【培训课件】时间管理_.ppt

1、時 間 管 理 Time Management,你會這樣嗎?(一),你是否同時進行著許多工作， 但似乎都無法全部完成？ 你是否因顧慮其他的事而無法 集中心力來做目前該做的事？,你會這樣嗎?(二),你是否每天都累得精疲力竭，卻又 覺得好像有什麼事情沒做完? 你是否老是覺得沒有時間運動休閒， 甚至只是休息一下也沒空？,時 間 的 奴 隸,12Hrs,24Hrs,36Hrs,48Hrs,時 間 管 理 是管理你自己，不是管理時間,Time Management Manage yourself, not your time,時間管理的步驟,1. 記錄時間 2. 掌控時間 3. 整合時間 彼得杜拉克(P

2、eter F.Drucker),時間管理的概念(1),正確的意義是如何面對時間的流動， 來進行自我的管理。 1.將過去做為當下改善的參考。 2.把未來做為當下努力的方向。 3.好好的把握當下，立刻運用 正確的方法做正確的事。,時間管理的概念(2), 時間就是成本 時間就是生命 時間問題就是管理問題 時間管理就是自我管理,時間管理的概念(3), 時間是公平的資源 鐘錶的時間與生活的時間不同 避免浪費時間就能節省時間 改變習慣是時間管理成敗的關鍵,時間管理的好處, 有效 成功 健康,誰偷走你的時間 -1, 被中斷 - 訪客或電話太多 會議頻繁 你本應授權的工作 耽擱和無決斷能力 訊息不完全的行動,

3、誰偷走你的時間 -2, 處理成員的事 危機處理 溝通不足 不適當的技術知識 不清楚的目標和優先順序,誰偷走你的時間 -3, 缺乏計劃 壓力和疲勞 不會說不 書桌管理和個人的混亂 完全在工作而沒有娛樂, 一時有太多事情 無所是事,誰偷走你的時間 -4,我們要如何做 ?, 確定你的障礙 執行克服障礙之策略,時間管理的策略,1.設定目標 確定你的目標為 : 特定的（Specific） 可量測的（Measurable） 可達成的（Achievable） 符合實際的（Realistic） 有時間性的（Time-based）,時間管理的策略,2.優先順序 決定你的哪些工作 應該 : 執行 授權其他的人 延

4、後到其他時間 從工作單刪除, 排除在短期必然 有成果的工作 對較長期的工作 制定完成期限,時間管理的策略,3.使用筆記本/工作計劃本 使用工作計劃或電腦軟體 以追蹤工作及約會。,時間管理的策略,4.學習何時該說 “不” 避免答應你沒有時間完成的事情。 領悟你無法做一切事情。 確定你所做的承諾符合你的目標。,時間管理的策略,5.善用你等候的時間 在你等候的時候完成例如 閱讀信件或思考等小工作。 把你等候的時間看成是 “時間的禮物”而不是“時間的浪費”。,時間管理的策略,6.一次只專心做一件事 調整至不受干擾。當您不想 接電話或訪客時就不予理會。 不要浪費時間去思考必須要做 而且必定會成功的事。,

5、時間管理的策略,7.考慮你個人的黃金時間 知道一天中什麼時刻你處於 最佳狀況 清晨? 傍晚? 深夜? 在你個人的黃金時間，集中精神 完成最富挑戰性的工作。,時間管理的策略,8.慶 祝 成 功 慶祝你目標的成就，以保持工作 與休閒之間有益健康的平衡。 當你達成目標或完成一項計劃時 要獎勵自己。,時間管理的策略,1. 設定工作目標 2. 決定優先順序 3. 使用工作計劃 4. 學習何時該說 “不” 5. 善用你等候的時間 6. 一次只專心做一件事 7. 考慮你個人的黃金時間 8. 慶祝成功,【時間管理的實務】,1.不可拿沒有時間當擋箭牌,有事情馬上做 若拒絕上司交代的工作，就不可能被器重。 即使上

6、司要求的不是自己份內的工作， 也不可用現在很忙作藉口，加以拖延， 這樣會降低你的工作能力與在公司的地位。,2.從討厭的工作開始解決,處理容易的事若沒有緊張感，又會拖時間，等到處理難度較高的工作時，就會手忙腳亂。 在體力與精神最好的情況下，處理棘手的工作，一舉解決難題。 肯吃苦的人，經過鍛練，能力必可大幅提升。,3.資料一拿到手，儘快看完,待辦的資料累積太多，就不知從何看起，資料一拿到手，儘可能快速看完。 重要的加以儲存整理，不需要的就丟掉。省了日後找尋資料的時間。 郵件與傳真，應立刻閱讀，做適當處置。否則等時效一過，就會後悔莫及。,4.辦公桌準備充分的文具用品,每天都可能使用的文具用品，最好養

7、成習慣，有空就檢查一下，不足或故障的就加以補充、更換。 養成隨時整理辦公桌的習慣，以免浪費找東西的時間。,5.利用週末擬定下週工作計劃,養成擬定1天的計劃以及1週的計劃的習慣。 。 1天的計劃，就是走進辦公室開始工作之前，就先想好今天工作的重點。 每週的工作計劃，最好利用週末擬訂輪廓，隔週上班時立刻確認，或加以檢討、修正。,6.不需要的訊息一接到就丟掉,看到信件與傳真標題，就能判斷是否該丟掉。 為了避免浪費時間，不需要的雜誌與郵件， 都應要求對方停止送件。,7. E-mail立刻刪除或回信,立即處理，處理完就刪除。 每天定時看E-Mail。 必須保存之E-Mail 需分類歸檔。 不要隨便給電子郵件網址,8.重要待辦事項寫成備