做最重要的事-32个职场减负绝招.ppt

1、做最重要的事32個職場減負絕招,目錄,一.全書簡介 二.如何刪除75%的電子郵件 三.如何寫出效果更佳的簡潔電子郵件 四.如何簡化前期準備工作,依然做出出色的匯報 五.如何簡化工作，成功舉行會議 六.結論,一. 全書簡介,1.作者：比爾。詹森 詹森集團總裁兼CEO.他用了10多年的時間研究改變人們的工作方式并使工作變得容易的方法，他的發現令他自己也驚訝不已。 2.全書介紹了32個職場減負的絕招，分別針對日常事務，事業轉折點，領導者必備等三個部分做介紹。本次報告針對平時工作使用到的日常事務部分節錄4個內容進行報告。 3.全書主題為減負，32個標題明確，取自己需要的項目進行了解，其余不看，深合“減

2、負”的主題。,一. 全書簡介,4.關于全書的一些精辟評論： 更加尊重你自己少做那些沒有真正意義的事，更加珍惜你有限的時間。 更加尊重別人認識到你所發出的每一封郵件，組織的每一次會議，安排別人做的每一件事情，都占用了別人一部分生命。,二.如何刪除75%的電子郵件,研究發現： 收到的80%的郵件有以下的特點： （1）不要求行動 （2）如果忽略不會產生明顯的后果。 但是處理這80%的垃圾郵件會占用了我們大部份的工作時間。 如何區分郵件是有用還是沒用，通過以下的方法來過濾： 在郵件中查找兩點信息： （1）你必須采取的行動 （2）這一行動在未來二至三周內的日期或底線 我們看下一頁的例子,二.如何刪除75

3、%的電子郵件,二.如何刪除75%的電子郵件,二.如何刪除75%的電子郵件,以上面的郵件為例子，主要旨不明確，打開郵件后內容仍不明朗，對于看郵件的人是一個時間的損耗。 因此，一個合格的電子郵件，應該有以下的特征： 1.主旨明確，讓人一看標題就知道內容。 2.在附件前要有簡潔的說明。 3.附件檔最好也要有標題。 请看修改后的档案。,二.如何刪除75%的電子郵件,如果把上面的信件写成这个样子，对于所有人来说都会省事一些： 各位主管，以下是後段會技術處異常單未及時回覆异常，其中： 超過10天XX件，超過20天XX件，20天以上XX件 其中比较重要的为：超過50天以上未回覆异常單，详细请参考附件。 合格

4、的电子邮件利人利己，如何寫出簡潔的電子郵件呢？ 請看后續說明。,三.如何寫出效果更佳的簡潔電子郵件,你抓住他們的注意力，使之容易理解且易于行動了嗎？ 比较流行的做法是金字塔原理进行写稿。 以金字塔的形式寫稿，多數關鍵的事實，情感的糾結總是位于報道開始，“填充”細節在報道結尾。如果報道必須縮減，總是可以從報道后面砍掉整個段落。,三.如何寫出效果更佳的簡潔電子郵件,一個表達力相當的簡報，應該具備以下的特點： 1.簡報一開始就要把主題說清楚 2.各分論點觀點要明晰，并能有力支持主题。 3.用客觀數據說話，善用圖表與表格 更進一步的要求： 1.標題盡量用8-13個字就表達清楚。 2.第一句話在20字內

5、就把主體內容表達清楚。,四.如何簡化前期準備工作,依然做出出色的匯報,1.永遠不要匯報始終引發交談。 優秀的匯報改變以后的交談。 2.在打開PowerPoint幻燈片或是拿起標志之前，要搞清楚： （1）你希望人們通過你的匯報記住的一件事。 （2）這一經歷使他們產生怎樣的感覺。 （3）作為你匯報的結果，你希望他們做的一件事。 重點：把你希望人們知道的一點轉化為一個問題，把這個問題轉化為與聽眾互動的練習。,四.如何簡化前期準備工作,依然做出出色的匯報,3.不論你的匯報多么簡潔，主題多么突出，所有人都始終希望得到直奔主題，簡介說明一切的總結。 做到上述要點后，如果一場報告的時間為1小時，你匯報的時間會由50分鐘減少至30分鐘，而效果比原來匯報50分鐘的要好。,五.如何簡化工作，成功舉行會議,重點一：以適當的理由使恰當的人出現在會議室。 會議有三種類型： 1.群策群力：產生新想法，新方法 2.把人和想法聯系起來結成聯盟 3.做出決定：制定后續步驟。 根据会议类型决定参加会议人员的适当人选。,五.如何簡化工作，成功舉行會議,重點二：會議就是生命，縮減到15分鐘的長度！以這種方式召開。 1.給你的會議成功下定義。定義會議成功會后交談將會如何變化，人們將談論什么，他們將如何談論？ 2.會議開始前，預先就活動成功和結果成功進行交流。 現狀公司內的會議時間往往有偏長之情況，就是事先對會議內容交流