）,依职务高低和会议主题安排定 会议主

3、持人的位次 主席台座次的审核 座次牌的规范摆放,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,会议地点与会场勘察选择,会场勘察俗称“踩点”，是会前必须要做的基础性工作； 结合会议主题和组织效果、档次、人员数量决定；,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,原则,会前检查： 会期、规模、名额分配是否合理 地点的选择 环境条件与用品准备 文件资料准备 会场布置情况 会议议程PPT准备,注意 事项,会议的组织和管理 会前准备 - 会场勘察,餐饮方面 车辆组织 费用预算,会议应急方案的编写,人员问题 场地问题 设备问题（音效、灯光、空调等调试） 资料问题 现场状况 会议组织可行性 目的：确保会议组织的质

4、量和效果,第二节 会中工作,会前的最后检查（工作认真负责、细心、 耐心） 组织签到和登记（落实人员） 做好联络协调（资源整合协作） 会议与保密（业务素质与原则性） 会议后勤保障（团结协作，积极主动）,会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间,开会期间的工作, 与餐厅的联系（落实负责人） 与会场的联系 与服务台的联系 处理突发事件,会议注意事项,会场期间：服务人员每20分钟续茶水； 指导人员提前做好水果物品摆放； 会议期间主持人注意会议时间的控制，合理安排休息和用餐时间； 会议期间手机保持静音和震动； 会议期间不得随意走动,会后的工作,第三节 会后必须注意的问题,与会人员返程组织,会议物品清点

5、,会议文件的整理归档,会议总结与后评估,撰写新闻稿（及时、反映会议精神、领导审核）,会议的组织和管理 会后总结和决算,总结不足，评估好的方面，便于下次会议组织质量，提升会议标准,会后的总结评估,会后注意事项：会议记录、设备清退、会议照片摄影收集、费用结算报销,识记：会议信息的收集、筛选、加工、排列存放、编写、传递会议记录、纪要、简报与表格,了解：会议信息工作的主要流程；会议信息的主要分类与特点；,领会：会议新闻发布会的组织；会议记录、纪要和简报的编写方法。,应用：对会议信息管理工作的各项流程进行案例分析,会议的信息工作,会议信息的收集（会前、会中、会后,会议信息加工,会议范例介绍,举例：公司近期计划开展品质工作研讨会，如果是你负 责组织筹备，你会提前和考虑哪些会务安排，以确保会议质量？ 品质研讨会方案； 会议议程及签到表； 会议